Configuración de la navegación por metadatos para una lista o biblioteca

Cuando se configura la navegación de metadatos para una lista o biblioteca, el SharePoint muestra un control de árbol en el lado izquierdo de la página. El árbol muestra una jerarquía de carpetas y términos de metadatos administrados. Los usuarios pueden seleccionar elementos del árbol para filtrar lo que aparece en la página. Esto permite a los usuarios crear pantallas dinámicas de contenido. Los usuarios pueden refinar esto más mediante el control Filtros de teclas que aparece debajo del árbol de navegación y que funciona en combinación con el árbol de navegación.

1. Control de árbol

2. Jerarquía de carpetas para la lista o biblioteca

3. Término

4. Términos secundarios descendientes

5. Filtros de teclas

Los usuarios del sitio pueden usar el árbol de navegación para examinar una lista o biblioteca por carpeta o por metadatos. Cuando los usuarios seleccionan un término de metadatos administrados en el árbol de navegación, la vista solo muestra los elementos etiquetados con ese término o sus términos descendientes. Para filtrar solo en un término determinado y excluir los términos secundarios descendientes, los usuarios pueden seleccionar el elemento de nuevo. La navegación de metadatos funciona junto con otros filtros para la lista, como vistas y filtros de columna.

Puede configurar y usar la navegación de metadatos para listas y bibliotecas incluso si estas listas y bibliotecas no usan columnas de metadatos administrados. Además, puede usar algunos tipos de columna como campos en una jerarquía de navegación de metadatos, como Tipo de contenido y Opción de un solo valor.

En la lista siguiente se muestran los tipos de columna que el control Filtros de clave puede usar como campos:

• Metadatos administrados

• Tipo de contenido

• Opción

• Persona o grupo

• Fecha y hora

• Número

Para obtener información sobre cómo configurar una columna que usa metadatos administrados, vea Crear una columna de metadatos administrados.

De forma predeterminada, SharePoint realiza la creación automática de índices. Cuando la creación automática de índices está habilitada, los índices se crean automáticamente para los campos que agregue al árbol de navegación y filtros de clave. Los índices de columna única se crean en todos los campos de filtro de clave admitidos, excepto en los campos Tipo de contenido y Opción. Los índices compuestos se crean en todas las combinaciones compatibles de jerarquías de navegación y filtros de clave.

Cuando los índices se crean automáticamente, las consultas se habilitan para listas que tienen más elementos que el umbral de vista de lista. Sin embargo, en algunos casos, es posible que tenga que deshabilitar esta configuración y configurar índices manualmente. Por ejemplo, si la combinación de índices compuestos y de columna única supera 20 (el número máximo de índices por lista), debe deshabilitar la indexación automática y configurar los índices manualmente.

De forma predeterminada, la navegación y el filtrado de metadatos está habilitado en la mayoría de los sitios creados en SharePoint productos. Incluso si la navegación de metadatos no está configurada para una lista o biblioteca específica, sus características funcionan en segundo plano para mejorar el rendimiento de las vistas en listas y bibliotecas. La característica de navegación y filtrado de metadatos selecciona automáticamente el mejor índice para trabajar cada vez que se carga una vista. Cuando los usuarios cargan nuevas vistas, borran filtros o aplican una ordenación, la optimización de consultas determina la mejor manera de consultar la base de datos para evitar la limitación de la vista de lista.

Si un usuario carga una vista que supera el umbral, la navegación y el filtrado de metadatos crea una versión modificada de la consulta de usuario original denominada consulta de reserva. La consulta de reserva se ejecuta en una parte de la lista en lugar de en la lista completa. Como resultado, muestra un conjunto parcial de los elementos solicitados. Las consultas de reserva proporcionan resultados útiles cuando la consulta original está prohibida debido a una limitación de lista grande. En ocasiones, si la parte de la lista analizada por la consulta no contiene resultados que coincidan con la consulta de usuario original, una consulta de reserva no devuelve ningún resultado.

Cuando se produce una consulta de reserva, un mensaje en pantalla advierte al usuario de que los resultados son parciales. El mensaje sugiere que el usuario aplique filtros adicionales para ver un conjunto completo.

El mensaje de consulta de reserva también sirve como advertencia a los propietarios de listas o bibliotecas de que los usuarios no pueden acceder al contenido.