Χρήση του προτύπου τοποθεσίας ομάδας "Διαχείριση συμβάσεων" που παρέχεται από το Microsoft Syntex

Πρώτα, ακολουθήστε τις οδηγίες για να προσθέσετε ένα πρότυπο τοποθεσίας σε μια νέα ή υπάρχουσα τοποθεσία του SharePoint.

Εξερευνήστε προ-συμπληρωμένο περιεχόμενο τοποθεσίας, τμήματα Web και σελίδες και αποφασίστε ποιες προσαρμογές τοποθεσίας θα είναι απαραίτητες για την ευθυγράμμιση με την εμπορική επωνυμία, τη φωνή και το συνολικό επιχειρηματικό στόχο της εταιρείας σας. 

Προ-συμπληρωμένες σελίδες τοποθεσίας:

• Αρχική σελίδα - Παρέχει και χώρο προσγείωσης για τους επισκέπτες για να αναθεωρήσουν ειδήσεις σχετικά με συνεχιζόμενες κρίσεις, ενημερώσεις απαντήσεων, πληροφορίες σχετικά με πολιτικές και διαδικασίες και χρήσιμους πόρους.

• Προγράμματα-πελάτες - Αυτή η σελίδα παρέχει πληροφορίες προγράμματος-πελάτη σε μία βολική θέση.

• Επιστολές επιβεβαίωσης – Παρακολουθώ της αλληλογραφίας που επισημοποιεί τους όρους των συμφωνιών μεταξύ των πελατών σας και του οργανισμού σας. 

• Πρότυπα σύμβασης – Επιλέξτε το κατάλληλο πρότυπο σύμβασης για τον τύπο της σύμβασης, όπως συμβάσεις εμπιστευτικότητας, συμβάσεις παροχής υπηρεσιών και δηλώσεις εργασίας. 

• Αιτήσεις σύμβασης - Χρησιμοποιήστε τη λίστα προκατασκευασμένων εργασιών για να παρακολουθείτε τις συμβάσεις που ζητήθηκαν και την κατάστασή τους ή στείλτε ένα αίτημα απευθείας στην ομάδα σας. Προσαρμόστε αυτό το πρότυπο λίστας με επεξεργασία πεδίων κειμένου λίστας.

• Μοντέλα - Αποθηκεύστε μια βιβλιοθήκη μοντέλων για να εξαγάγετε μετα-δεδομένα και να ταξινομήσετε πληροφορίες από έγγραφα χρησιμοποιώντας το Microsoft Syntex. Συνοδεύεται από δύο προ-μορφοποιημένα μοντέλα συμβολαίων. 

• Περιοχές - Χρησιμοποιήστε αυτήν την προκατασκευασμένων βιβλιοθηκών για να ταξινομήσετε τα έγγραφα της σύμβασης κατά γεωγραφική περιοχή, χώρα ή περιοχή.

• Συμβάσεις παροχής υπηρεσιών - Διαθέτει μια λίστα προκατασκευασμένων υπηρεσιών για να σας βοηθήσει να παρακολουθείτε την κατάσταση των συμβάσεων παροχής υπηρεσιών και παρέχει μια επισκόπηση των λεπτομερειών της σύμβασης.

• Δηλώσεις εργασίας - Διαθέτει μια προσαρμοσμένη προδιαμορφωμένη λίστα για να σας βοηθήσει να οργανώσετε τις δηλώσεις εργασίας σας σε προβολή πίνακα.

• Κάδος Ανακύκλωσης - Παρέχει πρόσβαση σε περιεχόμενο ομάδας που απορρίφθηκε πρόσφατα.

Αφού προσθέσετε το πρότυπο τοποθεσίας ομάδας Διαχείρισης συμβάσεων, είναι ώρα να το προσαρμόσετε και να το κάνετε δικό σας. 

Χρησιμοποιήστε το πρόγραμμα εκμάθησης που παρέχεται στο Microsoft Syntex - Δείχνει πώς τροφοδοτεί την τοποθεσία διαχείρισης συμβάσεων, ώστε να μπορείτε να μάθετε τρόπους χρήσης και δημιουργίας των δικών σας μοντέλων εγγράφων. Χρησιμοποιεί τα τμήματα Web "Κείμενο" και "Εικόνα" για την παροχή ελκυστικού περιεχομένου και μπορεί να υποστεί επεξεργασία ή κατάργηση.  Παρουσίαση σημαντικών ειδήσεων και ανακοινώσεων - Χρησιμοποιήστε το τμήμα Web Κύριο στοιχείο για να επισημάνετε σημαντικές πολιτικές, ενημερώσεις και άλλους χρήσιμους πόρους. Δώστε στις συνδέσεις ένα κουμπί ώστε να ξεχωρίζουν - Χρησιμοποιήστε το τμήμα Web Κουμπί για να βοηθήσετε τις σημαντικές συνδέσεις να ξεχωρίζουν στην τοποθεσία σας.  Παροχή εύκολης πρόσβασης σε έγγραφα - Χρησιμοποιήστε το τμήμα Web βιβλιοθήκης εγγράφων για να παρέχετε γρήγορη πρόσβαση σε πρότυπα και έγγραφα σύμβασης. Αναθεώρηση πρόσφατης δραστηριότητας τοποθεσίας ομάδας - Χρησιμοποιήστε το τμήμα Web Δραστηριότητα τοποθεσίας για να προβάλετε περιεχόμενο που έχει προσεγγιστεί πρόσφατα από άλλα μέλη της ομάδας. Επισήμανση συνδέσεων σε πόρους που χρησιμοποιούνται συχνά - Χρησιμοποιήστε το τμήμα Web Γρήγορων συνδέσεων για να παρέχετε εύκολη πρόσβαση σε πόρους. Παροχή πρόσβασης σε βασικές επαφές - Χρησιμοποιήστε το τμήμα Web "Άτομα" για να παραθέσετε βασικές επαφές για την ομάδα διαχείρισης συμβάσεων.

Προσαρμόστε την εμφάνιση, την περιήγηση στην τοποθεσία, τα τμήματα Web και το περιεχόμενο της τοποθεσίας σας, ώστε να ανταποκρίνονται στις ανάγκες των θεατών και της εταιρείας σας. Κατά την πραγματοποίηση προσαρμογών, βεβαιωθείτε ότι η τοποθεσία βρίσκεται σε λειτουργία επεξεργασίας, επιλέγοντας Επεξεργασία στην επάνω δεξιά γωνία της τοποθεσίας. Καθώς εργάζεστε, επιλέξτε Αποθήκευση ως πρόχειρου ή Αναδημοσίευση αλλαγών για να κάνετε τις αλλαγές ορατές στους θεατές.

1. Χρησιμοποιήστε τα τμήματα Web "Κείμενο" και "Εικόνα" για την παροχή ελκυστικού περιεχομένου 

1. Ξεκινήστε επιλέγοντας το τμήμα Web Κείμενο και επιλέξτε Επεξεργασία ιδιοτήτων ().

2. Επεξεργαστείτε το κείμενό σας απευθείας στο τμήμα Web. 

3. Επιλέξτε το τμήμα Web Εικόνα και επιλέξτε Επεξεργασία ιδιοτήτων ().

4. Επιλέξτε Αλλαγή και επιλέξτε μια προέλευση εικόνας. 

5. Αφού επιλέξετε την εικόνα σας, επιλέξτε Εισαγωγή.  

Μάθετε περισσότερα σχετικά με την επεξεργασία των τμημάτων Web "Κείμενο"και "Εικόνα".

2. Χρησιμοποιήστε το τμήμα Web Κύριο στοιχείο για να επισημάνετε σημαντικές πολιτικές, ενημερώσεις και άλλους χρήσιμους πόρους

1. Ξεκινήστε επιλέγοντας το τμήμα Web Κύριο στοιχείο και επιλέξτε Επεξεργασία ιδιοτήτων ().

2. Στη συνέχεια, επιλέξτε τις επιλογές Επιπέδου και Πλακιδίου που ταιριάζουν καλύτερα στις ανάγκες του οργανισμού.

Δείτε διαφορετικές διατάξεις και μάθετε περισσότερα σχετικά με την επεξεργασία του τμήματος Web Κύριο στοιχείο.

3.  Χρησιμοποιήστε το τμήμα Web "Κουμπί" για να βοηθήσετε τις σημαντικές συνδέσεις να ξεχωρίζουν στην τοποθεσία σας

1. Επιλέξτε το τμήμα Web Κουμπί και επιλέξτε Επεξεργασία ιδιοτήτων ().

2. Κάντε αλλαγές στην ετικέτα κουμπιού, τη σύνδεση και τη στοίχιση.

Μάθετε περισσότερα σχετικά με τη χρήση του Τμήματος Web "Κουμπί". 

4. Χρησιμοποιήστε το τμήμα Web βιβλιοθήκης εγγράφων για την παροχή γρήγορης πρόσβασης σε πρότυπα και έγγραφα σύμβασης

1. Για να αλλάξετε την προβολή ή την προέλευση φακέλου για το τμήμα Web Βιβλιοθήκη εγγράφων, επιλέξτε τις Ιδιότητες επεξεργασίας ().

2. Για να επεξεργαστείτε φακέλους βιβλιοθήκης εγγράφων, ετικέτες, περιεχόμενο, μεταβείτε στη βιβλιοθήκη στο περιεχόμενο τοποθεσίας, κάντε τις αλλαγές σας και, στη συνέχεια, μπορείτε να δείτε ενημέρωση περιεχομένου στο τμήμα Web.

Μάθετε περισσότερα σχετικά με την επεξεργασία του τμήματος Web Βιβλιοθήκης εγγράφων.

5. Χρησιμοποιήστε το τμήμα Web "Δραστηριότητα τοποθεσίας" για να παραμείνετε ενημερωμένοι σχετικά με τη δραστηριότητα της ομάδας

1. Ξεκινήστε επιλέγοντας το τμήμα Web Δραστηριότητα τοποθεσίας και επιλέξτε Επεξεργασία ιδιοτήτων ().

2. Εισαγάγετε έναν αριθμό στην εργαλειοθήκη στην περιοχή Εμφάνιση αυτού του πλήθους στοιχείων ταυτόχρονα.

Μάθετε περισσότερα σχετικά με τη χρήση του τμήματος Web Δραστηριότητα τοποθεσίας.

6. Χρησιμοποιήστε το τμήμα Web Γρήγορων συνδέσεων για την παροχή εύκολης πρόσβασης σε πόρους

1. Μεταβείτε στο τμήμα Web Γρήγορες συνδέσεις, επιλέξτε τη σύνδεση και, στη συνέχεια, επιλέξτε Επεξεργασία ιδιοτήτων ().

2. Επεξεργαστείτε τη σύνδεση, τον τίτλο, το εικονίδιο και την περιγραφή, εάν χρειάζεται.

3. Για να προσθέσετε μια σύνδεση, επιλέξτε + Προσθήκη συνδέσεων.

Δείτε διαφορετικές διατάξεις και μάθετε περισσότερα σχετικά με την επεξεργασία του τμήματος Web "Γρήγορες συνδέσεις".

7.  Χρήση του τμήματος Web "Άτομα" για τη λίστα βασικών επαφών για την ομάδα διαχείρισης συμβάσεων

1. Ξεκινήστε διαγράφοντας το τμήμα Web "Άτομα" κράτησης θέσης.

2. Βρείτε την Εργαλειοθήκη () στα δεξιά. Επιλέξτε Προβολή όλων των τμημάτων Web και, στη συνέχεια, επιλέξτε ή σύρετε και αποθέστε άτομα από τη λίστα των τμημάτων Web. 

3. Επιλέξτε Επεξεργασία ιδιοτήτων ().

4. Προσαρμόστε τη διάταξη και πληκτρολογήστε το όνομα ενός ατόμου ή μιας ομάδας και, στη συνέχεια, επιλέξτε Αποθήκευση.

Μάθετε περισσότερα σχετικά με το Τμήμα Web "Άτομα".

Προσαρμογή των ακόλουθων σελίδων εντός της τοποθεσίας 

• Πελάτες - Διατηρήστε μια λίστα με πληροφορίες πελάτη για εύκολη πρόσβαση. Προσαρμόστε αυτή τη λίστα με επεξεργασία του προτύπου λίστας. 

• Επιστολές επιβεβαίωσης - Οργανώστε σημαντική τεκμηρίωση μεταξύ των πελατών και του οργανισμού σας.  Επεξεργαστείτε τη βιβλιοθήκη εγγράφων ενημερώνοντας τα ονόματα των φακέλων και αποστέλλοντας πόρους.

• Πρότυπα σύμβασης - Χρησιμοποιήστε ορισμένα από τα παρεχόμενα πρότυπα σύμβασης ή αποθηκεύστε προσαρμοσμένα πρότυπα που είναι εύκολα προσβάσιμα από την ομάδα διαχείρισης συμβάσεων. Επεξεργαστείτε τη βιβλιοθήκη εγγράφων ενημερώνοντας τα ονόματα των φακέλων και αποστέλλοντας πόρους.

• Αιτήσεις σύμβασης - Χρησιμοποιήστε τη λίστα προκατασκευασμένων εργασιών για να παρακολουθείτε τις συμβάσεις που ζητήθηκαν και την κατάστασή τους. Προσαρμόστε αυτή τη λίστα με επεξεργασία του προτύπου λίστας. 

• Μοντέλα - Χρησιμοποιήστε προδιαμορφωμένα δείγματα μοντέλων για να εξαγάγετε και να ταξινομήσετε πληροφορίες από έγγραφα. Συνοδεύεται από δύο προ-μορφοποιημένα μοντέλα συμβολαίων. Μάθετε περισσότερα σχετικά με τη χρήση του Microsoft Syntex εδώ. 

• Περιοχές - Αποθηκεύστε έγγραφα συμβάσεων ανά γεωγραφική περιοχή, χώρα ή περιοχή. Επεξεργαστείτε τη βιβλιοθήκη εγγράφων ενημερώνοντας τα ονόματα των φακέλων και αποστέλλοντας πόρους.

• Συμβάσεις παροχής υπηρεσιών - Διαθέτει μια λίστα προκατασκευασμένων υπηρεσιών για να σας βοηθήσει να παρακολουθείτε την κατάσταση των συμβάσεων παροχής υπηρεσιών και παρέχει μια επισκόπηση των λεπτομερειών της σύμβασης. Προσαρμόστε αυτή τη λίστα με επεξεργασία του προτύπου λίστας. 

• Δηλώσεις λίστας εργασιών - Διαθέτει μια προσαρμοσμένη προδιαμορφωμένη λίστα για να σας βοηθήσει να οργανώσετε τις δηλώσεις εργασίας σας σε προβολή πίνακα. Προσαρμόστε αυτή τη λίστα με επεξεργασία του προτύπου λίστας. 

Προσαρμογή της εμφάνισης και της περιήγησης τοποθεσίας

Πριν κάνετε κοινή χρήση της τοποθεσίας σας με άλλους, τοποθετήστε τις τελευταίες πινελιές στην τοποθεσία σας εξασφαλίζοντας ότι οι χρήστες μπορούν να εντοπίσουν την τοποθεσία, να περιηγηθούν σε συνδέσεις και σελίδες εύκολα και να αποκτήσουν γρήγορα πρόσβαση σε περιεχόμενο της τοποθεσίας.

• Επεξεργαστείτε βιβλιοθήκες εγγράφων ενημερώνοντας τα ονόματα των φακέλων και αποστέλλοντας πόρους.

• Επεξεργασία και προσαρμογή περιήγησης τοποθεσίας.

• Αλλάξτε την εμφάνιση της τοποθεσίας σας προσαρμόζοντας το θέμα, το λογότυπο, τις διατάξεις κεφαλίδας και την εμφάνιση της τοποθεσίας σας.

• Προσθέστε ή καταργήστε σελίδες σε αυτή την τοποθεσία ή στην περιήγηση τοποθεσίας για να χωράει υπάρχον περιεχόμενο.

• Επιλέξτε να συσχετίσετε αυτή την τοποθεσία με μια συγκεντρωτική τοποθεσία εντός της εταιρείας σας ή να προσθέσετε αυτήν την τοποθεσία σε μια υπάρχουσα περιήγηση συγκεντρωτικής τοποθεσίας , εάν είναι απαραίτητο.

Κάντε κοινή χρήση της τοποθεσίας σας με άλλους αφού προσαρμόσετε την τοποθεσία σας, την εξετάσετε και δημοσιεύσετε το τελικό πρόχειρο. 

1. Επιλέξτε Ρυθμίσεις και, στη συνέχεια , Δικαιώματα τοποθεσίας.

   

2. Επιλέξτε Προσθήκη μελών και, στη συνέχεια, επιλέξτε Προσθήκη μελών σε ομάδα.

   

3. Επιλέξτε Προσθήκη μελών και, στη συνέχεια, εισαγάγετε τα ονόματα όλων των χρηστών στους οποίους θέλετε να εκχωρήσετε πλήρη πρόσβαση στο περιεχόμενο της τοποθεσίας ομάδας, κοινόχρηστους πόρους, όπως το ημερολόγιο outlook της ομάδας και δικαιώματα επεξεργασίας στην τοποθεσία. 

4. Επιλέξτε Αποθήκευση όταν ολοκληρώσετε την προσθήκη μελών και ορίσετε δικαιώματα.

Μάθετε περισσότερα σχετικά με τη διαχείριση ρυθμίσεων τοποθεσίας ομάδας, πληροφοριών και δικαιωμάτων τοποθεσίας.

Αφού δημιουργήσετε και εκκινήσετε την τοποθεσία σας, η επόμενη σημαντική φάση είναι η διατήρηση του περιεχομένου της τοποθεσίας. Βεβαιωθείτε ότι έχετε ένα σχέδιο για να διατηρείτε ενημερωμένο το περιεχόμενο και τα τμήματα Web. 

Βέλτιστες πρακτικές συντήρησης τοποθεσίας:

• Σχεδιασμός για τη συντήρηση της τοποθεσίας - Καθορίστε ένα χρονοδιάγραμμα για να εξετάζετε το περιεχόμενο της τοποθεσίας όσο συχνά χρειάζεται, για να εξασφαλίσετε ότι το περιεχόμενο εξακολουθεί να είναι ακριβές και σχετικό.

• Δημοσιεύετε τακτικά ειδήσεις - Διανομή των πιο πρόσφατων ανακοινώσεων, πληροφοριών και κατάστασης σε ολόκληρο τον οργανισμό.  Μάθετε πώς μπορείτε να προσθέσετε μια δημοσίευση ειδήσεων σε μια τοποθεσία ομάδας ή τοποθεσία επικοινωνίας και να δείξετε στους άλλους χρήστες που θα δημοσιεύουν ανακοινώσεις πώς μπορούν να χρησιμοποιήσουν τις ειδήσεις του SharePoint.

• Έλεγχος συνδέσεων και τμημάτων Web - Διατηρήστε ενημερωμένες τις συνδέσεις και τα τμήματα Web για να εξασφαλίσετε ότι αξιοποιείτε την πλήρη αξία της τοποθεσίας σας.

• Χρήση αναλυτικών στοιχείων για τη βελτίωση της συμμετοχής - Προβάλετε τη χρήση τοποθεσιών χρησιμοποιώντας την ενσωματωμένη αναφορά δεδομένων χρήσηςγια να λάβετε πληροφορίες σχετικά με δημοφιλές περιεχόμενο, επισκέψεις σε τοποθεσίες και πολλά άλλα.

• Ελέγχετε περιοδικά τις ρυθμίσεις της τοποθεσίας σας - Αφού δημιουργήσετε μια τοποθεσία στο SharePoint, μπορείτε να κάνετε αλλαγές στις ρυθμίσεις, τις πληροφορίες τοποθεσίας και τα δικαιώματα για την τοποθεσία.