Einführung in Bibliotheken

Wenn Sie nur Bibliotheken erstellen oder damit arbeiten möchten und die Anleitungen benötigen, finden Sie hier allgemeine und nützliche Aufgaben, die Sie ausführen können.

• Erstellen, Hinzufügen, Anzeigen und Umbenennen von Dokumentbibliotheken

• Video: Einrichten der Dokumentspeicherung und -freigabe in Microsoft 365

• Öffnen von SharePoint-Dateien in Explorer

• Erstellen eines Ordners in einer Dokumentbibliothek

• Löschen einer Datei, eines Ordners oder eines Links aus einer SharePoint-Dokumentbibliothek

• Hochladen, Erstellen oder Löschen von Dateien in einer Bibliothek

• Erstellen einer Spalte in einer Liste oder Bibliothek

• Erstellen, Ändern oder Löschen einer Ansicht einer Liste oder Bibliothek

• Aktivieren und Konfigurieren der Versionsverwaltung für eine Liste oder Bibliothek

• Festlegen einer Dateivorlage für eine Dokument- oder Formularbibliothek

• Synchronisieren von Dateien mit OneDrive in Windows

• Verwenden von Workflows mit einer Bibliothek

• Festlegen von Berechtigungen und erweiterten Einstellungen für eine Bibliothek Grundlegendes zu Berechtigungsstufen in SharePoint

• Arbeiten mit Fotos in einer Bildbibliothek

• Einrichten einer Objektbibliothek zum Speichern von Bild-, Audio- oder Videodateien

• Verwalten von Listen und Bibliotheken mit vielen Elementen

• Verwalten großer Dokument- und Datensatzbibliotheken mithilfe von Metadaten (siehe Einführung in verwaltete Metadaten)

Ein Marketingteam bei Contoso erstellt eine Teamwebsite, auf der Projekte und Dokumente verwaltet werden sollen. Sie wählen einen Websitebesitzer aus, um die Website zu verwalten. Der Websitebesitzer erhält die Berechtigungsstufe Vollzugriff, wenn er der Gruppe Besitzer für die Website hinzugefügt wird. Sie teilt die Website mit und erteilt jedem die Berechtigung, daran mitzuwirken. Das Team beschließt, die Dokumentbibliothek für die Verwaltung von Pressemitteilungen, Budgetdateien, Verträgen, Vorschlägen und anderen Teamdokumenten zu verwenden.

Der Websitebesitzer lädt wichtige Dokumente hoch, um dem Team den Einstieg in die Verwendung der Bibliothek als zentralen Ort zu erleichtern. Anschließend aktiviert sie die Versionsverwaltung, sodass das Team über einen Verlauf der Entwicklung von Dateien verfügt und bei Bedarf eine frühere Version wiederherstellen kann. Der Websitebesitzer fügt der Bibliothek auch Standardvorlagen für Marketingberichte, Verkaufsverträge, Kampagnenpläne und Budgetarbeitsblätter hinzu. Jede Vorlage enthält das Firmenlogo und ein Format, das jeder verwendet hat. Wenn Mitglieder eine neue Datei aus der Dokumentbibliothek erstellen, können sie ganz einfach auswählen, welche Vorlage sie verwenden möchten.

Wenn Teammitglieder Dateien hinzufügen und an Dokumenten zusammenarbeiten, organisieren sie die Bibliothek, indem sie Spalten hinzufügen und Ansichten erstellen, um Dokumente schnell zu finden. Der Websitebesitzer fügt beispielsweise eine Spalte "Projektname" hinzu, sodass Mitglieder nach dieser Spalte filtern oder sortieren können. Andere Teammitglieder fügen öffentliche Ansichten hinzu, die nach Geschäftsquartal gruppiert werden, und filtern nach Verträgen, die innerhalb von sechs Monaten ablaufen. Jedes Mitglied erstellt auch persönliche Ansichten, um informationen schnell zu finden und seine Arbeit abzuschließen.

Nach vielen Diskussionen in einer Mitarbeiterbesprechung beschließt das Team, Warnungen auf Bibliotheksebene festzulegen, um Updates einmal pro Woche zu melden. Jedes Mitglied kann bei Bedarf entscheiden, wie zusätzliche Warnungen oder RSS-Feeds für bestimmte Dateien eingerichtet werden sollen.

Das Team verpflichtet sich auch zu einer wichtigen "best practice" in dieser neuen Welt der Zusammenarbeit. Wenn Mitglieder ein Dokument freigeben möchten, widerstehen sie der Versuchung, es an eine E-Mail-Nachricht anzufügen, und senden stattdessen einen Link zum Dokument per E-Mail. Das Senden eines Links per E-Mail aus der Bibliothek ist einfach und verweist auf die neueste Version auf der Teamwebsite.

Eine wichtige Verantwortung für dieses Team besteht darin, Marketingkampagnen vorzuschlagen, um Umsatz und Umsatz zu steigern. Wenn Teammitglieder einen neuen Kampagnenplan entwickeln, erstellen sie Dokumente gemeinsam und verfolgen Nebenversionen der Dateien nach. Durch die gemeinsame Dokumenterstellung können mehrere Personen gleichzeitig ein Dokument bearbeiten, ohne sich Gedanken über die Abstimmung von Änderungen machen zu müssen. Wenn sie in einer Version eines Dokuments einen Fehler machen, können sie eine frühere Version wiederherstellen. Wenn sie den Kampagnenplan abgeschlossen haben, können sie eine Hauptversion erstellen und sie dann zur Genehmigung durch ihre Rechtsabteilung und ihren Vorgesetzten senden. Wenn die Datei genehmigt wurde, können andere Mitarbeiter im Unternehmen die Datei anzeigen.

Der Websitebesitzer recherchiert die Onlinedokumentation und -schulung und lernt, wie man einen Workflow einrichten, ihn der Bibliothek zuordnen und den Prozess zum Sammeln von Feedback, Sammeln von Signaturen und Veröffentlichen des endgültigen Dokuments automatisiert.

Nach drei Monaten Nutzung sind die Bibliothek und die Website dokumente für das Marketingteam kritisch geworden und haben dazu beigetragen, die Produktivität und Sichtbarkeit im gesamten Unternehmen zu verbessern. Sie können sich nicht vorstellen, ohne sie zu arbeiten, und erkunden andere Möglichkeiten, SharePoint-Technologien für eine bessere Zusammenarbeit zu verwenden.

Im Folgenden finden Sie einige Möglichkeiten, um mit Bibliotheken zu arbeiten und sie für Ihre Gruppe nützlicher zu gestalten (geordnet von einfachen bis fortgeschrittenen):

Verwenden und Erstellen von Ansichten     Sie können eine Ansicht verwenden, um die Dateien in einer Bibliothek anzuzeigen, die für Sie am wichtigsten sind oder einem Zweck am besten entsprechen. Der Inhalt der Bibliothek ändert sich nicht, aber jede Ansicht organisiert oder filtert die Dateien, um sie auf sinnvolle Weise zu finden und zu durchsuchen. Weitere Informationen zu Ansichten finden Sie unter Erstellen, Ändern oder Löschen einer Ansicht einer Liste oder Bibliothek.

Verfolgen von Versionen     Wenn Sie frühere Versionen von Dateien behalten müssen, können Sie die Dateien mithilfe von Bibliotheken verfolgen, speichern und wiederherstellen. Sie können festlegen, dass alle Versionen auf dieselbe Weise verfolgt werden. Sie können aber auch manche Versionen als Hauptversionen, z. B. wenn Sie einem Handbuch ein neues Kapitel hinzugefügt haben, und manche Versionen als Nebenversionen kennzeichnen, z. B. wenn Sie einen Rechtschreibfehler korrigiert haben. Zur Verwaltung des Speicherplatzes können Sie optional die Anzahl der einzelnen Versionstypen auswählen, die Sie speichern möchten.

Weitere Informationen zur Versionsverwaltung finden Sie unter Aktivieren und Konfigurieren der Versionsverwaltung für eine Liste oder Bibliothek.

Gemeinsame Dokumenterstellung oder Auschecken von Dateien     Wenn Sie ein Microsoft Word- oder PowerPoint-Dokument aus einer Bibliothek bearbeiten, ohne es auszuchecken, können andere Personen es gleichzeitig bearbeiten (das ist die gemeinsame Dokumenterstellung). Wenn Sie eine Datei Auschecken, stellen Sie sicher, dass nur eine Person die Datei bearbeiten kann, bis sie eingecheckt ist. Sie können verlangen, dass Dokumente in Bibliotheken ausgecheckt werden, die vertrauliche Dokumente enthalten, oder wenn Sie die Entwicklung von Dokumenten sorgfältig nachverfolgen möchten. Beachten Sie jedoch, dass das Auschecken für Personen die gemeinsame Dokumenterstellung unmöglich macht. Beim Auschecken werden Personen aufgefordert, einen Kommentar zu den Änderungen im Dokument zu hinterlassen, aber das Auschecken verlangsamt auch die Bearbeitungs- und Überprüfungsprozesse. Weitere Informationen finden Sie unter Dokumentzusammenarbeit und gemeinsame Dokumenterstellung oder Auschecken, Einchecken oder Verwerfen von Änderungen an Dateien in einer Bibliothek.

Bearbeiten von Dateien aus Desktopprogrammen    Wenn Sie Dokumente auf einer SharePoint-Website speichern, können Sie Dokumente direkt aus kompatiblen Desktopprogrammen wie Microsoft Word oder PowerPoint erstellen, bearbeiten und gemeinsam erstellen, ohne die Website zu besuchen. Beispielsweise können Sie eine PowerPoint-Präsentation gleichzeitig bearbeiten, während andere Personen sie bearbeiten (auch als gemeinsame Dokumenterstellung bezeichnet). Sie können das Ein- und Auschecken auch direkt über PowerPoint verwalten. Darüber hinaus können Sie OneDrive für den Arbeitsplatz oder die Schule/Universität oder Outlook verwenden, um Bibliotheksinhalte offline zu schalten, von einem Remotestandort aus mit ihnen zu arbeiten und änderungen dann reibungslos zu synchronisieren, wenn Sie wieder online sind.

Über Änderungen informiert sein    Um auf dem Laufenden zu bleiben, wenn Dokumente in einer Bibliothek geändert werden, richten Sie Warnungen ein, abonnieren Sie RSS-Feeds, oder folgen Sie Dokumenten. Die Standard Unterschied zwischen Warnungen, RSS und Folgendem sind der Ort, an dem Sie die Benachrichtigungen erhalten. Sowohl Warnungen als auch RSS-Feeds informieren Sie über Updates, und beide ermöglichen es Ihnen, die Anzahl der empfangenen Informationen anzupassen. Sie können Warnungen oder RSS einrichten, um herauszufinden, wann sich etwas in einer Bibliothek ändert. Wenn Sie nur ein bestimmtes Dokument benötigen, richten Sie eine Warnung ein, oder folgen Sie dem Dokument. Warnungen können als E-Mail oder SMS eingehen. RSS-Benachrichtigungen gelangen in einem konsolidierten Feed, den Sie in Outlook oder einem anderen Feedleser lesen können. Wenn Sie einem Dokument folgen, erhalten Sie eine Benachrichtigung in Ihrem Newsfeed (wenn Ihr organization Newsfeed verwendet). Weitere Informationen zu Benachrichtigungen finden Sie unter Erstellen einer Warnung oder Abonnieren eines RSS-Feeds.

Dokumentgenehmigung erforderlich     Sie können verlangen, dass Dokumente genehmigt werden, bevor sie von allen benutzern angezeigt werden können. Dokumente verbleiben in einem wartenden Zustand, bis sie von einer Person genehmigt oder abgelehnt werden, die über die entsprechende Berechtigung verfügt. Es liegt in Ihrer Hand festzulegen, welche Benutzergruppen ein Dokument vor dessen Genehmigung anzeigen können. Diese Funktion kann hilfreich sein, wenn Ihre Bibliothek wichtige Richtlinien oder Verfahren enthält, die abgeschlossen sein müssen, bevor sie anderen angezeigt werden.

Festlegen von Berechtigungen    SharePoint-Gruppen und Berechtigungsstufen helfen Ihnen, den Zugriff auf Inhalte effizient zu verwalten. Standardmäßig werden Berechtigungen für Bibliotheken, Ordner in Bibliotheken und Dokumenten von der Website geerbt. Das Zuweisen eindeutiger Berechtigungen zu einer bestimmten Bibliothek oder einem bestimmten Dokument kann Ihnen helfen, vertrauliche Inhalte wie Verträge oder Budgetinformationen zu schützen, ohne den Zugriff auf den Rest der Website einzuschränken. Weitere Informationen zu Berechtigungen finden Sie unter Grundlegendes zu Berechtigungsstufen in SharePoint.

Erstellen von Workflows     Eine Dokumentbibliothek oder ein Inhaltstyp kann Workflows verwenden, die Ihre Organisation für Geschäftsprozesse definiert hat, z. B. die Verwaltung der Dokumentgenehmigung oder -überprüfung. Ihre Gruppe kann Geschäftsprozesse auf ihre Dokumente anwenden, die als Workflows bezeichnet werden, die Aktionen angeben, die nacheinander ausgeführt werden müssen, z. B. das Genehmigen von Dokumenten. Ein SharePoint-Workflow ist eine automatisierte Methode zum Verschieben von Dokumenten oder Elementen durch eine Sequenz von Aktionen oder Aufgaben. Standardmäßig stehen für Bibliotheken drei Workflows zur Verfügung: "Genehmigung", wobei ein Dokument zur Genehmigung an eine Gruppe von Personen weitergeleitet wird; "Feedback sammeln", wobei ein Dokument zum Sammeln von Feedback an eine Gruppe von Personen weitergeleitet und das Dokument an die Person als Aufstellung zurückgesendet wird, die den Workflow gestartet hat; "Signaturen sammeln", wobei ein Dokument zum Sammeln ihrer digitalen Signaturen an eine Gruppe von Personen weitergeleitet wird.

Weitere Informationen zu Workflows finden Sie unter Informationen zu den in SharePoint enthaltenen Workflows.

Definieren von Inhaltstypen     Wenn Ihre Gruppe mit mehreren Typen von Dateien arbeitet, z. B. Kalkulationstabellen, Präsentationen und Dokumenten, können Sie die Funktionalität Ihrer Bibliothek erweitern, indem Sie mehrere Inhaltstypen zulassen und definieren. Inhaltstypen führen zu höherer Flexibilität und Konsistenz zwischen mehreren Bibliotheken. Jeder Inhaltstyp kann eine Vorlage und sogar Workflow Prozesse angeben. Die Vorlagen dienen als Ausgangspunkt für die Formatierung und sämtliche Textbausteine sowie für Eigenschaften, die für Dokumente dieses Typs gelten, z. B. Abteilungsname oder Vertragsnummer.

Revisionsverfolgung    Wenn Sie über eine Gruppe vertraulicher Dateien verfügen und es hilfreich wäre zu wissen, wie die Dokumente verwendet wurden, können Sie eine Richtlinie definieren, mit der Sie die Überwachungsnachverfolgung von Ereignissen wie Dateiänderungen, Kopien oder Löschungen aktivieren können.

Festlegen von Richtlinien    Richtlinieneinstellungen ermöglichen den Dokumentablauf, das automatische Löschen oder die regelmäßige Überprüfung (über einen Workflow) von Dokumenten, die ein bestimmtes Alter erreicht haben. Während sich Bibliotheken weiterentwickeln, kann die Verwendung dieser Dispositionseinstellungen Zeit und Aufwand sparen, wenn Sie versuchen, den voll gepackten Festplattenspeicher manuell zu sauber, oder um das Erreichen von Kontingentgrenzen zu vermeiden.

Verwenden einer Dokumentcenterwebsite    Sie können eine Dokumentcenterwebsite verwenden, wenn Sie eine große Anzahl an Dokumenten erstellen, verwalten und speichern möchten. Ein Dokumentcenter dient als zentralisiertes Repository für die Verwaltung vieler Dokumente. Features wie Metadaten- und Strukturansichtsnavigation, Inhaltstypen und Webparts helfen Ihnen beim Organisieren und Abrufen von Dokumenten. "Content Stewards" können die metadatengesteuerte Navigation schnell so konfigurieren, dass sie für die meisten Bibliotheken gut funktioniert, ohne explizit Indizes zu erstellen. Oder Content Stewards können Indizes erstellen, um die Leistung über einen größeren Bereich von Filtern und Ansichten zu verbessern. Sie können eine Dokumentcenterwebsite als Erstellungsumgebung (in der Benutzer Dateien ein- und auschecken und Ordnerstrukturen für diese Dateien erstellen) oder als Inhaltsarchiv (in dem Benutzer nur Dokumente anzeigen oder hochladen) verwenden.

Die Art und Weise, wie Sie Ihre Dateien in einer Bibliothek organisieren, hängt von den Anforderungen Ihrer Gruppe und davon ab, wie Sie Ihre Informationen speichern und suchen möchten. Eine gewisse Planung kann Ihnen dabei helfen, die Struktur einzurichten, die für Ihre Gruppe am besten geeignet ist. Bibliotheken verfügen über mehrere Features, mit denen Sie mit mehreren Dateien in einer Bibliothek arbeiten können. Mehrere Bibliotheken können jedoch besser zu Ihrer Gruppe passen.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, Dateien in einer Bibliothek zu organisieren. Sie können Spalten hinzufügen, Ansichten definieren und Ordner erstellen. Jeder Ansatz hat seine eigenen Vorteile, und Sie können jeden Ansatz kombinieren, um die individuellen Anforderungen Ihrer Bibliothek und Ihres Teams zu erfüllen.

Einige Bibliotheken werden für Sie erstellt, wenn Sie eine neue Website erstellen, z. B. die Dokumentbibliothek auf einer Teamwebsite. Sie können diese Bibliotheken für Ihre Zwecke anpassen oder eigene zusätzliche Bibliotheken erstellen. Jeder Bibliothekstyp hat einen bestimmten Zweck, und einige weisen unterschiedliche Verhaltensweisen und Features auf.

Objektbibliothek     Verwenden Sie eine Medienobjektbibliothek, um digitale Medienobjekte wie Bild-, Audio- und Videodateien freizugeben und zu verwalten. Eine Objektbibliothek erleichtert Benutzern das Auffinden und Wiederverwenden digitaler Mediendateien, die andere bereits erstellt haben, z. B. Logos und Unternehmensbilder. Eine Objektbibliothek stellt auch Inhaltstypen mit Eigenschaften und Ansichten zum Verwalten und Durchsuchen von Medienobjekten bereit, z. B. Miniaturansichten und Metadatenschlüsselwörter. Sie können beispielsweise Markenimages und wiederverwendbare Inhaltsfragmente aus Anwendungen verwalten und speichern, damit sie im gesamten Unternehmen verfügbar und konsistent verwendet werden.

Dashboards-Bibliothek    Enthält Webpartseiten, Webpartseiten mit Status Listen und von PerformancePoint bereitgestellte Dashboards.

Datenverbindungsbibliothek     Verwenden Sie eine Datenverbindungsbibliothek, um die Wartung und Verwaltung von Datenverbindungen zu vereinfachen. Eine Datenverbindungsbibliothek ist ein zentraler Ort zum Speichern von ODC-Dateien (Office Data Connection). Jede dieser Dateien (ODC) enthält Informationen zum Suchen, Anmelden, Abfragen und Zugreifen auf eine externe Datenquelle. Die Zentralisierung von ODC-Dateien in einer Datenverbindungsbibliothek ermöglicht auch das Freigeben, Verwalten und Durchsuchen von Datenverbindungsdateien innerhalb einer SharePoint-Website und trägt dazu bei, dass Geschäftsdaten und Berichte, insbesondere Tabellenkalkulationen, einen konsistenten Satz von Werten und Formelergebnissen als "eine Version der Wahrheit" beibehalten.

Dokumentbibliothek     Verwenden Sie für viele Dateitypen, einschließlich Dokumenten und Kalkulationstabellen, eine Dokumentbibliothek. Sie können andere Arten von Dateien in einer Dokumentbibliothek speichern, obwohl einige Dateitypen aus Sicherheitsgründen blockiert sind. Wenn Sie mit Programmen arbeiten, die nicht blockiert sind, können Sie diese Dateien aus der Bibliothek erstellen. Ihr Marketingteam kann beispielsweise über eine eigene Dokumentbibliothek für Planungsmaterialien, Pressemitteilungen und Veröffentlichungen verfügen.

Formularbibliothek    Wenn Sie eine Gruppe von XML-basierten Geschäftsformularen verwalten müssen, verwenden Sie eine Formularbibliothek. Ihr organization möchte beispielsweise eine Formularbibliothek für Spesenabrechnungen verwenden. Das Einrichten einer Formularbibliothek erfordert einen XML-Editor oder ein XML-Formularentwurfsprogramm, z. B. Microsoft InfoPath. Das Formular, das personen ausfüllen, ist nur eine .xml Datei, die die Daten (und nur die Daten) enthält, die in das Formular eingegeben wurden, z. B. das Spesendatum und den Betrag. Alles andere, aus dem die Spesenabrechnung besteht, wird von der Formularvorlage bereitgestellt. Nachdem Personen Formulare ausgefüllt haben, können Sie die Formulardaten zusammenführen oder zur Analyse exportieren.

Bildbibliothek    Um eine Sammlung digitaler Bilder oder Grafiken freizugeben, verwenden Sie eine Bildbibliothek. Obwohl Bilder in anderen Arten von SharePoint-Bibliotheken gespeichert werden können, haben Bildbibliotheken mehrere Vorteile. Aus einer Bildbibliothek können Sie beispielsweise Bilder in einer Bildschirmpräsentation anzeigen, Bilder auf Ihren Computer herunterladen und Bilder mit kompatiblen Grafikprogrammen wie Microsoft Paint bearbeiten. Erwägen Sie das Erstellen einer Bildbibliothek, wenn Sie Bilder von Teamereignissen oder Produktstarts speichern möchten. Sie können auch Links zu Bildern in Ihrer Bibliothek von anderen Stellen auf Ihrer Website erstellen, z. B. aus Wikis und Blogs.

Diskothek     Verwenden Sie eine Datensatzbibliothek, um ein zentrales Repository zum Speichern und Verwalten von Datensätzen oder wichtigen Geschäftsdokumenten Ihrer organization aufzubewahren. Ihre organization müssen beispielsweise compliance-Vorschriften einhalten, die einen organisierten Prozess für die Verwaltung relevanter Dokumente erfordern. Eine Datensatzcenterwebsite kann eine Reihe von Datensatzbibliotheken zum Speichern verschiedener Datensatztypen enthalten. Für jede Bibliothek können Sie Richtlinien festlegen, die festlegen, welche Datensätze gespeichert werden sollen, wie die Dokumente weitergeleitet und verwaltet werden und wie lange diese Datensätze aufbewahrt werden müssen.

Berichtsbibliothek     Verwenden Sie eine Berichtsbibliothek, um die Erstellung, Verwaltung und Bereitstellung von Webseiten, Dokumenten und Key Performance Indicators (KPI) von Metriken und Zielen zu vereinfachen. Die Berichtsbibliothek ist ein zentraler Ort, an dem Sie Berichte wie Excel-Arbeitsmappen und Dashboard Seiten erstellen und speichern können. Wenn Sie eine Excel-Arbeitsmappe in einer Berichtsbibliothek veröffentlichen, ist das Öffnen mit nur einem Klick in der Browseransicht aktiviert. Dies ist eine bequeme Möglichkeit, die Arbeitsmappe anzuzeigen, ohne sie einer Webpartsseite hinzuzufügen.

Prozessdiagrammbibliothek (Metrik- und US-Einheiten)    Verwenden Sie zum Speichern und Freigeben von Diagrammprozessdokumenten, wie sie mit Microsoft Visio erstellt wurden, eine Prozessdiagrammbibliothek. Die Bibliotheken Metric und US Units sind auf ihre jeweiligen Messungen zugeschnitten.

Wiki-Seitenbibliothek    Um eine Sammlung verbundener Wiki-Seiten zu erstellen, verwenden Sie eine Wiki-Seitenbibliothek. Ein Wiki ermöglicht es mehreren Personen, Informationen in einem Format zu sammeln, das einfach zu erstellen und zu ändern ist. Sie können Ihrer Bibliothek auch Wiki-Seiten hinzufügen, die Bilder, Tabellen, Links und interne Links enthalten. Wenn Ihr Team beispielsweise eine Wiki-Website für ein Projekt erstellt, kann die Website Tipps und Tricks auf einer Reihe von Seiten speichern, die miteinander verbunden sind.