Projektstyringsmål: Tilføje personer og tildele dem til opgaver

Tip til projektstyring før du starter…

Hvis du er ny bruger af projektstyring Hvis projektstyring er nyt for dig, er du måske klar over, at der er mere at bekymre dig om end blot at tilføje opgaver, f.eks. hvor mange personer der skal lægges på dem, hvordan du tager højde for folks ferie og ferie, og hvordan og hvor du skal indsætte personlige oplysninger som telefonnumre, mailadresser og lønoplysninger.

Her er nogle tip til at komme i gang.

• Lære, hvilke typer ressourcer du kan tildele opgaver    Når du har indsamlet de oplysninger om projektopgaver, du skal bruge, skal du identificere den type ressourcer, du skal bruge.

  • Personaleressourcer    Dette er ressourcer, vi normalt ser som dem, der arbejder på opgaver. Projektledere kalder nogle gange disse for arbejdsressourcer i modsætning til materialer og udstyr.

  • Virksomhedsressourcer    Disse ressourcer er arbejdsressourcer, som administreres og deles på tværs af en organisation. Virksomhedsressourcer bruges med Project Professional.

  • Materialeressourcer    Disse ressourcer omfatter computere eller maskineri, som bruges til at fuldføre arbejdet på opgaver.

  • Generiske ressourcer    Disse ressourcer angiver personalekrav til opgaver og ikke bestemte personer, f.eks. tømrere eller udviklere.

• Overvej, hvordan antallet af ressourcer ændrer varigheder Når du placerer flere ressourcer på en opgave, kan du forvente, at varigheden af en opgave forkortes. I mange tilfælde kan det dog have den modsatte effekt at føje personer til en opgave. Det kan tilføje ekstra omkostninger, ekstra kommunikation og andre ineffektiviteter. For eksempel vil designet til en ny betalingsbro sandsynligvis ikke gå hurtigere, hvis du fordobler antallet af arkitekter på projektet. Project giver dig mulighed for at styre, hvad der sker med opgavevarigheder, når du har føjet til opgaver.

• Overvej, hvordan en persons egenskaber påvirker opgavevarigheder En persons oplevelse kan direkte påvirke varigheden af opgaven. Du kan forvente, at en person med fem års erfaring fuldfører en opgave på kortere tid end en person med to.

Hvis du er erfaren projektleder I takt med at projekter bliver større, er der flere ting, du skal tænke over. Du skal nu bekymre dig om at bruge ressourcer i andre afdelinger, ansætte leverandører, spore hundrede personers arbejde, generere rapporter til ledere og mange andre kompleksiteter, du ikke engang har tænkt på endnu. Heldigvis har Microsoft Project de ekspertværktøjer, du skal bruge.

Her er et par tip, der kan øge din ekspertise.

• Gennemse og justere skøn for varigheden    Brug de oplysninger, du indsamler om dit aktuelle projekt og lignende projekter, til at finjustere skønnet for varigheden. Nøjagtigheden af dine skøn for ressourcekrav (og i sidste ende projektomkostningerne) afhænger i høj grad af nøjagtigheden af dine skøn for opgavens varighed.

• Spore ressourceforløb    Sørg for, at personerne i dit projekt regelmæssigt indsender statusopdateringer for deres opgaver. Visninger og rapporter i Microsoft Project hjælper dig med at holde styr på, hvad hver enkelt udfører på projektet.

• Identificere problemer med ressourceoverallokering    Project kan hjælpe dig med at identificere, når personer arbejder på for mange opgaver på samme tid.

• Holde øje med de oprindelige planer    De oprindelige planer giver dig et øjebliksbillede af dit projekt, så du sammenligner de aktuelle fremskridt med det, du havde planlagt til at starte med.

• Fordele arbejde ved udjævning    Når personer arbejder på for mange opgaver ad gangen, kan Project justere tildelinger, så der opnås en mere realistisk arbejdsbyrde. En måde at udjævne denne belastning på er ved at distribuere projektarbejdet jævnt.

• Eksportér projektdata til Excel til yderligere analyse Excel kan hjælpe dig, når du har brug for yderligere analyse af Projektoplysninger. Du kan f.eks. eksportere opgave- og ressourceoplysninger til Excel til avancerede rapporter over oparbejdet værdi og derefter få vist oplysningerne ved hjælp af minidiagrammer for at se, hvordan omkostningerne bruges i forhold til mængden af færdiggjort arbejde.
  
  
  
  Træn medarbejdere med nye færdigheder    Store organisationer investerer tid og penge til at uddanne deres medarbejdere til nye færdigheder og til arbejde på tværs af forskellige miljøer. Uddannelse af nuværende medarbejdere kan være en omkostningseffektiv måde at forbedre ydeevnen på end at bringe nye medarbejdere ind.