Få vist ressourcers arbejdsmængder og tilgængelighed i Project til skrivebordet

Hvad vil du foretage dig?

• Gennemse ressourcernes arbejdsbelastning ved hjælp af visningen Ressourceforbrug

• Gennemse tilgængelighed for virksomhedsressourcer ved hjælp af Project Online

• Brug et diagram til at få vist individuelle arbejdsbelastninger

• Få vist en liste over ressourcer, som er overallokerede

• Gruppér ressourcer, som er overallokerede

• Find ressourcer, som har ledig tid

Gennemse ressourcernes arbejdsbelastning ved hjælp af visningen Ressourceforbrug

1. På fanen Opgave eller Ressource skal du klikke på Ressourceforbrug i rullemenuen Vis.

2. Gennemse ressourcenavnene og deres tildelte opgaver i tabel-delen af visningen Ressourceforbrug.

3. Gennemse tidsskala-delen af visningen for at se, hvordan arbejdet er fordelt over den valgte periode.

I mange ressourcevisninger, herunder visningen Ressourceforbrug, vises overallokerede ressourcer med rødt. En overallokering opstår, når en ressources maksimalt antal enheder er blevet overskredet i en periode. I ressourceark indeholder indikatorfeltet for overallokerede ressourcer også symbolet for ressourceudjævning, som angiver, at ressourcen skal udjævnes. Se efter symbolet, og gennemgå opgavetildelinger for at vurdere, om overallokeringen er acceptabel.

Antag f.eks., at to opgaver har en varighed på fire timer, og at de både starter og slutter på samme tidspunkt. Hvis du tildeler begge opgaver til Bob, er han teknisk set overallokeret, fordi han i løbet af de fire timer, de to opgaver varer, arbejder 200 procent. Men hvis udjævning er indstillet til dagsbasis, behøver Bob ikke at skulle udjævnes, fordi han set over hele dagen ikke overstiger sin samlede kapacitet på otte timers arbejde.

Du kan også få vist og redigere visningen Ressourceforbrug for at se alle ressourcetildelinger og deres procentdele af arbejdstildeling på en timeseddel. Denne visning viser alle opgaver efter ressource, samt i hvor stor grad disse ressourcer er tildelt til opgaver over tid.

1. På fanen Opgave eller Ressource skal du klikke på Ressourceforbrug i rullemenuen Vis.

2. På fanen Format skal du klikke på Tilføj detaljer.

3. På listen Tilgængelige felter skal du klikke på Procentvis tildeling og derefter klikke på Vis.

4. Gennemse tidsskala-delen af visningen. I rækken % allok. , som du lige har tilføjet, kan du se procentdelen af ressourcens samlede tilgængelige arbejdstid, der er tildelt opgaver i den valgte periode. Desuden viser tidsskalaen i visningen både ressourcens overallokerede arbejde og allokeringsprocenten med rødt, så du nøjagtigt kan udpege, hvornår ressourcen bliver overallokeret.

Gennemse tilgængelighed for virksomhedsressourcer ved hjælp af Project Online

Du kan finde over- eller underallokerede ressourcer enten i projektet eller på tværs af projekter ved at få adgang til Project Online og få vist et diagram og en tabel over ressourcetilgængelighed.

1. I Projektcenter i Project Online skal du klikke på Ressourcer i menuen i venstre side.

2. Vælg den ressource, hvis tilgængelighedsoplysninger du vil have vist, ved at markere afkrydsningsfeltet ud for ressourcens navn, og klik derefter på Kapacitetsplanlægning i sektionen Naviger på fanen Ressourcer.

   Hvis du vil markere sammenhængende ressourcer på listen, skal du holde Skift nede, mens du klikker på den første og den sidste ressource. Hvis du vil markere ikke-sammenhængende ressourcer, skal du holde Ctrl nede, mens du klikker på hver enkelt ressource.

3. Vælg en ressourcevisning i sektionen Visninger på fanen Tilgængelighed.

   • Vælg Tildelingsarbejde efter ressource, hvis du vil have vist tildelingsarbejde efter ressourcer først og derefter efter de projekter, som ressourcen optræder i.

   • Ressourceudnyttelse efter projekt, hvis du vil have vist tildelingsarbejde grupperet efter de projekter, som ressourcen optræder i.

   • Vælg Resterende tilgængelighed, hvis du vil have vist den tid, en ressource er tilgængelig for arbejde i en bestemt periode.

   • Vælg Ressourceudnyttelse, hvis du vil have vist mængden af arbejde, som ressourcen er tildelt.

4. Hvis du har markeret flere ressourcer på den forrige side, kan du bruge forklaringen i diagrammet til at vælge de ressourcer, du vil se i diagrammet.

   Tabellen Detaljer under diagrammet viser en tidsskala, der viser, hvor meget arbejde ressourcen er tildelt i den angivne periode.

Brug et diagram til at få vist individuelle arbejdsbelastninger

Visningen Ressourcediagram viser en liggende diagramvisning af en enkelt ressources arbejdsbelastning og tilgængelighed. Med denne visning kan du hurtigt finde ud af, om den valgte ressource er over- eller underallokeret i en bestemt tidsperiode. Du kan også se procentdelen af enheder, der er allokeret til opgaver sammen med ressourcens maksimalt antal enheder tilgængelighed.

1. På fanen Ressource skal du vælge visningen Ressourcediagram i sektionen Vis.

2. Efterse navnet på den første ressource i visningen Ressourcediagram ved at rulle til venstre eller højre i vinduet til venstre.

   Hvis ressourcens navn er angivet med rødt, er ressourcen overallokeret. Ressourcer, der vises med sort, er enten allokeret nøjagtigt i overensstemmelse med eller under deres fulde kapacitet.

3. Gennemgå det liggende søjlediagram for at se graden af over- eller underallokering.

   Blå søjler (som standard) angiver mængden af tildelt arbejde, som ligger på eller under ressourcens maksimale tilgængelighed i enheder og arbejdstid tilgængelighed for den pågældende periode. Røde søjler (som standard) angiver, at ressourcen er overallokeret, fordi ressourcen har overskredet sin maksimale tilgængelighed i enheder og arbejdstid for en given periode.

4. Gennemgå de højeste allokeringsprocenter, der forekommer i den viste tidsperiode – dvs. ressourcebehov for ressourcen i perioden.

   Ressourcebehov vises nederst i diagrammet.

5. Tryk på PGDN, eller brug rullepanelet eller piletasterne til at få vist søjlediagrammet for den næste ressource.

Toppen af siden

Få vist en liste over ressourcer, som er overallokeret

Du kan få vist en liste, som kun viser de ressourcer, der er overallokeret, i visningen Ressourceark eller visningen Ressourceforbrug og derefter filtrere på overallokerede ressourcer.

1. I sektionen Vis skal du klikke på Ressourceark eller Ressourceforbrug på rullelisten.

2. På fanen Vis skal du klikke på rullemenuen Filter i sektionen Data, og derefter skal du klikke på Overallokerede ressourcer.

3. Hvis du vil se hele listen over ressourcer igen, skal du klikke på rullemenuen Filter og derefter klikke på Intet filter.

Opgavevisninger kan også bruges til at vise overallokeringer, selvom de ikke viser overallokeringer med rødt, ligesom ressourcevisninger gør. Hvis du arbejder i en opgavevisning, kan du gennemgå hver opgave, der har overallokeringer af ressourcer, selvom en opgavevisning ikke viser dig, hvilke ressourcer (eller hvor mange), der er overallokeret.

I en hvilken som helst opgavevisning, f.eks. Gantt-diagram eller Netværksdiagram, skal du på fanen Ressource klikke på Næste overallokering i sektionen Niveau.

Gruppér ressourcer, som er overallokeret

Du kan gruppe ressourcer, der er overallokerede, i visningen Ressourceark eller Ressourceforbrug. Du kan også gruppere ressourcer efter deres ressourcebehov, som angiver deres maksimale procentvise allokering på opgaver i løbet af projektet. Ved at gennemgå overallokerede ressourcer ud fra omfanget af deres overallokeringer kan du nemmere fokusere på de mest overallokerede ressourcer først.

1. I sektionen Vis skal du klikke på Ressourceark eller Ressourceforbrug.

2. På fanen Vis skal du klikke på rullemenuen Gruppér efter og derefter klikke på Ny gruppe efter.

3. I feltet Feltnavn skal du vælge Overallokeret.

4. I feltet Rækkefølge skal du vælge Stigende eller Faldende.

   Hvis du klikker på Stigende, vises den gruppe af ressourcer, der ikke er overallokeret først, og gruppen af overallokerede ressourcer vises dernæst.

5. Hvis du vil oprette en indlejret gruppering af ressourcebehov, skal du klikke på feltet og derefter og klikke på Spidsbelastning.

6. Angiv et navn til grupperingen, og klik derefter på Anvend.

   Visningen er grupperet efter dine specifikationer. Enhver ressource, der har en tildeling, der når som helst overstiger 100 procent af ressourcebehovet i løbet af projektet, grupperes under Overallokeret: Ja. Hvis du angiver en indlejret gruppering af ressourcebehov, kan du have yderligere grupper under overskrifter som spidsbelastning: 200 %, Spidsbelastning: 300 % osv.

7. Hvis du vil have vist ressourcer angivet i deres oprindelige rækkefølge, skal du klikke på [Ingen gruppe] i feltet Gruppér efter .

Find ressourcer, som har ledig tid

Hvis du har ressourcer, der er overallokerede, kan du have brug for at identificere ressourcer i projektet, der har tilgængelig tid, så du kan fordele arbejdsmængden mere jævnt. Dette er også nyttigt, hvis der er flere ikke-tildelte opgaver, og du vil finde ud af, hvem der kan tage mere arbejde.

Ressourcetilgængelighed beregnes ud fra følgende formel:

Ressourcetilgængelighed = Ressourcekapacitet - (Oversigt over ressourcetildeling + Kalenderundtagelser)

Oversigten over ressourcetildeling er summen af alt arbejde, der udføres af ressourcen, og Kalenderundtagelser er undtagelserne i ressourcens basiskalender.

Hvis du vil finde ressourcer, der kan arbejde flere timer på en opgave, kan du få vist og redigere visningen Ressourceforbrug for at se mængden af tid (timer, dage eller uger), hvor en ressource er tilgængelig for yderligere tildelinger. Du kan også bruge denne visning til at omfordele arbejde fra overallokerede ressourcer til underallokerede ressourcer.

1. I sektionen Vis skal du klikke på Ressourceforbrug.

2. Markér feltet Resterende tilgængelighed i sektionen Detaljer på fanen Format.

3. I rækken Res. tilgæn. (resterende tilgængelighed) skal du gennemgå mængden af arbejde, der repræsenterer resterende tilgængelighed eller underallokering for hver periode.

Du kan også få vist og redigere visningen Ressourcediagram for at få vist et liggende søjlediagram over en enkelt ressources arbejdsbelastning, som kan hjælpe dig med at finde ud af, hvem der kan arbejde flere timer på en opgave. Du kan gennemgå oplysningerne om én underallokeret ressource ad gangen i visningen Ressourcediagram. Du kan se mængden tilgængelig arbejdstid efter periode.

1. I sektionen Vis skal du klikke på Ressourcediagram.

2. På fanen Format skal du klikke på rullemenuen Diagram og derefter vælge Arbejdets tilgængelighed.

3. Gennemgå mængden af tilgængeligt arbejde for den valgte ressource i det liggende søjlediagram. Rul gennem tidsskala for at se underallokeringer i forskellige tidsperioder.

4. Gennemse mængden af ledig tid for den valgte ressource nederst i diagram.

5. Tryk på PGDN for at gå til den næste ressource, der har ledig tid, eller brug rullepanelet eller piletasterne i venstre rude.

Toppen af siden