Introduktion til biblioteker

Hvis du blot ønsker at oprette eller arbejde med biblioteker og har brug for trinnene, er her nogle almindelige og nyttige opgaver, du kan udføre.

• Oprette, tilføje, få vist og omdøbe dokumentbiblioteker

• Video: Konfigurere lagring og deling af dokumenter i Microsoft 365

• Åbn SharePoint-filer i Stifinder

• Opret en mappe i et dokumentbibliotek

• Slet en fil, mappe eller et link fra et SharePoint-dokumentbibliotek

• Overføre, oprette eller slette filer i et bibliotek

• Opret en kolonne på en liste eller i et bibliotek

• Opret, rediger eller slet en visning af en liste eller et bibliotek

• Aktivér og konfigurer versionsstyring for en liste eller et bibliotek

• Angive en skabelon for et dokument‑ eller formularbibliotek

• Synkroniser filer med OneDrive i Windows

• Brug arbejdsprocesser med et bibliotek

• Angiv tilladelser og avancerede indstillinger for et bibliotek Om tilladelsesniveauer i SharePoint

• Arbejde med fotos i et billedbibliotek

• Konfigurere et aktivbibliotek til lagring af billed-, lyd- og videofiler

• Administrere lister og biblioteker med mange elementer

• Administrere store dokument- og postbiblioteker ved hjælp af metadata (se Introduktion til administrerede metadata)

Et marketingteam på Contoso opretter et teamwebsted, hvor de planlægger at administrere projekter og dokumenter. De vælger en webstedsejer til at administrere webstedet. Webstedsejeren får tilladelsesniveauet Fuld kontrol, når hun føjes til gruppen Ejere for webstedet. Hun deler webstedet og giver alle tilladelse til at bidrage til det. Teamet beslutter sig for at bruge biblioteket Dokumenter til at administrere pressemeddelelser, budgetfiler, kontrakter, forslag og andre teamdokumenter.

Ejeren af webstedet uploader vigtige dokumenter for at få teamet i gang med at bruge biblioteket som en central placering. Derefter slår hun versionsstyring til, så teamet har en historik over, hvordan filerne udvikler sig og kan gendanne en tidligere version, hvis det er nødvendigt. Ejeren af webstedet føjer også standardskabeloner til biblioteket til marketingrapporter, salgskontrakter, kampagneplaner og budgetregneark. Hver skabelon indeholder firmalogoet og et format, som alle har accepteret at bruge. Når medlemmer opretter en ny fil fra dokumentbiblioteket, kan de nemt vælge, hvilken skabelon de vil bruge.

Når teammedlemmer tilføjer filer og samarbejder om dokumenter, organiserer de biblioteket ved at tilføje kolonner og oprette visninger for at hjælpe dem med hurtigt at finde dokumenter. Webstedsejeren tilføjer f.eks. en "Projektnavn"-kolonne, så medlemmer kan filtrere eller sortere efter den pågældende kolonne. Andre teammedlemmer tilføjer offentlige visninger, der grupperer efter regnskabskvartal, og filtrerer efter kontrakter, der udløber inden for seks måneder. Hvert medlem opretter også personlige visninger for at hjælpe dem med at finde oplysninger hurtigt og fuldføre deres arbejde.

Efter megen diskussion på et personalemøde beslutter teamet sig for at indstille beskeder på biblioteksniveau til at rapportere opdateringer en gang om ugen. Hvert medlem kan beslutte, hvordan der skal konfigureres yderligere beskeder eller RSS-feeds på bestemte filer, hvis det er nødvendigt.

Teamet forpligter sig også til en vigtig "bedste praksis" i denne nye verden af samarbejde. Når medlemmer vil dele et dokument, modstår de fristelsen til at vedhæfte det til en mail og sender i stedet et link til dokumentet via mail. Det er nemt at sende et link via mail fra biblioteket og henviser personer til den nyeste version på teamwebstedet.

Et kritisk ansvar for dette team er at foreslå marketingkampagner for at styre salg og omsætning. Når teammedlemmer udvikler en ny kampagneplan, redigerer de dokumenter samtidigt og sporer underordnede versioner af filerne. Samtidig redigering gør det muligt for flere personer at redigere et dokument på samme tid, uden at du behøver at bekymre dig om at forene ændringer. Hvis de laver en fejl i én version af et dokument, kan de gendanne en tidligere version. Når de er færdige med kampagneplanen, kan de oprette en overordnet version og derefter sende den til godkendelse af deres juridiske afdeling og deres leder. Når filen er godkendt, kan andre medarbejdere i virksomheden få vist filen.

Ejeren af webstedet undersøger onlinedokumentationen og -kurserne og lærer at konfigurere en arbejdsproces, knytte den til biblioteket og automatisere processen med at indsamle feedback, indsamle signaturer og publicere det endelige dokument.

Efter tre måneders brug er biblioteket Dokumenter og webstedet blevet afgørende for marketingteamet og har bidraget til at forbedre deres produktivitet og synlighed i hele virksomheden. De kan ikke forestille sig at arbejde uden det og udforsker andre måder at bruge SharePoint-teknologier til at samarbejde bedre.

Her er nogle metoder til at arbejde med biblioteker og gøre dem mere nyttige for din gruppe (organiseret løst fra grundlæggende til mere avanceret):

Brug og opret visninger     Du kan bruge en visning til at se de filer i et bibliotek, der er vigtigst for dig, eller som passer bedst til et formål. Indholdet af biblioteket ændres ikke, men hver visning organiserer eller filtrerer filerne for at gøre dem nemmere at finde og gennemse på en meningsfuld måde. Du kan finde flere oplysninger om visninger under Opret, rediger eller slet en visning af en liste eller et bibliotek.

Holde styr på versioner     Hvis du vil bevare tidligere versioner af filer, kan biblioteker kan hjælpe dig med at registrere, gemme og gendanne filerne. Du kan vælge at holde styr på alle versioner på samme måde. Eller du kan vælge at angive nogle versioner som større, f.eks tilføje et nyt kapitel til en manual, og nogle versioner som mindre, f.eks. rette en stavefejl. For at administrere lagerplads kan du vælge antallet af hver type version, du vil gemme.

Du kan få mere at vide om versionsstyring under Aktivér og konfigurer versionsstyring for en liste eller et bibliotek.

Samtidig redigering eller udtjekning af filer     Når du redigerer et Microsoft Word- eller PowerPoint-dokument fra et bibliotek uden at tjekke det ud, kan andre redigere det på samme tid (det er samtidig redigering). Når du check ud en fil, sikrer du, at kun én person kan redigere filen, indtil den er tjekket ind. Du kan kræve, at dokumenter skal tjekkes ud i biblioteker, der indeholder følsomme dokumenter, eller når du nøje vil spore udviklingen af dokumenter. Men vær opmærksom på, at krav om udtjekning gør det umuligt for andre at redigere dokumenter samtidigt. Ved hjælp af udtjekning bliver brugerne bedt om at skrive en kommentar om, hvad de har ændret i dokumentet, men udtjekning vil også gøre redigerings- og korrekturprocesserne langsommere. Du kan få mere at vide under Dokumentsamarbejde og samtidig redigering eller Tjek ud, tjek ind eller slet ændringer i filer i et bibliotek.

Rediger filer fra skrivebordsprogrammer    Når du gemmer dokumenter på et SharePoint-websted, kan du oprette, redigere og udføre samtidig redigering af dokumenter direkte fra kompatible skrivebordsprogrammer, f.eks. Microsoft Word eller PowerPoint, uden at gå til webstedet. Du kan f.eks. redigere en PowerPoint-præsentation på samme tid, som andre redigerer den (også kaldet samtidig redigering). Du kan også administrere indtjekning og udtjekning direkte fra PowerPoint. Desuden kan du bruge OneDrive til arbejde eller skole eller Outlook til at tage biblioteksindhold offline, arbejde med dem fra en ekstern placering og derefter synkronisere ændringer uden problemer, når du igen er online.

Få besked om ændringer    Hvis du vil holde dig opdateret, når dokumenter i et bibliotek ændres, skal du konfigurere beskeder, abonnere på RSS-feeds eller følge dokumenter. Den væsentligste forskel mellem beskeder, RSS og følgende er, hvor du modtager meddelelserne. Både beskeder og RSS-feeds informerer dig om opdateringer, og begge giver dig mulighed for at tilpasse, hvor mange oplysninger du modtager. Du kan konfigurere beskeder eller RSS for at finde ud af, hvornår noget ændres i et bibliotek. Hvis du kun er interesseret i et bestemt dokument, kan du konfigurere en besked eller følge dokumentet. Beskeder kan modtages som mails eller sms'er. RSS-meddelelser leveres i et konsolideret feed, som du kan læse i Outlook eller en anden feedlæser. Hvis du følger et dokument, modtager du en meddelelse i din Newsfeed (hvis din organisation bruger Newsfeed). Du kan finde flere oplysninger om meddelelser under Opret en besked, eller abonner på et RSS-feed.

Kræve dokumentgodkendelse     Du kan kræve, at dokumenter skal godkendes, før alle kan se dem. Dokumenter forbliver i en afventende tilstand, indtil de godkendes eller afvises af en person, der har tilladelse til at gøre dette. Du kan styre, hvilke grupper af brugere, der kan få vist et dokument, før det godkendes. Denne funktion kan være nyttig, hvis biblioteket indeholder vigtige retningslinjer eller procedurer, som skal være endelige, før andre kan se dem.

Angiv tilladelser    SharePoint-grupper og tilladelsesniveauer hjælper dig med effektivt at administrere adgang til indhold. Som standard nedarves tilladelser for biblioteker, mapper i biblioteker og dokumenter fra webstedet. Hvis du tildeler separate tilladelser til et bestemt bibliotek eller dokument, kan det hjælpe dig med at beskytte følsomt indhold, f.eks. kontrakter eller budgetoplysninger, uden at begrænse adgangen til resten af webstedet. Du kan finde flere oplysninger om tilladelser i Om tilladelsesniveauer i SharePoint.

Oprette arbejdsprocesser     Et dokumentbibliotek eller en indholdstype kan bruge arbejdsprocesser, som din organisation har defineret til forretningsprocesser, f.eks. at administrere dokumentgodkendelse eller sagsbehandling. Din gruppe kan anvende forretningsprocesser på dens dokumenter, kaldet arbejdsprocesser, som angiver handlinger, der skal udføres i en rækkefølge, f.eks. godkendelse af dokumenter. En SharePoint-arbejdsproces er en automatiseret metode til at flytte dokumenter eller elementer gennem en række handlinger eller opgaver. Tre arbejdsprocesser er tilgængelige for biblioteker som standard: Godkendelse, som sender et dokument til en gruppe af personer til godkendelse; Indsaml Feedback, som sender et dokument til en gruppe af personer til feedback og returnerer dokumentet til den person, der har startet arbejdsprocessen som en samling, samt Indsamling af Signaturer, som sender et dokument til en gruppe af personer for at indsamle deres digitale signaturer.

Du kan finde flere oplysninger om arbejdsprocesser under Om de arbejdsprocesser, der følger med SharePoint.

Definere indholdstyper     Hvis din gruppe arbejder med flere typer filer, f.eks. regneark, præsentationer og dokumenter, kan du udvide dit biblioteks funktionalitet ved at aktivere og definere flere indholdstyper. Indholdstyper tilføjer fleksibilitet og ensartethed på tværs af flere biblioteker. Hver indholdstype kan angive en skabelon og endda arbejdsproces processer. Skabelonerne fungerer som et udgangspunkt for formatering og alle standard-sms-beskeder, og for egenskaber der gælder for dokumenter af den pågældende type, f.eks. afdelingsnavn eller kontraktnummer.

Revisionsregistrering    Hvis du har en gruppe af følsomme filer, og det ville være nyttigt at vide, hvordan dokumenterne blev brugt, kan du definere en politik, der gør det muligt at aktivere overvågningssporing af hændelser, f.eks. filændringer, kopier eller sletning.

Angiv politikker    Politikindstillinger aktiverer dokumentudløb, automatisk sletning eller periodisk gennemsyn (via en arbejdsproces) af dokumenter, der har nået en bestemt alder. Efterhånden som biblioteker udvikler sig, kan det spare tid og besvær at bruge disse dispositionsindstillinger i forhold til manuelt at rydde op i den fulde plads på harddisken eller for at undgå at nå kvotegrænserne.

Brug af et dokumentcenter    Du kan bruge et dokumentcenterwebsted, når du vil oprette, administrere og gemme et stort antal dokumenter. Et dokumentcenter er designet til at fungere som et centraliseret lager til administration af mange dokumenter. Funktioner, f.eks. metadata og trævisningsnavigation, indholdstyper og webdele, hjælper dig med at organisere og hente dokumenter. "Indholdsbehandlere" kan hurtigt konfigurere metadatabaseret navigation, så den fungerer godt for de fleste biblioteker uden eksplicit at oprette indekser. Eller indholdsbehandlere kan oprette indekser for at forbedre ydeevnen over et bredere udvalg af filtre og visninger. Du kan bruge et dokumentcenterwebsted som et oprettelsesmiljø (hvor brugerne tjekker filer ind og ud og opretter mappestrukturer for disse filer) eller som et indholdsarkiv (hvor brugerne kun får vist eller uploader dokumenter).

Den måde, du organiserer dine filer på i et bibliotek, afhænger af gruppens behov og af, hvordan du foretrækker at gemme og søge efter dine oplysninger. En vis planlægning kan hjælpe dig med at konfigurere den struktur, der fungerer bedst for din gruppe. Biblioteker har flere funktioner, der hjælper dig med at arbejde med flere filer i ét bibliotek. Flere biblioteker kan dog passe bedre til din gruppe.

Du kan organisere filer i et bibliotek på flere måder. Du kan tilføje kolonner, definere visninger og oprette mapper. Hver tilgang har sine egne fordele, og du kan kombinere hver tilgang sammen, så den passer til bibliotekets og dit teams unikke behov.

Nogle biblioteker oprettes for dig, når du opretter et nyt websted, f.eks. biblioteket Dokumenter på et teamwebsted. Du kan tilpasse disse biblioteker til dine formål, eller du kan oprette dine egne ekstra biblioteker. Hver type bibliotek har et bestemt formål, og nogle har forskellige funktionsmåder og funktioner.

Aktivbibliotek     Hvis du vil dele og administrere digitale medieaktiver, f.eks. billed-, lyd- og videofiler, skal du bruge et aktivbibliotek. Et aktivbibliotek gør det nemmere for brugerne at finde og genbruge digitale mediefiler, som andre allerede har oprettet, f.eks. logoer og virksomhedsbilleder. Et aktivbibliotek indeholder også indholdstyper med egenskaber og visninger til administration og browsing af medieaktiver, f.eks. miniaturer og metadatanøgleord. Du kan f.eks. administrere og gemme brandede billeder og indholdsfragmenter fra programmer, der kan genbruges, så de er tilgængelige i hele virksomheden og anvendes konsekvent.

Biblioteket Dashboards    Indeholder webdelssider, webdelssider med status Lister og PerformancePoint-installerede dashboards.

Bibliotek for dataforbindelser     Brug et dataforbindelsesbibliotek for at forenkle vedligeholdelsen og administrationen af dataforbindelser. Et dataforbindelsesbibliotek er et centralt sted til lagring af Office-dataforbindelsesfiler (ODC). Hver af disse filer (.odc) indeholder oplysninger om, hvordan du finder, logger på, forespørger og får adgang til en ekstern datakilde. Centralisering af ODC-filer i et dataforbindelsesbibliotek gør det også muligt at dele, administrere og søge i dataforbindelsesfiler inde fra et SharePoint-websted og er med til at sikre, at virksomhedsdata og -rapporter, især regneark, bevarer et ensartet sæt værdier og formelresultater som "én version af sandheden".

Dokumentbibliotek     Til mange filtyper, herunder dokumenter og regneark, skal du bruge et dokumentbibliotek. Du kan gemme andre typer filer i et dokumentbibliotek, selvom nogle filtyper er blokeret af sikkerhedsmæssige årsager. Når du arbejder med programmer, der ikke er blokeret, kan du oprette disse filer fra biblioteket. Dit marketingteam kan f.eks. have sit eget dokumentbibliotek til planlægning af materialer, pressemeddelelser og publikationer.

Formularbibliotek    Hvis du har brug for at administrere en gruppe XML-baserede forretningsformularer, skal du bruge et formularbibliotek. Din organisation kan f.eks. bruge et formularbibliotek til udgiftsrapporter. Konfiguration af et formularbibliotek kræver et XML-editor- eller XML-formulardesignprogram, f.eks. Microsoft InfoPath. Den formular, som personer udfylder, er blot en .xml fil, der indeholder de data (og kun dataene), der blev angivet i formularen, f.eks. udgiftsdatoen og beløbet. Alt andet, der udgør udgiftsrapporten, leveres af formularskabelonen. Når personer har udfyldt formularer, kan du flette formulardataene eller eksportere dem til analyse.

Billedbibliotek    Hvis du vil dele en samling af digitale billeder eller grafik, skal du bruge et billedbibliotek. Selvom billeder kan gemmes i andre typer SharePoint-biblioteker, har billedbiblioteker flere fordele. Fra et billedbibliotek kan du f.eks. få vist billeder i et slideshow, downloade billeder til computeren og redigere billeder med kompatible grafikprogrammer, f.eks. Microsoft Paint. Overvej at oprette et billedbibliotek, hvis du vil gemme billeder af teambegivenheder eller produktlanceringer. Du kan også linke til billeder i biblioteket fra et andet sted på webstedet, f.eks. fra wikier og blogs.

Postbibliotek     Hvis du vil bevare et centralt lager til lagring og administration af organisationens poster eller vigtige forretningsdokumenter, skal du bruge et postbibliotek. Din organisation kan f.eks. være nødt til at overholde regler for overholdelse af regler, der kræver en organiseret proces til administration af relevante dokumenter. Et datacenterwebsted kan indeholde en række postbiblioteker til lagring af forskellige typer poster. For hvert bibliotek kan du angive politikker, der bestemmer, hvilke poster der skal gemmes, hvordan dokumenterne skal distribueres og administreres, og hvor længe disse poster skal opbevares.

Rapportbibliotek     Brug et rapportbibliotek til at forenkle oprettelse, administration og levering af websider, dokumenter og KPI'er (Key Performance Indicators) for målepunkter og mål. Rapportbiblioteket er et centralt sted, hvor du kan oprette og gemme rapporter, f.eks. Excel-projektmapper og dashboardsider. Når du publicerer en Excel-projektmappe i et rapportbibliotek, aktiveres den med et enkelt klik for at åbne den i browservisning, hvilket er en nem måde at få vist projektmappen på uden at føje den til en webdelsside.

Biblioteket Procesdiagram (metriske og amerikanske enheder)    Hvis du vil gemme og dele dokumenter til diagramproces, f.eks. dem, der er oprettet med Microsoft Visio, skal du bruge et procesdiagrambibliotek. Bibliotekerne Metriske enheder og AMERIKANSKE enheder er skræddersyet til deres respektive mål.

Wikisidebibliotek    Hvis du vil oprette en samling af forbundne wikisider, skal du bruge et wikisidebibliotek. En wiki gør det muligt for flere personer at indsamle oplysninger i et format, der er nemt at oprette og redigere. Du kan også føje wikisider, der indeholder billeder, tabeller, links og interne links, til dit bibliotek. Hvis dit team f.eks. opretter et wikiwebsted til et projekt, kan webstedet gemme tip og tricks på en række sider, der forbinder til hinanden.