Organizace už roky spoléhají na distribuční skupiny, které komunikují a spolupracují se skupinami lidí ve společnosti i mimo ni. Teď ale Microsoft 365 Groups v Outlooku nabízejí výkonnější řešení pro spolupráci.
Tip: Pokud hledáte informace o používání outlookových skupin kontaktů a chcete poslat e-mail celému seznamu lidí, třeba skupině kamarádů, přečtěte si článek o Vytvoření skupiny kontaktů nebo distribučního seznamu v Outlooku na počítači PC.
Co jsou skupiny Microsoft 365 ?
Když v Outlooku nastavíte skupinuMicrosoft 365, můžete si vybrat skupinu lidí, se kterými chcete spolupracovat, a snadno nastavit kolekci prostředků, které budou tito lidé sdílet. Nemusíte si dělat starosti s manuálním přidělováním jednotlivých oprávnění ke všem zdrojům – když přidáte členy do skupiny, automaticky získají oprávnění používat všechny nástroje, které skupina poskytuje.
Mezi tyto další zdroje informací patří:
-
Sdílená doručená pošta – probíhá konverzace, které tradičně máte v distribučních seznamech. Tato sdílená doručená pošta je plně prohledávatelná, takže vytváří živý archiv zpráv skupiny. Nováčci ve skupině můžou hledat nebo procházet historii, aby rychle získali informace o tom, co bylo ve skupině publikováno dříve. Viz Skupinová konverzace v Outlooku.
Tip: Pokud uživatelé stále chtějí, aby se zprávy skupiny zobrazovaly v jejich osobní doručené poště jako u distribučního seznamu, stačí, když kliknou na tlačítko Členství na pásu karet v Outlooku.
-
Knihovna sdílených souborů – Vaše skupina má sharepointovou knihovnu souborů, do které můžou uživatelé ukládat dokumenty, sešity, prezentace, obrázky nebo jakýkoli jiný druh souborů, na kterých potřebují pracovat, sdílet je a spolupracovat na nich. Viz Sdílení souborů skupiny.
-
Sdílený kalendář – vaše skupina získá sdílený kalendář pro publikování událostí souvisejících se skupinou. Každý člen, který se přihlásil k odběru skupiny, je automaticky zván na události publikované v kalendáři, aby se tyto události mohly v případě potřeby zobrazit i v jeho osobních kalendářích. Viz Naplánování schůzky v kalendáři skupiny v Outlooku.
-
Sdílený poznámkový blok OneNotu – skupina má automaticky sdílený poznámkový blok OneNotu, ve kterém můžou členové skupiny shromažďovat informace a spolupracovat na nich. Mnoho skupin používá poznámkový blok k vytvoření živého wikiwebu s nejčastějšími dotazy a dalšími prostředky.
-
Přístup hostů – Externí kontakty jste mohli přidat do distribučních skupin dříve, ale dostali jenom e-mail. Se skupinami můžete hostům nabídnout přístup k e-mailovým konverzacím, souborům a dokonce i ke sdílenému poznámkovému bloku OneNotu. Viz Přístup hostů v Skupiny Microsoft 365.
-
Obsah je zjistitelný – Skupiny v Outlooku jsou ve výchozím nastavení veřejné, což znamená, že ostatní lidé ve vaší organizaci je můžou snadno vyhledat a připojit se k materiálům ve skupině nebo je zkontrolovat. Pokud je obsah skupiny citlivější, můžete skupinu přepnout na soukromou, která skryje obsah od nečlenů a vyžaduje, aby vlastník skupiny schválil všechny žádosti o připojení.
-
Samoobslužné vytváření – IT nemusí být zahlcené žádostmi uživatelů o vytvoření skupin. Uživatelé můžou podle potřeby vytvářet vlastní skupiny. Pokud chcete určit, kteří uživatelé ve vaší organizaci můžou vytvářet skupiny, přečtěte si téma: Správa uživatelů, kteří můžou vytvářet Skupiny Microsoft 365.
To je jen několik funkcí, díky kterým jsou skupiny výkonnějším řešením než distribuční skupiny.
Správa skupin
Microsoft 365 nabízí řadu užitečných nástrojů a funkcí pro snadnější správu a správu skupin. Další informace o každé z těchto výhod získáte kliknutím na následující nadpisy.
Udržování adresáře pod kontrolou je starostí každého správce. Tady je několik nástrojů, Microsoft 365 nabízí, aby vám to usnadnily:
-
Zásady pojmenování – zásady pojmenování umožňují definovat, jaké názvy jsou a nejsou přijatelné pro vaše skupiny. To uživatelům brání v poskytování vulgárních nebo zakázaných názvů skupinám. Kromě toho můžete vynutit standardní předpony nebo přípony společnosti k názvům skupin.
Dynamické členství – Dynamické členství umožňuje nastavit členství ve skupině podle pravidla, které přidá (nebo odebere) členy skupiny na základě metadat (například oddělení nebo role) ve službě Active Directory. Další informace o vytváření dynamického členství najdete v tématu Vytváření pokročilých pravidel pomocí atributů .
-
Skryté členství – Pokud chcete, aby členství vaší skupiny bylo důvěrné, například pokud jsou členy studenti, můžete členství skrýt před vnějšími stranami.
-
Oprávnění k vytváření – Ve vaší organizaci můžou být někteří lidé, kterým nechcete, aby mohli vytvářet nové skupiny. Existuje několik technik pro správu oprávnění k vytváření ve vašem adresáři. Viz Správa vytváření skupin Microsoft 365.
-
Protokoly auditu – Můžete mít větší jistotu a umožnit uživatelům vytvářet skupiny a spravovat členství ve skupinách, protože protokoly auditu Microsoft 365 Skupin umožňují sledovat, kdo vytvořil nebo odstranil konkrétní skupinu nebo provedl změny členství ve skupině. Viz Prohledávání protokolu auditu v Centru dodržování předpisů Microsoft 365 Security &.
Správa doručení poskytuje několik metod, jak zpracovat způsob odesílání nebo přijetí zpráv skupinou. Kromě toho existují nástroje pro monitorování toku těchto zpráv.
-
Odeslat jako nebo Odeslat jménem – Tato nastavení umožňují zadaným uživatelům posílat e-maily, jako by přišli ze skupiny nebo jsou jménem skupiny.
-
Omezení odesílatele – tato nastavení vám umožňují řídit, kdo smí posílat zprávy skupině. Skupinu je možné nakonfigurovat tak, aby povolovala e-maily od externích stran, ale můžete ji chtít omezit jenom na konkrétní externí strany.
-
Podpora externích uživatelů : Když pozvete hosty do skupiny, můžete je zahrnout do e-mailových konverzací ve skupině. Viz Přístup hostů v Skupiny Microsoft 365.
-
Pravidla přenosu – Pravidla přenosu fungují pro skupiny stejně jako u serveru Exchange. Pravidla můžou hledat zprávy, které splňují konkrétní podmínky, a pak s těmito zprávami provádět akce.
-
Popisy pošty – popisy pošty jsou informativní zprávy, které se uživatelům zobrazují při psaní zprávy. Můžou pomoct snížit počet oznámení o nedosažení zpráv tím, že uživatele upozorní, pokud je pravděpodobné, že jeho zpráva přejde na externí strany nebo překročí kvóty zpráv.
-
Více proxy adres – Skupina může mít aliasy stejně jako poštovní schránka uživatele. Další adresy proxy serveru můžou být užitečné pro příjem zpráv odesílaných na tyto jiné aliasy nebo pro snadnější spojení se skupinou, která má dlouhý nebo obtížně napsaný název. Viz Podpora více domén pro skupiny Microsoftu 365 – nápověda Správa
-
Maximální velikost odesílání a přijímání – tyto kvóty můžou pomoct snížit problémy s příjmem (nebo odesíláním) extrémně velkých zpráv skupiny, aby bylo možné lépe spravovat požadavky na úložiště a šířku pásma.
Microsoft 365 vám také poskytuje několik nástrojů pro správu typu obsahu, který se sdílí ve vaší skupině.
-
Pokyny k používání – budete moct definovat pokyny k používání pro Microsoft 365 skupiny, abyste uživatele seznámili s osvědčenými postupy, které pomáhají udržet jejich skupiny efektivní, a informovat je o zásadách interního obsahu.
-
Klasifikace dat – Pro skupiny Microsoft 365 budete moct vytvořit přizpůsobitelný systém klasifikace dat, který umožňuje oddělit skupiny podle typu zásad (např. "neklasifikované", "důvěrné podnikové" nebo "přísně tajné"). Tímto způsobem můžou vaše skupiny vystavovat zásady jiného obsahu ve vaší organizaci. Rozšiřitelné zásady umožňují vaší organizaci nakonfigurovat koncový bod, který se volá při každém vytvoření nebo změně skupiny. Pak můžete implementovat vlastní zásady pro vytvoření nebo změnu skupiny.
Správa změn
Uživatelům se změna někdy nelíbí, takže je důležité komunikovat se stávajícími členy distribučních seznamů, abyste jim dali vědět, co můžou očekávat. Tady jsou některé informace, které byste měli zahrnout do této zprávy, spolu s některými odpověďmi, které by pro vás mohly být užitečné:
Co jsou skupiny v Outlooku?
Microsoft 365 skupiny v Outlooku představují jedno řešení pro spolupráci pro týmy nebo skupiny, které chtějí mít místo pro sdílení diskuzí, souborů, kalendářů a poznámek jednotným způsobem, který se dá snadno najít. Asi nejlepší funkcí je, že doručená pošta pro skupinu udržuje historii diskuzí, což usnadňuje vyhledávání předchozích diskuzí.
Proč tuto změnu děláme?
Lidé často žádali o možnost prohledávat zprávy publikované v našem distribučním seznamu, aby našli informace, které byly probírané v minulosti. Upgrade distribučního seznamu na skupinu znamená, že se lidé nebudou muset stále dokola ptát na stejné otázky nebo odpovídat na ně.
Nová skupina bude také obsahovat kalendář pro události skupiny, knihovnu sdílených souborů a onenotový poznámkový blok, kde můžeme spolupracovat a shromažďovat informace pro budoucí použití.
Musím pro připojení k této skupině něco udělat, pokud jsem již členem distribučního seznamu byl?
Ne, pokud jste už byli členem distribučního seznamu, budete automaticky členem nové skupiny.
Návody přístup k nové skupině v Outlooku? A co Outlook na webu?
Pokud chcete získat přístup k nové skupině v Outlooku, stačí přejít do kategorie Skupiny v dolní části navigačního podokna na levé straně. Pokud tuto skupinu často používáte, zvažte možnost připnout ji jako oblíbenou tak, že na ni kliknete pravým tlačítkem a zvolíte Zobrazit jako oblíbenou.
Kromě toho jsou na každé mobilní platformě (iOS, Android atd.) k dispozici bezplatní mobilní klienti pro Microsoft 365 Skupiny, abyste ke skupině měli snadný přístup i na cestách.
Pořád nemůžu jenom poslat e-mail
Ano, samozřejmě. Stejný e-mailový alias, který jste použili pro distribuční seznam, bude pro skupinu v Outlooku fungovat stejně.
Další možnosti
Nezapomeňte jim říct, kdy k této změně dochází, a na koho se mají obrátit, pokud mají další otázky.
Migrace distribučních seznamů
Jste připravení upgradovat distribuční seznam na skupinu? Přečtěte si téma Migrace distribučních seznamů do skupin Microsoftu 365 – Správa nápověda.
Které distribuční seznamy nejde upgradovat na skupiny Microsoftu 365?
Do skupin Microsoftu 365 můžete upgradovat jenom jednoduché vnořené distribuční seznamy spravované v cloudu. Viz Nejde upgradovat distribuční seznamy na skupiny Microsoftu 365 – Exchange | Microsoft Learn
Co dál?
Po upgradu distribuční skupiny na skupinuMicrosoft 365 můžete provést několik následných úloh, abyste zajistili hladký průběh.
-
Vyřiďte své uživatele – přihlaste se s nimi okamžitě po dokončení upgradu a pak znovu o několik dní později. Když ukážete, že posloucháte a reagujete na všechny otázky, které by mohly mít, bude to velký krok k tomu, aby byli šťastní a spokojení s danou změnou.
-
Monitorování sestav zapojení – portál Microsoft 365 Správa obsahuje několik dobrých sestav, které vám můžou ukázat, kolik uživatelů skupinu používá, jak často a jaké funkce používají. Tyto sestavy vám můžou pomoct s návrhem následného sledování a školení uživatelů a také zvýraznit, kde uživatelé získávají z nové skupiny největší hodnotu. Viz Sestavy aktivit v Centrum pro správu Microsoftu 365.
-
Podělte se o své zkušenosti – dejte ostatním týmům ve vaší společnosti vědět, že jste upgradovali svoji distribuční skupinu a jaké kroky jste podnikli, aby byla úspěšná. Sdílení těchto informací může ostatním týmům pomoct sledovat váš příklad a úspěšně upgradovat.
Viz také
Máte dotazy k Microsoft 365 Groups?
Navštivte technickou komunitu Skupiny Microsoft 365.
Pozorně vám nasloucháme
Tento článek byl naposledy aktualizován 16. října 2020 na základě vaší zpětné vazby. Pokud jste zjistili, že vás to vede k užitečným informacím, a zejména pokud ne, klikněte na ovládací prvky zpětné vazby níže a napište nám nějaké konstruktivní komentáře, abychom je mohli dál vylepšovat. Děkujeme!
