Úvod do knihoven

Pokud jen chcete vytvářet knihovny nebo pracovat s knihovnami a potřebujete informace s postupy, tady jsou běžné a užitečné úkoly, které můžete dělat.

• Vytvoření, přidání, zobrazení a přejmenování knihoven dokumentů

• Video: Nastavení ukládání a sdílení dokumentů v Microsoftu 365

• Otevření sharepointových souborů v Průzkumník souborů

• Vytvoření složky v knihovně dokumentů

• Odstranění souboru, složky nebo odkazu z knihovny dokumentů SharePointu

• Odesílání, vytváření nebo odstraňování souborů v knihovně

• Vytvoření sloupce v seznamu nebo knihovně

• Vytvoření, změna nebo odstranění zobrazení seznamu nebo knihovny

• Povolení a konfigurace správy verzí pro seznam nebo knihovnu

• Nastavení šablony souboru pro knihovnu dokumentů nebo formulářů

• Synchronizace souborů pomocí OneDrivu ve Windows

• Použití pracovních postupů s knihovnou

• Nastavení oprávnění a upřesňujících nastavení v knihovně Principy úrovní oprávnění v SharePointu

• Práce s fotografiemi v knihovně obrázků

• Nastavení knihovny materiálů pro ukládání obrázků, zvukových souborů nebo videosouborů

• Správa seznamů a knihoven s velkým počtem položek

• Správa rozsáhlých knihoven dokumentů a záznamů pomocí metadat (viz Úvod ke spravovaným metadatům)

Marketingový tým ve společnosti Contoso vytvoří týmový web, na kterém plánuje spravovat projekty a dokumenty. Vyberou vlastníka webu pro správu webu. Vlastník webu získá úroveň oprávnění Úplné řízení, když je přidán do skupiny Vlastníci webu. Sdílí web a dává všem oprávnění přispívat na něj. Tým se rozhodne používat knihovnu Dokumenty ke správě tiskových zpráv, souborů rozpočtu, smluv, návrhů a dalších týmových dokumentů.

Vlastník webu nahraje důležité dokumenty, aby tým začal používat knihovnu jako centrální umístění. Pak zapne správu verzí, aby tým získal historii vývoje souborů a v případě potřeby mohl obnovit předchozí verzi. Vlastník webu také přidá do knihovny standardní šablony pro marketingové sestavy, prodejní smlouvy, plány kampaní a rozpočtové listy. Každá šablona obsahuje logo společnosti a formát, který všichni souhlasili s použitím. Když členové vytvoří nový soubor z knihovny dokumentů, můžou snadno vybrat šablonu, kterou chtějí použít.

Když členové týmu přidávají soubory a spolupracují na dokumentech, uspořádají knihovnu přidáváním sloupců a vytvářením zobrazení, aby mohli rychle najít dokumenty. Vlastník webu například přidá sloupec Název projektu, aby členové mohli filtrovat nebo řadit podle tohoto sloupce. Ostatní členové týmu přidávají veřejná zobrazení, která seskupují podle fiskálních čtvrtletí, a filtrují smlouvy, jejichž platnost vyprší do šesti měsíců. Každý člen také vytváří osobní zobrazení, která jim pomůžou rychle najít informace a dokončit svou práci.

Po velké diskuzi na schůzce pedagogů se tým rozhodne nastavit upozornění na úrovni knihovny a hlásit aktualizace jednou týdně. Každý člen se může rozhodnout, jak podle potřeby nastavit další upozornění nebo informační kanály RSS pro konkrétní soubory.

Tým se také zavazuje k důležitému "osvědčenému postupu" v tomto novém světě spolupráce. Když chtějí členové dokument sdílet, odolají pokušení připojit ho k e-mailové zprávě a místo toho poslat e-mail s odkazem na dokument. Odeslání odkazu e-mailem z knihovny je snadné a odkazuje lidi na nejnovější verzi na týmovém webu.

Klíčovou odpovědností tohoto týmu je navrhování marketingových kampaní, které mají podpořit prodeje a výnosy. Když členové týmu vytvoří nový plán kampaně, spoluvytvářejí dokumenty a sledují podverze souborů. Spoluvytváření umožňuje více lidem upravovat dokument najednou, aniž by se museli starat o odsouhlasení změn. Pokud upustí chybu v jedné verzi dokumentu, může obnovit předchozí verzi. Po dokončení plánu kampaně můžou vytvořit hlavní verzi a pak ji odeslat ke schválení právnímu oddělení a vedoucímu. Po schválení souboru ho můžou zobrazit ostatní zaměstnanci společnosti.

Vlastník webu prozkoumá online dokumentaci a školení a dozví se, jak nastavit pracovní postup, přidružit ho ke knihovně a automatizovat proces shromažďování zpětné vazby, shromažďování podpisů a publikování konečného dokumentu.

Po třech měsících používání se knihovna Dokumentů a web staly pro marketingový tým zásadní a pomohly zlepšit jejich produktivitu a viditelnost v celém podniku. Nedokážou si představit, že by bez ní mohli pracovat, a zkoumají další způsoby, jak používat technologie SharePointu k lepší spolupráci.

Tady je několik způsobů, jak pracovat s knihovnami, aby byly užitečnější pro vaši skupinu (uspořádané volně od základních po pokročilejší):

Použití a vytváření zobrazení     Pomocí Zobrazení můžete zobrazit soubory v knihovně, které jsou pro vás nejdůležitější nebo které nejlépe vyhovují danému účelu. Obsah knihovny se nemění, ale každé zobrazení soubory uspořádá nebo filtruje, aby bylo snazší je najít a smysluplně procházet. Další informace o zobrazeních najdete v tématu Vytvoření, změna nebo odstranění zobrazení seznamu nebo knihovny.

Sledování verzí     Pokud potřebujete zachovat předchozí verze souborů, knihovny vám můžou pomoct soubory sledovat, ukládat a obnovovat. Můžete se rozhodnout sledovat všechny verze stejným způsobem. Nebo můžete některé verze označit jako hlavní, například přidat novou kapitolu do příručky a některé verze jako podverze, například opravit pravopisnou chybu. Pokud chcete usnadnit správu prostoru úložiště, můžete volitelně zvolit počet jednotlivých typů verzí, které chcete uložit.

Další informace o správě verzí najdete v tématu Povolení a konfigurace správy verzí pro seznam nebo knihovnu.

Spoluvytáření souborů nebo jejich rezervace     Když upravujete dokument Microsoft Word nebo PowerPointu z knihovny, aniž byste si ho prohlíželi, můžou ho současně upravovat jiní uživatelé (to je spoluvytváření). Když soubor Rezervace, zajistíte, že ho může upravovat jenom jedna osoba, dokud nebude vrácený se změnami. Můžete požadovat, aby dokumenty byly rezervovány v knihovnách, které obsahují citlivé dokumenty, nebo pokud chcete pečlivě sledovat vývoj dokumentů. Mějte ale na paměti, že vyžadování rezervace znemožní uživatelům spoluvytvářet dokumenty. Při rezervování se uživatelům zobrazí výzva, aby napsali komentář k tomu, co v dokumentu změnili, ale rezervace také zpomalí procesy úprav a revizí. Další informace najdete v tématech Spolupráce na dokumentech a spoluvytváření nebo Rezervace, vracení se změnami nebo zahození změn souborů v knihovně.

Úprava souborů z desktopových programů    Při ukládání dokumentů na sharepointovém webu můžete vytvářet, upravovat a spoluvytvářet dokumenty přímo z kompatibilních desktopových programů, jako je Microsoft Word nebo PowerPoint, aniž byste museli na web přejít. Powerpointovou prezentaci můžete například upravovat současně s tím, jak ji upravují jiní uživatelé (označuje se také jako spoluvytváření). Vracení se změnami a rezervace můžete spravovat také přímo z PowerPointu. Kromě toho můžete pomocí Používání OneDrivu v práci nebo ve škole nebo Outlooku převést obsah knihovny do režimu offline, pracovat s nimi ze vzdáleného umístění a pak hladce synchronizovat změny, když se vrátíte do režimu online.

Mějte přehled o změnách    Pokud chcete zůstat v aktualizovaném stavu, když se změní dokumenty v knihovně, nastavte upozornění, přihlaste se k odběru informačních kanálů RSS nebo sledujte dokumenty. Hlavní rozdíl mezi upozorněními, informačním kanálem RSS a následujícími informacemi spočívá v tom, kde oznámení dostáváte. Výstrahy i informační kanály RSS vás informují o aktualizacích a umožňují přizpůsobit množství informací, které obdržíte. Pokud chcete zjistit, kdy se v knihovně něco změní, můžete nastavit upozornění nebo rss. Pokud vám záleží jenom na konkrétním dokumentu, nastavte upozornění nebo postupujte podle dokumentu. Upozornění můžou dorazit jako e-maily nebo textové zprávy. Oznámení RSS přicházejí v konsolidovaném informačním kanálu, který si můžete přečíst v Outlooku nebo jiné čtečce informačních kanálů. Pokud sledujete dokument, obdržíte oznámení v informačním kanálu (pokud vaše organizace používá Informační kanál). Další informace o oznámeních najdete v tématu Vytvoření upozornění nebo přihlášení k odběru informačního kanálu RSS.

Vyžadovat schválení dokumentu     Dokumenty můžete vyžadovat, aby byly schválené, aby je všichni viděli. Dokumenty zůstávají v čekajícím stavu, dokud je neschválili nebo neodmítli někdo, kdo k tomu má oprávnění. Můžete určit, které skupiny uživatelů můžou dokument zobrazit před jeho schválením. Tato funkce může být užitečná, pokud vaše knihovna obsahuje důležité pokyny nebo postupy, které je potřeba dokončit, než je ostatní uvidí.

Nastavení oprávnění    Skupiny a úrovně oprávnění SharePointu pomáhají efektivně spravovat přístup k obsahu. Ve výchozím nastavení se oprávnění ke knihovnám, složkám v knihovnách a dokumentům dědí z webu. Přiřazení jedinečných oprávnění ke konkrétní knihovně nebo dokumentu vám pomůže chránit citlivý obsah, jako jsou smlouvy nebo informace o rozpočtu, aniž by se omezil přístup ke zbytku webu. Další informace o oprávněních najdete v tématu Principy úrovní oprávnění v SharePointu.

Vytváření pracovních postupů     Knihovna dokumentů nebo typ obsahu může používat pracovní postupy, které vaše organizace definovala pro obchodní procesy, jako je například správa schvalování nebo revize dokumentů. Vaše skupina může na své dokumenty, označované jako pracovní postupy, použít obchodní procesy, které určují akce, které je potřeba provést v posloupnosti, například schvalování dokumentů. Pracovní postup SharePointu je automatizovaný způsob přesouvání dokumentů nebo položek prostřednictvím posloupnosti akcí nebo úkolů. Ve výchozím nastavení jsou pro knihovny k dispozici tři pracovní postupy: Schválení, které směruje dokument ke schválení skupině osob; Shromáždit zpětnou vazbu, která směruje dokument skupině lidí pro zpětnou vazbu a vrátí dokument osobě, která pracovní postup iniciovala, jako kompilaci. a Shromáždit podpisy, které směrují dokument skupině lidí, aby shromáždila jejich digitální podpisy.

Další informace o pracovních postupech najdete v tématu Informace o pracovních postupech, které jsou součástí SharePointu.

Definování typů obsahu     Pokud vaše skupina pracuje s několika typy souborů, jako jsou listy, prezentace a dokumenty, můžete rozšířit funkce knihovny povolením a definováním více typů obsahu. Typy obsahu přidávají flexibilitu a konzistenci napříč několika knihovnami. Každý typ obsahu může určit šablonu a dokonce i Pracovní postup procesy. Šablony slouží jako výchozí bod pro formátování a jakýkoliv často používaný text a pro vlastnosti, které se vztahují k dokumentům tohoto typu, jako je název oddělení nebo číslo smlouvy.

Sledování auditu    Pokud máte skupinu citlivých souborů a bylo by užitečné vědět, jak se dokumenty používaly, můžete definovat zásady, které vám umožní auditovat sledování událostí, jako jsou změny souborů, kopie nebo odstranění.

Nastavení zásad    Nastavení zásad umožňuje vypršení platnosti dokumentu, automatické odstraňování nebo pravidelnou kontrolu (prostřednictvím pracovního postupu) dokumentů, které dosáhly zadaného stáří. S tím, jak se knihovny vyvíjejí, může používání těchto nastavení dispozic ušetřit čas a úsilí při pokusu o ruční vyčištění místa na pevném disku, který je zaplněný, nebo se vyhnout dosažení maximálních kvót.

Použití webu Centrum dokumentů    Web Centrum dokumentů můžete využít v případě, že potřebujete vytvářet, spravovat a ukládat velké množství dokumentů. Centrum dokumentů je navržené tak, aby sloužilo jako centralizované úložiště pro správu mnoha dokumentů. Funkce, jako jsou metadata a navigace v zobrazení stromové struktury, typy obsahu a webové části, vám pomůžou uspořádat a načíst dokumenty. Správci obsahu můžou rychle nakonfigurovat navigaci řízenou metadaty tak, aby fungovala dobře pro většinu knihoven bez explicitního vytváření indexů. Nebo správci obsahu můžou vytvářet indexy, které zvýší výkon v širším rozsahu filtrů a zobrazení. Web Centrum dokumentů můžete použít jako prostředí pro vytváření obsahu (kde uživatelé soubory se změnami a vyřazení a vytváření složek pro tyto soubory) nebo jako archiv obsahu (kde uživatelé jenom zobrazují nebo nahrávají dokumenty).

Způsob uspořádání souborů v knihovně závisí na potřebách vaší skupiny a na tom, jak dáváte přednost ukládání a vyhledávání informací. Plánování vám může pomoct nastavit strukturu, která nejlépe vyhovuje vaší skupině. Knihovny mají několik funkcí, které vám pomůžou pracovat s více soubory v jedné knihovně. Více knihoven ale může vaší skupině lépe vyhovovat.

Soubory v knihovně můžete uspořádat několika způsoby. Můžete přidávat sloupce, definovat zobrazení a vytvářet složky. Každý přístup má své vlastní výhody a každý přístup můžete kombinovat tak, aby vyhovoval jedinečným potřebám vaší knihovny a vašeho týmu.

Některé knihovny se vytvoří za vás, když vytvoříte nový web, například knihovna Dokumenty na týmovém webu. Tyto knihovny si můžete přizpůsobit pro své účely nebo můžete vytvořit vlastní další knihovny. Každý typ knihovny má určitý účel a některé mají jinou sadu chování a funkcí.

Knihovna materiálů     Pokud chcete sdílet a spravovat prostředky digitálních médií, jako jsou obrázky, zvukové soubory a videosoubory, použijte knihovnu materiálů. Knihovna materiálů usnadňuje uživatelům vyhledávání a opakované použití digitálních mediálních souborů, které už vytvořili jiní uživatelé, jako jsou loga a firemní obrázky. Knihovna prostředků také poskytuje typy obsahu s vlastnostmi a zobrazeními pro správu a procházení mediálních prostředků, jako jsou miniatury a klíčová slova metadat. Můžete například chtít spravovat a ukládat značkové obrázky a opakovaně použitelné fragmenty obsahu z aplikací, aby byly dostupné v celém podniku a byly konzistentně používány.

Knihovna řídicích panelů    Obsahuje stránky webových částí, stránky webových částí s Seznamy stavu a nasazené řídicí panely PerformancePointu.

Knihovna datových připojení     Pokud chcete zjednodušit údržbu a správu datových připojení, použijte knihovnu datových připojení. Knihovna datových připojení je centralizované místo pro ukládání souborů odc (Office Data Connection). Každý z těchto souborů (.odc) obsahuje informace o tom, jak vyhledat externí zdroj dat, přihlásit se k ho, dotazovat se na ho a přistupovat k ho. Centralizace souborů ODC v knihovně datových připojení také umožňuje sdílet, spravovat a vyhledávat soubory datových připojení z webu služby SharePoint a pomáhá zajistit, aby obchodní data a sestavy, zejména tabulky, udržovaly konzistentní sadu hodnot a výsledků vzorců jako "jednu verzi pravdy".

Knihovna dokumentů     Pro mnoho typů souborů, včetně dokumentů a tabulek, použijte knihovnu dokumentů. Do knihovny dokumentů můžete ukládat jiné typy souborů, i když některé typy souborů jsou z bezpečnostních důvodů blokované. Při práci s programy, které nejsou blokované, můžete tyto soubory vytvořit z knihovny. Váš marketingový tým může mít například vlastní knihovnu dokumentů pro materiály pro plánování, tiskové zprávy a publikace.

Knihovna formulářů    Pokud potřebujete spravovat skupinu obchodních formulářů založených na jazyce XML, použijte knihovnu formulářů. Vaše organizace může například chtít použít knihovnu formulářů pro vyúčtování výdajů. Nastavení knihovny formulářů vyžaduje editor XML nebo program pro návrh formulářů XML, například Microsoft InfoPath. Formulář, který lidé vyplňují, je jenom .xml soubor, který obsahuje data (a jenom data), která byla do formuláře zadána, například datum výdajů a částka. Všechno ostatní, co tvoří vyúčtování výdajů, poskytuje šablona formuláře. Jakmile lidé vyplní formuláře, můžete data formuláře sloučit nebo je exportovat pro analýzu.

Knihovna obrázků:    Pokud chcete sdílet kolekci digitálních obrázků nebo grafiky, použijte knihovnu obrázků. I když se obrázky dají ukládat v jiných typech sharepointových knihoven, mají knihovny obrázků několik výhod. Z knihovny obrázků můžete například prohlížet obrázky v prezentaci, stahovat obrázky do počítače a upravovat obrázky pomocí kompatibilních grafických programů, jako je například Microsoft Malování. Pokud chcete ukládat obrázky týmových událostí nebo uvedení produktů na trh, zvažte vytvoření knihovny obrázků. Můžete také odkazovat na obrázky v knihovně odjinud na webu, například z wikiwebů a blogů.

Knihovna záznamů     Pokud chcete uchovávat centrální úložiště pro ukládání a správu záznamů organizace nebo důležitých obchodních dokumentů, použijte knihovnu záznamů. Vaše organizace může například potřebovat dodržovat předpisy o dodržování předpisů, které vyžadují uspořádaný proces pro správu příslušných dokumentů. Web Centra záznamů může obsahovat řadu knihoven záznamů pro ukládání různých typů záznamů. Pro každou knihovnu můžete nastavit zásady, které určují, jaké záznamy se mají ukládat, jak se mají dokumenty směrovat a spravovat a jak dlouho se musí tyto záznamy uchovávat.

Knihovna sestav     Pokud chcete zjednodušit vytváření, správu a doručování webových stránek, dokumentů a klíčových ukazatelů výkonu (KPI) metrik a cílů, použijte knihovnu sestav. Knihovna sestav je centrálním místem, kam můžete vytvářet a ukládat sestavy, jako jsou excelové sešity a stránky řídicího panelu. Když publikujete excelový sešit do knihovny sestav, je možné ho otevřít v zobrazení prohlížeče jedním kliknutím, což je pohodlný způsob, jak sešit zobrazit, aniž byste ho museli přidat na stránku webových částí.

Knihovna procesních diagramů (metrické a americké jednotky)    Pokud chcete ukládat a sdílet procesní dokumenty diagramu, například dokumenty vytvořené v Microsoft Visiu, použijte knihovnu diagramů procesů. Knihovny Metric a US Units jsou přizpůsobené příslušným měřením.

Knihovna stránek wikiwebu    Pokud chcete vytvořit kolekci propojených stránek wikiwebu, použijte knihovnu stránek wikiwebu. Wikiweb umožňuje více lidem shromažďovat informace ve formátu, který se dá snadno vytvořit a upravit. Do knihovny můžete také přidat stránky wikiwebu, které obsahují obrázky, tabulky, hypertextové odkazy a interní odkazy. Pokud například váš tým vytvoří wikiweb pro projekt, může web ukládat tipy a triky do řady stránek, které se vzájemně propojují.