В продължение на години организациите разчитат на групите за разпространение, за да комуникират и да си сътрудничат с групи от хора във и извън фирмата. Сега обаче Microsoft 365 групите в Outlook предлагат по-мощно решение за сътрудничество.
Съвет: Ако търсите информация за използването на групи с контакти на Outlook, за да изпратите имейл до списък с хора, като например група приятели, вижте Създаване на група с контакти или списък за разпространение в Outlook за PC.
Какво представляват групите Microsoft 365 ?
Когато настройвате група наMicrosoft 365 в Outlook, можете да изберете набор от хора, с които искате да си сътрудничите, и лесно да настроите колекция от ресурси за споделяне от тези хора. Не е необходимо да се безпокоите за ръчното разрешаване на всички тези ресурси, защото добавянето на членове към групата автоматично им дава необходимите разрешения за инструментите, които вашата група предоставя.
Тези допълнителни ресурси включват:
-
Споделена папка "Входящи" – къде се провеждат разговорите, които традиционно провеждате във вашите списъци за разпространение. В тази споделена папка "Входящи" може да се извършва пълно търсене, така че да се създаде жив архив на съобщенията на групата. Новодошлите в групата могат да търсят или да превъртат назад в хронологията, за да навлеят бързо какво е публикувано в групата по-рано. Вижте: Разговор на групата в Outlook.
Съвет: Ако вашите потребители все още искат съобщенията на групата да се показват в личната си папка "Входящи", както са направили и със списъка за разпространение, всичко, което трябва да направят, е да се абонират за групата, като щракнат върху бутона Членство на лентата в Outlook.
-
Библиотека със споделени файлове – вашата група има библиотека с файлове на SharePoint, където вашите потребители могат да съхраняват, споделят и работят съвместно по документи, работни книги, презентации, изображения или друг вид файл, по който трябва да работят. Вижте: Споделяне на файлове на група.
-
Споделен календар – вашата група получава споделен календар, за да публикува събития, свързани с групата. Всеки член, който се е абонирал за групата, автоматично се поканва на събития, публикувани в календара, така че тези събития да могат да се показват и в личните си календари, ако желаят. Вижте: Планиране на събрание в календар на група в Outlook.
-
Споделен бележник на OneNote – групата автоматично има споделен бележник на OneNote, където членовете на групата могат да събират и да си сътрудничат по информация. Много групи използват бележника, за да създадат жива wiki връзка с често задавани въпроси и други ресурси.
-
Достъп за гости – можете да добавяте външни контакти към групите за разпространение преди, но всичко, което са получили, е имейл. С групите можете да предлагате достъп на гостите до имейл разговори, файлове и дори споделения бележник на OneNote. Вижте: Достъп на гости в Групи на Microsoft 365.
-
Съдържанието е откриваемо – групите в Outlook са публични по подразбиране, което означава, че за другите хора във вашата организация е лесно да откриват и да се присъединяват към или да преглеждат материалите в групата. Ако съдържанието на групата е по-поверително, можете да превключите групата към лична, което скрива съдържанието от тези, които не са членове, и изисква собственикът на групата да одобри искания за присъединяване.
-
Самостоятелно създаване – не е необходимо ИТ да се прегръща от искания от потребителите за създаване на групи. Потребителите могат да създават свои собствени групи, ако е необходимо. Ако искате да контролирате кои потребители във вашата организация могат да създават групи, вижте: Управление кой може да създава Групи на Microsoft 365.
Това са само някои от функциите, които правят групите по-мощни решения от групите за разпространение.
Администриране на вашите групи
Microsoft 365 предлага редица полезни инструменти и възможности за по-лесно управление и администриране на вашите групи. За повече информация за всяка от тези ползи щракнете върху заглавията по-долу.
Поддържането на вашия справочен указател под контрол е опасение за всеки администратор. Ето някои от инструментите, които Microsoft 365 предлага, за да улеснят това:
-
Правила за наименуване – правилата за наименуване ви позволяват да определяте какво представляват, а не приемливите имена за вашите групи. Това не позволява на потребителите да дават ругатни или забранени имена на групи. Освен това можете да наложите стандартни фирмени префикси или суфикси към имената на групите.
Динамично членство – динамичното членство ви позволява да зададете членството в групата по правило, което добавя (или премахва) членове на групата въз основа на метаданни (например отдел или роля) във вашия active Directory. Вижте Използване на атрибути за създаване на разширени правила за повече информация относно създаването на динамично членство.
-
Скрито членство – ако имате причина да искате членството във вашата група да бъде поверително, например ако членовете са ученици, можете да скриете членството от външни лица.
-
Разрешения за създаване – възможно е някои хора във вашата организация да не искате да могат да създават нови групи. Има няколко техники за управление на разрешенията за създаване във вашия справочен указател. Вижте Управление на създаването на групи на Microsoft 365.
-
Регистрационни файлове за проверка – можете да имате по-голямо доверие, което позволява на потребителите да създават групи и да управляват членството в групи, тъй като регистрационните файлове за проверка на Microsoft 365 групи ви позволяват да проследите кой е създал или изтрил определена група или е направил промени в членството в групата. Вижте: Търсене в регистрационния файл за проверка в центъра за съответствие на & за защита на Microsoft 365.
Управлението на доставяне ви дава някои методи за обработка на начина, по който съобщенията трябва да бъдат изпратени или получени от групата. Освен това има инструменти за наблюдение на потока на тези съобщения.
-
Изпращане като или Изпращане от името на – тези настройки позволяват на определени потребители да изпращат имейли, все едно идват от групата, или са от името на групата.
-
Ограничения за подателя – тези настройки ви позволяват да контролирате кой може да изпраща съобщения до групата. Групата може да бъде конфигурирана да разрешава имейли от външни лица, но може да искате да ограничите това само до определени външни лица.
-
Поддръжка на външни потребители – като поканите гости във вашата група, можете да изберете те да бъдат включени в имейл разговорите в групата. Вижте: Достъп на гости в Групи на Microsoft 365.
-
Транспортни правила – транспортните правила работят за групите точно както за вашия сървър на Exchange. Правилата могат да търсят съобщения, които отговарят на определени условия, и след това да предприемат действия за тези съобщения.
-
Имейл съвети – имейл съветите са информативни съобщения, показвани на потребителите, докато съставят съобщение. Те могат да помогнат за намаляване на съобщенията за недостояние, като предупреждават потребителя, ако е вероятно неговото съобщение да отиде на външни лица или да надхвърли квотите за съобщения.
-
Няколко прокси адреса – една група може да има псевдоними точно както при пощенската кутия на потребителя. Допълнителните адреси на прокси сървъри могат да бъдат удобни за приемане на съобщения, изпратени до тези други псевдоними, или за по-лесно достигане до група, която има дълго или трудно написано име. Вижте: Поддръжка на множество домейни за групи на Microsoft 365 – Администрация помощ
-
Максимален размер за изпращане/получаване – тези квоти могат да ви помогнат да намалите проблемите с групата, която получава (или изпраща) изключително големи съобщения, за да управлявате по-добре изискванията за съхранение и пропускателна способност.
Microsoft 365 също ви предоставя някои инструменти за управление на вида съдържание, което се споделя във вашата група.
-
Указания за използване – ще можете да дефинирате указания за използване за Microsoft 365 групи – за да информирате потребителите за най-добрите практики, които помагат техните групи да бъдат ефективни и да ги обучават за вътрешни правила за съдържание.
-
Класификация на данни – ще можете да създадете персонализируема система за класификация на данни за Microsoft 365 групи, която позволява разделяне на групите по тип правила (например "некласифицирани", "корпоративни поверителни" или "строго секретни"). По този начин вашите групи могат да демонстрират правилата за друго съдържание във вашата организация. Разширяемите правила позволяват на вашата организация да конфигурира крайна точка, която се извиква всеки път, когато се създава или променя група, и след това можете да внедрите свои собствени правила за създаване или промяна на група.
Управление на промяната
Понякога потребителите не се притесняват от промяната, така че е важно да комуникирате със съществуващите членове на вашите списъци за разпространение, за да ги уведомите какво да очакват. Ето част от информацията, която трябва да включите в това съобщение, заедно с някои отговори, които може да сметните за полезни:
Какво представляват групите в Outlook?
Microsoft 365 групи в Outlook са едно решение за сътрудничество за екипи/групи, които искат място за споделяне на обсъждания, файлове, календари и бележки по един и същ начин, който е лесен за намиране. Вероятно най-добрата функция е, че папката "Входящи" за групата поддържа хронология на обсъжданията, което улеснява търсенето в предишни обсъждания.
Защо правим тази промяна?
Хора често сте поискали възможността да търсите съобщенията, публикувани в нашия списък за разпространение, за да намерите информация, която е била обсъждана в миналото. Надстройването на списъка за разпространение до група означава, че не е необходимо хората да задават или отговарят на едни и същи въпроси отново и отново.
Освен това новата група ще включва календар за събитията на нашата група, споделена библиотека с файлове и бележник на OneNote, където можем да си сътрудничим и да събираме информация за бъдещи справки.
Трябва ли да направя нещо, за да се присъединя към тази група, ако вече съм член на списъка за разпространение?
Не, ако вече сте били член на списъка за разпространение, автоматично ще бъдете член на новата група.
Как да вляза в новата група в Outlook? Какво ще кажете за Outlook в уеб?
За достъп до новата група в Outlook просто отидете на категорията Групи в долния край на навигационния екран отляво. Ако използвате тази група, често помислете дали да не я закачите като предпочитана, като щракнете с десния бутон върху нея и изберете Покажи като предпочитана.
Освен това има безплатни мобилни клиенти за Microsoft 365 Groups, налични на всяка мобилна платформа (iOS, Android и т.н.), така че да имате лесен достъп до групата в движение.
Не мога ли все пак само да изпращам имейл
Да, разбира се. Същият имейл псевдоним, който сте използвали за списъка за разпространение, ще продължи да върши добра работа за групата в Outlook.
Също така...
Не забравяйте да им кажете кога се случва тази промяна и с кого трябва да се свържат, ако имат допълнителни въпроси.
Мигриране на вашите списъци за разпространение
Готови ли сте да надстроите вашия списък за разпространение до група? Вижте Мигриране на списъци за разпространение към групи на Microsoft 365 – Администрация помощ.
Кои списъци за разпространение не могат да бъдат надстроени до групи на Microsoft 365?
Можете да надстроите само управлявани от облака прости, не вложени списъци за разпространение до групи на Microsoft 365. Вижте Не могат да се надстроят списъците за разпространение до групи на Microsoft 365 – Exchange | Microsoft Learn
Какво следва?
След като сте надстроили своята група за разпространение доMicrosoft 365 група, има няколко последващи задачи, които може да искате да изпълните, за да сте сигурни, че ще върви гладко.
-
Последващи действия с вашите потребители – консултирайте се с тях веднага след приключване на надстройката и след това отново няколко дни по-късно. Показва, че слушате и отговаряте на всякакви въпроси, които може да имат, ще е много по-добре да ги направите щастливи и уверени с промяната.
-
Следене на отчетите за ангажираност – порталът на Microsoft 365 Администрация има някои добри отчети, които могат да ви покажат колко потребители използват групата, колко често и какви функции използват. Тези отчети могат да ви помогнат да проектирате вашето последващо и потребителско обучение, както и да наблегнете на това къде потребителите получават най-голяма полза от новата група. Вижте: Отчети за дейността в Център за администриране на Microsoft 365.
-
Споделете изживяването си – уведомете другите екипи във вашата фирма, че сте надстроили своята група за разпространение и какви стъпки сте предприели, за да я направите успешна! Споделянето на тази информация може да помогне на другите екипи да следват вашия пример и да извършат собствена успешна надстройка.
Вж. също
Имате въпроси относно Microsoft 365 Groups?
Слушаме ви
Тази статия последно е актуализирана на 16 октомври 2020 г. в резултат на вашата обратна връзка. Ако сте открили, че тя ви насочва към полезна информация, и особено ако не сте, щракнете върху контролите за обратна връзка по-долу и ни оставете някои конструктивни коментари, така че да можем да продължим да я подобряваме. Благодарим ви!
