التعرّف على عناصر قاعدة البيانات

الجداول

ينظم Access معلوماتك في جداول: قوائم الصفوف والأعمدة التي تذكر بلوحة محاسب أو جدول بيانات. يخزن كل جدول معلومات حول موضوع معين، لذلك تتضمن معظم قواعد البيانات أكثر من جدول واحد.

يسمى كل صف في الجدول سجلا، ويسمى كل عمود حقلا. يحتوي السجل على جميع المعلومات المحددة لكيان معين، مثل عميل أو طلب. الحقل هو عنصر واحد من المعلومات حول هذا الكيان. في جدول المنتجات، على سبيل المثال، يمكن أن يحتوي كل صف أو سجل على معلومات حول منتج واحد. يحتوي كل عمود أو حقل على نوع من المعلومات حول المنتج، مثل الاسم أو السعر. إذا لم تكن على دراية بها بالفعل، فتعرف على أساسيات قواعد البيانات.

الاستعلامات

في قاعدة بيانات مصممة بشكل صحيح، غالباً ما تتواجد البيانات التي تريد عرضها عبر نموذج أو تقرير في جداول متعددة. يمكنك استخدام استعلام لسحب هذه المعلومات من جداول مختلفة وتجميعها للعرض في نموذج أو تقرير.

يمكن أن يكون الاستعلام طلبا لنتائج البيانات من قاعدة البيانات الخاصة بك، أو يمكن استخدامه لتنفيذ إجراء على البيانات، أو قد يكون كلاهما. استخدم الاستعلامات للحصول على إجابات للأسئلة البسيطة، وإجراء العمليات الحسابية باستخدام البيانات، ودمج البيانات من جداول مختلفة، وإضافة بيانات أو تغييرها أو حذفها من قاعدة بيانات.

هناك العديد من أنواع الاستعلامات، ولكن النوعين الأساسيين هما:

النماذج

Forms مثل حالات العرض في المتاجر - فهي تسهل عرض عناصر قاعدة البيانات التي تريدها أو الوصول إليها. على غرار النماذج الورقية، تعد نماذج Access عناصر يمكنك من خلالها أنت أو المستخدمون الآخرون إضافة البيانات المخزنة في قاعدة بيانات Access لسطح المكتب أو تحريرها أو عرضها. من المهم تصميم النموذج الخاص بك مع وضع الاستخدام في الاعتبار. على سبيل المثال، إذا كان مخصصا لعدة مستخدمين، فإن النموذج المصمم جيدا يساعد على جعل إدخال البيانات دقيقا وسريعا وفعالا.

التقارير

توفر التقارير طريقة لعرض المعلومات وتنسيقها وتلخيصها من قاعدة بيانات Access. على سبيل المثال، قم بإنشاء تقرير بسيط لأرقام الهواتف لجميع جهات الاتصال الخاصة بك أو تقرير ملخص حول إجمالي المبيعات عبر مناطق وفترات زمنية مختلفة.

تكون التقارير مفيدة عندما تريد تقديم المعلومات في قاعدة البيانات الخاصة بك إلى:

• عرض ملخّص بيانات أو توزيعه.

• أرشفة لقطات البيانات.

• توفير تفاصيل حول سجلات فردية.

• إنشاء تسميات.

وحدات الماكرو

الماكرو هو أداة تسمح لك بأتمتة المهام وإضافة وظائف إلى النماذج والتقارير وعناصر التحكم. على سبيل المثال، إذا أضفت زر أمر إلى نموذج وقمت بربط حدث OnClick الخاص بالزر بماكرو، فإنه يقوم بعد ذلك بتنفيذ أمر في كل مرة يتم فيها النقر فوق الزر.

يوفر Access بيئة تصميم لمساعدتك في إنشاء وحدات ماكرو. بشكل أساسي، يمكنك استخدام لغة برمجة مبسطة لإنشاء قائمة بالإجراءات التي يجب تنفيذها. تتطلب بعض الإجراءات معلومات إضافية، مثل الحقل الذي سيتم عرض التعبئة فيه. تسهل بيئة التصميم إنشاء وحدات ماكرو، حيث يمكنك التحديد من قوائم الإجراءات وتعبئة المعلومات.

يتم استخدام وحدات الماكرو لأتمتة سلسلة من الإجراءات، وإجراء تغييرات على البيانات في قاعدة بيانات، والمزيد. من خلال طريقة عرض التصميم، توفر وحدات الماكرو مجموعة فرعية من الأوامر المتوفرة في Visual Basic for Applications (VBA). يجد معظم الأشخاص أنه من الأسهل إنشاء ماكرو لإضافة وظائف إلى النماذج والتقارير وعناصر التحكم بدلا من كتابة التعليمات البرمجية ل VBA، ولكن يمكنك دائما تحويل وحدات الماكرو إلى VBA من داخل طريقة عرض التصميم.

لنفترض أنك تريد فتح تقرير مباشرة من أحد نماذج إدخال البيانات. أضف زرا إلى النموذج الخاص بك ثم أنشئ ماكرو يفتح التقرير. يمكنك للماكرو إما أن يكون ماكرو مستقل (كائن منفصل في قاعدة البيانات)، الذي يكون مرتبطاً بعد ذلك إلى OnClick حدث الزر، أو يمكن تضمين الماكرو مباشرة إلى OnClick حدث الزر نفسه. في كل الأحوال، عندما تنقر فوق الزر، يتم تشغيل الماكرو ويتم فتح التقرير.

الوحدات النمطية

الوحدات النمطية هي التعليمات البرمجية ل VBA التي تكتبها لأتمتة المهام في تطبيقك ولأداء وظائف نهاية أعلى. يمكنك كتابة وحدات نمطية بلغة برمجة VBA. الوحدة النمطية هي مجموعة من الإعلانات والعبارات والإجراءات المخزنة معا كوحدة.