以下是準備 Excel 試算表進行合併列印的一些祕訣。 請務必確認：
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試算表的欄名稱符合您要插入合併列印的欄位名稱。 例如，若要在文件中以讀者的名字稱呼他們，您需要在分開的欄輸入名字和姓氏。
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所有要合併的資料都在試算表的第一個工作表中。
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試算表中包含百分比、貨幣和郵遞區號的資料項目都要有正確的格式，這樣 Word 才能正確讀取其值。
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合併列印中要使用的 Excel 試算表儲存在本機電腦上。
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若要變更試算表或增加項目，必須在連線至 Word 的合併列印文件之前完成。
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您可以透過匯入逗號分隔值 (.csv) 或文字 (.txt) 檔案中的資訊，接著使用文字匯入精靈建置新的試算表，從 Excel 試算表匯入資訊。
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如需詳細資訊，請參閱準備 Word 合併列印用的 Excel 資料來源。
連線並編輯郵寄清單
連線至您的資料來源。 如需詳細資訊，請參閱可用於合併列印的資料來源。
編輯您的郵寄清單
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選擇 [編輯收件者清單]。
![Word 的 [郵件] 索引標籤中，顯示已加上醒目提示的 [編輯收件者清單] 命令的螢幕擷取畫面。](https://support.content.office.net/zh-tw/media/ab0d4d27-dcd4-4479-8f8f-13155fdb1a81.jpg)
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在 [合併列印收件者] 中，在您不希望收到您郵件的人員名稱旁，清除其核取方塊。
: 您也可以排序或篩選清單，以便更容易找到名稱和地址。 如需詳細資訊，請參閱排序資料以進行合併列印或篩選資料以進行合併列印。
您可以插入一個或多個合併列印功能變數，從試算表提取資訊並放入文件中。
在信封、標籤、電子郵件訊息或信件上插入合併功能變數
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移至 [郵件] > [地址區塊]。
![[插入地址區塊] 合併功能變數](https://support.content.office.net/zh-tw/media/4f3e26a9-edaa-444d-b37e-5a217e78bab9.jpg)
如需詳細資訊，請參閱插入地址區塊
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若要新增問候行，請選擇 [問候行]。
![Word 的 [郵件] 索引標籤中，顯示已加上醒目提示的 [問候行] 命令的螢幕擷取畫面。](https://support.content.office.net/zh-tw/media/af8720e1-64a3-4b87-b2d2-60a02d6eef3a.png)
如需詳細資訊，請參閱插入問候行。
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若要新增其他合併功能變數，例如發票編號，請參閱插入合併列印功能變數。
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選擇 [確定]。
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選擇 [檔案] > [儲存]。
如果您想要深入了解設定電子郵件訊息的選項，請參閱 Word 的電子郵件合併。
插入所需的合併欄位之後，預覽結果以確認內容無誤。 接著，就能完成合併程序。
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移至 [郵件] > [預覽結果]。
![Word 的 [郵件] 索引標籤中，顯示 [預覽結果] 群組的螢幕擷取畫面。](https://support.content.office.net/zh-tw/media/d3835270-23e4-44c5-be32-ecf6c1f33a4e.jpg)
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選擇 [下一個]
![合併列印預覽結果的 [下一個] 記錄按鈕](https://support.content.office.net/zh-tw/media/70084deb-8949-4fdd-88b1-963926e35ddc.png)
![合併列印預覽結果的 [上一個] 記錄按鈕](https://support.content.office.net/zh-tw/media/6d88d62b-a964-40ba-a704-f90e7a4ab96d.png)
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移至 [完成與合併] > [列印文件] 或 [傳送電子郵件訊息]。
![Word 的 [郵件] 索引標籤中，顯示 [完成與合併] 命令及其選項的螢幕擷取畫面。](https://support.content.office.net/zh-tw/media/1f7c35a9-96dc-464c-a2f2-c18296dde080.jpg)
當您儲存合併列印文件時，該文件會保持連接至資料來源。 您可以重複使用合併列印文件，以便在下次傳送大宗郵件時使用。
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開啟合併列印文件，當 Word 提示您是否保留連線時，選擇 [是]。
以下是準備 Excel 試算表進行合併列印的一些祕訣。 請務必確認：
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試算表的欄名稱符合您要插入合併列印的欄位名稱。 例如，若要在文件中以讀者的名字稱呼他們，您需要在分開的欄輸入名字和姓氏。
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所有要合併的資料都在試算表的第一個工作表中。
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試算表中包含百分比、貨幣和郵遞區號的資料項目都要有正確的格式，這樣 Word 才能正確讀取其值。
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合併列印中要使用的 Excel 試算表儲存在本機電腦上。
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若要變更試算表或增加項目，必須在連線至 Word 的合併列印文件之前完成。
如需詳細資訊，請參閱準備 Word 合併列印用的 Excel 資料來源。
連線並編輯郵寄清單
連線至您的資料來源。 如需詳細資訊，請參閱可用於合併列印的資料來源。
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選擇 [編輯收件者清單]。
如需詳細資訊，請參閱合併列印：編輯收件者。
如需排序以及篩選的詳細資訊，請參閱排序資料以進行合併列印或篩選資料以進行合併列印。
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選取 [確定]。
您可以插入一個或多個合併列印功能變數，從試算表提取資訊並放入文件中。
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移至 [郵件] > [插入合併功能變數]。
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新增您要的欄位。
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視需要重複步驟 1 和 2。
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選擇 [檔案] > [儲存]。
如果您想要深入了解設定電子郵件訊息的選項，請參閱 Word 的電子郵件合併。
插入所需的合併欄位之後，預覽結果以確認內容無誤。 接著，就能完成合併程序。
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移至 [郵件] > [預覽結果]。
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選擇 [下一個] 或 [上一個]，在資料來源的記錄間移動，然後檢視記錄在文件中顯示的方式。
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移至 [完成與合併] > [列印文件] 或 [合併到電子郵件]。
當您儲存合併列印文件時，該文件會保持連接至資料來源。 您可以重複使用合併列印文件，以便在下次傳送大宗郵件時使用。
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開啟合併列印文件，當 Word 提示您是否保留連線時，選擇 [是]。
