準備您的 Excel 資料來源以進行 Word 合併列印

您已建置連絡人清單和要用於 Word 合併列印的其他資料。如果您的資料來源是現有的 Excel 試算表，則您只需要準備合併列印的資料。但如果您的資料來源是定位字元分隔 (.txt) 或逗點分隔值 (.csv) 檔案，您首先需要將資料匯入至 Excel，然後再準備以供合併列印。

如果您使用 Excel 試算表做為 Word 中合併列印的資料來源，請略過這個步驟。如果資料來源是 .txt 或 .csv 檔案，請使用 [文字匯入精靈] 在 Excel 中設定您的資料。

成功匯入 .txt 或 .csv 檔案之後，請移至步驟 2。

開啟 Excel。
Excel 2016 移至 [資料] > [取得外部資料] > [從文字]。
選擇您要的 .txt 或 .csv 檔案，然後選取 [匯入]。
在 [文字匯入精靈] 中的 [原始資料類型] 窗格，選擇 [分隔符號]。
如果檔案有標題，請選取 [預覽] 窗格上方的 [我的資料有標題]，然後選擇 [下一步]。
在 [分隔符號] 窗格中，選取符合資料所使用之分隔符號 (例如定位字元或逗號) 的核取方塊，然後選擇 [下一步]。
在 [資料預覽] 底下，選擇包含郵遞區號的欄，然後在 [欄資料格式] 底下，選擇 [文字]。

: 每次您將資料格式 (一般、文字或日期) 套用到欄時，格式的名稱會顯示在該欄的表格標題中。
視需要重複步驟 7，選擇您要變更的欄位及要套用的資料格式。
選擇 [完成]。
在 [匯入資料] 對話方塊中，接受 [已經存在的工作表] 的預設設定和儲存格位址，然後選擇 [確定]。

: [匯入資料] 對話方塊中的儲存格位址會顯示目前已選取的儲存格。資料會從指定的儲存格位址開始匯入。
使用新的檔案名稱儲存您的試算表。

在您將用於 Word 中合併列印之郵寄清單的 Excel 資料來源，請確定您將數值資料欄位以正確的方式格式化。例如，格式化含有數字的欄位以符合特定類別，例如貨幣。

如果您選擇百分比類別，請特別小心百分比格式會將儲存格的值乘以 100。如果您想要避免乘法係數，請將百分比欄位格式化為文字。

郵遞區號必須格式化為文字，以便在合併列印期間保留資料。如果在匯入時未完成，請立即格式化。郵遞區號中前置字元為零 (例如 00399)，如果沒有格式化為文字，則會在合併列印期間遭到捨棄。

請確定您在合併功能變數之前或之後新增適當的符號。例如，以下是如果您省略符號，貨幣和百分比值的外觀。

顯示「您捐贈 $50.00」以及「提供您 20% 的折扣」的合併列印文件。

如果您包含符號，則數字會更具意義。

合併列印結果文件會顯示「您捐贈 $50.00」以及「提供您 20% 的折扣」。

在您的合併列印文件中，您會在合併功能變數之前或之後新增符號，如下：

範例合併列印文件，其中名稱為 [捐贈] 的功能變數前面有貨幣符號，而名稱為 [百分比] 的功能變數後面有百分比符號。

如果您已建立 Excel 試算表中的連絡人清單，請務必將郵遞區號格式化為文字，以免遺失資料。如果您是從文字 (.txt) 或逗號分隔值 (.csv) 檔案將連絡人匯入新的試算表，文字匯入精靈能協助您匯入並設定資料的格式。

如果您已經使用 Excel 試算表做為在 Word 中合併列印的資料來源，請移至本主題中的步驟 2。例如，如果資料來源是 .txt 或 .csv 檔案，其中包含您的 Gmail 連絡人，請使用「文字匯入精靈」在 Excel 中設定您的資料。

開啟 Excel，在 [資料] 索引標籤上，選擇 [從文字檔]。
選擇您要的 .csv 或 .txt 檔案，然後選擇 [取得資料]。
在 [文字匯入精靈] 中選擇 [下一步]。
在 [分隔符號] 中，選取符合將您資料中每項元素區隔之分隔符號 (例如 Tab 或逗號) 的核取方塊。接著選擇 [下一步]。

: [預覽選取的資料] 窗格會以表格格式向您顯示結果的外觀。
在 [預覽選取的資料] 中，選擇包含郵遞區號的欄。接著，選擇 [資料欄資料格式] 中的 [文字]。
視需要重複步驟 5，選擇您要變更的欄位及要套用的資料格式。

: 每當您套用資料格式到欄位時，格式的名稱會顯示在該欄位的表格標題中。
按一下 [完成]。
在 [匯入資料] 對話方塊中選擇您想要 Excel 放置資料的位置，然後按一下 [確定]。

: 使用新的檔案名稱儲存您的試算表。