共享 SharePoint 文件或文件夹

您存储在 SharePoint 网站上的文件通常可供具有网站权限的所有人使用，但您可能希望与其他无权访问该网站的人员共享特定文件或文件夹。共享文件和文件夹时，可以决定是允许用户编辑还是仅查看它们。可以随时查看与谁共享 SharePoint 文件，停止共享 SharePoint 文件或文件夹或更改权限。

注意:

若要共享 OneDrive 文件和文件夹，检查共享 OneDrive 文件和文件夹。
还可以共享整个网站。
你的共享体验可能看起来与下面的步骤和屏幕截图略有不同，但该信息仍将帮助你共享文件和文件夹。
新式体验中的文件或文件夹共享会中断列表/库级别的继承。

与特定人员共享

若要向人员或组发送电子邮件邀请并跟踪邀请的人员，请选择此选项。这还允许你在以后需要时删除特定个人或组的权限。

在 SharePoint 网站上，转到要共享文件的库。
通过选择要共享的文件或文件夹的圆圈图标来选取。

注意: 无法同时共享多个项目。相反，你可以将想要共享的内容添加到文件夹，然后共享文件夹。
1. 如果使用的是“列表”视图，请选择项左侧的圆圈。
2. 如果使用的是“磁贴”视图，请选择项目右上角的圆圈。
选择页面顶部的“共享”。
注意:
- 如果已和他人共享所选文件或文件夹，则底部存在一个“共享对象”列表。每个图像是个人的个人资料照片，或者是已共享文件的组的首字母缩写。如果要编辑个人或组的访问级别，请选择照片或组的首字母缩写以打开“管理访问”。
- 如果所选文件或文件夹当前未与某人共享，则不会有“与他人共享”列表。
选择 “具有链接可编辑的任何人 ”以打开链接设置。

注意: 根据管理员设置的设置，你可能具有不同的默认设置。例如，此按钮可以显示组织> 可以编辑 <中的人员。
请为要向其授予访问权限的用户选择一个选项：

注意: 如果共享选项已灰显，则组织的管理员可能已限制该选项。例如，他们可以选择删除“任何人”选项，以防止组织外部的人员进行匿名访问。
1. “任何人”选项将向收到此链接的任何人授予访问权限，无论他们是直接收到你的链接到还是收到其他人转发的链接。这可能包括组织外部的人员。
2. “<你的组织>中拥有链接的人员”选项将向你组织中拥有该连接的任何人授予该文件的访问权限，无论他们是直接收到你的链接还是受到其他人转发的链接。
3. “已拥有访问权限的人员”选项可允许已拥有该文档或文件夹访问权限的人员使用。它不会更改任何权限，也不会共享链接。如果只想向已拥有访问权限的人发送链接，请使用此选项。
4. “特定人员”选项可向你指定的人员授予访问权限，虽然其他人可能已拥有权限。这可能包括组织外部的人员。如果用户转发共享邀请，则只有已拥有该项目访问权限的人员才能使用该链接。
在 “更多设置”下，可以设置以下任何选项：
- “可编辑”允许使用 Microsoft 帐户登录的用户编辑他们有权访问的文件或文件夹。如果共享的是文件夹，具有“编辑”权限的用户可以复制、移动、编辑、重命名、共享和删除他们有权访问的文件夹内的内容。取消选中此框意味着用户无需登录即可查看、复制或下载项目。他们还可将链接转发给其他人。但是，他们无法对 SharePoint 上的版本进行更改。某些链接的选项有限，并且仅在匿名链接上。
  注意:
  - 默认情况下，“可编辑”处于打开状态。
  - 还可以在上一屏幕上设置编辑权限。在“发送链接”下，在“姓名、组或电子邮件”字段旁边，选择铅笔图标以更改已输入的人员或组的编辑权限。
- “阻止下载”选项将阻止用户下载他们有权访问的文件或文件夹。取消选中此框意味着用户可以将文件下载到其设备上。
  
  注意: 此选项可能不适用于所选文件类型。仅当不允许编辑时，此选项才可用。
- “设置到期日期”选项允许你设置链接过期的日期。在你设置的日期之后，链接将不起作用，你需要为需要访问你的文件或文件夹的用户创建新链接。
  
  注意: 仅当设置为任何人链接时，设置到期日期才可用。
- 设置密码 允许设置用于访问文件的密码。当用户打开链接时，系统会提示他们输入密码，然后才能访问该文件。你需要向与其共享该文件的人员单独提供此密码。
  
  注意: 仅当密码是任何人链接时，设置密码才可用。
- “仅在审阅模式下打开”选项将限制用户只能在文件上发表评论和提出建议。
  注意:
  - 只有Word文档具有此权限选项。
  - 如果某人已具有文档的编辑权限，则选择“仅在审阅模式下打开”不会阻止他们进行编辑。对于他们，文档将在编辑模式下打开。
设置完毕所有链接设置和权限后，请选择“应用”。
在“姓名、组或电子邮件”字段中，开始键入要共享的人的电子邮件地址或联系人姓名。开始在框中输入信息时，还可从显示的列表中选择联系人。

提示: 要快速与特定人员共享，可以键入其姓名或电子邮件，然后使用“名称、组或电子邮件”字段右侧的铅笔图标选择“可以编辑”或“可以查看”。然后按照和下面相同的步骤与列出的特定人员共享。对于Word文档，可以使用“可审阅”选项允许某人添加批注和建议，但阻止他们进行编辑。
如果需要，请在“名称、组或电子邮件”字段下方包含“电子邮件”字段。

注意: 如果要在 Outlook 中撰写邮件，请选择“Outlook”按钮，链接将插入到草稿电子邮件中，并且您输入共享的所有人都将位于“收件人/收件人”列表中。根据 SharePoint 版本，你可能会看到或可能不会看到 Outlook 按钮。
选择“发送”。

注意: 请尊重版权并对联机共享的内容小心谨慎。复制或共享未授权的资料会违反 Microsoft 服务协议。

使用“复制链接”共享

选择此选项可与许多人（私下甚至可能不认识）共享项目。例如，可以使用这些链接发布到 Facebook、Twitter 或 LinkedIn，或在电子邮件或消息中共享。获得链接的任何人都可查看或编辑项目，具体取决于所设定的权限。链接无法上传新项目的用户。记住，还可转发链接且不需要登录。

在 SharePoint 网站上，转到要共享文件的库。
通过选择要共享的文件或文件夹的圆圈图标来选取。

注意: 无法同时共享多个项目。相反，你可以将想要共享的内容添加到文件夹，然后共享文件夹。
1. 如果使用的是“列表”视图，请选择项左侧的圆圈。
2. 如果使用的是“磁贴”视图，请选择项目右上角的圆圈。
选择页面顶部的“共享 ”。
注意:
- 如果已和他人共享所选文件或文件夹，则底部存在一个“共享对象”列表。每个图像是个人的个人资料照片，或者是已共享文件的组的首字母缩写。如果要编辑个人或组的访问级别，请选择照片或组的首字母缩写以打开“管理访问”。
- 如果所选文件或文件夹当前未与某人共享，则不会有“与他人共享”列表。
- 如果你创建一个仅适用于你的组织的链接，并将其发送到 Microsoft 365 组，该组将在链接上兑换。如果外部用户被添加到该组，则会向他们授予对项目的访问权限。
在“复制链接”下，选择“具有此链接的任何人可以编辑”以打开链接设置。

注意: 根据管理员设置的设置，你可能具有不同的默认设置。例如，此按钮可以显示组织> 可以编辑 <中的人员。
若要更改链接权限，请选择要向其授予链接访问权限的选项：

注意: 如果共享选项已显示为灰色，则表明组织的管理员可能已限制它们。例如，他们可以选择删除“任何人”选项，以防止将可用链接转发到组织外部的其他人。
- “任何人”选项将向收到此链接的任何人授予访问权限，无论他们是直接收到你的链接到还是收到其他人转发的链接。这可能包括组织外部的人员。
- “<你的组织>中拥有链接的人员”选项将向你组织中拥有该连接的任何人授予该文件的访问权限，无论他们是直接收到你的链接还是受到其他人转发的链接。
- “已拥有访问权限的人员”选项可允许已拥有该文档或文件夹访问权限的人员使用。它不会更改任何权限，也不会共享链接。如果只想向已拥有访问权限的人发送链接，请使用此选项。
- “特定人员”选项可向你指定的人员授予访问权限，虽然其他人可能已拥有权限。如果用户转发共享邀请，则只有已拥有该项目访问权限的人员才能使用该链接。
  
  注意: 若要跟踪访问并确保安全性，只能与组织中或拥有 Microsoft 帐户的人员共享。
在“其他设置”下，可以设置以下任何选项：
- “允许编辑”选项允许使用 Microsoft 帐户登录的人编辑他们有权访问的文件或文件夹。如果共享的是文件夹，具有“编辑”权限的用户可以复制、移动、编辑、重命名、共享和删除他们有权访问的文件夹内的内容。取消选中此框意味着用户无需登录即可查看、复制或下载项目。他们还可将链接转发给其他人。但是，他们无法对 SharePoint 上的版本进行更改。某些链接的选项有限，只是匿名链接。
  注意:
  - “允许编辑”选项默认处于打开状态。
  - 还可以通过选择要共享文件的名称右侧的铅笔图标，在上一个屏幕上设置编辑权限。
- 阻止下载会阻止用户下载他们有权访问的文件或文件夹。取消选中此框意味着用户可以将文件下载到其设备上。
  
  注意: 此选项可能不适用于所选文件类型。仅当不允许编辑时，此选项才可用。
- “设置到期日期”选项允许你设置链接过期的日期。设置日期过后，链接将不再有效，你将需要为需要访问文件或文件夹的用户创建新链接。设置到期日期仅在匿名链接上。
  
  注意: 仅当设置为任何人链接时，设置到期日期才可用。
- 设置密码 允许设置用于访问文件的密码。当用户单击该链接时，系统会提示他们输入密码，然后他们才能访问该文件。你需要向与其共享该文件的人员单独提供此密码。设置密码日期仅在匿名链接上。
  
  注意: 仅当设置为任何人链接时，设置密码日期才可用。
- “仅在审阅模式下打开”选项将限制用户只能在文件上发表评论和提出建议。
  注意:
  - 只有Word文档具有此权限选项。
  - 如果某人已具有文档的编辑权限，则选择“仅在审阅模式下打开”不会阻止他们进行编辑。对于他们，文档将在编辑模式下打开。
设置完毕所有链接设置和权限后，请选择“应用”。
在“复制链接”下，选择“复制”。
粘贴链接并在电子邮件、邮件或帖子中发送。

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