Phòng họp Microsoft Teams (Windows)

Bảng điều khiển màn hình cảm ứng trong phòng hội nghị là trung tâm của mọi cuộc họp. Máy sẽ tự động thức dậy khi phát hiện thấy chuyển động. Trên màn hình, có một số thao tác bạn có thể thực hiện:

• Tham gia cuộc họp đã lên lịch sắp tới bằng cách chọn Tham gia.

• Quét mã QR của phòng để tham gia cuộc họp trên thiết bị di động của bạn bằng hệ thống phòng hoặc truyền nội dung từ thiết bị di động vào màn hình phòng.

• Bắt đầu cuộc họp mới bằng cách chọn Họp ngay .

• Thực hiện cuộc gọi điện thoại bằng cách chọn và quay số.

• Chiếu máy tính xách tay của bạn bằng cách cắm cáp được kết nối với bảng điều khiển. Tùy thuộc vào cài đặt phòng, cài đặt này có thể được chiếu tự động vào phòng hoặc bạn có thể phải chọn Chia sẻ trên bảng điều khiển phòng.

• Truyền nội dung vào màn hình phòng từ máy tính để bàn hoặc thiết bị di động của bạn.   

• Chọn Gia nhập bằng ID gia nhập cuộc họp không có trên lịch của bạn. 

• Chọn Trợ giúp ? để báo cáo sự cố hoặc gửi phản hồi.

• Chọn Xem thêm để thay đổi cài đặt. Bạn cũng có thể điều chỉnh âm lượng của âm thanh hệ thống (thông báo, nhạc chuông cuộc gọi đến và phát lại âm thanh nội dung HDMI).

• Chọn Điều khiển phòng để chuyển sang ứng dụng do OEM cung cấp cho phương tiện trong phòng hoặc ánh sáng phòng và/hoặc điều khiển mù. Tùy chọn này sẵn dùng khi được người quản trị CNTT cấu hình.

Khi bạn đang trong cuộc họp, bạn sẽ có các tùy chọn để quản lý camera và micrô của bạn, trò chuyện với người dự, chia sẻ nội dung, quản lý người dự, gọi phản ứng, thay đổi bố trí để hiển thị trong phòng và rời khỏi cuộc họp.

Sử dụng Outlook để đặt trước một phòng được trang bị Phòng họp Microsoft Teams
 

1. Mở Outlook và vào lịch biểu của bạn.

2. Chọn Cuộc họp Teams mới trong phần Cuộc họp Teams hoặc Cuộc họp mới, rồi chọn Cuộc họp Teams.

3. Chọn Trình tìm Phòng trong bộ lập lịch cuộc họp hoặc nhập địa chỉ email phòng hội thảo.

4. Chọn Hiển thị danh sách phòng và tìm một tòa nhà hoặc danh sách.

5. Chọn một phòng từ danh sách các phòng có sẵn.

6. Hoàn thành thư mời họp giống như bạn làm cho bất kỳ cuộc họp nào khác trước khi gửi.

Sử dụng Microsoft Teams để đặt trước phòng được trang bị Phòng họp Microsoft Teams

1. Mở Microsoft Teams và đi tới lịch của bạn.

2. Chọn Cuộc họp mới để lên lịch cuộc họp. Chọn kiểu cuộc họp từ menu thả xuống để lên lịch hội thảo web hoặc sự kiện trực tiếp.

3. Chọn Thêm người dự bắt buộc trong bộ lập lịch cuộc họp và nhập tên hoặc địa chỉ phòng hội thảo.

4. Chọn một phòng từ danh sách các phòng có sẵn.

5. Hoàn thành thư mời họp giống như bạn làm cho bất kỳ cuộc họp nào khác trước khi gửi.

Sử dụng Microsoft Teams để thêm Phòng Microsoft Teams vào cuộc họp hiện có

1. Tham gia cuộc họp từ thiết bị cá nhân của bạn.

2. Chọn Mọi người.

3. Tìm kiếm tên phòng (tên phòng trên bảng điều khiển) và chọn OK.

4. Chấp nhận cuộc gọi trên bảng điều khiển để tham gia cuộc họp.

Sử dụng Teams hoặc Outlook để thêm Phòng Microsoft Teams vào cuộc họp hiện có

1. Mở cuộc họp trong Teams hoặc Outlook trên thiết bị cá nhân của bạn.

2. Thêm tên phòng (trên bảng điều khiển) vào danh sách người dự hoặc tìm phòng bằng trình tìm Phòng trong bộ lập lịch cuộc họp (có sẵn trong Outlook) và gửi cập nhật.

3. Nếu cuộc họp được chấp nhận, cuộc họp đó sẽ xuất hiện trên bảng điều khiển.

4. Chọn cuộc họp trên bảng điều khiển để tham gia.

Sử dụng Outlook để chuyển tiếp lời mời họp bên thứ ba đến Phòng Microsoft Teams

1. Tìm lời mời họp trong hộp thư đến outlook của bạn. Lưu ý rằng cuộc họp bên thứ ba phải có tọa độ SIP.

2. Chuyển tiếp cuộc họp tới Phòng Microsoft Teams mà bạn muốn sử dụng.

3. Bạn sẽ thấy lời mời họp trong lịch phòng. Chọn Gia nhập.

Tham gia cuộc họp đã lên lịch

Tìm cuộc họp của bạn trên bảng điều khiển và chọn Tham gia để tham gia.

Lịch biểu phòng sẽ hiển thị cuộc họp hiện tại trước tiên. Các cuộc họp sắp tới và các vị trí sẵn có được tìm thấy trong cuộc họp hiện tại. Bạn có thể chọn một cuộc họp sắp tới để xem chi tiết cuộc họp.

Nếu cuộc họp đã lên lịch không xuất hiện trên lịch phòng hoặc nếu không có nút Tham gia trên ô xếp cuộc họp, bạn có thể mời phòng, quét mã QR của phòng, chọn Tham gia bằng ID #, hoặc thêm phòng trên thiết bị cá nhân của bạn để tham gia cuộc họp trên hệ thống phòng.

Tham gia cuộc họp đã lên lịch không có trên bảng điều khiển

• Tham gia cuộc họp trên thiết bị cá nhân của bạn.

• Khi bạn chọn cài đặt âm thanh và video, bạn sẽ có tùy chọn thêm phòng và sử dụng thiết bị âm thanh và video của phòng đó.

• Thiết bị cá nhân của bạn có thể phát hiện phòng gần đó bằng cách sử dụng Bluetooth và/hoặc Siêu âm. Nếu có, bạn sẽ thấy (được đề xuất) bên cạnh Âm thanh phòng. Nếu phòng gần đó đã gia nhập cuộc họp, hãy chọn Không sử dụng âm thanh để gia nhập bằng âm thanh của bạn tắt và tránh làm gián đoạn cuộc họp. Tùy chọn này sẽ vẫn cho phép phát hiện kết nối lân cận.

• Nếu thiết bị của bạn không phát hiện phòng ở gần, hãy chọn Âm thanh phòng và tìm kiếm phòng.

• Kết quả của việc tham gia qua âm thanh Phòng hoặc Không sử dụng âm thanh, bạn sẽ được nhóm theo nút phòng trong pa-nen Người dự.

  

• Nếu bạn đã gia nhập cuộc họp trên thiết bị cá nhân của mình, bạn có thể chọn Hiển thị người dự , sau đó đi đến Mời ai đó hoặc quay số và tìm kiếm tên phòng. Chọn phòng và chọn OK để gọi vào cuộc họp.

• Phòng sẽ đổ chuông. Để tham gia cuộc họp, hãy chọn Chấp nhận trên bảng điều khiển phòng.

  Lưu ý: Đảm bảo đã tắt âm thanh trên thiết bị cá nhân trước khi bạn chấp nhận cuộc gọi trên bảng điều khiển phòng hoặc bạn có thể gây ra tiếng dội lại.

Tham gia cuộc họp bên thứ ba

Nếu thiết đặt phòng của bạn cho phép gia nhập cuộc họp của bên thứ ba như Zoom hoặc Webex, bạn có thể tham gia bằng cách nhập ID cuộc họp và mật mã của họ nếu cần, rồi chọn Gia nhập.

1. Chọn Họp ngay trên bảng điều khiển phòng. Cuộc họp của bạn sẽ bắt đầu tự động.

2. Bên dưới Nhập tên, tìm kiếm người bạn muốn mời.

3. Chọn tên của mọi người từ kết quả tìm kiếm.

4. Chọn Yêu cầu tham gia để thêm họ vào cuộc họp.

Thực hiện cuộc gọi Teams:

1. Chọn Liên hệ trên bảng điều khiển phòng.

2. Đảm bảo menu thả xuống ở góc trên bên trái được đặt thành cuộc gọi Teams. 

3. Quay số, sau đó chọn Gọi .

Thực hiện cuộc gọi SIP/H323:

1. Làm theo các bước ở trên nhưng thay đổi kiểu cuộc gọi trong menu thả xuống thành SIP hoặc H323.

2. Quay url SIP hoặc H323, rồi chọn Gọi .

Chia sẻ màn hình của bạn trong Phòng Teams (bên ngoài cuộc họp Teams)

Để chia sẻ màn hình nền của bạn với những người tham gia trong phòng bên ngoài cuộc họp Teams, hãy kết nối thiết bị cá nhân của bạn với cáp thích hợp được kết nối với bảng điều khiển phòng. Tùy thuộc vào cài đặt phòng, màn hình của bạn có thể được chia sẻ tự động hoặc bạn có thể phải chọn Chia sẻ trên bảng điều khiển phòng.

Nếu bạn đang ở trong phòng có màn hình kép, bạn có thể chọn Nội dung trùng lặp hoặc Ngừng sao chép để điều chỉnh xem nội dung HDMI cục bộ được chia sẻ trên một màn hình hay cả hai màn hình.

Bạn cũng có thể truyền nội dung từ thiết bị cá nhân của mình. Để tìm hiểu thêm, hãy xem truyền từ thiết bị di độnghoặc truyền từ máy tính để bàn. 

Chia sẻ màn hình của bạn với tất cả người dự cuộc họp (trong cuộc họp Teams)

Có ba cách để chia sẻ với cả người dự trong phòng và trực tuyến từ một thiết bị cá nhân:

1. Tham gia cuộc họp trên thiết bị cá nhân của bạn và chọn Chia , sau đó chọn mục bạn muốn chia sẻ. Đi tới Chia sẻ màn hình của bạn trong cuộc họp Teams để tìm hiểu thêm. 

2. Kết nối thiết bị cá nhân của bạn với cáp được kết nối với bảng điều khiển phòng. Tùy thuộc vào cài đặt phòng, màn hình của bạn có thể được chia sẻ tự động hoặc bạn có thể phải chọn Chia sẻ > Thiết bị đã kết nối >Chia sẻ trên bảng điều khiển phòng.

3. Truyền nội dung từ thiết bị cá nhân của bạn. Tìm hiểu thêm về truyền từ thiết bị di độnghoặc truyền từ máy tính để bàn. 

Chia sẻ nội dung trong phòng (trong cuộc họp Teams)

Camera nội dung cho phép bạn phát trực tuyến bảng trắng truyền thống vào các cuộc họp để người dự từ xa có thể nhìn thấy rõ những gì đang được vẽ. Trong khi bạn viết, chúng tôi sẽ làm vuông bảng, cải thiện viết tay và làm cho bất kỳ ai ở trước bảng trắng trở nên trong suốt.

Nếu đang ở trong phòng có camera nội dung, bạn có thể chia sẻ với camera nội dung bằng cách chọn Chia sẻ camera > Nội dung> Chia sẻ trên bảng điều khiển phòng.

Nếu phòng của bạn có màn hình cảm ứng, bạn có thể sử dụng Microsoft Whiteboard trong cuộc họp của mình bằng cách chọn Chia sẻ > Microsoft Whiteboard > Chia sẻ trên bảng điều khiển phòng. 

Để dừng chia sẻ, hãy chọn Dừng chia sẻ trên bảng điều khiển phòng.

Thêm người dự

1. Trong cuộc họp, nhập tên của người dự mà bạn muốn thêm vào thanh tìm kiếm.

2. Chọn tên của người dự từ kết quả tìm kiếm.
   

3. Chọn Yêu cầu tham gia. 
   

Ghim người dự

Khi bạn muốn tập trung vào (các) người dự cụ thể, hãy chọn (các) tên của họ trên bảng điều khiển phòng, sau đó Ghim cho tôi.

Loại bỏ một người dự khỏi cuộc họp

Để xóa ai đó khỏi cuộc họp, hãy chọn tên của họ trên bảng điều khiển phòng, sau đó Xóa khỏi cuộc họp.

Quản lý dạng xem ở mặt trước màn hình phòng

Chọn Xem trên bảng điều khiển phòng. Bạn có thể chuyển đổi giữa các dạng xem khác nhau để hiển thị phòng. 
 

Xem	Hãy dùng nó để...
Bộ sưu tập	Tối ưu hóa bố trí của nội dung được chia sẻ để làm cho nội dung đó lớn nhất có thể, đồng thời cũng hiển thị nhiều người tham gia video hơn.
Bộ sưu tập lớn	Xem tối đa 49 luồng video cùng một lúc. Chế độ xem bộ sưu tập lớn khả dụng khi có ít nhất 9 người bật camera của họ.
Chế độ kết hợp	Xem tất cả những người có camera đã bật cùng nhau trên một nền ảo. Chế độ xem kết hợp sẵn dùng khi có ít nhất 4 người tham gia có camera được bật.
Hàng trước	Nâng cao cuộc họp kết hợp và cung cấp những người dự trong phòng với ngữ cảnh lớn hơn của cuộc họp. Trên màn hình hiển thị trước phòng, bạn có thể nhìn thấy người dự từ xa ở tầm mắt, bao gồm các trải nghiệm cuộc họp như trò chuyện và dạng xem danh sách người dự được giơ tay. Bạn cũng có thể điều khiển những panel nào được mở bên trong bộ chuyển đổi dạng xem.
Tập trung vào nội dung	Chọn thời điểm bạn muốn chú ý đến nội dung được chia sẻ mà không bị xao nhãng khi xem video của người dự từ xa.
Hoán đổi màn hình	Hoán đổi những gì mỗi màn hình hiển thị khi thiết bị phòng ở chế độ hiển thị kép. Nếu bạn có hai màn hình phòng, một màn hình sẽ hiển thị nội dung và phòng còn lại sẽ hiển thị mọi người.
Hiển thị cuộc trò chuyện	Bật/tắt nút bật tắt trò chuyện trong Bộ sưu tập, Thư viện lớn và chế độ Cùng nhau hoặc chọn Trò chuyện trong menu thả xuống của hàng Trước trong bộ chuyển đổi dạng xem. Người dùng phòng có thể nhìn thấy cuộc trò chuyện cuộc họp do người dự từ xa gửi trên màn hình hiển thị trước phòng. Tuy nhiên, thiết bị phòng không thể gửi thư.

Thay đổi thiết đặt cuộc họp

Các điều khiển cuộc họp trên bảng điều khiển cảm ứng tương tự như các điều khiển được tìm thấy trên ứng dụng Teams trên máy tính.

Điều khiển	Hãy dùng nó để...	Tìm hiểu thêm
Xem	Tùy chỉnh dạng xem bạn nhìn thấy ở mặt trước của màn hình phòng để tập trung vào các khía cạnh khác nhau của cuộc họp.
Trò chuyện	Mở và đóng pa-nen trò chuyện trong cuộc họp.
React	Gửi phản ứng trực tiếp hoặc giơ tay để tham gia một cuộc họp.	Phản ứng trực tiếp Giơ tay lên
Xem thêm hành động	Tùy chỉnh cài đặt âm thanh, video, trò chuyện, cuộc gọi và hơn thế nữa trong cuộc họp của bạn.	Bật/tắt phụ đề trực tiếp Hiện/ẩn bong bóng trò chuyện Bật/tắt video đến Bật /tắt từ xa phòng Bật/tắt chức năng khử tiếng ồn để loại bỏ tiếng ồn xung quanh Đặt cuộc gọi ở chế độ chờ Báo cáo sự cố
Âm lượng	Điều chỉnh âm lượng loa.
Camera	Bật hoặc tắt camera hoặc chọn thiết bị video bạn muốn sử dụng.
Mic	Bật hoặc tắt micrô.
Chia sẻ nội dung	Chia sẻ nội dung thiết bị được kết nối, Microsoft Whiteboard và camera nội dung.	Xem mục Bên trên Chia sẻ nội dung
Rời khỏi	Rời khỏi cuộc họp.