Applies ToTeams Microsoft Teams

Bài viết này áp dụng cho người quản lý tuyến đầu.

Bạn có thể sử dụng sổ làm việc Excel để đưa lịch biểu của mình vào Ca. Việc nhập lịch biểu của bạn từ Excel sang Ca có thể giúp bạn thiết lập nhóm nhanh hơn, đặc biệt là khi bạn quản lý một nhóm lớn.  

Trong bài viết này

Tổng quan

Bước 1: Tải xuống mẫu Excel

Bước 2: Điền vào lịch biểu của bạn trong Excel

Bước 3: Tải lên tệp Excel của bạn

Xem và khắc phục lỗi nhập

Mẫu Excel

Tổng quan

Quá trình nhập Excel có thể thực hiện các hành động sau, nếu không bạn sẽ thực hiện theo cách thủ công trong Ca:

  • Gán ca và thời gian tắt cho từng thành viên trong nhóm của bạn.

  • Thêm ca đang mở. 

  • Sắp xếp ca theo nhóm.

  • Thêm thành viên nhóm vào nhóm. 

  • Thêm ghi chú cho ngày.

Nếu bạn muốn điền thủ công một lịch biểu, hãy xem Tạo lịch nhóm trong Ca và Thêm ca vào lịch biểu trong Ca.

Lưu ý: 

  • Nhập Excel cho phép bạn thêm thông tin lịch biểu như ca, hết giờ và mở ca. Không thể chỉnh sửa hoặc xóa thông tin lịch biểu đã tồn tại trong Ca thông qua thao tác nhập Excel.

  • Nếu bạn tắt ca mở trong cài đặt Ca hoặc nếu bạn không có quyền thêm nhóm vào Ca, bạn sẽ không thể thêm ca mở hoặc sắp xếp ca theo nhóm thông qua quá trình nhập Excel.

  • Bạn không thể nhập lịch biểu quá hai năm trước ngày hiện tại.

Trước tiên, bạn nhập thông tin lịch biểu của mình vào sổ làm việc Excel, sau đó nhập sổ làm việc vào Ca bằng cách tải nó lên. Ca bao gồm một mẫu Excel mà bạn có thể tải xuống và sử dụng để nhập thông tin lịch biểu của bạn.

Bạn có thể tạo một tệp mới dựa trên mẫu hoặc bạn có thể thêm thông tin lịch biểu của mình trực tiếp vào đó. Nếu bạn sử dụng mẫu, hãy đảm bảo xóa dữ liệu mẫu trong mẫu đó trước khi tải tệp lên.    

Quan trọng: Đảm bảo ngôn ngữ được đặt trên thiết bị của bạn và định dạng số trong Excel được đặt thành cùng một khu vực. Điều này đảm bảo rằng các định dạng ngày tháng của bạn trong Teams khớp với những gì bạn đã nhập trong Excel. Teams phản ánh định dạng ngày và giờ giống như cài đặt ngôn ngữ, ngày và giờ trên thiết bị của bạn.Ví dụ: nếu thiết bị của bạn và Excel được đặt thành tiếng Anh (Mỹ), định dạng ngày của Excel là 11/08/2024 chính xác thể hiện ngày 8 tháng 11 năm 2024 trong Teams. Nếu thiết bị của bạn được đặt là Tiếng Anh (Vương quốc Anh ) và Excel được đặt thành Tiếng Anh (Hoa Kỳ), định dạng ngày của Excel là 11/08/2024 được diễn giải là 11/08/2024 trong Teams. 

Bước 1: Tải xuống mẫu Excel

  1. Trong Ca trên máy tính hoặc web, ở phía trên bên phải của lịch biểu, đi tới Xem thêm tùy chọn  Nút Xem thêm tùy chọn> Lịch biểu nhập.

  2. Trên trang Nhập lịch biểu, chọn liên kết tải xuống mẫu để tải xuống mẫu Excel.Theo mặc định, tệp được lưu vào thư mục Tải xuống trên máy tính của bạn với tên sau: ImportScheduleTemplate_<ID nhóm>.xlsx.

Bước 2: Điền vào lịch biểu của bạn trong Excel

  1. Đọc hướng dẫn trong mẫu và xem mục mẫu Excel của bài viết này để biết chi tiết về cách thêm thông tin lịch biểu của bạn. 

  2. Điền vào lịch biểu của bạn trong Excel.

Bước 3: Tải lên tệp Excel của bạn

  1. Sau khi thêm thông tin lịch biểu, bạn đã sẵn sàng để nhập thông tin đó vào Ca. Trên trang Nhập lịch biểu, chọn Tải lên.

  2. Trong hộp thoại Tải tệp Excel lên, chọn Tải lên tệp. Đi tới nơi bạn đã lưu sổ làm việc Excel của mình, rồi chọn Mở.

  3. Sau khi bạn tải lên tệp của mình, bạn có thể kiểm tra trạng thái tải lên và các chi tiết trong bảng Lịch sử nhập. Bạn sẽ thấy một trong các trạng thái sau đây trong cột Trạng thái:

    • Đã nhập cho biết lịch biểu của bạn đã được nhập thành công và hiện được hiển thị trong lịch Ca của bạn.

    • Lỗi cho biết lịch biểu của bạn có lỗi và không được nhập hoặc nhập một phần. Bạn sẽ thấy liên kết Tải xuống báo cáo trong cột Trạng thái nếu lịch biểu của bạn đã được nhập một phần. Tìm hiểu cách xem và khắc phục lỗi nhập.  

    Quan trọng: Bảng hiển thị trạng thái của 10 lần tải lên gần nhất từ nhóm của bạn trong 30 ngày qua. Bạn có thể xem nội dung tải lên từ bạn và các nhà quản lý tuyến đầu khác trong nhóm của mình. Nếu nhiều người quản lý tuyến đầu trong nhóm của bạn đang nhập lịch biểu vào Ca, hãy đảm bảo bạn kiểm tra trạng thái tải lên của mình trước khi nó bị loại bỏ khỏi bảng.

Lưu ý: 

  • Một tệp Excel duy nhất hỗ trợ tối đa 30.000 thực thể lập lịch biểu, 10.000 thực thể (ca, ca mở và thời gian tắt). Nếu bạn cần nhập thêm các mục khác, hãy tạo một tệp khác.

  • Bạn có thể lên lịch thời gian chờ lâu hơn 24 giờ. Tuy nhiên, ca và ca mở dài hơn 24 giờ không được hỗ trợ.

Xem và khắc phục lỗi nhập

Nếu bảng Lịch sử nhập hiển thị trạng thái Lỗi khi bạn nhập tệp Excel, hãy làm theo các bước sau để xem và khắc phục lỗi nhập.    

  1. Chọn Tải xuống báo cáo trong cột Trạng thái để tải xuống tệp lỗi Excel.Theo mặc định, tệp được lưu vào thư mục Tải xuống trên máy tính của bạn với tên sau: ImportScheduleErrors_<ID nhóm>.xls.

  2. Mở tệp và đi đến trang tính Lỗi. Mỗi hàng hiển thị vị trí của lỗi và nội dung cần sửa.Thông báo lỗi trên trang tính Lỗi

  3. Đi tới trang tính Ca, Mở Ca hoặc Hết Giờ Tắt và sửa lỗi. Các vị trí lỗi được tô sáng bằng màu đỏ.Lỗi màu đỏ trên trang tính Ca Trong ví dụ này, ca dài hơn 24 giờ. Để khắc phục lỗi, hãy thay đổi ngày bắt đầu hoặc kết thúc ca.

  4. Khi bạn đã khắc phục xong lỗi, hãy lưu tệp, rồi nhập tệp đó vào Ca một lần nữa.

Mẫu Excel

Sử dụng mẫu Excel để giúp bạn đặt lịch biểu của mình trong Excel. Mẫu có chứa các trang tính sau đây:

  • Hướng dẫn: Hướng dẫn cách nhập thông tin lịch biểu của bạn.

  • Ca, Hết Giờ Và Mở Ca: Để thêm ca, hết giờ và mở ca.

  • Ghi chú Ngày: Để nhập ghi chú tương ứng với một ngày cụ thể. 

  • Thành viên: Danh sách chỉ đọc gồm những người trong nhóm mà bạn có thể giao ca. 

Bạn cũng có thể tạo sổ làm việc Excel của riêng mình bằng cách dùng cấu trúc được mô tả trong trang tính Ca, Hết Thời gian, Ca Mở và Ghi chú Ngày.

Quan trọng: 

  • Bạn không thể loại bỏ hoặc thay đổi thứ tự của các cột trong các trang tính. Nếu không, bạn sẽ gặp lỗi khi tải tệp lên.

  • Các cột bắt buộc được đánh dấu là đậm trong mỗi trang tính và không thể để trống.

Thay đổi trang tính

Trên trang tính Ca , mỗi ca xuất hiện dưới dạng một hàng với 12 cột. Dưới đây là chi tiết về các cột và cách sử dụng chúng. 

Cột

Thuộc tính

Loại

Mô tả

Phương thức nhập

Ví dụ

A

Phần tử

Tùy chọn

Tên của thành viên nhóm được gán cho ca.

Nhập tên của thành viên nhóm.

Martin Fitzgerald

B

Email Cơ quan

Bắt buộc

Địa chỉ email của thành viên nhóm.

Nhập địa chỉ email của thành viên nhóm.

mfitzgerald@contoso.com

C

Nhóm

Bắt buộc

Nhóm lên lịch chứa thành viên nhóm đó.

Nhập văn bản, số và/hoặc ký tự đặc biệt.Bạn có thể thêm một nhóm mới hoặc nhóm hiện có.

Hàng da

D

ngày bắt đầu

Bắt buộc

Ngày bắt đầu ca.

Định dạng: mm/dd/yyyy dd/mm/yyyy

Ngày 13 tháng 8 năm 2024 13/08/2024

E

Thời gian Bắt đầu

Bắt buộc

Thời gian bắt đầu ca.

Định dạng: 12h 24h

8h30 sáng 8 giờ 30 sáng 8:30

F

Ngày Kết thúc

Bắt buộc

Ngày kết thúc ca.

Định dạng: mm/dd/yyyy dd/mm/yyyy

Ngày 13 tháng 8 năm 2024 13/08/2024

G

Thời gian Kết thúc

Bắt buộc

Thời gian kết thúc ca.

Định dạng: 12h 24h

3:45 tối 3:45 chiều 15:45

H

Màu Chủ đề

Tùy chọn

Màu để phân loại ca.

Nhập một trong các tùy chọn sau: 1. Trắng 2. Xanh 3. Xanh 4. Tía 5. Hồng 6. Vàng 7. Xám 8. Xanh 9. DarkGreen 10. DarkPurple 11. DarkPink 12. DarkYellow

2. Xanh lam

I

Nhãn Tùy chỉnh

Tùy chọn

Nhãn để tùy chỉnh ca.

Nhập văn bản, số và/hoặc ký tự đặc biệt. Tối đa 23 ký tự.

Hàng da nhỏ

J

Nghỉ giải lao (phút)

Tùy chọn

Thời gian nghỉ ca tính theo phút.

Nhập một số (tính bằng phút) nhỏ hơn thời lượng của ca.

45

K

Ghi chú

Tùy chọn

Ghi chú cho các thành viên nhóm về ca làm việc cụ thể này.

Nhập văn bản, số và/hoặc ký tự đặc biệt. Tối đa 500 ký tự.

Sử dụng hệ thống mới của chúng tôi để yêu cầu giao hàng đến cửa hàng của chúng tôi.

L

Được chia sẻ

Bắt buộc

Tùy chọn chia sẻ ca với nhóm ngay khi thông tin được nhập.

Chọn Được chia sẻhoặc Không Được chia sẻ.Nếu chọn không chia sẻ, bạn có thể chia sẻ ca sau khi nhập ca bằng tùy chọn Chia sẻ với nhóm trong Ca.

Không Được chia sẻ

Trang tính Hết Thời gian Tắt

Trên trang tính Thời gian tắt, mỗi mục thời gian tắt sẽ xuất hiện dưới dạng một hàng với 11 cột. Dưới đây là chi tiết về các cột và cách sử dụng chúng.  

Cột

Thuộc tính

Loại

Mô tả

Phương thức nhập

Ví dụ

A

Phần tử

Tùy chọn

Tên của thành viên nhóm có thời gian tắt.

Nhập tên của thành viên nhóm.

Martin Fitzgerald

B

Email Cơ quan

Bắt buộc

Địa chỉ email của thành viên nhóm.

Nhập địa chỉ email của thành viên nhóm.

mfitzgerald@contoso.com

C

ngày bắt đầu

Bắt buộc

Ngày bắt đầu thời gian tắt.

Định dạng: mm/dd/yyyy dd/mm/yyyy

Ngày 13 tháng 8 năm 2024 13/08/2024

D

Thời gian Bắt đầu

Bắt buộc

Thời gian mà thời gian tắt bắt đầu.

Định dạng: 12h 24h

12h00 sáng 12:00 sáng 00:00

E

Ngày Kết thúc

Bắt buộc

Ngày kết thúc thời gian tắt.

Định dạng: mm/dd/yyyy dd/mm/yyyy

Ngày 20 tháng 8 năm 2024 20/08/2024

F

Thời gian Kết thúc

Bắt buộc

Thời gian mà thời gian kết thúc.

Định dạng: 12h 24h

12h00 sáng 12:00 sáng 00:00

G

Lý do Hết Thời gian Tắt

Bắt buộc

Lý do đó biện minh cho thời gian tắt.

Nhập lý do hết giờ từ danh sách các lý do hết thời gian có sẵn trong cài đặt Ca cho nhóm của bạn. 

Đi nghỉ

H

Màu Chủ đề

Tùy chọn

Màu để phân loại thời gian tắt.

Nhập một trong các tùy chọn sau: 1. Trắng 2. Xanh 3. Xanh 4. Tía 5. Hồng 6. Vàng 7. Xám 8. Xanh 9. DarkGreen 10. DarkPurple 11. DarkPink 12. DarkYellow

7. Xám

I

Ghi chú

Tùy chọn

Ghi chú cho thành viên nhóm về thời gian họ tắt.

Nhập văn bản, số và/hoặc ký tự đặc biệt. Tối đa 500 ký tự.

Tận hưởng ngày lễ của bạn.

J

Được chia sẻ

Bắt buộc

Tùy chọn chia sẻ thời gian tắt với thành viên nhóm ngay sau khi nhập thông tin.

Chọn Được chia sẻhoặc Không Được chia sẻ.Nếu chọn không chia sẻ, bạn có thể chia sẻ ca sau khi nhập ca bằng tùy chọn Chia sẻ với nhóm trong Ca.

Được chia sẻ

Mở trang tính Ca

Trên trang tính Mở Ca , mỗi ca mở xuất hiện dưới dạng một hàng với 11 cột. Dưới đây là chi tiết về các cột và cách sử dụng chúng.  

Cột

Thuộc tính

Loại

Mô tả

Phương thức nhập

Ví dụ

A

Nhóm

Bắt buộc

Bạn có thể yêu cầu nhóm lập lịch biểu mà từ đó có thể yêu cầu ca mở.

Nhập văn bản, số và/hoặc ký tự đặc biệt.Bạn có thể thêm một nhóm mới hoặc nhóm hiện có.

Hàng da

B

ngày bắt đầu

Bắt buộc

Ngày bắt đầu ca mở.

Định dạng: mm/dd/yyyy dd/mm/yyyy

Ngày 13 tháng 8 năm 2024 13/08/2024

C

Thời gian Bắt đầu

Bắt buộc

Thời gian bắt đầu ca mở.

Định dạng: 12h 24h

8h30 sáng 8 giờ 30 sáng 8:30

D

Ngày Kết thúc

Bắt buộc

Ngày kết thúc ca mở.

Định dạng: mm/dd/yyyy dd/mm/yyyy

Ngày 13 tháng 8 năm 2024 13/08/2024

E

Thời gian Kết thúc

Bắt buộc

Thời gian kết thúc ca mở.

Định dạng: 12h 24h

3:45 tối 3:45 chiều 15:45

F

Mở Khe

Bắt buộc

Số ca mở sẵn dùng cho các thành viên nhóm để yêu cầu.

Nhập số từ 1 đến 255. 

2

G

Màu Chủ đề

Tùy chọn

Màu để phân loại shift mở.

Nhập một trong các tùy chọn sau: 1. Trắng 2. Xanh 3. Xanh 4. Tía 5. Hồng 6. Vàng 7. Xám 8. Xanh 9. DarkGreen 10. DarkPurple 11. DarkPink 12. DarkYellow

6. Màu vàng

H

Nhãn Tùy chỉnh

Tùy chọn

Nhãn để tùy chỉnh ca mở.

Nhập văn bản, số và/hoặc ký tự đặc biệt. Tối đa 23 ký tự.

Hàng da nhỏ

I

Nghỉ giải lao (phút)

Tùy chọn

Thời gian nghỉ ca tính theo phút.

Nhập một số (tính bằng phút) nhỏ hơn thời lượng của ca.

45

J

Ghi chú

Tùy chọn

Ghi chú cho các thành viên nhóm về ca làm việc mở cụ thể này.

Nhập văn bản, số và/hoặc ký tự đặc biệt. Tối đa 500 ký tự.

Sử dụng hệ thống mới của chúng tôi để yêu cầu giao hàng đến cửa hàng của chúng tôi.

K

Được chia sẻ

Bắt buộc

Tùy chọn chia sẻ ca với thành viên nhóm ngay sau khi thông tin được nhập.

Chọn Được chia sẻhoặc Không Được chia sẻ.Nếu chọn không chia sẻ, bạn có thể chia sẻ ca sau khi nhập ca bằng tùy chọn Chia sẻ với nhóm trong Ca.

Không Được chia sẻ

Trang tính Ghi chú Ngày

Đối với mỗi ngày, bạn có thể thêm ghi chú. 

Cột

Thuộc tính

Loại

Mô tả

Phương thức nhập

Ví dụ

A

Ngày

Bắt buộc

Ngày mà bạn muốn ghi chú xuất hiện trong lịch biểu.

Định dạng: mm/dd/yyyy dd/mm/yyyy

Ngày 13 tháng 8 năm 2024 13/08/2024

B

Lưu ý

Bắt buộc

Nhắn tin cho nhóm của bạn.

Nhập văn bản, số và/hoặc ký tự đặc biệt. Tối đa 500 ký tự.

Đào tạo tại chỗ

Trong Ca, các ghi chú sẽ xuất hiện gần phía trên cùng của lịch biểu, bên dưới ngày.

Vị trí của ghi chú ngày trong lịch biểu Ca

Dành cho quản trị viên CNTT

Thay đổi cho tổ chức tiền tuyến của bạn

Bạn cần thêm trợ giúp?

Bạn muốn xem các tùy chọn khác?

Khám phá các lợi ích của gói đăng ký, xem qua các khóa đào tạo, tìm hiểu cách bảo mật thiết bị của bạn và hơn thế nữa.

Cộng đồng giúp bạn đặt và trả lời các câu hỏi, cung cấp phản hồi và lắng nghe ý kiến từ các chuyên gia có kiến thức phong phú.