Giảm kích cỡ ảnh và tệp đính kèm trong thư email Outlook

Chèn ảnh

Trong Outlook cổ điển, để chèn ảnh vào nội dung thư email của bạn, hãy đặt con trỏ vào nội dung thư email, chọn menu Chèn, rồi chọn Ảnh từ nhóm Hình minh họa trên Dải băng. 

Nếu ảnh trông quá lớn (hoặc quá nhỏ), bạn có thể sử dụng núm điều khiển đổi cỡ trên ảnh để chỉnh cỡ hình ảnh. 

Chỉnh cỡ ảnh

Bạn có thể thay đổi kích cỡ hiển thị của ảnh; ví dụ: ảnh đó sẽ chiếm bao nhiêu phần màn hình khi không thay đổi kích cỡ tệp hoặc độ phân giải của ảnh. Tuy nhiên, làm vậy sẽ không giúp co lại tổng kích cỡ thư email bạn đang gửi. 

1. Bấm hoặc nhấn vào ảnh để hiển thị núm điều khiển đổi cỡ hình tròn nhỏ ở mỗi góc của ảnh.

   

2. Bấm (hoặc nhấn và giữ) một trong các núm điều khiển, rồi kéo núm điều khiển đổi cỡ tới phần giữa để giảm kích cỡ hình ảnh hoặc ra xa khỏi phần giữa để tăng kích cỡ hình ảnh.

Chỉnh cỡ ảnh về kích thước chính xác

1. Chọn ảnh bạn muốn chỉnh cỡ.

2. Trên tab Định dạng, trong nhóm Kích cỡ, nhập chiều cao bắt buộc. Độ rộng sẽ tự động thay đổi để duy trì tỷ lệ cân xứng với chiều cao.

   

Nếu bạn muốn thay đổi riêng cho chiều cao và chiều rộng, hãy chọn công cụ khởi động hộp thoại Kích cỡ và bỏ chọn hộp kiểm Khóa tỷ lệ khung ảnh trước khi bạn thay đổi chiều cao hoặc độ rộng bắt buộc ở bước 2.

Nén ảnh để giảm kích thước tệp

Việc nén ảnh sẽ duy trì chiều cao và độ rộng của ảnh nhưng cũng sẽ giảm độ phân giải. Ảnh với độ phân giải thấp hơn sẽ có kích thước tệp nhỏ hơn.

1. Chọn những ảnh bạn cần giảm.

2. Bên dưới Công cụ Ảnh trên tab Định dạng, chọn Nén ảnh từ nhóm Điều chỉnh. Tùy theo độ phân giải màn hình, bạn có thể chỉ thấy biểu tượng Nén Ảnh.

3. Chọn các tùy chọn nén và độ phân giải, rồi chọn OK. Đối với những ảnh sẽ không được in thì Web (150 ppi) là độ phân giải phổ biến nhất.

Khi bạn đính kèm ảnh dưới dạng tệp, ảnh sẽ không hiển thị trực tiếp trong nội dung thư email. Thay vào đó, biểu tượng ảnh sẽ xuất hiện bên dưới chủ đề thư. Đối với các tệp hình ảnh, bạn cũng sẽ thấy một hình xem trước nhỏ của ảnh cùng với tên và kích cỡ của tệp. 

Nếu tệp đính kèm ảnh quá lớn, bạn có thể yêu cầu Outlook cổ điển đổi kích cỡ ảnh cho bạn khi gửi thư. 

1. Chọn Tệp.  

2. Nếu hình ảnh của bạn lớn, bạn sẽ thấy thông báo sau: Một số người nhận có thể không nhận được thư này do tệp đính kèm hình ảnh. Việc chỉnh cỡ hình ảnh lớn có thể giúp chuyển phát thư. Hình ảnh đã được chỉnh cỡ sẽ có kích cỡ tối đa là 1024x768 điểm ảnh.  

3. Chọn Chỉnh cỡ hình ảnh lớn khi tôi gửi thư này.

4. Chọn mũi tên trái ở góc trên cùng bên trái của màn hình để trở về thư của bạn. Soạn thư và khi bạn chọn Gửi, mọi tệp đính kèm ảnh đều sẽ được chỉnh cỡ tự động. 

Các tài liệu, bảng tính, tệp PDF và các loại tệp khác có thể khác nhau đáng kể về kích cỡ. Bạn có thể sử dụng một số biện pháp để đảm bảo thư email và tệp đính kèm có kích cỡ nhỏ khi gửi những tệp này.

Gửi liên kết đến tệp

1. Trong thư email của bạn, chọn Đính kèm Tệp từ dải băng.

2. Chọn tệp của bạn. 

3. Nếu tệp đã được lưu trữ trên OneDrive, OneDrive for Business hoặc site SharePoint, bạn có thể chọn Gửi liên kết. Thao tác này sẽ đính kèm một lối tắt tới tệp vào thư email của bạn, chứ không phải vào chính tệp đó. Người nhận có thể mở lối tắt và tải xuống hoặc mở tệp.

Sao chép liên kết chia sẻ từ một dịch vụ lưu trữ đám mây khác

Hầu hết các giải pháp lưu trữ đám mây như Dropbox hoặc Google Drive đều cho phép bạn nhận liên kết có thể chia sẻ dẫn tới tệp của mình. Xem các tệp trợ giúp để biết thêm thông tin về cách nhận liên kết chia sẻ. Sau khi bạn có liên kết chia sẻ, hãy dán liên kết đó vào nội dung của thư email.

Nén tệp trước khi gửi

Có thể nén hầu hết các tệp thành tệp zip để giảm kích cỡ tệp. Windows cho phép bạn tạo và mở các tệp zip mà không cần bất cứ phần mềm bổ sung nào. 

1. Dẫn hướng đến thư mục chứa tệp bạn muốn gửi.

2. Chọn tệp. Để chọn nhiều tệp, hãy nhấn và giữ Ctrl khi bấm vào từng tệp.

3. Bấm chuột phải vào lựa chọn, chọn Gửi Tới > Thư mục Nén.

4. Thao tác này sẽ tạo một tệp zip mới chứa những tệp bạn đã chọn ở bước 2. Tên của tệp zip được chọn tự động từ tên của tệp gốc. 

5. Quay lại thư email của bạn rồi chọn Đính kèm Tệp từ dải băng hoặc bấm chuột phải vào tệp zip mới, chọn Gửi Tới > Người nhận Thư để mở thư email mới đã được đính kèm tệp.