Kịch bản sau đây nghe có quen thuộc không? Bạn gửi tệp qua email đến một vài đồng nghiệp. Sau đó, tất cả họ thêm phản hồi của họ, để lại cho bạn nhiệm vụ tích hợp đầu vào từ nhiều bản sao của bản gốc của bạn.
Có một cách xử lý tốt hơn. Bạn có thể lưu trữ tệp của mình trên SharePoint hoặc Microsoft OneDrive và sử dụng lệnh Chia sẻ để cho phép người khác đọc hoặc chỉnh sửa. Sau đó, chỉ có một bản sao để xem lại có chứa phản hồi của mọi người. (Việc họ có thể làm với tệp tùy thuộc vào quyền bạn cấp cho họ.)
Đây là quy trình.
Thêm SharePoint hoặc vị OneDrive vào danh sách các địa điểm của bạn trong Word
-
Trong Word, chọn Tệp > Lưu Như > Thêm vị trí.
-
Bên dưới Thêm vị trí, chọn dịch vụ trên nền điện toán đám mây bạn muốn sử dụng (ví dụ: SharePoint, OneDrive).
-
Hoàn tất màn hình Đăng nhập có thể xuất hiện. Nếu cần, hãy liên hệ với bộ phận CNTT để biết tên người dùng và mật khẩu của bạn.
-
Lưu ý vị trí mới hiện sẵn dùng Word ngăn Lưu Như của bạn.
Lưu và chia sẻ tài liệu
Bạn có thể lưu tài liệu của mình vào vị trí điện toán đám mây sẵn dùng. Bạn chỉ cần thực hiện thao tác này một lần, sau đó tất cả các chỉnh sửa có thể được thực hiện đối với một tệp dùng chung.
-
Trong tài liệu được chia sẻ, chọn Tệp >Lưu Như.
-
Trên trang Lưu Dưới dạng, bấm đúp vào vị trí bạn muốn sử dụng (ví dụ: OneDrive, SharePoint/MySite)
-
Cung cấp tên tệp, rồi chọn Lưu. Nếu thao tác này đưa bạn trở lại tab Thông tin , chỉ cần bấm Chia sẻ một lần nữa.
-
Dưới Chia sẻ với Con người, hãy nhập tên hoặc địa chỉ email cho từng người nhận.
-
Hoặc bạn có thể chọn Có thể Chỉnh sửahoặc Có thể Xem. Tùy chọn đầu tiên cho phép đồng nghiệp của bạn thay đổi tệp, Tùy chọn thứ hai an toàn hơn.
-
Bạn có thể tùy ý thêm thư vào hộp bên dưới dòng địa chỉ. Sau đó bấm Chia sẻ.
Chia sẻ một tài liệu đã được lưu
Nếu bạn đã lưu tệp vào SharePoint hoặc OneDrive, bạn có thể sử dụng các bước sau đây.
-
Mở tài liệu mà bạn muốn chia sẻ.
-
Bấm Vào Chia > chia >chia sẻ với Con người
-
Nhập tên hoặc địa chỉ email cho từng người nhận.
-
Hoặc bạn có thể chọn Có thể Chỉnh sửa hoặc Có thể Xem. Tùy chọn đầu tiên cho phép đồng nghiệp của bạn thay đổi tệp. Tùy chọn thứ hai giữ cho tệp của bạn an toàn hơn.
-
Bạn có thể tùy ý nhập thông báo vào hộp bên dưới dòng địa chỉ và bấm Chia sẻ.
Ngừng chia sẻ với mọi người
Nếu cần, bạn có thể dừng quyền truy nhập chia sẻ cho những người nhận cụ thể.
-
Mở tài liệu.
-
Chọn Tệp >chia sẻ
-
Bên dưới Chia sẻ với Con người, bấm chuột phải vào (các) tên bất kỳ mà bạn muốn loại bỏ, rồi chọn Loại bỏ Người dùng.
Tìm hiểu thêm về OneDrive và Microsoft 365
-
Để mở tài OneDrive của bạn, hãy xem Đăng ký tài khoản Microsoft.
-
Để đăng ký tài Microsoft 365 SharePoint mới, hãy xem trang chủ Microsoft 365 .
-
Nếu công ty bạn có SharePoint và bạn có thắc mắc về nó, hãy liên hệ với người quản trị hệ thống của bạn.
