Giúp người khuyết tật dễ dàng truy nhập cuộc họp, cuộc gọi và tin nhắn microsoft Teams của bạn

Bật bản chép lại và chú thích

Khi bạn sử dụng chú thích hoặc bản chép lại, những người khiếm thính hoặc khuyết tật về học tập chẳng hạn như chứng khó đọc, có thể theo dõi âm thanh cuộc họp dưới dạng văn bản. Bạn cũng có thể chụp phiên bản văn bản của một cuộc Microsoft Teams thoại và lưu nó để sử dụng sau này.

Để biết thông tin chi tiết về cách sử dụng chú thích và bản chép lại, đi tới mục Xem bản chép lại trực tiếp trong cuộc họp Teams, Chỉnh sửa bản ghi của bản ghi cuộc họp trong Teams, Sử dụng phụ đề trực tiếp trong cuộc họp Teams và Sử dụng phụ đề CART trong cuộc họp Microsoft Teams (phụ đề do con người tạo).

Đầu Trang

Làm nổi bật một video

Nếu bạn là người tổ chức hoặc diễn giả cuộc họp, bạn có thể làm nổi bật video của người khác để ghim video đó cho mọi người trong cuộc họp. Ví dụ, bạn có thể làm nổi bật video của người thông dịch ngôn ngữ ký hiệu để người dự bị khiếm thính có thể dễ dàng truy cập và tập trung vào video của người phiên dịch.

Để biết hướng dẫn từng bước về cách sử dụng spotlight, hãy đi tới làm nổi bật video của ai đó trong cuộc họp Teams.

Đầu Trang

Giảm nội dung gây mất tập trung

Giảm sự xao nhãng trong các cuộc họp, sự kiện trực tiếp và cuộc gọi có thể giúp mọi người tập trung vào người đang nói hoặc tài liệu đang được chia sẻ.

Ví dụ: nếu đang trình bày, bạn có thể làm mờ nền hoặc sử dụng hình ảnh ổn định với độ tương phản màu phù hợp để làm cho nền ít nổi bật hoặc bận hơn. Tránh sử dụng hình ảnh động, nhấp nháy hoặc bận cho nền Teams của bạn, vì điều này có thể khiến những người dùng dựa vào môi và những người bị động kinh, động kinh, rối loạn xử lý trực quan hoặc các tình trạng khác trở nên khó khăn hơn. Để biết hướng dẫn từng bước về cách thay đổi nền, hãy đi tới Thay đổi nền cho cuộc họp Teams.

Tương tự, khi micrô của bạn được bật trong cuộc họp hoặc cuộc gọi, tiếng ồn nền xung quanh bạn—giấy tờ bị sập, cửa đóng sập, chó sạch túi, v.v.—có thể làm người khác phân tâm. TrongMicrosoft Teams cho Windows tính để bàn, bạn có thể chọn từ ba mức độ khử tiếng ồn để giúp mọi người tập trung vào những gì đang xảy ra trong cuộc họp hoặc cuộc gọi. Để biết hướng dẫn từng bước về cách đặt mức khử tiếng ồn, đi tới mục Giảm tiếng ồn nền trong các cuộc họp Teams.

Đầu Trang 

Ghi lại cuộc họp 

Ghi lại cuộc họp để người dự có thể xem lại các điểm đã thảo luận trong thời gian riêng của họ và xem lại những gì họ có thể đã bỏ lỡ lần đầu tiên. Bạn cũng có thể xem các bản ghi ở tốc độ chậm hơn và nhanh hơn. Các bản ghi được lập chỉ mục để người dự có thể đi qua các phân đoạn cụ thể dựa trên chuyển tiếp trang chiếu.

Để biết hướng dẫn từng bước về cách ghi lại các cuộc họp và sự kiện trực tiếp và quản lý các bản ghi, hãy đi tới Ghi lại cuộc họp trong Teams, Quản lý bản ghi và báo cáo sự kiện trực tiếp trong Teams, phát và chia sẻ bản ghi cuộc họp trong Teams. 

Đầu Trang

Thêm chủ đề tin nhắn vào tin nhắn kênh

Việc thêm chủ đề mô tả vào tin nhắn trong kênh của bạn có thể giúp người dùng bộ đọc màn hình quét và điều hướng bài đăng trong kênh và xem tổng quan về nội dung trong tin nhắn của bạn.

1. Trong hộp soạn thảo thư được bung rộng, đặt con trỏ trong trường văn bản Thêm chủ đề, rồi nhập chủ đề cho thư của bạn.

Đầu Trang 

Tạo đầu đề trợ năng

Việc sử dụng các đầu đề mang tính mô tả trong các kênh và các nhóm tin nhắn trò chuyện có thể giúp người đọc của bạn nhanh chóng xem lướt qua tin nhắn của bạn, cả về mặt trực quan lẫn công nghệ hỗ trợ và có được cái nhìn tổng quan về nội dung của tin nhắn.

Tốt nhất là đầu đề giải thích nội dung của một mục trong thư của bạn. Sử dụng các kiểu đầu đề tích hợp sẵn và tạo văn bản mô tả đầu đề để giúp người dùng bộ đọc màn hình dễ dàng xác định cấu trúc của thư và dẫn hướng các đầu đề.

Sắp xếp đầu đề theo thứ tự lô-gic được quy định và không bỏ qua mức đầu đề. Ví dụ: sử dụng Đầu đề 1, Đầu đề 2, rồi Đầu đề 3, thay vì Đầu đề 3, Đầu đề 1, rồi Đầu đề 2. Sắp xếp thông tin thành các cụm nhỏ. Tốt nhất là mỗi đầu đề chỉ bao gồm một vài đoạn văn.

1. Trong hộp soạn thảo thư được bung rộng, đặt con trỏ ở nơi bạn muốn tạo đầu đề.

2. Chọn danh sách thả xuống cho kiểu (Kiểu có định dạng), rồi chọn kiểu đầu đề bạn muốn.

Đầu Trang 

Tránh sử dụng bảng

Nói chung, hãy tránh bảng nếu có thể và trình bày dữ liệu theo cách khác, chẳng hạn như đoạn văn có đầu đề. Những bảng có độ rộng cố định có thể trở nên khó đọc đối với những người sử dụng Kính lúp, vì các bảng đó buộc nội dung phải có kích cỡ cụ thể. Điều này khiến phông chữ rất nhỏ, buộc người dùng Kính lúp cuộn theo chiều ngang, đặc biệt là trên thiết bị di động.

Nếu bạn phải sử dụng bảng, hãy sử dụng các hướng dẫn sau để đảm bảo bảng của bạn dễ truy nhập nhất có thể:

• Tránh bảng có độ rộng cố định.

• Nếu bạn có siêu kết nối trong bảng, hãy chỉnh sửa văn bản liên kết để chúng có ý nghĩa và không ngắt giữa câu.

• Đảm bảo bảng dễ đọc bằng Kính lúp. Xem tin nhắn của bạn trên thiết bị di động để đảm bảo mọi người sẽ không cần cuộn theo chiều ngang trên điện thoại.

Đầu Trang

Thêm văn bản thay thế vào hình ảnh trực quan trong tin nhắn trò chuyện

Văn bản thay thế giúp những người không thể nhìn thấy màn hình hiểu nội dung quan trọng trong nội dung trực quan. Trong văn bản thay thế, mô tả ngắn gọn hình ảnh và đề cập mục đích của hình ảnh. Bộ đọc màn hình sẽ đọc văn bản mô tả hình ảnh cho những người dùng không thể nhìn thấy hình ảnh.

Tránh sử dụng văn bản trong hình ảnh làm phương pháp duy nhất để truyền tải thông tin quan trọng. Nếu bạn phải sử dụng hình ảnh có chứa văn bản, hãy lặp lại văn bản đó trong nội dung thư. Trong văn bản thay thế, hãy đề cập đến sự tồn tại của văn bản và mục đích của văn bản.

Nếu hình ảnh chỉ là trang trí, hãy đề cập đến hình ảnh đó trong văn bản thay thế.

1. Dán hình ảnh vào tin nhắn trò chuyện của bạn.

   Lưu ý: Hiện tại, bạn không thể thêm văn bản thay thế vào hình ảnh hoặc hình ảnh đính kèm trong tin nhắn kênh.

2. Bấm chuột phải vào hình ảnh, rồi chọn Thêm văn bản thay thế. Hộp thoại Văn bản thay thế sẽ mở ra.

3. Nhập văn bản thay thế cho hình ảnh.

4. Chọn LƯU.

Đầu Trang 

Sử dụng cỡ phông và màu sắc và định dạng văn bản bao hàm trợ năng

Định dạng văn bản và phông chữ trợ năng không loại trừ hoặc làm chậm tốc độ đọc của bất kỳ ai đọc nội dung trong thư, bao gồm những người có thị lực kém, người khiếm thị hoặc người khiếm thị. Phông chữ và định dạng phù hợp sẽ cải thiện mức độ dễ đọc và dễ đọc của thư. Bạn cũng nên đọc văn bản trong tin nhắn ở chế độ tương phản cao.

Để biết hướng dẫn từng bước về cách thay đổi cỡ phông và định dạng văn bản, đi tới mục Thay đổi cỡ phông tin nhắn trong Teams và Định dạng tin nhắn trong Teams.

Dưới đây là một số ý tưởng cần xem xét:

• Để đảm bảo văn bản hiển thị tốt ở chế độ tương phản cao, hãy sử dụng cài đặt Tự động cho màu phông chữ.

• Tránh sử dụng toàn bộ chữ viết hoa và quá nhiều chữ nghiêng hay gạch chân.

• Người bị khiếm thị có thể bỏ lỡ ý nghĩa được truyền tải bằng các màu cụ thể. Ví dụ: thêm định dạng gạch dưới cho văn bản siêu kết nối được mã hóa bằng màu để những người mù màu biết rằng văn bản được liên kết ngay cả khi họ không thể nhìn thấy màu đó.

• Từ ba cỡ phông sẵn dùng trong thưMicrosoft Teams, hãy chọn Lớn.

Đầu Trang

Tạo siêu kết nối trợ năng

Người sử dụng bộ đọc màn hình đôi khi nhìn lướt qua danh sách liên kết. Các liên kết cần truyền tải thông tin rõ ràng và chính xác về đích. Nếu tiêu đề trên trang đích của siêu kết nối cung cấp một bản tóm tắt chính xác nội dung trên trang, hãy dùng bản tóm tắt đó cho văn bản siêu kết nối. Ví dụ: văn bản siêu kết nối này khớp với tiêu đề trên trang đích: Tạo nhiều nội dung hơn với các mẫu của Microsoft. Tránh sử dụng văn bản liên kết như "Bấm vào đây", "Xem trang này", Truy cập vào đây" hoặc "Tìm hiểu thêm".

Để biết hướng dẫn từng bước về cách tạo siêu kết nối trợ năng, đi tới gửi tệp, ảnh hoặc liên kết trong Teams.

Đầu Trang 

Tạo danh sách trợ năng

Để giúp bộ đọc màn hình đọc thư của Microsoft Teams bạn dễ dàng hơn, hãy sắp xếp thông tin thành các cụm nhỏ như danh sách dấu đầu dòng hoặc đánh số.

Thiết kế danh sách để bạn không cần thêm một đoạn văn thuần không có dấu đầu dòng hoặc số vào giữa danh sách. Nếu danh sách của bạn được chia thành một đoạn văn thuần, một số bộ đọc màn hình có thể thông báo sai số mục danh sách. Ngoài ra, người dùng có thể nghe thấy ở giữa danh sách rằng họ sẽ rời khỏi danh sách.

1. Trong hộp soạn thảo thư được bung rộng, đặt con trỏ ở nơi bạn muốn tạo danh sách.

2. Để tạo danh sách dấu đầu dòng hoặc đánh số, hãy chọn (Danh sách dấu đầu dòng) hoặc (Danh sách đánh số).

3. Nhập các mục danh sách của bạn.

Đầu Trang

Chọn biểu tượng cảm xúc, biểu tượng cảm xúc và GIF của bạn một cách cẩn thận

Nếu bạn sử dụng biểu tượng cảm xúc, biểu tượng cảm xúc hoặc GIF trong tin nhắn của mình, hãy chọn cẩn thận và lưu ý đối tượng của bạn. Thỉnh thoảng sử dụng biểu tượng cảm xúc, biểu tượng cảm xúc hoặc GIF để nhấn mạnh thay vì cố gắng truyền đạt toàn bộ thông điệp của bạn với họ. 

Tốt nhất là sử dụng biểu tượng cảm xúc hoặc biểu tượng cảm xúc không di chuyển thay vì các biểu tượng cảm xúc di chuyển liên tục. Hãy thận trọng với những hành động di chuyển trong một khoảng thời gian ngắn. Mặc dù các biểu tượng di chuyển này có thể mang lại tính giải trí cho một số người, những ký hiệu khác có thể khiến chúng mất tập trung và do đó họ có thể gặp khó khăn khi tập trung vào thông điệp của bạn.

Một số bộ đọc của bạn có thể đang sử dụng bộ đọc màn hình hoặc các công nghệ hỗ trợ khác, phóng to, thu phóng hoặc một bảng phối màu khác trên máy tính của họ, chẳng hạn như chế độ tương phản cao. Để đảm bảo các biểu tượng cảm xúc, biểu tượng cảm xúc hoặc GIF bao gồm cả biểu tượng cảm xúc, hãy làm như sau:

• Kiểm tra hình thức của biểu tượng cảm xúc và biểu tượng cảm xúc khi được phóng to, ví dụ: đến 200%.

• Đảm bảo có văn bản thay thế. Thêm văn bản thay thế nếu có thể hoặc mô tả biểu tượng cảm xúc, biểu tượng cảm xúc hoặc GIF trong nội dung thư.

• Nếu bạn đang sử dụng biểu tượng cảm xúc, biểu tượng cảm xúc hoặc GIF thay cho văn bản, hãy chọn biểu tượng cảm xúc có độ tương phản màu tốt.

Sử dụng các biểu tượng phổ biến có nghĩa là người đọc của bạn có thể đã quen thuộc. Ví dụ, một biểu tượng cảm xúc quả bơ để tham khảo ăn uống lành mạnh có thể không được hiểu bởi tất cả mọi người đọc tin nhắn của bạn.

Đối với những người khuyết tật về nhận thức, biểu tượng cảm xúc mới lạ hoặc bất thường, biểu tượng cảm xúc và GIF có thể làm cho thông điệp của bạn khó hiểu hơn. Ví dụ: một số người có thể không giải mã được biểu tượng cảm xúc nằm ở một bên.

Đầu Trang 

Kiểm tra trợ năng bằng Bộ đọc Tập trung 

Sau khi bạn đăng tin nhắn của mình, hãy thử đọc bằng Bộ đọc Tập trung để kiểm tra âm thanh của tin nhắn. Nếu bạn nhận thấy bất kỳ sự cố nào với trợ năng, bạn có thể chỉnh sửa thư, rồi đăng lại.

Để biết hướng dẫn từng bước về cách sử dụng Bộ đọc Tập trung, hãy đi tới Sử dụng Bộ đọc Tập trung trong Microsoft Teams.

Đầu Trang