จดหมายเวียนช่วยให้คุณสามารถสร้างชุดเอกสารที่ปรับแต่งสำหรับผู้รับแต่ละราย ตัวอย่างเช่น ฟอร์มจดหมายอาจเป็นปรับแต่งเพื่อระบุผู้รับแต่ละรายตามชื่อ แหล่งข้อมูล เช่น รายการ สเปรดชีต หรือฐานข้อมูล จะเชื่อมโยงกับเอกสาร พื้นที่ที่สำรองไว้ซึ่งเรียกว่าเขตข้อมูลผสานจะบอกตำแหน่งในเอกสารให้ Word รวมข้อมูลจากแหล่งข้อมูล
คุณทำงานบนเอกสารหลักใน Word แทรกเขตข้อมูลผสานสำหรับเนื้อหาที่ปรับแต่งซึ่งคุณต้องการรวมไว้ เมื่อจดหมายเวียนเสร็จสมบูรณ์ เอกสารที่ผสานจะสร้างเวอร์ชันส่วนบุคคลสำหรับแต่ละชื่อในแหล่งข้อมูล
แหล่งข้อมูล
ขั้นตอนแรกของคุณในการตั้งค่าจดหมายเวียนคือการเลือกแหล่งข้อมูลที่คุณจะใช้สำหรับข้อมูลที่ปรับให้เป็นส่วนบุคคล สเปรดชีต Excel และรายการที่ติดต่อ Outlook เป็นแหล่งข้อมูลที่ใช้กันมากที่สุดแต่ฐานข้อมูลทุกชนิดที่คุณสามารถเชื่อมต่อกับ Word จะใช้งานได้ ถ้าคุณยังไม่มีแหล่งข้อมูล คุณก็สามารถพิมพ์ได้ใน Word ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการจดหมายเวียน
สำหรับรายละเอียดเกี่ยวกับแหล่งข้อมูล ให้ดูแหล่งข้อมูลที่คุณสามารถใช้สำหรับจดหมายเวียน
Excel หรือ Outlook
ถ้าคุณทราบว่าคุณจะใช้ Excel หรือ Outlook เป็นแหล่งข้อมูลของคุณ ให้ดู:
ชนิดของเอกสาร
Word มีเครื่องมือสำหรับการรวมข้อมูลของคุณลงในเอกสารประเภทต่อไปนี้ ติดตามลิงก์สำหรับรายละเอียดเกี่ยวกับแต่ละประเภท:
-
จดหมาย ที่มีคำทักทายแบบส่วนบุคคล จดหมายแต่ละฉบับจะพิมพ์บนแผ่นกระดาษแยกกันสร้างและพิมพ์ชุดจดหมายที่ปรับแต่งสำหรับแต่ละบุคคล
-
อีเมลที่ที่อยู่ของผู้รับแต่ละรายคือที่อยู่เพียงอันเดียวในบรรทัด ถึง คุณจะส่งอีเมลได้โดยตรงจาก Word
-
ซองจดหมายหรือป้ายชื่อที่มีชื่อและที่อยู่มาจากแหล่งข้อมูลของคุณ
-
ไดเรกทอรีที่แสดงรายการชุดข้อมูลสำหรับแต่ละรายการในแหล่งข้อมูลของคุณ ใช้เพื่อพิมพ์รายชื่อที่ติดต่อของคุณหรือเพื่อแสดงกลุ่มข้อมูล เช่นนักเรียนทุกคนในแต่ละชั้นเรียน เอกสารประเภทนี้เรียกอีกอย่างว่าแค็ตตาล็อกผสาน
แหล่งข้อมูล
ขั้นตอนแรกของคุณในการตั้งค่าจดหมายเวียนคือการเลือกแหล่งข้อมูลที่คุณจะใช้สำหรับข้อมูลที่ปรับให้เป็นส่วนบุคคล สเปรดชีต Excel และรายการที่ติดต่อ Outlook เป็นแหล่งข้อมูลที่ใช้กันมากที่สุด แต่ถ้าคุณยังไม่มีแหล่งข้อมูลคุณสามารถพิมพ์ใน Word ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการจดหมายเวียน
-
สเปรดชีต Excel จะทำงานเป็นแหล่งข้อมูลที่ดีถ้าข้อมูลทั้งหมดอยู่บนแผ่นเดียวและถูกจัดรูปแบบไว้เพื่อให้สามารถอ่านได้โดย Word สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู เตรียมแหล่งข้อมูลของคุณใน Excel สำหรับจดหมายเวียนใน Word for Mac
-
รายการที่ติดต่อของ Outlook มีข้อมูลในรูปแบบที่สามารถอ่านได้โดย Word ดู ใช้ที่ติดต่อ Outlook เป็นแหล่งข้อมูลสำหรับจดหมายเวียน
-
ไฟล์ข้อมูล Word คือแหล่งข้อมูลที่คุณสามารถสร้างได้จากภายใน Word สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู ตั้งค่ารายการจดหมายเวียนด้วย Word
ชนิดของเอกสาร
-
จดหมาย ที่มีคำทักทายแบบส่วนบุคคล จดหมายแต่ละฉบับจะพิมพ์บนแผ่นกระดาษแยกกันสร้างและพิมพ์ชุดจดหมายที่ปรับแต่งสำหรับแต่ละบุคคล
-
อีเมลที่ที่อยู่ของผู้รับแต่ละรายคือที่อยู่เพียงอันเดียวในบรรทัด ถึง คุณจะส่งอีเมลได้โดยตรงจาก Word
-
ซองจดหมายหรือป้ายชื่อที่มีชื่อและที่อยู่มาจากแหล่งข้อมูลของคุณ
ถ้าคุณเปิดเอกสารจดหมายเวียนที่คุณสร้างขึ้นด้วยแอปพลิเคชัน Word บนเดสก์ท็อป Word บนเว็บจะรักษาการตั้งค่าจดหมายเวียนทั้งหมดที่มีอยู่ แต่คุณไม่สามารถทำจดหมายเวียนหรือแก้ไขการตั้งค่าจดหมายเวียนใดๆ ได้
ถ้าคุณมีแอปพลิเคชัน Word บนเดสก์ท็อป ให้เปิดเอกสารและสร้างจดหมายเวียนจากที่นั่น