Applies ToWord for Microsoft 365 Word for Microsoft 365 for Mac Word 2024 Word 2024 for Mac Word 2021 Word 2021 for Mac Word 2019 Word 2019 for Mac Word 2016 Word 2013

ฟีเจอร์ไดเรกทอรีใน Word จะผสานข้อมูลลงในเอกสารเดียว เช่น รายการไดเรกทอรีสมาชิก แค็ตตาล็อก หรือส่วนต่างๆ เนื่องจากคุณสามารถผสานแหล่งข้อมูลได้หลายชนิด คุณจึงสามารถสร้างรายงานจากฐานข้อมูล เช่น Access โดยใช้ฟีเจอร์การจัดรูปแบบทั้งหมดของ Word

ตัวอย่างของจดหมายเวียนไดเรกทอรี

เริ่มเอกสาร

  1. เปิดเอกสารเปล่า

  2. ไปที่ การส่งจดหมาย > เริ่มไดเรกทอรี > จดหมายเวียน

  1. ไปที่ การส่งจดหมาย > เลือกผู้รับ

  2. เลือกแหล่งข้อมูล สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู แหล่งข้อมูลที่คุณสามารถใช้กับจดหมายเวียนได้

  3. เลือก ไฟล์ > บันทึก

ถ้าคุณจำเป็นต้องแก้ไขรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณ ดูที่ จดหมายเวียน: แก้ไขผู้รับ

ในขั้นตอนนี้ อย่ารวมข้อความที่คุณต้องการพิมพ์เพียงครั้งเดียวในเอกสารไดเรกทอรีที่เป็นผลลัพธ์

  1. พิมพ์ข้อความที่คุณต้องการทําซ้ําสําหรับแต่ละรายการในไดเรกทอรี เช่น ชื่อ: หรือ ที่อยู่ ป้ายชื่อ สําหรับแต่ละระเบียน

  2. คลิกหรือแตะตําแหน่งในเอกสารที่คุณต้องการวางเขตข้อมูลผสาน แล้วแทรกเขตข้อมูลผสาน สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ เขตข้อมูลจดหมายเวียน

    เคล็ดลับ: 

    • เมื่อต้องการสร้างตารางที่มีป้ายชื่อหรือแถวหัวเรื่องหนึ่งแถว ให้สร้างส่วนหัวของเอกสาร ใส่แถวป้ายชื่อของตารางภายในส่วนหัว จากนั้นใส่เขตข้อมูลผสานลงในเนื้อหาของเอกสาร

    • ส่วนหัวของตารางภายในส่วนหัว ตารางในเนื้อความ

    • วิธีนี้ใช้ได้ดีกับไดเรกทอรีขนาดยาวที่ครอบคลุมหลายหน้า เนื่องจากจะสร้างส่วนหัวสําหรับแต่ละหน้า

    คุณไม่สามารถพิมพ์อักขระเขตข้อมูลผสาน (« ») ด้วยตนเองได้ คุณต้องใช้บานหน้าต่างงานจดหมายเวียน

    เมนู แทรกเขตข้อมูลผสาน

    ถ้าเขตข้อมูลผสานปรากฏอยู่ภายในวงเล็บปีกกา เช่น { MERGEFIELD City } Word จะแสดงโค้ดเขตข้อมูลแทนผลลัพธ์เขตข้อมูล การทําเช่นนี้ไม่มีผลต่อการผสาน แต่เป็นการยากที่จะจัดรูปแบบ คลิกขวาที่โค้ดเขตข้อมูล แล้วเลือก สลับโค้ดเขตข้อมูล บนเมนูทางลัด

    สลับโค้ดเขตข้อมูลที่เลือก

    ถ้าที่อยู่ของคุณมีส่วนใดส่วนหนึ่งขาดหายไป ให้ดูที่ จดหมายเวียน: จับคู่เขตข้อมูล เพื่อแก้ไข

  3. ทําซ้ําขั้นตอนที่ 2 ตามต้องการ

  4. หลังจากที่คุณทําเอกสารหลักเสร็จสมบูรณ์และแทรกเขตข้อมูลผสานทั้งหมดแล้ว ให้ไปที่ ไฟล์ > บันทึกเป็น

  1. ไปที่ การส่งจดหมาย > แสดงตัวอย่างผลลัพธ์

  2. ใช้ปุ่ม ย้อนกลับ และ ไปข้างหน้า เพื่อเลื่อนดูข้อมูลของคุณ หรือใช้ ค้นหาผู้รับ เพื่อค้นหาระเบียนที่ระบุ

  3. ถ้าคุณต้องการแก้ไข ให้เลือก ผลลัพธ์การแสดงตัวอย่าง เพื่อกลับไปยังมุมมองเขตข้อมูลผสาน

  1. เลือก การส่งจดหมาย > เสร็จสิ้น & ผสาน แล้วเลือก แก้ไขแต่ละเอกสาร คุณจะเห็นตัวเลือกอื่นๆ อีก 2 ตัวเลือก แต่คุณไม่สามารถใช้กับไดเรกทอรีได้

  2. เลือกหนึ่งรายการ ดังนี้:

    • เมื่อต้องการผสานระเบียนทั้งหมด ให้เลือก ทั้งหมด

    • เมื่อต้องการผสานเฉพาะระเบียนที่คุณเห็นในหน้าต่างเอกสาร ให้เลือก ระเบียนปัจจุบัน

    • เมื่อต้องการผสานช่วงของระเบียน ให้พิมพ์หมายเลขระเบียนในกล่อง จาก และ ถึง

    เลือก ตกลง

  3. ในเอกสารใหม่ ให้เพิ่มข้อความที่คุณต้องการพิมพ์เพียงครั้งเดียว เช่น หัวกระดาษ ท้ายกระดาษ ส่วนหัวของคอลัมน์ หรือข้อความอื่นๆ

  4. บันทึกหรือพิมพ์ไดเรกทอรีเช่นเดียวกับที่คุณทํากับเอกสารปกติใดๆ

เริ่มเอกสาร

  1. เปิดเอกสารเปล่า

  2. ไปที่ การส่งจดหมาย > เริ่มไดเรกทอรี > จดหมายเวียน

  1. ไปที่ การส่งจดหมาย > เลือกผู้รับ

  2. เลือกแหล่งข้อมูล สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู แหล่งข้อมูลที่คุณสามารถใช้กับจดหมายเวียนได้

  3. เลือก ไฟล์ > บันทึก

ถ้าคุณจำเป็นต้องแก้ไขรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณ ดูที่ จดหมายเวียน: แก้ไขผู้รับ

ในขั้นตอนนี้ อย่ารวมข้อความที่คุณต้องการพิมพ์เพียงครั้งเดียวในเอกสารไดเรกทอรีที่เป็นผลลัพธ์

  1. พิมพ์ข้อความที่คุณต้องการทําซ้ําสําหรับแต่ละรายการในไดเรกทอรี เช่น ชื่อ: หรือ ที่อยู่ ป้ายชื่อ สําหรับแต่ละระเบียน

  2. คลิกหรือแตะตําแหน่งในเอกสารที่คุณต้องการวางเขตข้อมูลผสาน แล้วแทรกเขตข้อมูลผสาน สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ เขตข้อมูลจดหมายเวียน

    คุณไม่สามารถพิมพ์อักขระเขตข้อมูลผสาน (« ») ด้วยตนเองได้ คุณต้องใช้บานหน้าต่างงานจดหมายเวียน

    ถ้าเขตข้อมูลผสานปรากฏอยู่ภายในวงเล็บปีกกา เช่น { MERGEFIELD City } Word จะแสดงโค้ดเขตข้อมูลแทนผลลัพธ์เขตข้อมูล การทําเช่นนี้ไม่มีผลต่อการผสาน แต่เป็นการยากที่จะจัดรูปแบบ Ctrl - คลิกโค้ดเขตข้อมูล แล้วเลือก สลับโค้ดเขตข้อมูล บนเมนูทางลัด

    สลับโค้ดเขตข้อมูลบนเมนูบริบทที่เลือก

    ถ้าที่อยู่ของคุณมีส่วนใดส่วนหนึ่งขาดหายไป ให้ดูที่ จดหมายเวียน: จับคู่เขตข้อมูล เพื่อแก้ไข

  3. ทําซ้ําขั้นตอนที่ 2 ตามต้องการ

  4. หลังจากที่คุณทําเอกสารหลักเสร็จสมบูรณ์และแทรกเขตข้อมูลผสานทั้งหมดแล้ว ให้ไปที่ ไฟล์ > บันทึกเป็น

  1. ไปที่ การส่งจดหมาย > แสดงตัวอย่างผลลัพธ์

  2. ใช้ปุ่ม ย้อนกลับ และ ไปข้างหน้า เพื่อเลื่อนดูข้อมูลของคุณ หรือใช้ ค้นหาผู้รับ เพื่อค้นหาระเบียนที่ระบุ

  3. ถ้าคุณต้องการแก้ไข ให้เลือก ผลลัพธ์การแสดงตัวอย่าง เพื่อกลับไปยังมุมมองเขตข้อมูลผสาน

  1. เลือก การส่งจดหมาย > เสร็จสิ้น & ผสาน แล้วเลือก แก้ไขแต่ละเอกสาร

  2. ในเอกสารใหม่ ให้เพิ่มข้อความที่คุณต้องการพิมพ์เพียงครั้งเดียว เช่น หัวกระดาษ ท้ายกระดาษ ส่วนหัวของคอลัมน์ หรือข้อความอื่นๆ

  3. บันทึกหรือพิมพ์ไดเรกทอรีเช่นเดียวกับที่คุณทํากับเอกสารปกติใดๆ

ต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติมหรือไม่

ต้องการตัวเลือกเพิ่มเติมหรือไม่

สํารวจสิทธิประโยชน์ของการสมัครใช้งาน เรียกดูหลักสูตรการฝึกอบรม เรียนรู้วิธีการรักษาความปลอดภัยอุปกรณ์ของคุณ และอื่นๆ

ชุมชนช่วยให้คุณถามและตอบคําถาม ให้คําติชม และรับฟังจากผู้เชี่ยวชาญที่มีความรู้มากมาย