|
|
Risker i ett projekt avgörs av två saker:
Eller Risk=Inverkan x sannolikhet En projektledare kan t.ex. anse att det finns en risk att strömmen ska gå innan projektets slutrapport hinner skrivas ut. Men eftersom ett strömavbrott är osannolikt, kan risken med största säkerhet ignoreras. En mer rimlig risk att ta med i beräkningen kan vara att inget tryckeri finns tillgängligt för en mer komplex, högkvalitativ aktieägarrapport. För denna risk bör projektledaren planera in mer tid för utskrift av rapporter. Fler artiklar i den här serien med instruktioner för projektledning finns i Översikt över projektledning. |
Tips om projektledning innan du börjar ...
Exempel på aktiviteter med hög risk
Några vanliga aktiviteter och händelser som kan öka risken i ett projekt.
|
Riskabel aktivitet |
Beskrivning |
|
|
Kritiska aktiviteter |
Var extra uppmärksam på aktiviteter som finns på den kritiska linjen. De innebär större risker eftersom de har störst inverkan på projektets slutdatum. |
|
|
Leverantörsaktiviteter |
När du tecknar avtal med en leverantör kan du begära mer frekventa eller detaljerade framstegsrapporter än du skulle be dina egna gruppmedlemmar om. Leverantörsaktiviteter som inträffar i slutet av ett projekt innebär fler risker än leverantörsaktiviteter vid andra tidpunkter. Leverantörer omfattar både kontrakterade personer utanför ditt företag och anställda från andra delar av ditt företag. Eftersom du har mindre kontroll över dessa än dem i din egen grupp, bör bägge behandlas på samma sätt gällande risker för ett projekts resultat. |
|
|
Oerfarna gruppmedlemmar |
Att tilldela oerfarna arbetstagare arbete i slutet av projektet äventyrar projektets slutdatum, eftersom de kan behöva mer upprampningstid. Minimera den här risken genom att schemalägga tillräcklig upprampningstid för nya arbetstagare. |
|
|
Projekt som har längre än ett års varaktighet |
Projekt som tar längre tid än ett år har fler inriktningar och innebär därmed fler risker som resurstillgänglighet, tekniska förändringar, förändringar på marknaden och så vidare. |
|
|
För många aktiviteter som infaller samtidigt |
Kontrollera om alltför många aktiviteter har schemalagts samtidigt. Även om dessa aktiviteter utförs av olika personer innebär det risker för projektet om för många av dem sker samtidigt -- särskilt mot slutet av projektet. |
|
|
Utforma ett schema i rätt ordning |
Nya projektledare gör misstaget att länka aktiviteter innan de disponerar dem. Det kan leda till förvirring och att man tar ett steg tillbaka. När du påbörjar ett nytt projekt bör du lista och gruppera aktiviteterna först så att du ser hela omfattningen av projektet och dess målsättningar. Sedan kan du börja länka aktiviteter för att få fram det bästa schemat. |
|
|
Att ignorera det förgångna |
Om du inte lär dig av misstag inom projekt kommer du med all säkerhet att upprepa dem i framtida projekt. Projekt avslutas ofta med slutliga dokument i syfte att minimera upprepade risker för framtida projekt. |
Hur du hanterar risker
Här är några knep som projektledare använder för att hantera projektrisker.
|
Undvik risken |
Om en projektaktivitet resulterar i allvarliga konsekvenser, är undvikande en bra regel. Om du till exempel använder en tillverkningsprocess samtidigt för två slutprodukter kan detta äventyra projektets tidsplan. I stället kan en projektledare undvika risken med hjälp av en löpande tillverkningsprocess. |
|
Minska risken |
Hitta sätt att minska sannolikheten för en risk. Exempelvis kanske du bestämmer dig för att använda en förenklad och välkänd tillverkningsprocess om en mer innovativ och kostsam tar för lång tid att installera. |
|
Överföra risken |
Ta kontroll över risken genom att överföra den till en extern leverantör. Om till exempel dokumentationen för en dators undersystem är för stor i omfattning för att interna resurser ska kunna slutföra den i tid, kan du kontraktera delar av den till en extern leverantör. |
|
Lär dig av risken |
Alla risker är inte dåliga. Risker kan även öppna dörren för nya möjligheter. Om du till exempel efter att ha utforskat risker i projektet inser att en programvaras undersystem som utvecklas som en del av en större tillverkningsprocess i sig är marknadsmässigt, kanske du vill ge dina bästa tekniker i uppdrag att vidareutveckla systemet. Att ta erfarna tekniker från ett projekt innebär ytterligare risker i projektet, men i det här fallet kanske det uppvägs av fördelarna. |
Hantera risker
|
Om du vill spåra förloppet för ditt schema i syfte att upptäcka aktiviteter som är en risk, måste du lära dig mer om att ange baslinjer för projektet. |
|
|
Granska hur effektivt dina resurser används i projektet och om du behöver göra några justeringar av överbelagda eller underbelagda resurser. |
|
|
Ta reda på var potentiella risker ligger med aktivitetsuppdateringar från gruppmedlemmar. Du kan smidigt följa utvecklingen med hjälp av ett Gantt-schema eller så kan du använda dig av en sofistikerad EV-analys. |
|
|
Visa aktiviteter som har störst inverkan på projektets slutdatum. Upptäck risker med ditt schema genom att titta på de här aktiviteterna. |
|
|
Riskerna i ett projekt kan inte förutses med bara en vy. Känn dig trygg genom att utforska projektrisker med hjälp av en mängd olika vyer. |
|
|
EV-analysen hjälper dig att upptäcka risker för framstegen genom att ställa frågor som ”Hur mycket pengar ska vi ha spenderat utifrån hur mycket arbete som har gjorts i projektet?” eller ”Kommer vi att bli klara i tid?” |
|
|
När du hanterar ett projekt gällande risker kommer du att flytta runt aktiviteter i schemat. Alla ändringar du gör i ett projekt görs på bekostnad av tid, pengar eller omfattning. |
|
|
När du planerar för risk och justerar schemat kan aktiviteter flyttas runt oväntat i Project. Förstå det stora "Varför?" bakom Project kraftfulla schemaläggningsmotor. |
|
|
När du har angett projektkostnader kan du granska dem för att vara säker på att du inte har skapat risker för din budget. |
Gå tillbaka till Projektöverblick.
