Projekttriangeln

I den här artikeln

• Tid + pengar + omfattning = kvalitet

• Ta reda på vad du inte kan ändra

• Optimera schemat

• Optimera budgeten

• Optimera omfattningen

• Mer om projektledning

Tid + pengar + omfattning = kvalitet

Projekttriangeln är också känd som "järntriangeln" och, mindre poetiskt, "trippelbegränsningarna". Oavsett vad du kallar det innebär det samma sak: Du kan inte ändra ett projekts budget, schema eller omfattning utan att minst en av de andra två delarna påverkas

Några exempel på hur det fungerar:

• Om du vill ta in slutdatum (tid) kan du lägga mer tid på resurser (pengar) för att slutföra arbetet snabbare eller klippa ut funktioner (omfattning) så att det finns mindre arbete att göra före den nya tidsgränsen.

• Om du vill slutföra projektet under budget (kostnad) kan du ta bort övertid och slutföra projektet senare (tid) eller klippa ut funktioner (omfattning).

• Om du vill lägga till funktioner i en produkt (omfattning) kan du förlänga tidsgränsen för att ta tid för det nya arbetet (tid) eller lägga till personer för att få det gjort snabbare (kostnad). Du kan också göra båda!

Kvalitet är den fjärde delen av projekttriangeln. Den sitter i mitten, där alla ändringar på någon sida påverkar den.

Om du till exempel är i förväg kan du kanske ersätta utklippta funktioner eller ge mer tid för befintliga aktiviteter. Med denna ytterligare tid och omfattning kan slutresultatet bli en bättre produkt.

En viktig punkt: Det finns ingen universell standard för kvalitet. För ett givet projekt definieras kvalitet inom själva projektet. För vissa företag är det viktigaste kvalitetsmåttet att hålla ett budgetprojekt. För andra är det viktigare att få ut det på marknaden i tid. En projektledare måste veta hur kvaliteten definieras för organisationen och det specifika projektet.

I föregående exempel kan du helt enkelt avsluta produkten tidigt med färre funktioner och få den på marknaden före dina konkurrenter. Det kan vara definitionen av kvalitet för projektet i företaget.

Överst på sidan

Ta reda på vad du inte kan ändra

I de flesta projekt är minst en sida av triangeln fast. Du kan inte ändra det.

Budgeten kanske inte är förhandlingsbar. (Låter det bekant?) Eller kanske produkten absolut måste gå till försäljning vid ett visst datum. Kanske båda är sanna.

Ofta dikteras de fasta elementen i ett projekt ovanifrån projektledaren, men inte alltid. Ibland är det på dina axlar att bestämma vilket element som är viktigast för projektets framgång. Och du måste verkligen vara tydlig med detta för när problem dyker upp (och det gör de alltid).

När problemet uppstår på en fast sida är till följd av åtgärden ofta tydlig. Om du till exempel upptäcker att en programvarufunktion tar längre tid att slutföra än vad som prognostiserats och du har undertecknat ett avtal som säger att du kommer att leverera den funktionen (omfattning), måste du antingen flytta slutdatumet eller lägga till resurser för att slutföra den i tid.

Om den fasta sidan och problemsidan är annorlunda ska du inte ge upp. Det är skönheten i projektet triangeln; det finns alltid utrymme att göra ändringar Om projektet till exempel måste slutföras i tid och det har vuxit i omfattning kan du fortfarande justera kostnaden genom att lägga till resurser.

Om triangelns alla tre sidor har fastnat ska du inte få panik. Projektet kan vara i trubbel, men du vet åtminstone att det är i trubbel och du har en bra utgångspunkt för att ompröva projektets mål eller kvalitetsstandarder.

Överst på sidan

Optimera schemat

Förr eller senare står du inför ett projekt som är inställt på att överskrida en statisk tidsgräns.

Ett säkert sätt att förkorta schemat är att förkorta kritisk linje, en serie aktiviteter vars sista aktivitet avslutas på projektets slutdatum. Att ändra andra aktiviteter kanske inte förkortar schemat, men om du ändrar kritiska linjeaktiviteter kommer det att göra det. Om du vill korta ned den kritiska linjen kan du:

• Förkorta varaktigheten för aktiviteten (minska omfattningen eller lägg till resurser).

• "Snabbspåra" schemat: Överlappa aktiviteter så att personer kan arbeta med dem samtidigt (lägga till resurser). Denna taktik används bäst närmare början av ett projekt.

• "Kraschar" schemat: Lägg till resurser för att slutföra aktiviteter snabbare (pengar).

• Ta bort aktiviteter (minska omfattningen).

Fastställ schemat på det här sättet kan naturligtvis ha dramatiska effekter på projektets budget, omfattning och kvalitet.

Överst på sidan

Optimera budgeten

I de flesta projekt består den största delen av budgeten av resurskostnader: taxabaserade och fasta kostnader för personer, utrustning och material. Att behålla budgeten kan kräva mycket svåra val:

• Minska projektets omfattning så att det finns färre, kortare aktiviteter som behöver resurser.

• Ta bort resurser.

• Kontrollera att priserna, avgifterna och övertiden är lämpliga.

• Kontrollera att resurserna passar bäst för jobbet.

• Ersätt en dyr resurs med en billigare.

Att få kostnaderna under kontroll kan tvinga fram tidsgränsen eller kräva nedskärningar i projektets omfattning. Om du till exempel inte tillåter övertid för aktiviteter kan avslutsdatumet vara en månad senare. Eller om du klipper ut omfattningen kan slutdatumet faktiskt flytta in.

Överst på sidan

Optimera omfattningen

Skulle du överväga att spara pengar genom att göra en bro några meter kortare än floden den sträcker sig över? Naturligtvis inte. Ibland kan projektets omfattning inte ändras, så du måste vidta andra åtgärder:

• Lägg till resurser för att se till att alla aktiviteter är slutförda (kostnad).

• Klipp ut aktiviteter som inte finns på den kritiska linjen, om det finns några (kostnad).

• Lägga till aktiviteter eller lägga till varaktighet för aktiviteter (kostnad).

• Utöka tidsgränsen så att den ger tid för alla aktiviteter med den aktuella resursnivån (tid).

Överst på sidan

Mer om projektledning

• Gå längre än Excel för projekthantering.

• Historik över projektledning.

• Hur ditt projekt passar in i helheten.