Visa resursarbetsbelastning och tillgänglighet Microsoft Project skrivbordsversion

Vad vill du göra?

• Granska resursernas arbetsbelastning i vyn Resursanvändning

• Granska tillgängligheten för företagsresurser med hjälp av Project Online

• Visa enskilda arbetsbelastningar i ett diagram

• Visa en lista över överbelagda resurser

• Gruppera resurser som är överbelagda

• Hitta resurser med tillgänglig tid

Granska resursernas arbetsbelastning i vyn Resursanvändning

1. Gå till fliken Aktivitet eller Resurs. Klicka på Resursanvändning i listrutemenyn Visa.

2. Gå igenom resursernas namn och tilldelade aktiviteter i tabelldelen av vyn Resursanvändning.

3. Granska vyns tidsskala för att se hur arbetet fördelats under den valda tidsperioden.

Överbelagda resurser visas i rött i många resursvyer, till exempel vyn Resursanvändning. Överbeläggning uppstår när max enheter för en resurs överskrids under en tidsperiod. I resursblad innehåller indikatorfältet för överbelagda resurser även resursutjämningsindikatorn, som anger att resursen ska utjämnas. Se efter symbolen och granska aktivitetstilldelningen för att avgöra om resursöverbeläggningen är acceptabel.

Exempel: två aktiviteter som varar fyra timmar och båda startar och slutar samtidigt. Om du tilldelar båda aktiviteterna till Jens blir han överbelagd eftersom aktiviteterna han tilldelas under den här fyratimmarsperioden utgör 200 procent. Om utjämningen däremot är inställd per dag behövs ingen utjämning för Jens, eftersom hans totala arbetskapacitet på åtta timmar inte överskrids.

Du kan också visa och ändra vyn Resursanvändning om du vill se alla resurstilldelningar och procentandelen arbetsbeläggning i en tidrapport. I den här vyn visas alla tilldelningar per resurs, samt hur belagda dessa resurser är med tilldelade aktiviteter över tid.

1. Gå till fliken Aktivitet eller Resurs. Klicka på Resursanvändning i listrutemenyn Visa.

2. Klicka på Lägg till information på Format-fliken.

3. Klicka på Procent beläggning i listan Tillgängliga fält och sedan på Visa.

4. Granska den tidsskala delen av vyn. I % Alloc. rad som du just har lagt till kan du se procentandelen av resursens totala tillgängliga arbetstid som är allokerad till tilldelningar under den valda tidsperioden. I tidsskalan i vyn visas dessutom både resursens överbelagda arbete och dess fördelningsprocent i rött, vilket gör det möjligt för dig att precisera exakt när resursen blir överbelagd.

Granska tillgängligheten för företagsresurser med hjälp av Project Online

Om du vill leta reda på överbelagda eller underbelagda resurser, antingen inom ett projekt eller i flera projekt, kan du öppna Project Online och visa ett diagram och en tabell med resurstillgänglighet.

1. Öppna Projektcenter i Project Online och klicka på Resurser på menyn till vänster.

2. Välj den eller de resurser vars tillgänglighetsinformation du vill visa genom att markera kryssrutan bredvid namnet. Klicka sedan på Kapacitetsplanering i avsnittet Navigera på fliken Resurser.

   Om du vill markera fler resurser efter varandra i listan håller du ned Skift-tangenten medan du klickar på den första och sista resursen. Om du vill markera fler resurser som inte står efter varandra håller du ned Ctrl-tangenten medan du klickar på varje resurs.

3. Välj en resursvy i avsnittet Vyer på fliken Tillgänglighet.

   • Om du vill visa tilldelningsarbete först grupperat efter resurser och sedan efter de projekt som resursen visas i, väljer du Tilldelningsarbete efter resurs.

   • Om du vill visa tilldelningsarbete grupperat efter projekt som resursen visas i väljer du Resursutnyttjande per projekt.

   • Om du vill visa hur mycket tillgänglig tid resursen har för arbete under en viss tidsperiod väljer du Återstående tillgänglighet.

   • Om du vill visa mängden arbete som har tilldelats resursen väljer du Resursutnyttjande.

4. Om du har markerat flera resurser på föregående sida kan du klicka i förklaringen i diagrammet för att välja vilka resurser som ska visas i diagrammet.

   I tabellen Information nedanför diagrammet finns en tidsskala som visar hur mycket arbete som tilldelats resursen under den angivna tidsperioden.

Visa enskilda arbetsbelastningar i ett diagram

Vyn Resursdiagram innehåller en stapeldiagramvy över arbetsbelastningen och tillgängligheten för en resurs. Här ser du snabbt om den valda resursen är överbelagd eller underbelagd under en viss tidsperiod. Du kan också se procentandelen enheter som tilldelats, tillsammans med resursens tillgänglighet för max enheter.

1. Gå till fliken Resurs och välj vyn Resursdiagram i avsnittet Visa.

2. Kontrollera namnet på den första resursen i vyn Resursdiagram genom att rulla åt vänster eller höger i fönstret till vänster.

   Resursen är överbelagd om resursnamnet visas i rött. Resurser som visas i svart har en beläggning som är precis på gränsen till eller under deras maximala kapacitet.

3. Gå igenom stapeldiagrammet för att se nivån för överbeläggning eller underbeläggning.

   Blå staplar anger (standard) tilldelat arbete som är på eller under resursens gräns för maximala enheter och tillgänglig arbetstid för den tidsperiod det gäller. Röda staplar anger (standard) att resursen överbelagd eftersom antalet maximala enheter och den tillgängliga arbetstiden har överskridits för den angivna tidsperioden.

4. Granska tidsperiodens högsta tilldelningsprocent som visas – det vill säga resursbehov för resursen i gällande tidsperiod.

   Resursbehov visas längst ned i diagrammet.

5. Om du vill visa stapeldiagrammet för nästa resurs trycker du på Page Down, eller använder rullningslisten eller piltangenterna.

Överst på sidan

Visa en lista över överbelagda resurser

Du kan visa en lista enbart över de resurser som är överbelagda genom att visa vyn Resurslista eller Resursanvändning och sedan filtrera för överbelagda resurser.

1. Klicka på Resurslista eller Resursanvändning i listrutan i avsnittet Visa.

2. På fliken Visa klickar du på listrutemenyn Filter i avsnittet Data, och sedan på Överbelagda resurser.

3. Om du vill visa hela listan med resurser igen klickar du på listrutemenyn Filter och sedan på Inget filter.

Aktivitetsvyer kan också användas för att visa överbeläggningar, men de visar inte överbeläggningar i rött på det sätt som resursvyer gör. Om du arbetar i en aktivitetsvy kan du gå igenom varje aktivitet som har resursöverbeläggningar, men i aktivitetsvyn visas inte vilka resurser (eller hur många) som är överbelagda.

Öppna en aktivitetsvy, som exempel Gantt-schema eller Nätverksdiagram, och klicka på Nästa överbeläggning i avsnittet Nivå på fliken Resurs.

Gruppera resurser som är överbelagda

I vyn Resurslista eller Resursanvändning kan du gruppera överbelagda resurser. Du kan också gruppera resurser efter deras resursbehov, vilket anger deras högsta procent arbetstilldelningar under projektet. Om du granskar överbelagda resurser efter omfattningen av deras överbeläggningar, kan du fokusera på resurserna med mest överbeläggning först.

1. Klicka på Resurslista eller Resursanvändning i avsnittet Visa.

2. Klicka på listrutemenyn Gruppera och sedan på Ny grupp på fliken Visa.

3. Välj Överbelagd i rutan Fältnamn.

4. Välj Stigande eller Fallande i rutan Ordning.

   Om du klickar på Stigande visas den resursgrupp som inte är överbelagd först, och därefter visas gruppen med överbelagda resurser.

5. Om du vill skapa en kapslad gruppering för resursbehov klickar du på rutan Sedan efter och därefter på Högst.

6. Ange ett namn för gruppen och klicka på Använd.

   Vyn grupperas enligt dina specifikationer. Resurser med tilldelningar som överstiger 100 procent av resursbehovet någon gång under projektet grupperas under Överbelagd: Ja. Om du anger en kapslad gruppering för resursbehov kan du ha ytterligare grupper under rubriker som Högst: 200 %, Högst: 300 % och så vidare.

7. Om du vill visa resurser i deras ursprungliga ordning klickar du på [Ingen grupp] i rutan Gruppera.

Hitta resurser med tillgänglig tid

Om du har överbelagda resurser kan du behöva leta reda på resurser i projektet som har tillgänglig tid, så att du kan fördela arbetsbelastningen jämnare. Den här funktionen är också praktisk om det finns ytterligare aktiviteter som inte har tilldelats och du vill veta vilka som kan ta på sig mer arbete.

Resurstillgänglighet beräknas med följande formel:

Resurstillgänglighet = resurskapacitet – (sammanfattning av resurstilldelning + kalenderundantag)

Sammanfattning av resurstilldelning är summan av allt arbete som utförts av resursen, och kalenderundantag är eventuella undantag i resursens baskalender.

Om du behöver hitta resurser som kan arbeta ytterligare timmar på ett projekt, kan du visa och ändra vyn Resursanvändning så att du ser den tillgängliga tiden (timmar, dagar eller veckor) för en resurs. I den här vyn kan du även distribuera om arbete från överbelagda till underbelagda resurser.

1. Klicka på Resursanvändning i avsnittet Visa.

2. Markera kryssrutan Återstående tillgänglighet i området Information på fliken Format.

3. I Rem. Tillgänglighet. (återstående tillgänglighet) rad, granska mängden arbete som representerar återstående tillgänglighet, eller underbeläggning, för varje tidsperiod.

Du kan också visa och ändra vyn Resource Graph för att visa ett stapeldiagram över en enskild resurs arbetsbelastning, vilket kan hjälpa dig att ta reda på vem som kan arbeta ytterligare timmar med en aktivitet. Du kan granska information om en underbelagd resurs i taget i vyn Resource Graph. Du kan se mängden tillgängligt arbete efter tidsperiod.

1. Klicka på Resursdiagram i avsnittet Visa.

2. Gå till fliken Format, klicka på listrutemenyn Diagram och välj Arbetstillgänglighet.

3. Granska arbetstillgängligheten för den markerade resursen som visas i stapeldiagrammet. Rulla igenom tidsskalan för att se underbeläggningar under olika tidsperioder.

4. Se mängden tillgänglig tid för den markerade resursen längst ned i diagrammet.

5. Om du vill flytta till nästa resurs med tillgänglig tid trycker du på Page Down, eller använder rullningslisten eller piltangenterna i den vänstra rutan.

Överst på sidan