Microsoft 365 grupe u programu Outlook nude moćno rešenje za komunikaciju i saradnju sa osobama unutar i izvan preduzeća. Kreirajte grupu da biste delili prijemno poštansko sanduče, kalendar, OneDrive, SharePoint lokaciju, OneNote beležnicu i još mnogo toga. Takođe možete da pozovete goste izvan preduzeća da bi mogli da sarađuju pomoću istih resursa.
Kada kreirate Microsoft 365 grupa, Outlook automatski kreira deljeno Outlook prijemno poštansko sanduče, deljeni kalendar i biblioteku dokumenata za saradnju na datotekama. Možete i da kreirate Microsoft tim iintegrišete zadatke sa Planner u usluzi Teams. Ne morate da brinete o ručnom dodeljivanju dozvola svim tim resursima jer dodavanje članova u grupu automatski daje im dozvole koje su im potrebne za alatke koje pruža vaša grupa.
Microsoft 365 grupe obezbedite članovima:
-
Deljeno prijemno sanduče – Gde se razgovori koje tradicionalno vodite na listama distribucije oduzimaju. Ovo deljeno prijemno sanduče je u potpunosti moguće pretražiti, tako da kreira živu arhivu poruka grupe. Novopridošli u grupi mogu da pretražuju ili se vraćaju unazad kroz istoriju da bi brzo počeli da saznaju šta je prethodno objavljeno u grupi. Pogledajte: Slanje e-poruke grupi u programu Outlook.
-
Biblioteka deljenih datoteka – Vaša grupa ima SharePoint biblioteku datoteka u kojoj korisnici mogu da skladište, dele i sarađuju na dokumentima, radnim svescima, prezentacijama, slikama ili bilo kojoj drugoj vrsti datoteke na kojoj moraju da rade. Pogledajte članak: Deljenje datoteka sa grupom u programu Outlook.
-
Deljeni kalendar – Vaša grupa dobija deljeni kalendar za objavljivanje događaja povezanih sa grupom. Svaki član koji se pretplatio na grupu automatski se poziva na događaje objavljene u kalendaru, tako da ti događaji mogu da se pojave i u ličnim kalendarima ako žele. Pogledajte: Korišćenje kalendara grupe u programu Outlook za planiranje i uređivanje događaja.
-
Deljena OneNote beležnica – Grupa automatski ima deljenu OneNote beležnicu u kojoj članovi grupe mogu da prikupljaju informacije i sarađuju na njima. Mnoge grupe koriste beležnicu za kreiranje živog wiki sajta sa najčešćim pitanjima i drugim resursima.
-
Pristup gosta – Ranije ste mogli da dodate spoljne kontakte u grupe za distribuciju, ali dobili su samo e-poštu. Uz grupe možete gostima da ponudite pristup razgovorima putem e-pošte, datotekama, pa čak i deljenoj OneNote beležnici. Pogledajte: Korišćenje Grupe u programu Outlook kao gost.
-
Sadržaj je podložan prepoznavanju – Grupe u programu Outlook podrazumevano su javni, što znači da je drugim osobama u organizaciji lako da otkriju materijale u grupi i pridruže im se ili ih pregledaju. Ako je sadržaj grupe osetljiviji, možete prebaciti grupu u privatnu, što sakriva sadržaj od osoba koje nisu članovi i zahteva od vlasnika grupe da odobri sve zahteve za pridruživanje.
-
Samouslužno kreiranje – IT ne mora da se naplaćuje na zahteve korisnika da bi kreirao grupe. Korisnici po potrebi mogu da kreiraju sopstvene grupe. Ako želite da kontrolišete koji korisnici u organizaciji mogu da kreiraju grupe, pogledajte članak: Upravljanje tim ko može da kreira Microsoft 365 grupe.
Administracija grupa
Microsoft 365 nudi nekoliko korisnih alatki i mogućnosti za lakše upravljanje grupama i upravljanje njima.
Savet: Obeleživač Microsoft 365 grupe – uobičajeni zadaci za lak pristup informacijama o administratorima o kreiranju, delegiranjeu, upravljanju e-poštom, protoku pošte, vraćanju u prethodno vreme i korisnim skriptama.
Zadržavanje direktorijuma pod kontrolom brine svakog administratora. Evo nekih alatki koje Microsoft 365 koje vam pomažu da to olakšate:
-
Smernice za imenovanje – smernice za imenovanje vam omogućavaju da definišete šta jesu, a šta nisu, prihvatljiva imena za grupe. To sprečava korisnike da grupama daju psovke ili zabranjena imena. Pored toga, na imena grupa možete da nametnete standardne prefikse ili sufikse preduzeća.
Dinamičko članstvo – Dinamičko članstvo vam omogućava da podesite članstvo u grupi po pravilu, koje dodaje (ili uklanja) članove grupe na osnovu metapodataka (kao što je odeljenje ili uloga) u aktivnom direktorijumu. Više informacija o kreiranju dinamičkog članstva potražite u članku Korišćenje atributa za kreiranje naprednih pravila.
-
Skriveno članstvo – Ako imate razlog da želite da članstvo vaše grupe bude poverljivo, na primer ako su članovi studenti, članstvo možete sakriti od spoljnih strana.
-
Dozvole za kreiranje – Neke osobe u vašoj organizaciji možda ne želite da mogu da kreiraju nove grupe. Postoji nekoliko tehnika za upravljanje dozvolama za kreiranje u direktorijumu. Pogledajte članak Upravljanje kreiranjem Microsoft 365 grupa.
-
Evidencije nadzora – Možete imati veću pouzdanost koja korisnicima omogućava da kreiraju grupe i upravljaju članstvom u grupi zato što vam Microsoft 365 Grupe evidencije nadzora omogućavaju da pratite ko je kreirao ili izbrisao određenu grupu ili izvršio promene u članstvu grupe. Pogledajte: Pretraga evidencije nadzora u Microsoft 365 centru za & usaglašenost.
Upravljanje isporukom vam pruža neke metode za rukovanje načinom na koji grupe treba da šalju ili primaju poruke. Pored toga, postoje alatke za nadgledanje toka tih poruka. Više informacija potražite Microsoft 365 grupe – uobičajeni zadaci.
-
Pošalji kao ili Pošalji u ime – Ove postavke omogućavaju navedenim korisnicima da šalju e-poruke kao da potiče iz grupe ili su u ime te grupe.
-
Ograničenja pošiljaoca – Ove postavke vam omogućavaju da kontrolišete kome je dozvoljeno da šalje poruke grupi. Grupa može da se konfiguriše tako da dozvoljava e-poštu spoljnih strana, ali ćete možda želeti da je ograničite samo na određene spoljne strane.
-
Podrška za spoljne korisnike – Pozivanjem gostiju u grupu možete da odaberete da li će biti uključeni u razgovore putem e-pošte u grupi. Pročitajte članak Dodavanje gostiju Grupe u programu Outlook da biste saznali kako da dodate goste.
-
Pravila za prenos – Pravila prenosa rade za grupe isto kao i za Exchange server. Pravila mogu da potraže poruke koje ispunjavaju određene uslove i zatim mogu da preduzimaju radnje na tim porukama.
-
Upozorenja e-pošte – Upozorenja e-pošte su informativne poruke koje se prikazuju korisnicima dok sastavljaju poruku. Oni mogu da umanje broj nedeficijemenata tako što će upozoriti korisnika da li će njihova poruka verovatno biti dostupna spoljnim stranama ili da premaše kvote za poruke.
-
Više proxy adresa – Grupa može da ima pseudonime kao što to radi i u poštanskom sandučetu korisnika. Dodatne proxy adrese mogu biti korisne za prihvatanje poruka poslatih tim drugim pseudonimima ili za olakšavanje pristupa grupi koja ima dugačko ili teško napisano ime. Više informacija potražite u članku Izbor domena koji će se koristiti prilikom kreiranja Microsoft 365 grupa
-
Maksimalna veličina slanja/prijema – Ove kvote mogu pomoći da se smanje problemi sa prijemom (ili slanjem) grupe kako bi bolje upravljali zahtevima za skladištenje i propusnim opsegom.
Microsoft 365 vam pruža i neke alatke za upravljanje vrstom sadržaja koji se deli u grupi. Više informacija potražite Microsoft 365 grupe – uobičajeni zadaci.
-
Uputstva za korišćenje – moći ćete da definišete uputstva za korišćenje za Microsoft 365 Grupe – da biste edukujte korisnike o najboljim praksama koje pomažu da njihove grupe budu efikasne i da ih obučite za unutrašnje smernice za sadržaj.
-
Klasifikacija podataka – Moći ćete da kreirate prilagodljivi sistem klasifikacije podataka za Microsoft 365 Grupe koji omogućava odvajanje grupa po tipu smernica (npr. "neklasifikovano", "poverljivo preduzeće" ili "strogo poverljivo"). Na taj način vaše grupe mogu da izlaže smernice drugog sadržaja u vašoj organizaciji. Proširivi smernice omogućavaju vašoj organizaciji da konfiguriše krajnju tačku koja se poziva svaki put kada se grupa kreira ili promeni – a zatim možete da primenite sopstvene smernice za kreiranje ili promenu grupe.
Sve Microsoft 365 pretplate koje su Exchange Online i SharePoint Online podržavaju grupe. To obuhvata poslovne Essentials i Business Premium planove i planove Enterprise E1, E3 i E5.
Ako imate plan samo za Exchange, i dalje možete da dobijete funkcije deljenog prijemnog poštanskog sandučeta i deljenog kalendara grupa u programu Outlook, ali nećete dobiti biblioteku dokumenata, Planner nijednu od drugih mogućnosti.
Korisnicima je ponekad neudobno zbog promene, pa je važno da komunicirate sa postojećim članovima lista distribucije kako biste ih obavestili šta da očekuju. Evo nekih informacija koje bi trebalo da uključite u ovu poruku, kao i nekih odgovora koji će vam možda biti korisni:
Šta se Grupe u programu Outlook?
Microsoft 365 u programu Outlook su jedinstveno rešenje za saradnju za timove/grupe koje žele mesto za deljenje diskusija, datoteka, kalendara i beležaka na objedinjeni način koji je lako pronaći. Verovatno je najprikladnija funkcija da prijemno poštansko sanduče grupe održava istoriju diskusija, što olakšava pretraživanje prethodnih diskusija.
Pronađite više informacija u članku Iskustvo Grupe u programu Outlook.
Zašto pravimo ovu promenu?
Osobe su često tražili mogućnost da pretražujete poruke objavljene na našoj listi distribucije da biste pronašli informacije o čemu je bilo ranije. Nadogradnja liste distribucije na grupu znači da osobe ne treba da postavljaju ili odgovaraju na ista pitanja iz početka.
Nova grupa će takođe uključivati kalendar za događaje grupe, biblioteku deljenih datoteka i OneNote beležnicu gde možemo da sarađujemo i prikupimo informacije za buduću referencu.
Da li treba da uradim nešto da bih se pridružio ovoj grupi ako sam već bio član liste distribucije?
Ne, ako ste već bili član liste distribucije, automatski ćete biti član nove grupe.
Kako da pristupim novoj grupi u programu Outlook? Šta je sa programom Outlook na vebu?
Da biste pristupili novoj grupi u programu Outlook, jednostavno idite Grupe kategoriju ka dnu okna za navigaciju sa leve strane. Ako ovu grupu često koristite, razmotrite da je zakačite kao omiljenu tako što ćete kliknuti desnim tasterom miša na nju i odabrati stavku Prikaži kao omiljeno.
Pored toga, postoje besplatni mobilni klijenti za Microsoft 365 Grupe dostupni na svakoj mobilnoj platformi (iOS, Android itd.) tako da možete lako da pristupite grupi u pokretu.
Zar ne mogu još uvek samo da pošaljem e-poruku?
Da, naravno. Isti pseudonim e-pošte koji ste koristili za listu distribucije i dalje će dobro raditi za grupu u programu Outlook.
Takođe...
Ne zaboravite da im kažete kada se ova promena dešava i kome treba da se obrate ako imaju dodatna pitanja.
Microsoft ne pruža alatku za konvertovanje deljenog poštanskog sandučeta u Microsoft 365 grupu ili obrnuto. Međutim, liste distribucije možete da nadogradite na Microsoft 365 grupe. To je sjajan način da liste distribucije vaše organizacije pružite svim funkcijama i funkcionalnosti Microsoft 365 grupama. Više informacija potražite Microsoft 365 grupe – uobičajeni zadaci.
Koje liste distribucije nije moguće nadograditi na Microsoft 365 grupe?
Na Microsoft 365 grupe možete da nadogradite samo liste distribucije kojima upravlja oblak, jednostavne liste distribucije koje nisu ugnežđene. Pogledajte članak Nije moguće nadograditi liste distribucije na Microsoft 365 grupe.
Kada nadogradite grupu za distribuciju naMicrosoft 365 postoji nekoliko pratećih zadataka koje ćete možda želeti da izvršite da biste se uverili da ide nesmetano.
-
Praćenje sa korisnicima – Prijavite se sa njima odmah nakon završetka nadogradnje, a zatim ponovo nekoliko dana kasnije. Ako vam se ukaže na to da slušate i odgovarate na sva pitanja koja ona mogu da imaju, imaćete dug put ka tome da ih usrećite i ugodite promenama.
-
Nadgledajte izveštaje o angažovanju – Microsoft 365 Administrator portal ima neke dobre izveštaje koji mogu da vam pokažu koliko korisnika koristi grupu, koliko često i koje funkcije koriste. Ti izveštaji mogu da vam pomognu da dizajnirate obuku za praćenje i korisnike, kao i da istaknete gde korisnici dobijaju najviše vrednosti iz nove grupe. Pogledajte: Izveštaji o aktivnostima u Microsoft 365 centar administracije.
-
Podelite svoje iskustvo – Obavestite druge timove u preduzeću da ste nadograditi grupu za distribuciju i koje ste korake preduzeli da bi ona bila uspešna! Deljenje tih informacija može da pomogne timovima da prate vaš primer i da imaju uspešnu nadogradnju.
Imate pitanja o Microsoft 365 grupe? Posetite tehničku Microsoft 365 grupe tehničku zajednicu.
Savet: Svi korisnici podrazumevano mogu da kreiraju Microsoft 365 grupe. Saznajte više u članku Upravljanje osobama koje mogu da Microsoft 365 grupe.
Možete da kreirate Microsoft 365 grupe raznih alatki, uključujući Outlook, Outlook na vebu, Outlook Mobile, SharePoint, Planner, Teams i još mnogo toga. Od toga sa kojom alatkom želite da počnete zavisi od toga sa kojom vrstom grupe radite. Na primer, u korporaciji Microsoft obično počinjemo od Outlook kada kreiramo grupu organizovanu oko e-pošte i kalendara. Ako je grupa za komunikaciju u celoj kompaniji, obično počinjemo sa Viva Engage. Za saradnju zasnovanu na ćaskanju pokrenuli bismo grupu iz usluge Microsoft Teams.
Osobe izvan organizacije ne mogu da vide javne niti privatne grupe niti da im pristupe osim ako te osobe nisu posebno pozvane kao gosti. Više informacija potražite u članku Dodavanje gostiju Grupe u programu Outlook.
Upravljanje vlasnicima, članovima i gostima
Vlasnici grupa su moderatori grupe. Oni mogu da dodaju ili uklanjaju članove i imaju jedinstvene dozvole kao što je mogućnost brisanja razgovora iz deljenog prijemnog sandučeta ili promena različitih postavki grupe. Vlasnici grupe mogu preimenovati grupu, ažurirati opis ili sliku i još mnogo toga. Ako ste upoznati sa SharePoint ulogama, onda je vlasnik grupe administrator kolekcije sajtova.
Savet: Najbolja praksa je da imate najmanje dva vlasnika grupe, ako možete. Na taj način, ako jedan vlasnik nije dostupan, drugi može da menja grupu.
Članovi grupe su redovni korisnici u organizaciji koji koriste grupu za saradnju. Oni mogu da pristupe svemu u grupi, ali ne mogu da promene postavke grupe. U SharePoint svetu oni su članovi sajta. Informacije o dodavanju ili uklanjanju članova grupe potražite u članku Dodavanje, uređivanje i uklanjanje članova Grupe u programu Outlook.
Gosti su kao članovi grupe, ali su izvan vaše organizacije. Korisnici podrazumevano mogu da pozivaju goste da se pridruže grupi, a vi možete da kontrolišete tu postavku. Dodatne informacije potražite u članku Dodavanje gostiju Grupe u programu Outlook.
Koristite Microsoft Teams za neprekidni radni prostor zasnovan na ćaskanju
Odličan način da ostanete u kontaktu sa grupom jeste Microsoft Teams. Microsoft Teams je unutrašnja petlja za vaš tim – stalni radni prostor zasnovan na ćaskanju gde možete da imate neformalne razgovore u realnom vremenu o veoma fokusiranim temama ili određenim pod grupama u okviru grupe. Iako se integracija usluge Teams ne dobija automatski, možete lako da kreirate Teams grupu na osnovu Microsoft 365 grupe.
Kada grupa naiđi na njenu svrhu, možete da je izbrišete da biste oslobodili sistemske resurse i da biste uklonili da grupa ne bude navedena ili prikazana. Više informacija potražite u članku Uređivanje ili brisanje grupe u programu Outlook. Ako ne želite da pamtite da brišete zastarele grupe, administrator može da podesi smernice za istek roka važenja koje će dovesti do toga da stare grupe isteknu i da se automatski uklone nakon određenog vremenskog perioda. Takođe pogledajte: Microsoft 365 smernice za istek grupe.
Postoje tri primarna modela obezbeđivanjaMicrosoft 365 grupe: otvoreni, IT i kontrolisani. Svaki ima svoje prednosti.
|
Model |
Prednosti |
|---|---|
|
Otvori (podrazumevano) |
Korisnici po potrebi mogu da kreiraju sopstvene grupe bez potrebe da čekaju it |
|
NA ČELU SA IT-OM |
Korisnici zahtevaju grupu od IT-a. IT može da ih vodi u izboru najboljih alatki za saradnju za njihove potrebe |
|
Kontrolisan |
Kreiranje grupe ograničeno na određene osobe, timove ili usluge (Pogledajte: Kontrolisanje toga ko može da kreira Microsoft 365 grupe) |
Ako želite da kontrolišete kako će se imenovati Microsoft 365 grupe, možete da koristite smernice za imenovanje da biste nametnuli da se imena grupa pridržavaju određenih standarda, uključujući prefikse ili sufikse, kao i da blokirate neodoljiva imena. Više informacija potražite Microsoft 365 grupe smernica za imenovanje.
Svaka grupa ima bar jednog vlasnika koji može da dodaje ili uklanja članove i da obavlja osnovno upravljanje grupom i njenim sadržajem. Ako vlasnik grupe (ili vlasnici) iz bilo kog razloga napusti organizaciju, administrator može da dodeli grupi novog vlasnika. Pogledajte članak Dodela novog vlasnika nedodeljenim grupama.
Pored toga, ako imate Exchange Online administratorske dozvole, možete da upravljate grupama iz Microsoft 365 Administrator centra (pogledajte članak Upravljanje članstvom u Microsoft 365 centar administracije grupe u programu Microsoft 365 centar administracije) ili iz programa PowerShell (pogledajte članak Upravljanje Microsoft 365 grupe pomoću programa PowerShell.
Može doći vreme kada ćete želeti da izbrišete grupu iz zakupca. Informacije o tome kako da izbrišete grupu potražite u članku: Brisanje grupe u programu Outlook. Ako je grupa slučajno izbrisana, administratori mogu da je vraćaju u prethodno stanje u najduže 30 dana. Pogledajte: Vraćanje izbrisane Microsoft 365 grupe.
Ako želite automatizovaniji način za upravljanje životnim ciklusom Microsoft 365 grupe, možete da koristite smernice za istek roka važenja da biste grupe istekli u određenom vremenskom intervalu. Vlasnici grupe će dobiti e-poruku 30, 15 i 1 dan pre isteka grupe koja im omogućava da lako obnove grupu ako je ona i dalje potrebna. Pogledajte: Microsoft 365 smernice za istek grupe.
-
Dozvoli članovima da šalju ili šalju u ime Microsoft 365 grupe
-
Promena naslova, opisa, logotipa i postavki informacija o lokaciji
Ograničenja Microsoft 365 grupe
Pronađite ograničenja grupe u pregledu Microsoft 365 grupe za administratore.
Ako planirate da koristite funkciju "Pisanje grupe" iz alatke Azure Active Directory Connect, maksimalna dužina je 448 znakova povezanih sa atributom "Opis".
Više informacija o SharePoint Online skladištu potražite u članku SharePoint Online ograničenja.
Upravljanje programom Microsoft 365 grupe efikasnije kada imate operativne informacije Grupe koristite. Microsoft 365 Administrator centar ima alatku za izveštavanje koja vam omogućava da vidite informacije kao što su upotreba skladišta, koliko aktivnih Grupe imate, pa čak i kako korisnici koriste Grupe. Pogledajte: Microsoft 365 izveštaji u centru administracije za više informacija.
Microsoft 365 grupe pruža nekoliko alatki za usaglašenost ,zaštitu informacija i e-otkrivanje.
