При SharePoint в Microsoft 365 в Microsoft 365, вероятно, вы хотите добавить на сайт группы документы и файлы. Вот несколько способов добавления на сайт содержимого различных типов.
Примечание: Статью о том, как настроить совместное использование OneDrive для работы или учебы и сайтов группы, см. в статье "Настройка хранилища файлов Office 365с возможностью общего доступа".
В этой статье
Подготовка
Прежде чем начать перемещение файлов, проверьте объем хранилища, в SharePoint в Microsoft 365 в Microsoft 365. Сведения об ограничениях хранилища для SharePoint в Microsoft 365 см. в ограничении SharePoint.
Совет: Важно помнить, что в Microsoft 365 хранилища для SharePoint в Microsoft 365 (сайта группы) отличаются от ограничений хранилища для Exchange Online (для учетных записей электронной почты). Дополнительные сведения об ограничениях хранилища почтовых ящиков см. в Microsoft 365 ".
Далее необходимо проанализировать содержимое, которое у вас есть в данный момент. К ним относятся документы, изображения, формы и другие.
Совет: В проводнике можно искать существующие файлы по размеру и дате. Это поможет быстро определить файлы, которые использовались недавно или очень большие.
Подумайте, какая часть содержимого используется регулярно и нужно ли хранить все это в Microsoft 365. Как и при переходе в более мелкий дом, необходимо решить, что поместится на новом сайте. Например, если в вашей организации теперь используется больше места, чем Microsoft 365 хранилища для SharePoint в Microsoft 365, необходимо принять решение, например:
-
Какие файлы нужно переместить?
-
Хотите приобрести больше места?
-
Планируете ли вы иметь место для роста сайта? (Определенно, все будет.
Если ваша организация большая или сложная, вы можете пригласить эксперта для помощи. Вы можете найти надежный сайт Microsoft Pinpoint. Pinpoint — это быстрый и простой способ поиска сертифицированных экспертов и профессиональных служб Майкрософт во всем мире.
Создание папок, библиотек и подсайтов
Когда вы определите содержимое, которое вы хотите переместить, подумайте, как вы хотите его упорядоствовать. Для начала можно добавить файлы в библиотеку "Документы" на сайте группы. Полезно упорядо речь о контенте, особенно если предполагается, что в конечном итоге у вас будет много файлов. По мере роста объема контента вы можете создавать дополнительные библиотеки документов, библиотеки форм и библиотеки изображений для его хранения. Вы также можете создавать дополнительные ites для различных типов документов или проектов.
Дополнительные сведения о планировании структуры для организации контента на сайте см. в сведениях о планировании контента сайта группы.
Отправка документов, изображений и файлов
Чтобы отправить файлы, например документы Word, PDF-файлы или фотографии в формате JPG, загрузите их в библиотеку или папку в библиотеке.
Примечание: Максимальный размер файла, который можно добавить в библиотеку SharePoint в Microsoft 365, в настоящее время составляет 2 ГБ. Кроме того, одновременно можно добавить не более 100 файлов.
Оптимальный способ зависит от количества файлов. Сначала перейдите в библиотеку назначения, а затем выберите метод из этой таблицы:
|
Количество файлов |
Способ отправки |
|---|---|
|
Отдельный документ |
Выберите ">ОТПРАВИТЬ СУЩЕСТВУЮЩИЙ ФАЙЛ",а затем найдите файл на своем компьютере. |
|
Много документов и папок |
На вкладке "Библиотека" ленты выберите кнопку "Открыть в проводнике". Затем перетащите файлы с помощью проводника. |
Дополнительные сведения см. в дополнительных сведениях об отправке, создании и удалении файлов в библиотеке.
Примечание: Существует несколько типов файлов, которые невозможно добавить в библиотеку. Список таких файлов см. в статье "Типы файлов, которые невозможно добавить в список или библиотеку".
Создайте SharePoint для контактов, календарей и электронных таблиц
В каждой компании есть данные во многих формах, таких как календари, задачи и электронные таблицы. Для этого типа данных вы можете переместить или преобразовать этот контент в список на сайте. Например, список бизнес-контактов можно преобразовать в список контактов. Кроме того, часто можно преобразовать календари в SharePoint календаря — особого вида списков.
-
Чтобы узнать, как создать календарь группы в SharePoint в Microsoft 365, посмотрите видео: создание собственного календаря.
Если вы теперь используете электронные таблицы Microsoft Excel для отслеживания информации, эти электронные таблицы можно добавить непосредственно в библиотеку документов в SharePoint в Microsoft 365. Вы также можете импортировать электронные таблицы в SharePoint списков. Так как многие люди могут одновременно обновлять список, SharePoint помогают содействовать совместной работе. Вы можете создавать различные представления списков, чтобы показать именно то, что вам нужно.
-
Дополнительные информацию о работе со списками см. в учебном курсе "Создание и настройка списка".
Рассмотрите SharePoint решения для обычного бизнеса
Еще один способ переместить содержимое — использовать SharePoint для более эффективного управления существующей задачей. Например, большинству организаций необходимо фиксировать знания людей, которые работают в них, и делиться ими. Вики-сайт может оказаться очень отличным местом для такого общего доступа.
В этой таблице описаны SharePoint, которые помогают управлять бизнес-процессами.
|
Бизнес-процесс |
Описание |
|---|---|
|
Использование вики-сайта для обмена знаниями и совместной работы |
Вики-сайты — это особые сайты, на которых сообщество пользователей создает и сохраняет информацию. Вики-сайты могут быть отличным средством для сбора и совместного использования сведений о процессах или общих справочных сведений, которые важны для вашей работы. |
|
Перемещение планирования ресурсов в SharePoint групп |
Календарь группы — это хороший способ планировать общие ресурсы, например конференц-залы, аудиовизуальное оборудование и так далее. Так как календарь группы находится на SharePoint в Microsoft 365, его можно легко просмотреть в SharePoint Или Outlook.
|
|
Преобразование программ базы данных в приложение Access |
С помощью Microsoft Access 2013 можно создавать и публиковать базы данных, а затем создавать веб-приложения Access для работы с базой данных на сайте группы. |
|
Автоматизация бизнес-процессов с помощью бизнес-процессов |
С помощью рабочего процесса можно автоматизировать и отслеживать основные задачи бизнес-процесса. Они отлично подходит для таких задач, как процессы утверждения или сбор отзывов. |
Помощь пользователям сайта в поиске контента
После перемещения документов и файлов на сайт группы сообщите об этом другим пользователям сайта. Вы можете предложить им несколько различных способов поиска контента на сайте.
В этой таблице описаны различные методы, которые можно использовать.
|
Метод |
Описание |
|---|---|
|
Поиск контента |
Самый простой способ найти контент на SharePoint в Microsoft 365 — воспользоваться функцией поиска.
|
|
Настройка представлений списков и библиотек для укрытого содержимого |
Вы можете выбрать элементы, которые отображаются в представлении. Например, в одном представлении могут быть заголовок и автор. В другом представлении может потребоваться показать только элементы, которые были добавлены после определенной даты. |
|
Настройка навигации по сайту |
Вы можете настроить навигацию на сайте группы, чтобы упростить поиск контента для пользователей сайта. |
|
Поиск контента в Интернете в автономном режиме |
Вы можете использовать OneDrive для работы и учебы или Outlook для поиска содержимого на SharePoint в Microsoft 365, когда вы работаете в автономном режиме |
|
Отслеживание обновлений контента |
Чтобы узнать больше о том, как помочь пользователям сайта легко находить контент, см. статью "Планирование контента для сайтов группы".
Оставьте комментарий
Была ли эта статья полезной? Если да, укажите это внизу страницы. Если вас не устроило содержание статьи, вам не удалось найти нужные сведения или что-то было непонятно, сообщите нам. Мы перепроверим инструкцию с учетом вашего отзыва, добавим необходимые сведения и обновим статью.
