Рабочие процессы позволяют пользователям совместно работать над документами и управлять задачами проекта с помощью специальных бизнес-процессов, охватывающих документы и элементы на сайте SharePoint. Они помогают организации унифицировать бизнес-процессы, а также повысить организационную эффективность и производительность за счет управления задачами и этапами, которые с ними связаны. Это позволяет людям, выполняющим указанные задачи, уделять больше внимания непосредственно работе, а не отвлекаться на управление рабочим процессом.
Примечания:
-
Рабочие процессы SharePoint 2010 были прекращены с 1 августа 2020 г. для новых клиентов и удалены из существующих клиентов 1 ноября 2020 г. Если вы используете рабочие процессы SharePoint 2010, рекомендуется переходить на Power Automate или другие поддерживаемые решения. Дополнительные сведения см. в статье Прекращение использования рабочих процессов SharePoint 2010.
-
Рабочий процесс SharePoint 2013 устарел с апреля 2023 г. и будет отключен для новых клиентов 2 апреля 2024 г. Она будет удалена из существующих клиентов и будет полностью прекращена со 2 апреля 2026 г. Если вы используете рабочий процесс SharePoint 2013, рекомендуется переходить на Power Automate или другие поддерживаемые решения. Дополнительные сведения см. в статье Прекращение использования рабочих процессов SharePoint 2013 в Microsoft 365.
-
Системные сообщения электронной почты из рабочих процессов отправляются с no-reply@sharepointonline.com адреса с отображаемым именем "SharePoint Online"
В этой статье
Что такое рабочие процессы?
Рабочий процесс иногда описывается как ряд задач, которые дают результат. В контексте Продукты и технологии SharePoint рабочий процесс определяется более узко как автоматическое перемещение документов или элементов через последовательность действий или задач, связанных с бизнес-процессом. Рабочие процессы можно использовать для согласованного управления общими бизнес-процессами в организации, позволяя организации присоединять бизнес-логику к документам или элементам в списке или библиотеке SharePoint. Бизнес-логика — это набор инструкций, который определяет и управляет действиями, происходящими с документом или элементом.
Рабочие процессы помогают оптимизировать затраты и время на координацию общих бизнес-процессов, таких как утверждение проекта или рецензирование документов, благодаря управлению связанными с ними задачами и их отслеживанию. Например, на сайте SharePoint рабочий процесс можно добавить к библиотеке документов, которая перенаправляет документ определенной группе людей на утверждение. Когда автор документа запускает такой рабочий процесс в библиотеке, процесс создает задачи по утверждению документа, назначает их участникам, а затем по электронной почте отправляет им оповещения с инструкциями по выполнению задач и ссылку на документ, который требуется утвердить. Во время выполнения рабочего процесса его владелец (в этом случае автор документа) или участники могут на странице "Состояние рабочего процесса" узнать, кто из участников выполнил свои задачи. Когда участники рабочего процесса заканчивают выполнение своих задач, процесс завершается, а его владелец автоматически оповещается об этом.
Действия в рабочем процессе "Утверждение" из предыдущего примера соответствуют процессу, показанному на иллюстрации ниже.
Рабочие процессы не только обслуживают существующие рабочие процедуры, но и расширяют возможности взаимодействия сотрудников и их работы с документами, списками и библиотеками. Пользователи сайта могут запускать рабочие процессы и участвовать в них с помощью настраиваемых форм, вызываемых из документа или элемента в списке или библиотеке SharePoint. Кроме того, функциональные возможности рабочих процессов в продуктах SharePoint тесно интегрированы с Microsoft Office 2013, поэтому следующие задачи рабочего процесса могут выполняться в обоих продуктах:
-
просмотр списка рабочих процессов, доступных для документа или элемента;
-
запуск рабочего процесса для документа или элемента;
-
просмотр, редактирование или переназначение задачи рабочего процесса;
-
выполнение задачи рабочего процесса.
Три типа платформ рабочих процессов SharePoint
Платформа рабочих процессов SharePoint 2010 перенесена на Office 365 и SharePoint Server 2013, поэтому все рабочие процессы, созданные на этой платформе, продолжают работать. Эта платформа основана на Windows Workflow Foundation 3.5 (WF3.5).
Платформа рабочих процессов SharePoint 2013 основана на Windows Workflow Foundation 4 (WF) и существенно переработана. Возможно, наиболее важной особенностью этой новой платформы рабочих процессов является использование Microsoft Azure в качестве узла выполнения рабочих процессов. Подсистема выполнения рабочих процессов теперь находится за пределами Office 365 и SharePoint Server 2013 в Microsoft Azure.
В SharePoint Online теперь доступен Microsoft Flow. Это новейшая подсистема рабочих процессов, доступ к ней: https://flow.microsoft.com . Дополнительные сведения об использовании MS Flow см. на сайте https://docs.microsoft.com/en-us/flow . Чтобы устранить неполадки с MS Flow, посетите страницу https://docs.microsoft.com/en-us/flow/fix-flow-failures & https://us.flow.microsoft.com/en-us/support/
Встроенные рабочие процессы
Сайт SharePoint включает несколько встроенных рабочих процессов, которые отвечают на распространенные бизнес-сценарии:
-
Утверждение Этот рабочий процесс направляет документ или элемент определенной группе людей на утверждение. По умолчанию процесс "Утверждение" связан с типом контента документа, поэтому он автоматически доступен в библиотеках документов.
-
Сбор отзывов Этот рабочий процесс направляет документ или элемент определенной группе людей для получения отзывов. Рецензенты могут оставить комментарии, которые затем собираются и отправляются лицу, инициировавшему этот процесс. По умолчанию рабочий процесс "Сбор отзывов" связан с типом контента документа, поэтому он автоматически доступен в библиотеках документов.
-
Сбор подписей Этот рабочий процесс направляет документ Microsoft Office определенной группе людей для сбора их цифровых подписей. Этот процесс необходимо запускать в программе Office 2013. Участники должны выполнить свои задачи подписи, добавив цифровую подпись в документ в соответствующей программе Office. По умолчанию рабочий процесс "Сбор подписей" связан с типом контента документа, поэтому он автоматически доступен в библиотеках документов. Однако его можно вызвать для документа в библиотеке только в том случае, если документ содержит одну или несколько строк подписей Microsoft Office.
-
Утверждение публикации Этот рабочий процесс подобен процессу "Утверждение": он автоматизирует передачу содержимого специалистам и заинтересованным лицам для проверки и утверждения. Его особенность заключается в том, что он предназначен специально для сайтов публикации с жестким контролем публикации новых и обновленных веб-страниц.
-
Три этапа С помощью этого рабочего процесса можно управлять бизнес-процессами, в которых организации требуется отслеживать большое количество вопросов или элементов, например обращения клиентов в службу технической поддержки, потенциальных покупателей и задачи проекта.
Каждый из описанных выше рабочих процессов можно адаптировать к потребностям организации несколькими способами. Например, при добавлении процесса к списку, библиотеке или типу контента для использования в документах или элементах можно настроить списки задач и журналов, в которых хранится информация о рабочем процессе.
Когда пользователь сайта запускает процесс для документа или элемента, он может задать дополнительные настройки, указав список участников, дату выполнения и инструкции к задачам.
Поддержка настраиваемых рабочих процессов
Хотя встроенные процессы можно настраивать в соответствии с потребностями, некоторые организации разрабатывают и создают собственные рабочие процессы с учетом конкретных бизнес-процедур. Они могут быть как простыми, так и сложными. Разработчики могут создавать рабочие процессы, запускаемые пользователями сайта или автоматически на основе некоторого события, такого как создание или изменение элемента списка. Если в вашей организации созданы и развернуты собственные рабочие процессы, они могут дополнять или замещать уже описанные встроенные функции.
Настраиваемые рабочие процессы создаются двумя способами.
-
Опытные пользователи могут разрабатывать рабочие процессы без кода для использования в определенном списке или библиотеке с помощью Microsoft SharePoint Designer 2013 и Office Visio 2013 Рабочие процессы SharePoint Designer 2013 создаются из списка доступных действий рабочих процессов, и пользователь, создающий рабочий процесс, может развернуть рабочие процессы непосредственно в списке или библиотеке, где они будут использоваться. SharePoint Designer 2013 также можно использовать вместе с Visio 2013 в качестве среды визуальной разработки рабочих процессов для создания диаграмм с помощью форм и соединителей. Рабочие процессы также можно импортировать из Visio 2013 в SharePoint Designer 2013, и наоборот.
-
Профессиональные разработчики программного обеспечения могут создавать рабочие процессы с помощью Visual Studio 2012 или более поздней версии. Такие процессы содержат составленный разработчиками код и операции. Администратор сервера может развернуть созданные профессиональными разработчиками процессы на нескольких сайтах.
Этапы использования рабочих процессов
Использование рабочего процесса для документа или элемента списка состоит из нескольких этапов. Каждый из них может выполняться пользователями с разными ролями. Например, администратор сайта может сделать рабочий процесс доступным в библиотеке документов, создатель контента может запустить новый процесс или изменить выполняющийся, а третий пользователь (например, рецензент или утверждающий) может выполнить задачу рабочего процесса.
Добавление рабочего процесса к списку, библиотеке или типу контента
Прежде чем рабочий процесс можно будет использовать, его необходимо добавить к списку, библиотеке или типу контента, чтобы сделать его доступным для документов или элементов в соответствующем месте. Для добавления процесса к списку, библиотеке или типу контента необходимо разрешение на управление списками. В большинстве случаев эту задачу выполняют администраторы сайта или пользователи, которые управляют соответствующими списками или библиотеками.
Доступность рабочего процесса на сайте зависит от того, где он добавлен.
-
Рабочий процесс, добавленный непосредственно к списку или библиотеке, доступен только для их элементов.
-
Рабочий процесс, добавленный к типу контента списка (экземпляру типа контента сайта, который был добавлен к определенному списку или библиотеке), доступен только для элементов с данным типом контента в соответствующем списке или библиотеке, с которыми этот тип связан.
-
Рабочий процесс, добавленный к типу контента сайта, доступен для любого элемента с этим типом во всех списках и библиотеках, к которым был добавлен экземпляр данного типа.
-
Если вам нужен рабочий процесс, доступный в различных списках или библиотеках на сайте, можно создать рабочий процесс сайта.
Добавляя процесс к списку, библиотеке или типу контента, его можно привязать к определенному местоположению, указывая разные параметры:
-
имя этого экземпляра рабочего процесса;
-
список задач, в котором хранятся связанные с рабочим процессом задачи;
-
список журнала, в который записываются все события, связанные с рабочим процессом;
-
предпочтительный способ запуска рабочего процесса;
-
дополнительные параметры, характерные для данного рабочего процесса (например, способ направления задач участникам, условия завершения процесса и выполняемые после этого действия).
При добавлении к списку, библиотеке или типу контента рабочий процесс становится доступным для документов или элементов в соответствующем месте; фактический процесс не запускается.
Запуск рабочего процесса для документа или элемента
Рабочий процесс, добавленный к списку, библиотеке или типу контента и доступный для применения, можно запустить для документа или элемента (если настройки этого процесса допускают его запуск вручную). Чтобы запустить процесс, выберите его из списка рабочих процессов, доступных для данного документа или элемента. Также может потребоваться заполнить форму необходимыми сведениями. В зависимости от способа создания и настройки рабочего процесса для него можно задать дополнительные параметры (например, участников, дату выполнения и инструкции к задачам) при запуске для документа или элемента.
Изменение выполняющегося рабочего процесса
Иногда может возникнуть необходимость изменить поведение уже выполняемого рабочего процесса. Например, после его запуска запустившему процесс пользователю может потребоваться добавить других участников. Также может понадобиться переназначить задачу существующего участника другому пользователю или запросить изменение документа или элемента, к которому применяется данный процесс. Некоторые встроенные рабочие процессы можно менять во время выполнения. Если в вашей организации разработаны и развернуты собственные процессы, у вас может быть разрешено вносить в них изменения во время выполнения.
Выполнение задач рабочего процесса
Любое событие рабочего процесса, требующее взаимодействия с человеком, представлено в виде задачи. Когда рабочий процесс назначает задачу своему участнику, ее получатель выполняет ее или запрашивает внесение изменений в сам рабочий процесс, редактируя форму задачи. Участники рабочего процесса могут выполнять задачи на сайте SharePoint или непосредственно в программе Office 2013. Когда участник процесса завершает задачу или запрашивает изменение, рабочий процесс переходит к соответствующему этапу.
Отслеживание состояния рабочих процессов
Владельцы и участники рабочего процесса могут отслеживать ход его выполнения на странице состояния, связанной с данным процессом. На странице состояния отображается информация о статусе невыполненных задач рабочего процесса. Здесь также есть хронологическая информация, относящаяся к данному процессу.
Средства отчетности позволяют провести сводный анализ истории рабочего процесса. С помощью него организации могут найти узкие места процессов и определить, соответствует ли та или иная группа целевым показателям производительности для заданного бизнес-процесса. С любым рабочим процессом можно использовать ряд стандартных отчетов Microsoft Office Excel. Кроме того, информация об истории рабочего процесса доступна в качестве источника данных списка SharePoint, который могут использовать и анализировать другие программы или пользовательские решения для мониторинга бизнес-процессов.
См. также
Рабочие процессы в SharePoint 2013
Разработка рабочих процессов в SharePoint Designer 2013 и Visio 2013
