Familiarizați-vă cu obiectele bazei de date

Tabele

Access vă organizează informațiile în tabele: liste de rânduri și coloane care amintesc de suportul unui contabil sau de o foaie de calcul. Fiecare tabel stochează informații despre un anumit subiect, astfel încât majoritatea bazelor de date includ mai multe tabele.

Fiecare rând din tabel se numește înregistrare și fiecare coloană se numește câmp. O înregistrare conține toate informațiile specifice pentru o anumită entitate, cum ar fi un client sau o comandă. Un câmp este un singur element de informații despre acea entitate. În tabelul Produse, de exemplu, fiecare rând sau înregistrare păstrează informații despre un produs. Fiecare coloană sau câmp cuprinde un anumit tip de informații despre acel produs, cum ar fi numele sau prețul. Dacă nu sunteți deja familiarizat cu acestea, aflați noțiunile de bază despre bazele de date.

Interogări

Într-o bază de date bine proiectată, datele pe care doriți să le prezentați prin intermediul unui formular sau raport se află, de obicei, în mai multe tabele. Utilizați o interogare pentru a extrage acele informații din diverse tabele și a le asambla pentru afișare într-un formular sau raport.

O interogare poate fi o solicitare de rezultate de date din baza de date sau poate fi utilizată pentru a efectua o acțiune asupra datelor sau ambele pot fi ambele. Utilizați interogări pentru a obține răspunsuri la întrebări simple, a efectua calcule utilizând date, a combina date din tabele diferite și a adăuga, a modifica sau a șterge date dintr-o bază de date.

Există multe tipuri de interogări, dar cele două tipuri de bază sunt:

Formulare

Forms sunt la fel ca afișarea cazurilor în magazine; acestea vă ajută să vizualizați sau să accesați mai ușor elementele de bază de date dorite. Asemenea formularelor de hârtie, formularele Access sunt obiecte prin care dvs. sau alți utilizatori puteți să adăugați, să editați sau să afișați datele stocate în baza de date desktop Access. Este important să vă proiectați formularul având în vedere utilizarea. De exemplu, dacă este pentru mai mulți utilizatori, un formular bine proiectat vă ajută să faceți introducerea datelor precisă, rapidă și eficientă.

Rapoarte

Rapoartele oferă o modalitate de a vizualiza, a formata și a rezuma informațiile din baza de date Access. De exemplu, creați un raport simplu de numere de telefon pentru toate persoanele de contact sau un raport rezumativ despre totalul vânzărilor din diferite regiuni și perioade de timp.

Rapoartele sunt utile atunci când doriți să prezentați informațiile din baza de date către:

• Afișarea sau distribuirea unui rezumat al datelor.

• Arhivarea de instantanee ale datelor.

• Furnizarea de detalii despre înregistrările individuale.

• Crearea de etichete.

Macrocomenzi

O macrocomandă este un instrument care vă permite să automatizați activitățile și să adăugați funcționalitate la formulare, rapoarte și controale. De exemplu, dacă adăugați un buton de comandă la un formular și asociați evenimentul La Clic al butonului la o macrocomandă, acesta efectuează o comandă de fiecare dată când se face clic pe buton.

Access oferă un mediu de proiectare care vă ajută să creați macrocomenzi. În esență, utilizați un limbaj de programare simplificat pentru a construi o listă de acțiuni de efectuat. Unele acțiuni necesită informații suplimentare, cum ar fi ce câmp să afișeze completarea. Mediul de proiectare vă ajută să creați mai ușor macrocomenzi, pe măsură ce selectați din listele de acțiuni și completați informații.

Macrocomenzile sunt utilizate pentru a automatiza o serie de acțiuni, pentru a efectua modificări la datele dintr-o bază de date și multe altele. Prin vizualizarea Proiect, macrocomenzile furnizează un subset de comenzi disponibile în Visual Basic for Applications (VBA). Majoritatea persoanelor consideră că este mai simplu să construiască o macrocomandă pentru a adăuga funcționalitate la formulare, rapoarte și controale decât să scrieți cod VBA, dar puteți efectua oricând conversia macrocomenzilor la VBA din vizualizarea Proiect.

Să presupunem că doriți să deschideți un raport direct dintr-unul dintre formularele de introducere a datelor. Adăugați un buton la formular, apoi creați o macrocomandă care deschide raportul. Macrocomanda poate să fie independentă (un obiect separat în baza de date), caz în care va fi legată la evenimentul La Clic al butonului, sau poate fi încorporată direct în evenimentul La Clic al butonului respectiv. În orice caz, atunci când faceți clic pe buton, macrocomanda rulează și deschide raportul.

Module

Modulele sunt cod VBA pe care îl scrieți pentru a automatiza activitățile din aplicație și a efectua funcții finale mai înalte. Scrieți module în limbajul de programare VBA. Un modul este o colecție de declarații, declarații și proceduri stocate împreună ca o unitate.