Utilizați șablonul de site de echipă Management contracte susținut de Microsoft Syntex

Mai întâi, urmați instrucțiunile despre adăugarea unui șablon de site la un site SharePoint nou sau existent.

Explorați conținutul de site prepopulat, părțile web și paginile și decideți ce particularizări de site vor fi necesare pentru a se alinia cu marca, vocea și obiectivul general al organizației dvs. de afaceri. 

Pagini de site prepopulate:

• Pagina de pornire - Oferă și locul de aterizare pentru vizitatori pentru a revizui știrile despre crizele în curs, actualizări de răspuns, informații despre politici și proceduri și resurse utile.

• Clienți - Această pagină oferă informații despre client într-o singură locație convenabilă.

• Scrisori de confirmare – Urmăriți corespondența care formalizează condițiile acordurilor dintre clienții dvs. și organizația dvs. 

• Șabloane de contract - Selectați șablonul de contract corespunzător pentru tipul de contract, cum ar fi acordurile de nedivulare, contractele de servicii și declarațiile de lucru. 

• Solicitări de contract - Utilizați lista predefinită pentru a urmări contractele solicitate și starea acestora sau trimiteți o solicitare direct la echipa dvs. Particularizați acest șablon de listă prin editarea câmpurilor text de listă.

• Modele - Stocați o bibliotecă de modele pentru a extrage metadate și a clasifica informațiile din documente utilizând Microsoft Syntex. Este livrat cu două modele de contracte preformatate. 

• Regiuni - Utilizați această bibliotecă predefintă pentru a clasifica documentele contractului după aria geografică, țară sau regiune.

• Acorduri de servicii - prezintă o listă predefinite pentru a urmări starea acordurilor de servicii și oferă o prezentare generală a detaliilor contractului.

• Declarații de lucru - prezintă o listă preconfigurată particularizată, pentru a vă ajuta să organizați declarațiile de lucru într-o vizualizare avizier.

• Coș de reciclare - oferă acces la conținutul de echipă eliminat recent.

După ce ați adăugat șablonul de site de echipă Gestionare contracte, este timpul să îl particularizați și să-l personalizați. 

Utilizați tutorialul furnizat despre Microsoft Syntex - arată cum vă alimentează site-ul de gestionare a contractelor, astfel încât să puteți afla modalități de a utiliza și a crea propriile modele de documente. Utilizează părțile web Text și Imagine pentru a furniza conținut captivant și poate fi editat sau eliminat.  Prezentați știri și anunțuri importante - Utilizați partea web Erou pentru a evidenția politicile, actualizările și alte resurse utile importante. Dați linkurilor un buton pentru ca acestea să iasă în evidență - Utilizați partea web Buton pentru a ajuta linkurile importante să iasă în evidență pe site-ul dvs.  Furnizați acces ușor la documente - Utilizați partea web Bibliotecă de documente pentru a furniza acces rapid la șabloane și documente contract. Revizuiți activitatea recentă de pe site-ul de echipă - Utilizați partea web Activitate site pentru a vizualiza conținutul accesat recent de alți membri ai echipei. Evidențierea linkurilor către resurse utilizate frecvent - Utilizați partea web Linkuri rapide pentru a furniza acces ușor la resurse. Oferiți acces la persoanele de contact cheie - Utilizați partea web Persoane pentru a lista persoanele de contact cheie pentru echipa de gestionare a contractelor.

Particularizați aspectul site-ului, navigarea în site, părțile web și conținutul pentru a se potrivi nevoilor vizualizatorilor și ale organizației. Atunci când efectuați particularizări, asigurați-vă că site-ul este în modul de editare, selectând Editare în partea din dreapta sus a site-ului. Pe măsură ce lucrați, Salvați ca schiță sau Republicați modificările pentru a face editările vizibile pentru vizualizatori.

1. Utilizați părțile web Text și Imagine pentru a furniza conținut captivant 

1. Începeți prin a selecta partea web Text și a selecta Editare proprietăți ().

2. Editați textul direct în partea web. 

3. Selectați partea web Imagine și alegeți Editare proprietăți ().

4. Selectați Modificare și selectați o sursă de imagini. 

5. După ce ați ales imaginea, selectați Inserare.  

Aflați mai multe despre editarea părților web Textși Imagine.

2. Utilizați partea web Erou pentru a evidenția politicile, actualizările și alte resurse utile importante

1. Începeți prin a selecta partea web Erou și a selecta Editare proprietăți ().

2. Apoi selectați opțiunile Strat și dală care se potrivesc cel mai bine nevoilor organizației.

Vedeți aspecte diferite și aflați mai multe despre editarea părții web Erou.

3.  Utilizarea părții web Buton pentru a ajuta linkurile importante să iasă în evidență pe site-ul dvs.

1. Selectați partea Web Buton și alegeți Editare proprietăți ().

2. Efectuați modificări la eticheta butonului, la link și la aliniere.

Aflați mai multe despre utilizarea părții web Buton. 

4. Utilizați partea web Bibliotecă de documente pentru a furniza acces rapid la șabloane și documente contract

1. Pentru a modifica vizualizarea sau sursa de foldere pentru partea web Bibliotecă de documente, selectați editarea proprietăților ().

2. Pentru a edita foldere de biblioteci de documente, etichete, conținut, navigați la biblioteca din Conținutul site-ului, efectuați editările, apoi vedeți actualizarea de conținut în partea web.

Aflați mai multe despre editarea părții web Bibliotecă de documente.

5. Utilizați partea web Activitate site pentru a rămâne la curent cu activitatea echipei

1. Începeți prin a selecta partea web Activitate site și selectați Editare proprietăți ().

2. Introduceți un număr în caseta de instrumente de sub Afișați acest număr de elemente simultan.

Aflați mai multe despre utilizarea părții web Activitate site.

6. Utilizați partea web Linkuri rapide pentru a furniza acces ușor la resurse

1. Navigați la partea web Linkuri rapide, selectați linkul, apoi selectați Editare proprietăți ().

2. Editați linkul, titlul, pictograma și descrierea, dacă este necesar.

3. Pentru a adăuga un link, selectați + Adăugați linkuri.

Vedeți aspecte diferite și aflați mai multe despre editarea părții web Linkuri rapide.

7.  Utilizarea părții web Persoane pentru a lista persoanele de contact cheie pentru echipa de gestionare a contractelor

1. Începeți prin a șterge partea web Persoane substituentă.

2. Găsiți Caseta de instrumente () în partea dreaptă. Selectați Vedeți toate părțile web, apoi selectați sau glisați și fixați Persoane din lista de părți web. 

3. Selectați Editare proprietăți ().

4. Ajustați aspectul și introduceți numele unei persoane sau al unui grup, apoi selectați Salvare.

Aflați mai multe despre partea web Persoane.

Particularizarea următoarelor pagini din site 

• Clienți - Păstrați o listă de informații despre client, pentru acces ușor. Particularizați această listă editând șablonul de listă. 

• Scrisori de confirmare - Organizați documentația importantă între clienții dvs. și organizația dvs.  Editați biblioteca de documente actualizând numele folderelor și încărcând resurse.

• Șabloane contract - Utilizați unele dintre șabloanele de contract furnizate sau stocați șabloane particularizate care sunt ușor accesibile de către echipa de gestionare a contractelor. Editați biblioteca de documente actualizând numele folderelor și încărcând resurse.

• Solicitări de contract - Utilizați lista predefinită pentru a urmări contractele solicitate și starea acestora. Particularizați această listă editând șablonul de listă. 

• Modele - Utilizați modele eșantion preconfigurate pentru a extrage și a clasifica informațiile din documente. Este livrat cu două modele de contracte preformatate. Aflați mai multe despre utilizarea Microsoft Syntex aici. 

• Regiuni - Stocați documentele contractului în funcție de zonă geografică, țară sau regiune. Editați biblioteca de documente actualizând numele folderelor și încărcând resurse.

• Acorduri de servicii - prezintă o listă predefinite pentru a urmări starea acordurilor de servicii și oferă o prezentare generală a detaliilor contractului. Particularizați această listă editând șablonul de listă. 

• Declarații despre lista de lucru - prezintă o listă preconfigurată particularizată, pentru a vă ajuta să organizați declarațiile de lucru într-o vizualizare avizier. Particularizați această listă editând șablonul de listă. 

Particularizarea aspectului și a navigării în site

Înainte de a vă partaja site-ul cu alte persoane, puneți ultimele retușuri pe site- ul dvs., asigurându-vă că utilizatorii pot găsi site-ul, pot naviga cu ușurință prin linkuri și pagini și pot accesa rapid conținutul de pe site.

• Editați bibliotecile de documente actualizând numele folderelor și încărcând resurse.

• Editați și particularizați navigarea în site.

• Modificați aspectul site-ului particularizând tema, sigla, aspectele de antet și aspectul site-ului.

• Adăugați sau eliminați pagini la acest site sau la navigarea în site pentru a include conținutul existent.

• Alegeți să asociați acest site cu un site hub din organizația dvs. sau adăugați acest site la o navigare de site hub existentă , dacă este necesar.

Distribuiți site-ul către alte persoane după ce l-ați personalizat, l-ați verificat și ați publicat schița finală. 

1. Selectați Setări , apoi Permisiuni site.

   

2. Selectați Adăugați membri, apoi selectați Adăugați membri la grup.

   

3. Selectați Adăugați membri , apoi introduceți numele tuturor utilizatorilor pentru care doriți să acordați acces complet la conținutul site-ului de echipă, la resurse partajate, cum ar fi calendarul Outlook al echipei și drepturi de editare la site. 

4. Selectați Salvare după ce ați terminat de adăugat membri și de setare a permisiunilor.

Aflați mai multe despre gestionarea setărilor site-ului de echipă, a informațiilor de site și a permisiunilor.

După ce creați și lansați site-ul, următoarea etapă importantă este menținerea conținutului site-ului. Asigurați-vă că aveți un plan pentru a menține la zi conținutul și părțile web. 

Cele mai bune practici de întreținere a site-ului:

• Plan pentru întreținerea site-ului - Stabiliți un program pentru revizuirea conținutului site-ului cât de des este necesar, pentru a vă asigura că tot conținutul este corect și relevant.

• Publicați cu regularitate știri - distribuiți cele mai recente anunțuri, informații și stare în cadrul organizației.  Aflați cum să adăugați o postare De știri pe un site de echipă sau pe un site de comunicare și cum să afișați altor persoane care vor publica anunțuri despre modul în care pot utiliza știrile SharePoint.

• Verificați linkurile și părțile web - Păstrați linkurile și părțile web actualizate pentru a vă asigura că beneficiați de întreaga valoare a site-ului.

• Utilizați analiza pentru a îmbunătăți implicarea - Vizualizați utilizarea site-ului utilizând raportul de date de utilizareîncorporat pentru a obține informații despre conținutul popular, vizitele pe site și multe altele.

• Revizuiți periodic setările site-ului : după ce ați creat un site în SharePoint, puteți efectua modificări la setări, informații despre site și permisiuni pentru site.