Utilizar o modelo de site de equipa de comunicação Crise

Primeiro, siga as instruções sobre como adicionar um modelo de site a um site do SharePoint novo ou existente.

Explore conteúdos, peças Web e páginas de sites pré-preenchidos e decida que personalizações de site serão necessárias para se alinhar com a marca, voz e objetivo comercial geral da sua organização. 

Páginas de site pré-preenchidas:

• Home page - Fornece e local de destino para os visitantes reverem notícias sobre crises em curso, atualizações de resposta, informações sobre políticas e procedimentos e recursos úteis.

• Atualização mais recente – esta página fornece espaço para partilhar notícias e atualizações atuais relacionadas com crises e a sua organização.

• Plano do projeto – controle todos os progressos de trabalho relacionados com os próximos projetos. Personalize este modelo de lista ao editar campos de texto da lista.

• Agendador de conteúdos – organiza conteúdo que será partilhado relativamente a eventos futuros. Personalize esta lista ao editar o modelo de lista.

• Conversações – liga-se a um alias de equipa partilhado e ao calendário de equipa no Outlook. Ligue este site a um grupo do Microsoft 365 para adicionar chat em tempo real no Microsoft Teams.

• Documentos – liga-se a um alias de equipa partilhado e ao calendário de equipa no Outlook. Ligue este site a um grupo do Microsoft 365 para adicionar chat em tempo real no Microsoft Teams.

• Reciclagem – fornece acesso a conteúdos de equipa recentemente eliminados.

Depois de adicionar o modelo de site de equipa de comunicação Crise, está na altura de personalizá-lo e torná-lo seu. 

Mostrar notícias e anúncios importantes - Utilize a peça Web Hero para realçar protocolos de crise, atualizações situacionais e recursos úteis. Fornecer informações úteis – utilize a peça Web Texto para fornecer informações úteis à equipa. Realçar ligações para recursos utilizados frequentemente – utilize a peça Web Ligações rápidas para fornecer acesso fácil a recursos de crise. Fornecer acesso a contactos-chave – utilize a peça Web Pessoas para listar contactos-chave para a equipa de crise. Fornecer acesso fácil a documentos – utilize a peça Web Biblioteca de documentos para fornecer acesso rápido a recursos e documentos departacionais. Rever a atividade recente do site de equipa – utilize a peça Web Atividade do site para ver conteúdos acedidos recentemente por outros membros da equipa. Fornecer acesso a material de aprendizagem e outros recursos – utilize a peça Web Ligações rápidas para organizar uma lista de recursos internos e externos da agência.

Personalize o aspeto, a navegação do site, as peças Web e o conteúdo do site de acordo com as necessidades dos visualizadores e da organização. Ao efetuar personalizações, certifique-se de que o site está no modo de edição ao selecionar Editar no canto superior direito do site. À medida que trabalha, guarde como rascunho ou Volte a publicar alterações para tornar as edições visíveis para os visualizadores.

1. Utilize a peça Web Hero para realçar protocolos de crise, atualizações situacionais e recursos úteis

1. Comece por selecionar a peça Web Destaque e selecione Editar propriedades ().

2. Em seguida, selecione as opções Camada e Mosaico que melhor se adequam às necessidades da organização.

Veja esquemas diferentes e saiba mais sobre como editar a peça Web Hero.

2. Utilizar a peça Web Texto para fornecer informações úteis à equipa

1. Comece por selecionar a peça Web Texto e selecione Editar propriedades ().

2. Edite o seu texto diretamente na peça Web. 

Saiba mais sobre como editar a peça Web Texto.

3.  Utilizar a peça Web Ligações rápidas para fornecer acesso fácil a recursos de crise

1. Navegue para a peça Web Ligações Rápidas, selecione a ligação e, em seguida, selecione Editar propriedades ().

2. Edite a ligação, o título, o ícone e a descrição, se necessário.

3. Para adicionar uma ligação, selecione + Adicionar ligações.

Veja esquemas diferentes e saiba mais sobre como editar a peça Web Ligações Rápidas.

4.  Utilizar a peça Web Pessoas para listar contactos-chave para a equipa de crise

1. Comece por eliminar a peça Web Pessoas do marcador de posição.

2. Localize a Caixa de Ferramentas () à direita. Selecione Ver todas as peças Web e, em seguida, selecione ou arraste e largue Pessoas na lista de peças Web.

3. Selecione Editar propriedades ().

4. Ajuste o esquema, introduza o nome de uma pessoa ou grupo e, em seguida, selecione Guardar.

Saiba mais sobre a peça Web Pessoas.

5.  Utilizar a peça Web Biblioteca de documentos para fornecer acesso rápido a recursos e documentos departacionais

1. Para alterar a vista ou a origem da pasta da peça Web Biblioteca de documentos, selecione as propriedades Edit ().

2. Para editar pastas de bibliotecas de documentos, etiquetas, conteúdo, navegue para a biblioteca em Conteúdo do site, faça as suas edições e, em seguida, veja a atualização de conteúdo na peça Web.

Saiba mais sobre como editar a peça Web Biblioteca de Documentos.

6.  Utilizar a peça Web Atividade do site para se manter atualizado sobre a atividade da equipa

1. Comece por selecionar a peça Web Atividade do site e selecione Editar propriedades ().

2. Introduza um número na caixa de ferramentas em Mostrar tantos itens de cada vez.

Saiba mais sobre como utilizar a peça Web Atividade do Site.

7.  Utilizar a peça Web Ligações rápidas para organizar uma lista de recursos internos e externos da agência

1. Comece por selecionar a peça Web Ligações rápidas e selecione Editar propriedades ().

2. Edite a ligação, o título, o ícone e a descrição, se necessário.

3. Para adicionar uma ligação, selecione + Adicionar ligações.

Saiba mais sobre como utilizar a parte Ligações rápidas.

Personalizar as seguintes páginas no site 

• Atualização mais recente – forneça atualizações sobre as crises atuais e a resposta da sua equipa. Personalize esta página ao editar as peças Web Texto e Chamada à ação .

• Plano do projeto – controle quaisquer problemas que possam atrapalhar o projeto. Personalize este modelo de lista ao editar campos de texto da lista.

• Agendador de conteúdos - Organiza conteúdos que serão partilhados antes de eventos. Personalize esta lista ao editar o modelo de lista.

Personalizar o aspeto e a navegação do site

Antes de partilhar o seu site com outras pessoas, coloque os retoques finais no seu site ao garantir que os utilizadores conseguem encontrar o site, navegar facilmente por ligações e páginas e aceder rapidamente aos conteúdos no site.

• Edite bibliotecas de documentos ao atualizar os nomes das pastas e ao carregar recursos.

• Editar e personalizar a navegação do site.

• Altere o aspeto do seu site ao personalizar o tema, o logótipo, os esquemas de cabeçalho e o aspeto do seu site.

• Adicione ou remova páginas a este site ou à navegação do site para acomodar conteúdos existentes.

• Opte por associar este site a um site central na sua organização ou adicionar este site a uma navegação de site hub existente , se necessário.

Partilhe o seu site com outras pessoas depois de personalizá-lo, revê-lo e publicar o rascunho final. 

1. Selecione Definições e, em seguida, Permissões do Site.

2. Em seguida, selecione Convidar pessoas e, em seguida, selecione Adicionar membros ao grupo e, em seguida, Adicionar para conceder acesso total ao conteúdo do site de equipa, recursos partilhados como o calendário de equipa do Outlook e direitos de edição ao site.

3. Em seguida, selecione Convidar pessoas e , em seguida, Partilhar site apenas e, em seguida , Guardar para partilhar o site, mas não recursos partilhados ou direitos de edição do site.

Saiba mais sobre definições do site de equipa, informações do site e permissões.

Depois de criar e iniciar o seu site, a próxima fase importante é manter o conteúdo do site. Certifique-se de que tem um plano para manter o conteúdo e as peças Web atualizados. 

Melhores práticas de manutenção do site:

• Planear a manutenção do site – estabeleça uma agenda para rever o conteúdo do site com a frequência necessária para garantir que os conteúdos ainda são precisos e relevantes.

• Publicar notícias regularmente – distribua os anúncios, informações e estados mais recentes pela organização.  Saiba como adicionar uma mensagem de Notícias num site de equipa ou site de comunicação e mostrar a outras pessoas que irão publicar anúncios sobre como podem utilizar as notícias do SharePoint.

• Verificar ligações e peças Web – mantenha as ligações e as peças Web atualizadas para garantir que está a tirar partido do valor total do seu site.

• Utilizar a análise para melhorar a interação – veja a utilização do site com o relatório de dados de utilizaçãoincorporado para obter informações sobre conteúdos populares, visitas a sites e muito mais.

• Rever periodicamente as definições do site – depois de criar um site no SharePoint, pode efetuar alterações às definições, informações do site e permissões do site.