Construa o seu site de comunicação SharePoint

Compreender os conteúdos do site

Cada site de comunicação inclui várias listas e bibliotecas predefinidos:

• Documenta biblioteca – uma localização para carregar ficheiros. O seu site vem com uma biblioteca predefinida, mas pode adicionar mais conforme necessário.

• Lista de eventos – a lista onde as entradas de calendário são armazenadas.

• Biblioteca de páginas do site – a biblioteca onde vivem todas as suas Páginas do Site.

• Modelos de formulários e biblioteca de estilo - estas bibliotecas são bibliotecas antigas transportadas a partir de versões perviosas do SharePoint

Dicas para configurar o conteúdo do site:

• Adicione o título da página antes de adicionar uma imagem à página. Se não adicionar primeiro o título da página, o nome da sub-pasta 'Sites' (encontrado nos Ativos do Site) para a sua página pode ser uma série de caracteres aleatórios, tornando muito mais difícil encontrar as imagens associadas à sua página mais tarde.

• Não faça upload de documentos utilizando a parte web de links rápidos. Faça o upload para uma biblioteca de documentos e, em seguida, ligue-os a partir de links Rápidos. Se carregar um documento enquanto estiver a adicionar um link em links Quick, o documento será armazenado na biblioteca 'Sites Assets' – o que tornará muito mais difícil encontrar se precisar de o atualizar mais tarde.

• Coloque espaços (não traços ou sublinhados) entre palavras em nomes de ficheiros para melhorar a legibilidade. Os nomes dos ficheiros e os títulos dos documentos devem ser significativos para os utilizadores, pois estas informações tornar-se-ão importantes quando os utilizadores pesquisarem conteúdo no seu site.

• Evite utilizar datas e números de versão em nomes de ficheiros. O SharePoint acompanhará automaticamente as versões para si. Se adicionar uma data a um nome de ficheiro e, em seguida, adicionar uma cópia mais recente do ficheiro, os seus links para o ficheiro antigo não serão automaticamente atualizados. Se carregar uma nova versão de um ficheiro com o mesmo nome que um ficheiro existente, os seus links são atualizados automaticamente.

• Utilize etiquetas reconhecíveis para todas as hiperligações. Não invente termos quando estiver a ligar-se ao conteúdo do seu site. Para obter orientações adicionais sobre etiquetas de ligação, reveja as orientações para etiquetas na navegação de planeamento para a experiência moderna do SharePoint. A orientação de nomeação de etiquetas neste artigo aplica-se não só às principais etiquetas de navegação, mas a qualquer link na sua página.

Direcionar conteúdos a audiências específicas

Uma ótima maneira de garantir que o conteúdo do seu site é mais relevante para os visitantes é personalizar a forma como os seus visitantes vêem páginas e notícias usando o destino do público. A segmentagem do público permite que os conteúdos sejam direcionados para utilizadores que fazem parte de um público específico. O destino do público também permite que as notícias sejam prioritadas para os membros do público na página inicial do SharePoint, notícias sobre a aplicação móvel e na parte web de Notícias.

O destino do público é configurado primeiro na biblioteca de páginas do Site e depois nas partes web de conteúdo sonoro ou de notícias ou de conteúdo realçado. Se uma audiência for especificada para uma página, estas partes web apenas mostrarão a página para pessoas que são membros do público. Um não membro poderia encontrar o conteúdo usando a pesquisa, porque direcionar uma página não é o mesmo que segurança de uma página. No entanto, o não membro não será apresentado com a página ou artigo de notícias.

O destino do público também pode ser adicionado à navegação para o seu site. Isto permite-lhe escolher quem vê o conteúdo da navegação do seu site usando o mesmo público disponível para páginas.

Criar aprovações automáticas de páginas

Quer que alguém ou um grupo aprove páginas antes de serem publicadas? As versões principais e menores são ativadas por padrão na biblioteca 'Páginas do Sítio'. Com esta funcionalidade ativada, pode configurar facilmente a aprovação da página a partir da entrega do Automamate na biblioteca 'Páginas do Site'. Isto pode ser uma boa ideia se planeia ter vários autores e quer rever as páginas finais antes de serem publicadas. Note que mesmo sem a aprovação da página ativada, apenas membros e proprietários podem ver páginas que não são publicadas (embora os Visitantes possam ver a última versão publicada da página).

Personalizar permissões para listas e bibliotecas

Deseja ter algumas listas ou bibliotecas onde os visitantes do site possam contribuir? Pode personalizar permissões para uma ou mais listas ou bibliotecas no seu site para atribuir permissões de Contribuição ao seu grupo de visitantes. Como uma boa prática, tente evitar quebrar permissões na biblioteca de Páginas do Site. Quebrar permissões na biblioteca 'Páginas do Site' pode resultar em experiências complexas e confusas do utilizador e precisa de ser cuidadosamente gerida para garantir que não remove acidentalmente permissões de uma página de que todos os utilizadores precisam. Também pode utilizar a parte web do Microsoft Forms para adicionar um formulário a uma página onde os visitantes podem contribuir ou a parte web das Power Apps para adicionar uma aplicação que configuraste.

Melhores práticas para migração:

• Use a mudança para um novo site de comunicação para reecorê-lo e garantir que o conteúdo ainda é relevante. Planeie o seu novo site utilizando as orientações descritas anteriormente. Isto não significa que deva esquecer o que já tem – especialmente se o conteúdo está a ser utilizado e tem sido atualizado. Mas, é o caso de todo o seu conteúdo atual?

• Fale com os visitantes do seu site. Descubra o que realmente precisam.O conteúdo do seu antigo site ainda cumpre os objetivos para o seu novo site? Veja os dados de utilização do site existente. Utilize estas informações para determinar que conteúdo deve ser migrado para o seu novo site.

• Crie e reveja o inventário de conteúdos para o seu site atual. Para cada elemento do inventário, identifique se deve ser:

  • Apagado - se sim, faça-o agora!

  • Arquivado - porque é um registo de negócios

  • Migrado - porque é atual, e ainda precisa

  • Atualizado e depois migrado

  • Colocado em outro site e ligado no seu próprio site

• O conteúdo deve ganhar o seu lugar no seu novo site. 

  • Este conteúdo acrescenta valor ao negócio/visitante?

  • Estou empenhado em mantê-lo atualizado?

  • O meu grupo de negócios é responsável por este conteúdo? Se não, é hora de dizer adeus ao conteúdo. Se não for seu, faça com que o proprietário o adicione ao seu site e crie um link para o conteúdo no seu site.

• Encontre uma "casa" para novos conteúdos. Certifique-se de que cada elemento tem uma casa e, se não, pense se pode ter perdido uma categoria no seu planeamento.