Po skonfigurowaniu Program SharePoint na platformie Microsoft 365 w Microsoft 365, prawdopodobnie masz dokumenty i pliki, które chcesz dodać do witryny zespołu. Oto kilka sposobów dodawania różnego rodzaju zawartości do witryny.
Uwaga: Aby uzyskać artykuł na temat sposobu Usługa OneDrive używana w pracy lub szkole i witryn zespołu w celu używania ich razem, zobacz Konfigurowanie przechowywania i udostępniania plików w usłudze Office 365.
W tym artykule
Przed rozpoczęciem
Przed rozpoczęciem przenoszenia plików sprawdź, ile miejsca do magazynowania Program SharePoint na platformie Microsoft 365 w Microsoft 365. Aby znaleźć informacje o limitach przestrzeni dyskowej dla Program SharePoint na platformie Microsoft 365, zobacz Limity usługi SharePoint.
Porada: Należy pamiętać, że w programie Microsoft 365 limity miejsca do magazynowania dla usługi Program SharePoint na platformie Microsoft 365 (witryny zespołu) różnią się od limitów magazynowania dla usługi Exchange Online (w przypadku kont e-mail). Aby uzyskać więcej informacji na temat limitów magazynowania skrzynek pocztowych, zobacz Adresaci, w Microsoft 365 opisów usługi Exchange Online.
Następnym krokiem jest przeanalizowanie obecnie posiadaowej zawartości. Dotyczy to dokumentów, obrazów, formularzy itp.
Porada: W Eksploratorze plików przeszukaj istniejące pliki według rozmiaru i daty. Może to ułatwić szybkie zidentyfikowanie ostatnio używanych lub bardzo dużych plików.
Pomyśl o tym, ile zawartości jest regularnie używane i czy chcesz przechowywać całą ją w Microsoft 365. Tak jak w przypadku przechodzenia do mniejszego domu, celem jest podjęcie decyzji, co będzie pasowało do nowej witryny. Jeśli na przykład w Twojej organizacji jest teraz używane więcej miejsca do magazynowania niż wynosi Microsoft 365 limit miejsca do magazynowania w Program SharePoint na platformie Microsoft 365, musisz podjąć takie decyzje, jak te:
-
Które pliki chcesz przenieść?
-
Chcesz kupić więcej miejsca do magazynowania?
-
Czy planujesz mieć miejsce na powiększanie się witryny? (Zdecydowanie tak będzie)
Jeśli Twoja organizacja jest duża lub złożona, rozważ zaproszenie eksperta do pomocy. Godna zaufania pomoc można znaleźć w witrynie Microsoft Pinpoint. Program Pinpoint to szybki i łatwy sposób na znajdowanie certyfikowanych ekspertów i profesjonalnych usług firmy Microsoft dla firm na całym świecie
Tworzenie folderów, bibliotek i podwitryn
Po zidentyfikowaniu zawartości, którą chcesz przenieść, zastanów się, jak chcesz ją zorganizować. Możesz rozpocząć od przekazania plików do biblioteki Dokumenty w witrynie zespołu. Warto uporządkować zawartość, zwłaszcza wtedy, gdy spodziewasz się, że w końcu będziesz mieć wiele plików. Wraz ze wzrostem ilości zawartości można tworzyć dodatkowe biblioteki dokumentów, biblioteki formularzy i biblioteki obrazów do przechowywania tej zawartości. Można również tworzyć podwitryny dla różnych rodzajów dokumentów lub projektów.
Aby uzyskać więcej informacji na temat planowania struktury porządkowania zawartości witryny, zobacz Planowanie zawartości witryny zespołu.
Przekazywanie dokumentów, obrazów i plików
Aby przekazać pliki, takie jak dokumenty programu Word, pliki PDF lub zdjęcia JPG, przekaż je do biblioteki lub folderu w bibliotece.
Uwaga: Maksymalny rozmiar pliku jednego pliku, który można przekazać do biblioteki Program SharePoint na platformie Microsoft 365, wynosi obecnie 2 GB. Ponadto można przekazywać tylko 100 lub mniej plików jednocześnie.
Najlepszy sposób, aby to zrobić, zależy od liczby plików. Najpierw przejdź do biblioteki docelowej, a następnie użyj poniższej tabeli, aby wybrać metodę:
|
Liczba plików |
Metoda przekazywania |
|---|---|
|
Jeden dokument |
Wybierz pozycję Nowy dokument > POZYCJĘ PRZEKAŻ ISTNIEJĄCY PLIK,a następnie przejdź do pliku na komputerze. |
|
Wiele dokumentów i folderów |
Wybierz przycisk Otwórz w Eksploratorze na karcie Biblioteka na wstążce. Następnie przeciągnij i upuść pliki za pomocą Eksploratora plików. |
Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Przekazywanie, tworzenie lub usuwanie plików w bibliotece.
Uwaga: Istnieją pewne typy plików, których nie można przekazać do biblioteki. Aby uzyskać ich listę, zobacz artykuł Typy plików, których nie można dodawać do listy ani do biblioteki.
Rozważ utworzenie SharePoint kontaktów, kalendarzy i arkuszy kalkulacyjnych
Każda firma ma dane w wielu formularzach, takich jak kalendarze, zadania i arkusze kalkulacyjne. W przypadku tego typu danych możesz przenieść lub przekonwertować tę zawartość na listę w witrynie. Możesz na przykład przekonwertować listę kontaktów biznesowych na listę kontaktów. Ponadto często można konwertować kalendarze na SharePoint Kalendarz, który jest szczególnym rodzajem listy.
-
Aby dowiedzieć się, jak utworzyć kalendarz grupy w aplikacji Program SharePoint na platformie Microsoft 365, obejrzyj ten klip wideo: Klip wideo: tworzenie własnego kalendarza.
Jeśli teraz do śledzenia informacji używasz arkuszy kalkulacyjnych programu Microsoft Excel, możesz przekazać te arkusze kalkulacyjne bezpośrednio do biblioteki dokumentów w programie Program SharePoint na platformie Microsoft 365. Możesz też zaimportować arkusz kalkulacyjny jako SharePoint list. Ponieważ wiele osób może zaktualizować listę jednocześnie, listy SharePoint zachęcają do współpracy. Możesz utworzyć różne widoki list w celu udostępnienia dokładnie tych informacji, które chcesz.
-
Aby dowiedzieć się więcej o pracy z listami, zobacz Szkolenie: tworzenie i konfigurowanie listy.
Rozważ SharePoint rozwiązania dla zwykłych potrzeb biznesowych
Innym sposobem przenoszenia zawartości jest użycie SharePoint w celu lepszego zarządzania istniejącym zadaniem. Na przykład większość organizacji chce chwycić i dzielić się z całym dniem wiedzą na temat osób, które w tym miejscu pracują. Witryna typu wiki może być doskonałym pomysłem do udostępniania tego typu.
W poniższej tabeli SharePoint funkcje, które mogą ułatwić zarządzanie procesami biznesowymi.
|
Proces biznesowy |
Opis |
|---|---|
|
Udostępnianie wiedzy zespołu i współpraca za pomocą witryny typu wiki |
Witryny typu wiki to specjalne witryny, w których społeczność użytkowników tworzy i przechowuje informacje. Witryny typu wiki mogą być doskonałym narzędziem do przechwytywania i udostępniania informacji o procesie lub ogólnych informacji referencyjnych ważnych dla Twojej pracy. |
|
Przenoszenie planowania zasobów do SharePoint kalendarzy grupy |
Kalendarz grupy może być dobrym sposobem na zaplanowanie wspólnych zasobów, takich jak sala konferencyjna, wyposażenie audiowizualne itp. Ponieważ kalendarz grupy znajduje się w Program SharePoint na platformie Microsoft 365, wszyscy członkowie zespołu mogą go łatwo wyświetlać w SharePoint programie Outlook. |
|
Konwertowanie programów baz danych na aplikację programu Access |
Za pomocą programu Microsoft Access 2013 można zaprojektować i opublikować bazę danych, a następnie utworzyć aplikację programu Access do używania tej bazy danych w witrynie zespołu.
|
|
Automatyzowanie procesów biznesowych za pomocą przepływów pracy |
Przepływy pracy automatyzują i śledzą kluczowe zadania w procesie biznesowym. Świetnie się one w przypadku zadań, takich jak procesy zatwierdzania lub zbierania opinii. |
Pomaganie użytkownikom witryny w odnalezieniu zawartości
Po zakończeniu przenoszenia dokumentów i plików do witryny zespołu poinformuj o tym innych użytkowników witryny. Można oferować kilka różnych sposobów, za pomocą których mogą oni odnajdować zawartość w witrynie.
W poniższej tabeli opisano różne metody, których można użyć.
|
Metoda |
Opis |
|---|---|
|
Znajdowanie zawartości za pomocą wyszukiwania |
Najłatwiejszym sposobem znajdowania zawartości w Program SharePoint na platformie Microsoft 365 jest użycie funkcji wyszukiwania.
|
|
Konfigurowanie widoków list i bibliotek w celu odnajdowanie zawartości |
Możesz wybrać elementy wyświetlane w widoku. Na przykład w jednym widoku możesz wyświetlić tytuł i autora. W innym widoku można wyświetlić tylko te elementy, które zostały dodane po określonej dacie. |
|
Dostosowywanie nawigacji w witrynie |
Nawigację witryny zespołu można dostosować, aby ułatwić użytkownikom witryny znajdowanie zawartości. |
|
Wyszukiwanie zawartości online w trybie offline |
W trybie Usługa OneDrive używana w pracy lub szkole lub Outlook możesz wyszukiwać zawartość w witrynie usługi Program SharePoint na platformie Microsoft 365 w trybie offline |
|
Śledzenie aktualizacji zawartości |
Aby dowiedzieć się więcej o sposobach, które mogą ułatwić użytkownikom witryny znajdowanie zawartości, zobacz artykuł w przewodniku planowania Planowanie zawartości witryn zespołu.
Zostaw komentarz
Czy ten artykuł był przydatny? Jeśli tak, zaznacz to na dole tej strony. Jeśli nie był pomocny, napisz, co było w nim niejasne lub co pominięto. Skorzystamy z Twojej opinii, aby dokładnie sprawdzić wszystkie fakty, dodać informacje i zaktualizować ten artykuł.
