Wprowadzenie do przepływu pracy programu SharePoint

W tym artykule

• Co to są przepływy pracy?

• Dwie platformy przepływów pracy programu SharePoint

• Wbudowane przepływy pracy

• Obsługa niestandardowych przepływów pracy

• Procedura korzystania z przepływów pracy

Co to są przepływy pracy?

Przepływ pracy jest czasami opisywany jako seria zadań, których wykonanie prowadzi do uzyskania określonego rezultatu. W kontekście zestawu Technologie i produkty programu SharePoint przepływ pracy ma nieco węższą definicję: jest to zautomatyzowany ruch dokumentów lub elementów przez sekwencję czynności lub zadań, które są związane z danym procesem biznesowym. Przepływy pracy mogą być używane do spójnego zarządzania typowymi procesami biznesowymi w ramach organizacji, ponieważ umożliwiają dołączanie reguł biznesowych do dokumentów lub elementów na liście lub w bibliotece programu SharePoint. Reguły biznesowe są w zasadzie zestawem instrukcji, który określa czynności dotyczące dokumentu lub elementu, jak również umożliwia sterowanie tymi czynnościami.

Koszt i czas wymagany do koordynacji typowych procesów biznesowych, takich jak zatwierdzanie projektu lub recenzowanie dokumentu, można ograniczyć, zarządzając zadaniami osób zaangażowanych w te procesy i śledząc te zadania. W witrynie programu SharePoint można na przykład dodać do biblioteki dokumentów przepływ pracy, który rozsyła dokument do grupy osób w celu zatwierdzenia. Gdy autor dokumentu uruchamia przepływ pracy dla dokumentu w tej bibliotece, w ramach tego przepływu pracy są tworzone zadania zatwierdzania dokumentu, które są przypisywane do uczestników przepływu pracy, a następnie do tych osób są wysyłane wiadomości e-mail z alertami, zawierające instrukcje dotyczące zadania oraz link do dokumentu przeznaczonego do zatwierdzenia. W czasie trwania przepływu pracy jego właściciel (w tym przypadku autor dokumentu) lub jego uczestnicy mogą skorzystać ze strony Stan przepływu pracy w celu sprawdzenia, które osoby już ukończyły swoje zadania przepływu pracy. Po ukończeniu zadań przepływu pracy przez uczestników następuje koniec przepływu pracy, a jego właściciel jest automatycznie powiadamiany o tym fakcie.

Czynności związane z przepływem pracy Zatwierdzanie w poprzednim przykładzie odbywają się zgodnie z procesem przedstawionym na poniższej ilustracji.

Przepływy pracy nie tylko wspomagają istniejące procesy związane z pracą wykonywaną przez ludzi, ale również zwiększają możliwości współpracy i pracy nad dokumentami, listami i bibliotekami. Użytkownicy witryny mogą uruchamiać przepływy pracy i uczestniczyć w nich za pomocą dostosowywalnych formularzy, które są dostępne z poziomu dokumentu lub elementu na liście lub w bibliotece programu SharePoint. Dodatkowo funkcja przepływu pracy w produktach programu SharePoint jest ściśle zintegrowana z pakietem Microsoft Office 2013, dzięki czemu w obu produktach można wykonywać następujące zadania przepływu pracy:

• Wyświetlanie listy przepływów pracy dostępnych dla dokumentu lub elementu.

• Uruchamianie przepływu pracy dla dokumentu lub elementu.

• Wyświetlanie, edytowanie i ponowne przypisywanie zadania przepływu pracy.

• Wykonywanie zadania przepływu pracy.

Początek strony

Trzy typy platform przepływów pracy programu SharePoint

Platforma przepływów pracy programu SharePoint 2010 została przeniesiona do usługi Office 365 i programu SharePoint Server 2013, więc wszystkie przepływy pracy utworzone na tej platformie będą nadal działać. Ta platforma jest oparta na programie Windows Workflow Foundation 3.5 (WF3.5).

Platforma przepływów pracy programu SharePoint 2013 jest oparta na programie Windows Workflow Foundation 4 (WF) i została znacząco przeprojektowana. Być może najważniejszą funkcją tej nowej platformy przepływów pracy jest użycie platformy Microsoft Azure jako hosta wykonywania przepływu pracy. Aparat wykonywania przepływu pracy teraz znajduje się poza usługą Office 365 i programem SharePoint Server 2013: na platformie Microsoft Azure.

W usłudze SharePoint Online usługa Microsoft Flow jest teraz dostępna. To jest nasz najnowszy aparat przepływu pracy, dostęp na stronie: https://flow.microsoft.com . Aby dowiedzieć się więcej na temat korzystania z ms flow, odwiedź stronę: https://docs.microsoft.com/en-us/flow . Aby rozwiązać problemy z ms flow, odwiedź https://docs.microsoft.com/en-us/flow/fix-flow-failures & https://us.flow.microsoft.com/en-us/support/

Początek strony

Wbudowane przepływy pracy

Witryna programu SharePoint zawiera kilka wbudowanych przepływów pracy, które dotyczą typowych scenariuszy biznesowych:

• Zatwierdzanie     Ten przepływ pracy rozsyła dokument lub element do grupy osób w celu zatwierdzenia. Przepływ pracy Zatwierdzanie jest domyślnie skojarzony z typem zawartości dokumentu i jest dzięki temu automatycznie dostępny w bibliotekach dokumentów.

• Zbieranie opinii     Ten przepływ pracy rozsyła dokument lub element do grupy osób w celu zebrania opinii. Recenzenci mogą przekazywać opinie, które są następnie kompilowane i wysyłane do osoby będącej inicjatorem przepływu pracy. Przepływ pracy Zbieranie opinii jest domyślnie skojarzony z typem zawartości dokumentu i jest dzięki temu automatycznie dostępny w bibliotekach dokumentów.

• Zbieranie podpisów    Ten przepływ pracy rozsyła dokument pakietu Microsoft Office do grupy osób w celu zebrania ich podpisów cyfrowych. Musi on być uruchamiany w programie pakietu Office 2013. Uczestnicy muszą wykonać zadania związane z podpisem, dodając podpis cyfrowy do dokumentu w odpowiednim programie pakietu Office. Przepływ pracy Zbieranie podpisów jest domyślnie skojarzony z typem zawartości dokumentu i jest dzięki temu automatycznie dostępny w bibliotekach dokumentów. Przepływ pracy Zbieranie podpisów jest jednak wyświetlany dla dokumentu w bibliotece dokumentów tylko wtedy, gdy dokument ten zawiera co najmniej jeden wiersz podpisu pakietu Microsoft Office.

• Zatwierdzanie publikowania     Ten przepływ pracy jest podobny do przepływu pracy Zatwierdzanie — umożliwia automatyczne rozsyłanie zawartości ekspertom w danej dziedzinie i uczestnikom projektu do sprawdzenia i zatwierdzenia. Wyjątkową cechą przepływu pracy Zatwierdzanie publikowania jest to, że został on opracowany specjalnie z myślą o witrynach publikowania, gdzie publikowanie nowych i zaktualizowanych stron sieci Web jest ściśle kontrolowane.

• Trójstanowy     Ten przepływ pracy umożliwia zarządzanie procesami biznesowymi organizacji, które wymagają śledzenia dużej liczby problemów lub elementów, na przykład problemów związanych z obsługą klienta, informacji o potencjalnych klientach lub zadań w projekcie.

Każdy z powyższych przepływów pracy można dostosować do potrzeb organizacji na kilka sposobów. Po dodaniu przepływu pracy do listy, biblioteki lub typu zawartości w celu jego udostępnienia do użytku w dokumentach lub elementach można na przykład dostosować listy zadań oraz listy historii, będące miejscem przechowywania informacji dotyczących przepływu pracy.

Gdy użytkownik witryny uruchomi przepływ pracy dla dokumentu lub elementu, może dalej dostosowywać ten przepływ, określając listę uczestników, datę ukończenia oraz instrukcje dotyczące zadania.

Początek strony

Obsługa niestandardowych przepływów pracy

Mimo że wbudowane przepływy pracy można nieco dostosować do różnych potrzeb, organizacja może zdecydować się na projektowanie i opracowywanie przepływów pracy, które są unikatowe dla procesów biznesowych w organizacji. Przepływy pracy mogą być tak proste lub złożone, jak wymagają tego procesy biznesowe. Deweloperzy mogą tworzyć przepływy pracy, które są uruchamiane przez osoby korzystające z witryny, lub mogą tworzyć przepływy pracy uruchamiane automatycznie na podstawie zdarzenia, na przykład po utworzeniu lub zmianie elementu listy. Jeśli Twoja organizacja opracowała i wdrożyła niestandardowe przepływy pracy, te przepływy pracy mogą być dostępne oprócz opisanych już przepływów pracy lub zamiast nich.

Istnieją dwa sposoby tworzenia niestandardowych przepływów pracy:

• Zaawansowani użytkownicy mogą projektować przepływy pracy bez kodu do użycia na określonej liście lub w określonej bibliotece przy użyciu programu Microsoft SharePoint Projektant 2013 i Office Visio 2013     Przepływy pracy programu SharePoint Projektant 2013 są tworzone na podstawie listy dostępnych działań przepływu pracy, a osoba tworząca przepływ pracy może wdrożyć przepływy pracy bezpośrednio na liście lub w bibliotece, w której będą używane. Program SharePoint Designer 2013 współpracuje również z programem Visio 2013, udostępniając wizualne środowisko opracowywania przepływu pracy w celu tworzenia diagramów przy użyciu kształtów i łączników. Przepływy pracy można też zaimportować z programu Visio 2013 do programu SharePoint Designer 2013 i na odwrót.

• Profesjonalni deweloperzy oprogramowania mogą tworzyć przepływy pracy przy użyciu programu Visual Studio 2012 lub nowszego     Te przepływy pracy zawierają niestandardowy kod oraz działania przepływów pracy. Gdy profesjonalny deweloper utworzy niestandardowe przepływy pracy, administrator serwera może je wdrożyć w wielu witrynach.

Początek strony

Procedura korzystania z przepływów pracy

Zastosowanie przepływu pracy w odniesieniu do dokumentu lub elementu listy oznacza pracę w kilku etapach. Każdy z nich może zostać wykonany przez niezależne osoby odpowiedzialne za różne role. Na przykład administrator witryny może udostępnić przepływ pracy do użytku w bibliotece dokumentów, twórca zawartości może uruchomić przepływ pracy lub zmodyfikować przepływ pracy w czasie jego trwania, a inna osoba (na przykład recenzent dokumentu lub osoba zatwierdzająca) może ukończyć zadanie przepływu pracy.

Zobacz też

Informacje o przepływach pracy dostępnych w programie SharePoint

Przepływy pracy w programie SharePoint 2013

Tworzenie przepływu pracy w programach SharePoint Projektant 2013 i Visio 2013

Wprowadzenie do przepływu pracy programu SharePoint Server 2013