|
|
U hebt uw projectplanning veranderd, maar nu is de einddatum te ver weg. Als u de einddatum van het project wilt herstellen, moet u de taken aanpassen die het meest van invloed zijn op de einddatum. Deze taken liggen op het kritieke pad van het project. Zie Het stappenplan van Project voor meer artikelen in deze reeks instructiegidsen voor projectmanagement. |
Tips voor projectmanagement voordat u begint
Wanneer u wijzigingen aanbrengt in uw planning, zijn er drie factoren waarmee u rekening moet houden: de kosten van het project, de doelstelling ten aanzien van vereiste resultaten, en de tijd. Deze worden vaak weergegeven als driehoek. Als u een van de zijden van de driehoek wijzigt, is dit altijd van invloed op de andere zijden.
Hier zijn voorbeelden van wat dit betekent voor de einddatum van uw project.
-
Wanneer u de einddatum naar voren haalt, kan dit uiteindelijk leiden tot hogere kosten en beperktere doelstelling.
-
Als u van plan bent om nooit de kosten van het project te wijzigen, is het resultaat mogelijk een langere planning en beperktere doelstelling.
-
Als u de doelstelling uitbreidt of het aantal vereiste resultaten vergroot, duurt uw project mogelijk langer en kost dit meer vanwege extra mensen of resources.
Als u geen ervaring hebt met projectmanagement Hoe goed de planning van een project ook is, er gaan dingen fout. Ga nu op zoek naar problemen en wacht niet tot later, wanneer dingen veel slechter kunnen uitpakken.
Hier zijn enkele manieren waarop u kunt beginnen met het bewaken en herstellen van uw project.
-
Bekijk eerst de belangrijkste taken Sommige taken zijn belangrijker dan andere wanneer u problemen in uw project moet oplossen. De kritieke taken zijn het meest van invloed op uw project, dus besteed hieraan de meeste aandacht.
-
Krijg het juiste overzicht van uw project Project bevat talloze weergaven en rapporten waarmee u kunt achterhalen wat er verkeerd is met uw project. Houd bij eenvoudige projecten de einddatum zorgvuldig in de gaten via het Gantt-diagram. Raadpleeg bij gecompliceerde projecten de afwijkingstabellen of de rapporten over verdiende waarde.
-
Ontvang wekelijkse statusrapporten Het is voor mensen niet eenvoudig om werkstatusrapporten in te dienen. U kunt de status ook eenvoudig achterhalen tijdens de wekelijkse teambijeenkomsten. Het kan averechts werken als u de status vaker dan een keer per week verzamelt.
Als u een doorgewinterde projectmanager bent U bent al lange tijd projectmanager, maar wordt nu geconfronteerd met een project dat nauwgezet moet worden bewaakt om binnen het budget te blijven.
Daarnaast zegt uw opdrachtgever dat hij maandelijks managementrapporten wil ontvangen.
Hier zijn enkele manieren waarop u kunt beginnen met het bewaken, rapporteren en herstellen van uw project.
-
Een basislijn maken voor uw project Sla een basislijnversie op nadat u uw planning hebt gemaakt. Een basislijn is een originele versie van uw project waarmee u kunt vergelijken hoe uw taken vorderen.
-
Krijg het juiste overzicht van uw project Project bevat talloze weergaven en rapporten waarmee u kunt achterhalen wat er verkeerd is met uw project. Naarmate projecten gecompliceerder worden, kunt u afwijkingstabellen of rapporten over verdiende waarde bekijken om te bepalen wat er verkeerd gaat.
-
Ontvang wekelijkse statusrapporten Naarmate projecten gecompliceerder worden, kunt u geavanceerdere methoden gebruiken om wekelijkse statusrapporten te verzamelen. Teamleden kunnen statusgegevens invoeren in een SharePoint-takenlijst, die daarna kan worden gesynchroniseerd met Microsoft Project. Als u Project Professional gebruikt, kunt u ook Project Web App gebruiken om statusrapporten van uw team te verzamelen. Het kan averechts werken als u de status vaker dan een keer per week verzamelt.
-
Inzicht in de analyse van verdiende waarde Door de verdiende waarde te analyseren kunt u bepalen of uw project op schema ligt.
Uw project bewaken
|
Bekijk taakupdates van teamleden om te achterhalen waar problemen zich voordoen. U kunt de voortgang snel volgen via het Gantt-diagram of u kunt een geavanceerde analyse van verdiende waarde gebruiken. Hiermee kunt u zien of het werk aan uw project naar verwachting vordert. |
|
|
Meer informatie over hoe uw project wordt gepland. U kunt zien hoe wijzigingen in het taakschema van invloed zijn op de einddatum van uw project. |
|
|
Bekijk taken die het grootste effect hebben op de einddatum van het project. Bekijk deze taken als eerste om problemen in uw planning op te lossen. |
|
|
Gebruik de weergaven en rapporten in Project om te bepalen waar de problemen zich kunnen voordoen en om wijzigingen in de planning aan te brengen. |
|
|
Start een nieuwe basislijn om toekomstige voortgang te vergelijken als u hiermee opnieuw wilt beginnen. |
|
|
Maak grafische rapporten van de projectvoortgang en pas deze aan. Bekijk de rapporten in Project of exporteer deze naar andere toepassingen, zoals PowerPoint, Word of Excel. |
|
|
Verdiende waarde helpt u bij het beantwoorden van vragen als: "Hoeveel geld hadden we moeten uitgeven als we kijken naar de hoeveelheid werk die tot nu toe in dit project is gedaan?" of 'Zullen we op tijd klaar zijn?' |
De problemen oplossen
|
Kies een datum die begint of eindigt op een datum die eerder is dan de datum van het huidige plan. Als dit een optie is voor uw project, kunt u eerst de begindatum wijzigen. |
|
|
Maak taken korter als u de einddatum naar voren wilt halen. Zorg ervoor dat u kritieke taken verkort die het grootste effect op de einddatum van het project hebben. |
|
|
Wanneer mensen aan te veel taken tegelijkertijd zijn toegewezen, kunt u met Project werk gelijkmatiger verdelen door resourcetoewijzingen te effenen. |
|
|
U kunt één taak splitsen als deze meerdere elementen bevat waaraan tegelijkertijd door verschillende resources kan worden gewerkt. Als u een kritieke padtaak opsplitst in deze verschillende elementen met verschillende toewijzingen, kunt u mogelijk de einddatum halen. |
|
|
Zet nieuwe mensen in op taken die de einddatum vooruitduwen. |
|
|
U kunt ook de einddatum van het project naar voren halen door mensen van taken te halen. Als u te veel of de verkeerde mensen op taken hebt ingezet, kunnen er zich communicatieproblemen voordoen waardoor taken langer duren. |
|
|
U kunt de einddatum van het project naar voren halen door de werkkalenders van mensen te wijzigen. U kunt extra werkdagen toevoegen aan de planning van mensen of hen laten overwerken. |
|
|
Laat experts vragen over Project beantwoorden. Het Project-forum op Answers.com bevat ervaren gebruikers en Project-adviseurs die klaarstaan om uw vragen te beantwoorden. |
|
|
Nadat u wijzigingen hebt aangebracht in iemands planning, moet u deze doorgeven zodat er geen informatie verloren gaat. |
|
|
Begrijpen welke compromissen nodig zijn bij het beheren van een project |
Elke wijziging in een project gaat ten koste van tijd, geld of doelstelling. U balanceert elke dag tussen deze factoren om uw projectplanning op schema te houden. Leer omgaan met deze beperkingen. |
|
Als uw planning wordt aangepast, kunnen taken onverwacht worden verplaatst. Begrijp het grote 'Waarom?' achter de krachtige planningsengine van Project. |
