De projectdriehoek

In dit artikel

• Tijd + geld + bereik = kwaliteit

• Weet wat u niet kunt wijzigen

• De planning optimaliseren

• Het budget optimaliseren

• Het bereik optimaliseren

• Meer informatie over projectmanagement

Tijd + geld + bereik = kwaliteit

De projectdriehoek wordt ook wel de 'ijzeren driehoek' genoemd en, minder poëtisch, de 'drievoudige beperkingen'. Hoe u het ook noemt, het komt op hetzelfde neer: u kunt het budget, de planning of het bereik van een project niet wijzigen zonder ten minste een van de andere twee onderdelen te beïnvloeden

Enkele voorbeelden van hoe het werkt:

• Als u de einddatum (tijd) wilt binnenhalen, kunt u meer aan resources (geld) besteden om het werk sneller te voltooien of functies (bereik) te verminderen, zodat er minder werk te doen is voor de nieuwe deadline.

• Als u het project onder het budget (kosten) wilt voltooien, kunt u overuren verwijderen en het project later voltooien (tijd) of functies (bereik) verminderen.

• Als u functies wilt toevoegen aan een product (bereik), kunt u de deadline verlengen om tijd te maken voor het nieuwe werk (tijd) of personen toevoegen om het sneller voor elkaar te krijgen (kosten). U kunt ook beide doen!

Kwaliteit is het vierde deel van de projectdriehoek. Het bevindt zich in het midden, waar elke wijziging aan een kant het beïnvloedt.

Als u bijvoorbeeld voor bent op schema, kunt u mogelijk cut-functies vervangen of meer tijd toestaan voor bestaande taken. Met deze extra tijd en bereik kan het eindresultaat een beter product zijn.

Een belangrijk punt: er is geen universele standaard voor kwaliteit. Voor een bepaald project wordt de kwaliteit gedefinieerd in het project zelf. Voor sommige bedrijven is het op budget houden van een project de belangrijkste kwaliteitsmaatregel. Voor anderen is het belangrijker om het op tijd op de markt te krijgen. Een projectmanager moet weten hoe kwaliteit wordt gedefinieerd voor de organisatie en het specifieke project.

In het vorige voorbeeld kunt u het product gewoon vroeg voltooien met minder functies, om het op de markt te krijgen voor uw concurrenten. Dat kan de definitie van kwaliteit zijn voor dat project in uw bedrijf.

Naar boven

Weet wat u niet kunt wijzigen

In de meeste projecten is ten minste één kant van de driehoek vastgezet. Je kunt het niet wijzigen.

Misschien is de begroting niet onderhandelbaar. (Klinkt bekend?) Of misschien moet het product absoluut op een bepaalde datum in de uitverkoop zijn. Misschien zijn beide waar.

Vaak worden de vaste elementen van een project van bovenaf gedicteerd door de projectmanager, maar niet altijd. Soms is het aan uw schouders om te bepalen welk element het belangrijkst is voor het succes van het project. En je moet hier echt duidelijk over zijn wanneer er problemen optreden (en dat doen ze altijd).

Wanneer het probleem zich aan een vaste kant voordoet, is de actie vaak duidelijk. Als u bijvoorbeeld ontdekt dat het voltooien van een softwarefunctie langer duurt dan verwacht en u een contract hebt ondertekend waarin staat dat u die functie (bereik) gaat leveren, moet u de einddatum verplaatsen of resources toevoegen om deze op tijd te voltooien.

Als de vaste kant en de probleemzijde verschillen, geef dan niet op. Dat is de schoonheid van de projectdriehoek; er is altijd ruimte om wijzigingen aan te brengen Als uw project bijvoorbeeld op tijd moet worden voltooid en het bereik is toegenomen, kunt u nog steeds de kosten aanpassen door resources toe te voegen.

Als alle drie de zijden van de driehoek vastzitten, raak dan niet in paniek. Het project kan in problemen zijn, maar u weet tenminste dat het problemen heeft en u hebt een goed uitgangspunt om de doelstellingen of kwaliteitsnormen van het project te herzien.

Naar boven

De planning optimaliseren

Vroeg of laat krijgt u te maken met een project dat een inflexibele deadline zal overschrijden.

U kunt de planning zeker verkorten door de kritieke pad in te korten, een reeks taken waarvan de laatste taak eindigt op de einddatum van het project. Als u andere taken wijzigt, wordt de planning mogelijk niet korter, maar het wijzigen van kritieke padtaken wel. Als u het kritieke pad wilt verkorten, kunt u het volgende doen:

• Taakduur verkorten (bereik verkleinen of resources toevoegen).

• 'Fast-track' de planning: taken overlappen zodat mensen er tegelijkertijd aan kunnen werken (resources toevoegen). Deze tactiek kan het beste dichter bij het begin van een project worden gebruikt.

• 'Crash' van de planning: voeg resources toe om taken sneller te voltooien (geld).

• Taken verwijderen (bereik verkleinen).

Natuurlijk kan het op deze manier vaststellen van de planning dramatische gevolgen hebben voor het budget, de omvang en de kwaliteit van het project.

Naar boven

Het budget optimaliseren

In de meeste projecten bestaat het grootste deel van het budget uit resourcekosten: de op tarieven gebaseerde en vaste kosten van personen, apparatuur en materialen. Om binnen het budget te blijven, kunnen er heel moeilijke keuzes nodig zijn:

• Beperk het projectbereik zodat er minder, kortere taken zijn waarvoor resources nodig zijn.

• Resources verwijderen.

• Zorg ervoor dat de tarieven, kosten en overuren geschikt zijn.

• Controleer of de resources het beste bij de taak passen.

• Vervang een dure resource door een goedkopere resource.

Als u de kosten onder controle krijgt, kan de deadline worden afgedwongen of kan het projectbereik worden beperkt. Als u bijvoorbeeld geen overuren voor taken toestaat, is de einddatum mogelijk een maand later. Of als u het bereik wegknipt, kan de einddatum daadwerkelijk worden verplaatst.

Naar boven

Het bereik optimaliseren

Wilt u geld besparen door een brug een paar meter korter te maken dan de rivier die het overspant? Natuurlijk niet. Soms kan het projectbereik niet worden gewijzigd, dus moet u andere acties uitvoeren:

• Voeg resources toe om ervoor te zorgen dat alle taken zijn voltooid (kosten).

• Knip taken die zich niet op het kritieke pad bevinden, indien aanwezig (kosten).

• Voeg taken toe of voeg duur toe aan taken (kosten).

• Verleng de deadline om tijd toe te staan voor alle taken met het huidige niveau van resources (tijd).

Naar boven

Meer informatie over projectmanagement

• Ga verder dan Excel voor projectmanagement.

• Geschiedenis van projectmanagement.

• Hoe uw project in het grote geheel past.