Delen in Outlook is afhankelijk van wat u wilt delen en het type toegang dat u wilt geven aan de personen met wie u deelt.
U kunt bijvoorbeeld één postvak delen met meerdere personen waarbij alle inkomende en uitgaande e-mail afkomstig is van dat postvak. U kunt ook een of meer mappen of uw hele postvak delen met anderen. U kunt anderen zelfs de mogelijkheid geven om uw agenda of postvak te beheren.
Wanneer u iemand toestemming geeft om uw postvak te beheren, verleent u deze persoon machtigingen. Dit gaat verder dan bewerkingsbevoegdheden en is wat iemand in staat stelt om namens u e-mail of agenda-items te verzenden of erop te reageren. In speciale gevallen kunt u zelfs het volledige beheer van uw postvak en agenda toestaan wanneer uw gemachtigde gemachtigd is om op te treden als u berichten of gebeurtenissen maakt of erop reageert. Zie Over gemachtigden: Iemand anders toestaan uw e-mail en agenda te beheren in Outlook voor meer informatie over gemachtigden.
Of en hoe u toegang hebt tot deze verschillende opties voor delen in Outlook, is ook afhankelijk van het type account dat u gebruikt. Sommige opties voor delen zijn bijvoorbeeld beperkt tot werk- of schoolaccounts die in een organisatie worden gebruikt. Andere opties, zoals het delen van agenda's, hebben een bredere toegang en kunnen ook worden uitgevoerd met een persoonlijk account, zoals een Outlook.com of Hotmail.com-account.
Tip: Zie Wat is het verschil tussen een Microsoft-account en een werk- of schoolaccount? voor meer informatie over accounts.
Verschillende manieren om te delen in Outlook
In de onderstaande tabel worden de verschillende manieren beschreven om te delen in Outlook, het type account dat is vereist en of u de IT-beheerder van uw organisatie nodig hebt om dit voor u in te stellen.
Type delen |
Beschrijving |
Voorbeelden van scenario's |
Type account |
Installatie van IT-beheerder vereist |
Gedeeld postvak |
Een gedeeld postvak biedt groeps- of individuele toegang tot het hele postvak. Dit omvat postvakinhoud, zoals mappen, agenda's en contactpersonen. Wanneer een persoon in de groep antwoordt op een bericht dat is verzonden naar het gedeelde postvak, lijkt het e-mailbericht afkomstig te zijn van het gedeelde adres, niet van een afzonderlijke gebruiker. Machtigingen in gedeelde postvakken kunnen per lid verschillen. |
Een klantenserviceteam wil één postvak waarin alle inkomende en uitgaande e-mail naar info@contoso.com gaat. Elk lid van het klantenserviceteam met toegang tot het gedeelde postvak kan berichten ontvangen en erop reageren. Antwoorden worden altijd verzonden vanuit info@contoso.com ongeacht wie van de groep op het bericht reageert. |
Werk- of schoolaccounts |
Ja, hiervoor is beheerdersinstallatie vereist. De beheerder wijst machtigingen toe aan alle gebruikers die toegang nodig hebben tot het gedeelde postvak. |
Gedeelde agenda's |
Gedeelde agenda's zijn beperkt tot de agendamap in uw postvak. U kunt ervoor kiezen om uw agenda met één persoon of meerdere personen te delen. Machtigingen kunnen verschillen tussen personen met wie u uw agenda deelt, en zijn ook afhankelijk van het account dat u gebruikt om uw agenda te delen. Sommige aspecten van het delen van agenda's zijn beperkt tot alleen werk- of schoolaccounts. |
Mogelijk wilt u agenda's delen met planners, leidinggevende beheerders, collega's, vrienden, familie of andere vertrouwde personen. |
Werk- of schoolaccounts en persoonlijke accounts |
Geen beheerdersinstallatie vereist. In de meeste gevallen kunt u de agenda selecteren die u wilt delen en machtigingen toewijzen vanuit Outlook. Als u een werk- of schoolaccount gebruikt, kunt u gemachtigdenbevoegdheden verlenen waarmee een gemachtigde namens u uitnodigingen voor vergaderingen kan verzenden en erop kan reageren. |
Gedeelde mappen |
Kies ervoor om een of meer mappen in uw postvak te delen met andere personen in uw organisatie. U kunt het toegangsniveau instellen voor elke persoon met wie u deelt door bevoegdheden voor alleen weergeven, bewerken of delegeren toe te kennen. Er zijn twee typen delegatiebevoegdheden. U kunt ervoor kiezen om personen namens u te laten verzenden of als u wilt verzenden. |
Scenario 1: U wilt een map delen met alleen weergavebevoegdheden. U beheert bijvoorbeeld een project en wilt iemand in uw team toegang geven tot alle e-mailberichten in die map. U kunt deze persoon de mogelijkheid geven om te reageren op berichten, maar alleen als zichzelf, niet namens u. Scenario 2: Een manager wijst gedelegeerde bevoegdheden toe aan de assistent, zodat de assistent e-mailberichten namens hem kan controleren en erop kan reageren. Of ze willen dat de assistent het volledige beheer van het postvak heeft en de assistent de machtiging Verzenden als geeft. In beide gevallen kan de manager ervoor kiezen om het hele postvak (inclusief de agenda) te delen of alleen geselecteerde mappen te delen. |
Werk- of schoolaccounts |
Afhankelijk van hoe u wilt dat anderen toegang krijgen, is mogelijk beheerdersinstallatie vereist. U kunt mappen delen met andere personen in uw organisatie. Dit omvat het toevoegen van iemand als gemachtigde en het verlenen van deze persoon namens bevoegdheden voor verzenden. Als u echter machtigingen voor Verzenden als wilt verlenen aan iemand, moet u contact opnemen met de IT-beheerder die verantwoordelijk is voor het beheer van Outlook in uw organisatie om dit voor u in te stellen. |
Klaar om te beginnen met delen?
Selecteer hieronder een artikel om te beginnen met delen.