Een gedeelde postvak maakt het voor een groep mensen makkelijk om e-mails van een publiek e-mailalias te controleren en te verzenden, zoals info@contoso.com. Wanneer een persoon in de groep een bericht beantwoordt, dat naar het gedeelde postvak verzonden is, lijkt hun e-mail afkomstig van het gedeelde adres en niet van de individuele gebruiker. In de klassieke Outlook kunt u het gedeelde postvak ook gebruiken als een gedeelde teamagenda. Een gedeeld postvak is ook geschikt voor gebruik als een 'noreply'-e-mailaccount.
Tip: Als u eigenaar bent van een klein bedrijf en op zoek bent naar meer informatie over het instellen van Microsoft 365, gaat u naar Hulp en educatie voor kleine bedrijven.
Een gedeeld postvak is niet ontworpen voor iedereen die het postvak deelt om zich rechtstreeks aan te melden bij het account. Het account voor het gedeelde postvak zelf moet uitgeschakeld blijven.
Tip: Voordat u een gedeeld postvak kunt gebruiken, moet de Microsoft 365-beheer binnen uw organisatie het gedeelde postvak aanmaken en u toevoegen aan als lid. Raadpleeg voor meer informatie Een gedeeld postvak maken, waarin beschreven wordt wat de beheerder moet doen.
Selecteer hieronder een taboptie voor de versie van Outlook die u gebruikt. Welke versie van Outlook heb ik?
Opmerking: Als de stappen onder dit tabblad Nieuwe Outlook niet werken, gebruikt u mogelijk nog geen nieuwe Outlook voor Windows. Selecteer Klassieke Outlook en volg in plaats daarvan deze stappen.
Tip: Hier volgen enkele tips voor e-mail om leidinggevende assistenten en gedelegeerden beter te laten navigeren in postvakbeheer in de nieuwe Outlook.
Een gedeeld postvak toevoegen aan nieuwe Outlook
Nadat uw beheerder u heeft toegevoegd als lid van een gedeeld postvak, sluit unieuwe Outlook en start u deze opnieuw op. Het gedeelde postvak wordt automatisch weergegeven in het deelvenster Mappen.
Wat gebeurt er als dat niet werkte?
Als uw beheerder u onlangs heeft toegevoegd aan een gedeeld postvak, kan het enkele minuten duren voordat het gedeelde postvak wordt weergegeven. Wacht even en sluit en start denieuwe Outlook opnieuw op. Of voeg het gedeelde vak handmatig toe.
-
Selecteer E-mail in het navigatiedeelvenster innieuwe Outlook.
-
Klik in het deelvenster Map met de rechtermuisknop op uw accountnaam en selecteer Gedeelde map of postvak toevoegen.
-
Typ in het venster Gedeelde map of postvak toevoegen de naam van het postvak dat u wilt openen, bijvoorbeeld info@contoso.com.
Opmerking: U kunt het gedeelde postvak op elk gewenst moment toevoegen, maar voordat u het kunt gaan gebruiken, moet uw IT-beheerder u toevoegen als lid.
Het gedeelde postvak zoeken in het mappenvenster
Zoek in het mappenvenster aan de linkerkant de map Gedeeld met mij . Klik op de map om deze uit te vouwen. Uw gedeelde postvak is een submap onder Gedeeld met mij. Wanneer u daar de naam van het gedeelde postvak selecteert, wordt dit uitgevouwen om de standaardmappen voor e-mail weer te geven, zoals Postvak IN, Concepten enVerzonden items.
E-mail versturen vanuit het gedeelde postvak
-
Selecteer E-mail in het navigatiedeelvenster innieuwe Outlook voor Windows.
-
Selecteer op het tabblad Startde optie Nieuw > Mail.
-
Als het veld Van niet wordt weergegeven boven aan het bericht (naast Verzenden), selecteert u Weergeven van op het tabblad Opties.
-
Klik op Van in het bericht en wijzig naar het gedeelde e-mailadres. Als u uw gedeelde e-mailadres niet ziet, kiest u Ander e-mailadres en typ vervolgens in het gedeelde e-mailadres.
-
Voltooi het typen van uw bericht en kies vervolgens Verzenden.
Vanaf nu is het adres beschikbaar in de vervolgkeuzelijst Van wanneer u een bericht wilt verzenden vanuit uw gedeelde postvak.
Wanneer u een bericht verzendt vanuit een gedeeld postvak, zien de geadresseerden alleen het gedeelde e-mailadres in het bericht.
Reageren op e-mail die naar het gedeelde postvak is verzonden
-
Open nieuwe Outlook voor Windows.
-
Open het e-mailbericht dat u wilt beantwoorden.
-
In het veld Van bovenaan het bericht ziet u de naam van uw gedeelde postvak. Als u dat niet doet, kiest u de vervolgkeuzelijst Van en kiest u uw gedeelde postvak.
-
Voltooi het typen van uw bericht en kies vervolgens Verzenden.
Als u een bericht wilt verzenden vanuit uw gedeelde postvak, is het adres beschikbaar in de vervolgkeuzelijst Van .
Wanneer u een bericht vanuit het gedeelde postvak verzendt, zien de geadresseerden alleen het gedeelde e-mailadres in het bericht.
Zoeken in het gedeelde postvak
Zodra een gedeeld postvak is toegevoegd aan het nieuwe Outlook, is het zoeken in het postvak vergelijkbaar met zoeken in een primair postvak.
-
Open nieuwe Outlook voor Windows.
-
Selecteer een map in het gedeelde postvak in het mappenvenster.
-
Typ in het vak Zoeken boven aan het Outlook venster de query die u wilt gebruiken om te zoeken en druk op Enter.
In de berichtenlijst worden resultaten weergegeven op basis van de zoekopdracht uit die geselecteerde map in het gedeelde postvak.
De gedeelde agenda gebruiken vanuit het gedeelde postvak
Nadat de beheerder u heeft toegevoegd als lid van een gedeeld postvak, sluit u af en start u Outlook opnieuw. De gedeelde agenda die gekoppeld is aan het gedeelde postvak wordt automatisch toegevoegd aan de lijst Mijn agenda's.
-
Ga innieuwe Outlook naar de agendaweergave en kies het gedeelde postvak.
Wanneer u afspraken invoert, zijn deze zichtbaar voor alle gebruikers die lid zijn van het gedeelde postvak.
-
Een lid van het gedeelde postvak kan afspraken in de agenda aanmaken, weergeven en beheren, net zoals ze dat doen voor persoonlijke afspraken. Iedereen die lid is van het gedeelde postvak kan de wijzigingen zien aan de gedeelde agenda.
De lijst met gedeelde contactpersonen in het postvak gebruiken
Contactpersonen voor gedeelde postvakken en postvakken van andere gebruikers is momenteel niet beschikbaar in nieuwe Outlook. De Outlook-organisatie van Microsoft werkt actief aan het bijwerken hiervan.
Wat moet ik nog meer weten over gedeelde postvakken in denieuwe Outlook ?
Momenteel kunnen gedeelde postvakken worden toegevoegd als resources. In een komende update biedt de mogelijkheid om gedeelde postvakken toe te voegen als accounts meer toegang om de postvakinstellingen te gebruiken en te beheren. Het toevoegen van een gedeeld postvak als account biedt ondersteuning voor de volgende mogelijkheden:
|
Meldingen |
Aantal ongelezen |
Automatische antwoorden |
|
Categorieën |
Voorkeur voor toegankelijke inhoud |
Postvak IN met prioriteit |
|
Berichtindeling |
Bijlagevoorkeur |
Regels |
|
Voorwaardelijke opmaak |
Vegen |
Ongewenste e-mail |
|
Snelle stappen |
Doorsturen |
Bewaarbeleid |
|
Gebeurtenissen en uitnodigingen |
Werkuren |
Andere mogelijkheden die momenteel niet beschikbaar zijn voor gedeelde postvakken, maar die in een toekomstige update worden toegevoegd:
-
Toegang tot het onlinearchief/In-Place archief van het gedeelde postvak
-
Nieuwe gedelegeerde toegang verlenen tot een postvak
Hier volgen enkele e-mailtips om executive assistants en gedelegeerden beter te helpen navigeren door postvakbeheer in denieuwe Outlook.
E-mailfilters en -regels voor uitvoerende beheerders
In de nieuwe Outlook kunnen beheerders het e-mailfilter heeft agenda-uitnodigingen gebruiken om eenvoudig uitnodigingen voor vergaderingen te vinden.
U kunt ook een regel voor Email ontvangen voor anderen instellen voor het account van uw leidinggevende en deze automatisch verplaatsen naar een afzonderlijke map en deze naar eigen behoefte categoriseren.
E-mailberichten slepen en neerzetten om taken te maken
Blijf moeiteloos op de hoogte door e-mailberichten naar Mijn dag te slepen om ze om te zetten in taken.
E-mailberichten vastmaken voor snelle toegang
U kunt nu een e-mailbericht vastmaken dat boven aan uw Postvak IN wordt weergegeven, zodat u tijd bespaart om terug te gaan en ernaar te zoeken. Beweeg de muisaanwijzer of klik met de rechtermuisknop op het e-mailbericht en selecteer Vastmaken om het vast te maken.
Plannen wanneer e-mail moet worden verzonden
In de hybride werkwereld van vandaag kan uw dag de nacht van iemand anders zijn, dus u wilt niet midden in de nacht een e-mail naar iemand sturen. Met de nieuwe Outlook kunt u eenvoudig een e-mail verzenden wanneer u dat wilt. Selecteer de vervolgkeuzepijl naast Verzenden en kies Verzenden plannen.
E-mail uitstellen
Soms is e-mail erg belangrijk, maar nog niet. Met de functie Uitstellen kunt u een tijdstip plannen waarop de e-mail opnieuw moet worden bezorgd in uw Postvak IN en wordt weergegeven op het gewenste moment, zodat u deze kunt verwerken wanneer dit het juiste moment voor u is. Klik met de rechtermuisknop op een bericht en kies Uitstellen of selecteer Uitstellen op het lint. Kies vervolgens het tijdstip waarop u het wilt bezorgen.
Een gedeeld postvak toevoegen aan de klassieke Outlook
Nadat de beheerder u heeft toegevoegd als lid van een gedeeld postvak, sluit u af en start u Outlook opnieuw. Het gedeelde postvak wordt automatisch weergegeven in het deelvenster Mappen in de klassiekeOutlook.
Wat gebeurt er als dat niet werkte?
-
Als uw beheerder u onlangs heeft toegevoegd aan een gedeeld postvak, kan het enkele minuten duren voordat het gedeelde postvak wordt weergegeven. Wacht even en sluit vervolgens en start Outlook opnieuw.
-
Als dat niet werkt, voeg dan handmatig het gedeelde postvak toe aan Outlook:
-
Open klassiekeOutlook.
-
Selecteer het tabblad Bestand op het lint en selecteer vervolgens Accountinstellingen > Accountinstellingen.
-
Selecteer het tabblad E-mail.
-
Zorg ervoor dat het juiste account is gemarkeerd, en kies vervolgens Wijzigen.
-
Kies Meer instellingen > Geavanceerd > Toevoegen.
-
Typ het gedeelde e-mailadres in, bijvoorbeeld info@contoso.com.
-
Kies OK > OK.
-
Kies Volgende> Voltooien > Sluiten.
-
E-mail versturen vanuit het gedeelde postvak
-
Open klassiekeOutlook.
-
Kies Nieuwe e-mail.
-
Als u het veld Van niet ziet aan het begin van uw bericht, kies dan Opties > Van.
-
Klik op Van in het bericht en wijzig naar het gedeelde e-mailadres. Als u uw gedeelde e-mailadres niet ziet, kiest u Ander e-mailadres en typ vervolgens in het gedeelde e-mailadres.
-
Kies OK.
-
Voltooi het typen van uw bericht en klik op Verzenden.
Vanaf nu, als u een bericht wilt verzenden vanuit uw gedeelde postvak, dan zal het adres beschikbaar zijn in de vervolgkeuzelijst Van.
Wanneer u een bericht vanuit het gedeelde postvak verzendt, zien de geadresseerden alleen het gedeelde e-mailadres in het bericht.
Reageren op e-mail die naar het gedeelde postvak is verzonden
-
Open klassiekeOutlook.
-
Open het e-mailbericht dat u wilt beantwoorden.
-
In het veld Van bovenaan het bericht ziet u de naam van uw gedeelde postvak. Als u deze niet zien, kiest u de vervolgkeuzelijst en kies het gedeelde postvak.
-
Voltooi het typen van uw bericht en klik op Verzenden.
Wanneer u een bericht wilt verzenden vanuit uw gedeelde postvak, dan zal het adres beschikbaar zijn in de vervolgkeuzelijst Van.
Wanneer u een bericht vanuit het gedeelde postvak verzendt, zien de geadresseerden alleen het gedeelde e-mailadres in het bericht.
Zoeken in het gedeelde postvak
Zodra een gedeeld postvak is toegevoegd aan Outlook, is het zoeken in het postvak vergelijkbaar met zoeken op een primair postvak.
-
Open klassiekeOutlook.
-
Selecteer een map in het gedeelde postvak in het mappenvenster aan de linkerkant.
-
Typ de query in het zoekvak boven op het lint (werkbalk).
-
Begin met zoeken door op Enter te drukken of op de knop Vergrootglas aan de rechterkant van het zoekvak te klikken.
De berichtenlijst retourneert resultaten op basis van de zoekopdracht uit de geselecteerde map in het gedeelde postvak.
De gedeelde agenda gebruiken
Nadat de beheerder u heeft toegevoegd als lid van een gedeeld postvak, sluit u af en start u Outlook opnieuw. De gedeelde agenda die gekoppeld is aan het gedeelde postvak wordt automatisch toegevoegd aan de lijst Mijn agenda's.
-
Ga in de klassiekeOutlook naar de agendaweergave en kies het gedeelde postvak.
-
Wanneer u afspraken invoert, zijn deze zichtbaar voor alle gebruikers die lid zijn van het gedeelde postvak.
-
Een lid van het gedeelde postvak kan afspraken in de agenda aanmaken, weergeven en beheren, net zoals ze dat doen voor persoonlijke afspraken. Iedereen die lid is van het gedeelde postvak kan de wijzigingen zien aan de gedeelde agenda.
Gebruik de gedeelde lijst met contactpersonen
Nadat de beheerder u heeft toegevoegd als lid van een gedeeld postvak, sluit u af en start u Outlook opnieuw. De gedeelde lijst met contactpersonen die is gekoppeld aan het gedeelde postvak wordt automatisch toegevoegd aan de lijst Mijn contactpersonen.
-
Kies in de klassiekeOutlookMensen.
-
Kies onder Mijn contactpersonen de map met contactpersonen voor de lijst met gedeelde contactpersonen.
Een gedeeld postvak maakt het voor een groep mensen makkelijk om e-mails van een publiek e-mailadres te controleren en te verzenden, zoals info@contoso.com. Wanneer een persoon in de groep antwoordt op een bericht dat is verzonden naar het gedeelde postvak, lijkt het antwoord afkomstig te zijn van het gedeelde adres, niet van de afzonderlijke persoon. U kunt ook het gedeelde postvak gebruiken als een gedeelde teamagenda.
Tip: Voordat u een gedeeld postvak kunt gebruiken, moet de Microsoft 365-beheer binnen uw organisatie het gedeelde postvak aanmaken en u toevoegen aan als lid. Vraag uw beheerder voor meer informatie om Een gedeeld postvak maken te zien, waarin wordt beschreven wat de beheerder moet doen.
Voeg het gedeelde postvak toe, zodat het wordt weergegeven onder uw primaire postvak
Gebruik deze methode, als u de e-mails in uw primaire postvak en de gedeelde postvak tegelijkertijd wilt controleren. Nadat u deze taak hebt voltooid, worden het gedeelde postvak en de bijbehorende mappen weergegeven in het linkernavigatiedeelvenster wanneer u Webversie van Outlook opent.
-
Meld u aan bij uw account in Webversie van Outlook.
-
Klik voor Exchange Online postvakken met de rechtermuisknop op Mappen in het linkernavigatiedeelvenster en kies vervolgens Gedeelde map of postvak toevoegen. Klik voor on-premises Exchange-postvakken met de rechtermuisknop op de naam van uw primaire postvak (zoals Molly Dempsey) in het linkernavigatiedeelvenster en kies vervolgens Gedeelde map of postvak toevoegen.
-
Typ in het dialoogvenster Gedeelde map toevoegen de naam van het gedeelde postvak waarvan u lid bent, zoals info@contoso.com.
Het gedeelde postvak wordt weergegeven in de Mappenlijst in Webversie van Outlook. U kunt de mappen in het gedeelde postvak uitvouwen of samenvouwen, net zoals u dat gewend bent met uw primaire postvak. U kunt het gedeelde postvak ook verwijderen uit uw Mappenlijst. Als u het wilt verwijderen, klikt u met de rechtermuisknop op het gedeelde postvak en klik vervolgens op Verwijderen.
Meldingen ontvangen van nieuwe berichten in een gedeeld postvak
Als u meldingen wilt ontvangen van nieuwe berichten in het Postvak IN van een gedeeld postvak, moet u het gedeelde postvak openen in een afzonderlijk browservenster.
Het gedeelde postvak openen in een aparte browservenster
Gebruik deze methode, als u de e-mail voor de gedeelde mailbox in een eigen browservenster wilt lezen en beheren. Met deze methode kunt u ook meldingen ontvangen van nieuwe items in het Postvak IN van het gedeelde postvak.
-
Meld u aan bij uw account in Webversie van Outlook.
-
Klik in de Webversie van Outlook navigatiebalk op uw naam. Er verschijnt een lijst.
-
Klik op Ander postvak openen.
-
Typ het e-mailadres van het andere postvak dat u wilt openen en klik vervolgens op Openen. Er wordt nog een sessie van Webversie van Outlook geopend in een afzonderlijk venster, waarin u toegang hebt tot het andere postvak.
Tip: Als u het e-mailadres van het postvak verkeerd typt, wordt het resultaat 'is niet gevonden' weergegeven. Probeer het e-mailadres opnieuw te typen.
Opmerking: Als u een gedeeld postvak opent met de optie Een ander postvak openen, kunnen er problemen optreden bij het openen van Office-invoegtoepassingen vanuit het postvak. Om ervoor te zorgen dat invoegtoepassingen werken zoals verwacht in uw gedeelde postvak, raden we u aan het postvak in hetzelfde deelvenster te openen als uw primaire gebruikerspostvak. Als u het gedeelde postvak liever opent met de optie Een ander postvak openen, raden we u aan de invoegtoepassing te implementeren voor zowel uw primaire gebruiker als gedeelde postvakken.
Verzend een e-mail vanuit de gedeelde mailbox
-
Kies Nieuwe e-mail boven de mappenlijst. In het leesvenster wordt een nieuw berichtenformulier geopend.
-
Kies bovenaan het bericht
Deze optie toont dat de personen die het e-mailbericht ontvangen, kunnen zien dat het bericht afkomstig is van het gedeelde postvak en niet van uw eigen e-mailaccount.
-
De eerste keer dat u het gedeelde postvak gebruikt, moet u het adres toevoegen aan de opties die beschikbaar zijn in de vervolgkeuzelijst Van :
-
Klik met de rechtermuisknop op het Van-adres en kies Verwijderen.
-
Typ het gedeelde adres. De volgende keer dat u vanuit het gedeelde postvak antwoordt, wordt het adres als een optie weergegeven in de vervolgkeuzelijst Van .
-
-
Als u geadresseerden wilt toevoegen, typt u de naam in van een persoon in uw map met contactpersonen of in de adreslijst van de organisatie of typt u het e-mailadres in het vak Aan of CC. De eerste keer dat u de naam van een persoon invoert, wordt door Webversie van Outlook gezocht naar het adres van deze persoon. Hierna wordt de naam in de cache opgeslagen, zodat deze snel wordt omgezet.
-
Typ een onderwerp.
-
Typ het bericht dat u wilt verzenden.
-
Als het bericht klaar is om te worden verzonden, klikt u op Verzenden.
Reageren op e-mail die naar het gedeelde postvak is verzonden
De eerste keer dat u een bericht beantwoordt dat is verzonden naar het gedeelde postvak, moet u het gedeelde adres toevoegen aan de vervolgkeuzelijst Van . U doet dit als volgt:
-
Open Webversie van Outlook en ga naar uw gedeelde postvak.
-
Open een bericht dat naar het gedeelde adres is verzonden.
-
Klik op Beantwoorden.
-
Kies bovenaan het bericht
-
Klik met de rechtermuisknop op het Van-adres en kies Verwijderen.
-
Typ het gedeelde adres en verzend het bericht. De volgende keer dat u vanuit het gedeelde postvak antwoordt, wordt het adres als een optie weergegeven in de vervolgkeuzelijst Van .
Automatische antwoorden verzenden vanuit een gedeeld postvak
Alleen uw Microsoft 365-beheerder beschikt over machtigingen voor het instellen van de mogelijkheid om automatische antwoorden te verzenden vanuit een gedeeld postvak. Vraag uw beheerder om Een gedeeld postvak maken te zien voor instructies.
Automatische antwoorden verzenden vanuit een gedeeld postvak
Alleen de Microsoft 365-beheer heeft machtigingen om dit in te stellen. Zie voor instructies Een gedeeld postvak maken.
Zie ook
Een gedeeld postvak toevoegen aan Outlook Mobile
Een gedeelde e-mail-, agenda- of Mensen map openen in Outlook voor Mac
