Een agenda delen en openen met machtigingen voor bewerken of delegeren in Outlook

Iemand mijn gemachtigde maken in het klassieke Outlook

Een gedelegeerde krijgt automatisch Verzenden namens-machtigingen. Standaard kan de gedelegeerde alleen uw vergaderverzoeken en antwoorden lezen. De gedelegeerde heeft geen machtiging om andere berichten in uw Postvak IN te lezen.

1. Selecteer het tabblad Bestand en selecteer vervolgens Accountinstellingen > Gedelegeerdentoegang.

2. Selecteer Toevoegen in het dialoogvenster.

   Als Toevoegen niet wordt weergegeven, is er mogelijk geen actieve verbinding tussen Outlook en Exchange. Op de statusbalk van Outlook wordt de status van de verbinding weergegeven.

3. Typ de naam van de persoon die u als gemachtigde wilt aanwijzen of zoek naar en selecteer de naam in de lijst met zoekresultaten.

   Opmerking: De gedelegeerde moet een persoon zijn die voorkomt in de algemene adreslijst (GAL) van Exchange van uw organisatie.

4. Selecteer Toevoegen en selecteer vervolgens OK.

5. Accepteer in het dialoogvenster Machtigingen voor gedelegeerden de standaardinstellingen voor de machtigingen of selecteer aangepaste toegangsniveaus voor Exchange-mappen.

   Als een gedelegeerde alleen de machtiging nodig heeft om met vergaderverzoeken en antwoorden te werken, volstaan de standaardinstellingen voor machtigingen, zoals Gedelegeerde ontvangt kopie van aan mij verzonden berichten over vergaderingen. U kunt de machtigingsinstelling voor Postvak IN laten staan op Geen. Vergaderverzoeken en antwoorden gaan rechtstreeks naar het Postvak IN van de gedelegeerde.

   Opmerking: Standaard krijgt de gedelegeerde de machtiging Redacteur (kan items lezen, maken en wijzigen) voor uw map Agenda. Wanneer de gedelegeerde het vergaderverzoek namens u heeft beantwoord, wordt de vergadering automatisch aan uw map Agenda toegevoegd.

6. Als u een bericht wilt verzenden aan uw gedelegeerde om deze op de hoogte te stellen van de gewijzigde toegangsmachtigingen, schakelt u het selectievakje Automatisch bericht verzenden aan gedelegeerde met samenvatting van deze machtigingen in.

7. Schakel, indien gewenst, het selectievakje Gedelegeerde kan de privé-items bekijken in.

   Belangrijk: Deze instelling is van invloed op alle Exchange-mappen. Dit omvat alle mappen E-mail, Contactpersonen, Agenda, Taken, Notities en Logboek. Er is geen manier om toegang te verlenen tot privé-items in alleen opgegeven mappen.

8. Selecteer OK.

   Notities: 

   • Berichten die met Verzenden namens-machtigingen zijn verzonden, bevatten zowel de naam van de gedelegeerde als uw naam naast het vak Van. Wanneer een bericht wordt verzonden met de machtigingen Verzenden als, wordt alleen uw naam weergegeven.

   • Zodra u iemand als gemachtigde hebt toegevoegd, kan deze persoon uw Exchange-postvak toevoegen aan zijn of haar Outlook-profiel. Zie E-mail- en agenda-items van iemand anders beheren voor instructies.

Naar boven

Machtigingen voor een gedelegeerde wijzigen

1. Selecteer het tabblad Bestand en selecteer vervolgens Accountinstellingen > Gedelegeerdentoegang.

2. Selecteer de naam van de gemachtigde voor wie u machtigingen wilt wijzigen en selecteer vervolgens Machtigingen.

   Opmerking: Als u alle machtigingen voor gedelegeerdentoegang wilt verwijderen, selecteert u niet Machtigingen , maar selecteert u Verwijderen en slaat u de rest van deze stappen over.

3. Wijzig de machtigingen voor elke Outlook-map waartoe de gedelegeerde toegang heeft.

4. Als u een bericht wilt verzenden aan uw gedelegeerde om deze op de hoogte te stellen van de gewijzigde toegangsmachtigingen, schakelt u het selectievakje Automatisch bericht verzenden aan gedelegeerde met samenvatting van deze machtigingen in.

Naar boven

Gedelegeerdentoegang tot privé-items wijzigen

Als u machtigingen hebt toegewezen aan een gemachtigde zodat deze toegang heeft tot uw Outlook mappen, kunt u persoonlijke gegevens verbergen in afspraken, vergaderingen, taken en contactpersonen. Open elk persoonlijk item en selecteer privé in de groep Tags.

Ga als volgt te werk als u toegang wilt verlenen tot uw persoonlijke items:

1. Selecteer het tabblad Bestand en selecteer vervolgens Accountinstellingen > Gedelegeerdentoegang.

2. Selecteer de naam van de gemachtigde voor wie u de toegang tot uw privé-afspraken wilt wijzigen en selecteer vervolgens Machtigingen.

3. Schakel het selectievakje Gedelegeerde kan de privé-items bekijken in.

Naar boven

U kunt iedereen in uw organisatie gedelegeerden- of editortoegang geven tot uw agenda. Editors kunnen worden toegewezen aan uw primaire agenda (genaamd Agenda) of aan een andere willekeurige agenda die u hebt gemaakt. Gedelegeerden kunnen alleen worden toegewezen aan uw primaire agenda. U kunt geen gedelegeerden- of editortoegang geven aan personen buiten de organisatie.

Een editor toewijzen zonder delegeringsmachtigingen

1. Selecteer agenda in het navigatiedeelvenster in de webversie van Outlook.

2. Selecteer agenda delen op het tabblad Start.

3. Op de pagina delen en machtigingentypt u de naam of het e-mailadres van de persoon waarmee u uw agenda wilt delen. Hoewel u uw agenda met meerdere personen kunt delen, kunt u slechts één persoon tegelijk toevoegen.

4. Nadat u de persoon hebt toegevoegd die uw agenda mag beheren, selecteert u de vervolgkeuzelijst naast zijn of haar naam en selecteert u het gewenste toegangsniveau.

5. Selecteer Kan bewerken om de persoon te machtigen wijzigingen in de agenda aan te brengen.

   • Met de opties Kan weergeven wanneer ik bezet ben, Kan titels en locaties weergeven en Kan alle details weergeven kunnen anderen uw agenda weergeven maar geen wijzigingen erin aanbrengen. Toegang voor personen van buiten uw organisatie is beperkt tot deze opties.

Een gemachtigde toewijzen

Gedelegeerde kan niet alleen uw agenda bewerken, maar ook namens u vergaderingen plannen en erop reageren.

1. Selecteer Agenda in de nieuwe Outlook in het navigatiedeelvenster.

2. Selecteer agenda delen op het tabblad Start.

3. Typ op de pagina Delen en machtigingen de naam of het e-mailadres van de persoon met wie u uw agenda wilt delen en wijs gedelegeerdentoegang toe. Hoewel u uw agenda met meer dan één persoon kunt delen, kunt u slechts één persoon tegelijk toevoegen vanuit Webversie van Outlook.

4. Nadat u de persoon hebt toegevoegd die uw agenda mag beheren, selecteert u de vervolgkeuzelijst naast zijn of haar naam en selecteert u het gewenste toegangsniveau.

   • Selecteer Gedelegeerde om dezelfde machtiging te geven als een editor, plus een machtiging voor het namens u verzenden van en reageren op vergaderverzoeken.  Als u wilt dat de gemachtigde gebeurtenissen kan zien in uw agenda die u als Privé hebt gemarkeerd, schakelt u het selectievakje in voor Delegeren privé-gebeurtenissen weergeven.

     

     Opmerking: Agenda-items die als Privé zijn gemarkeerd, zijn beveiligd. De meeste personen met wie u uw agenda deelt, zien alleen het tijdstip van de items die als Privé zijn gemarkeerd, maar niet het onderwerp, de locatie of andere gegevens. De uitzondering hierop is wanneer u het selectievakje toestaan dat gedelegeerde privégebeurtenissen kan zien selecteert.

5. Nadat u de persoon hebt toegevoegd met wie u uw agenda wilt delen en hebt gekozen welke machtiging voor delen u deze persoon wilt geven, selecteert u Delen. Als u besluit uw agenda nu niet te delen, selecteert u Verwijderen.

   De persoon met wie u uw agenda hebt gedeeld, wordt hiervan op de hoogte gebracht via een e-mailbericht. Wanneer de persoon de knop Accepteren in de uitnodiging selecteert, wordt uw agenda toegevoegd aan zijn of haar lijst met agenda's.

6. Nadat u iemand gedelegeerde toegang hebt gegeven tot uw agenda, ziet u een extra optie in Delen en machtigingen waarmee u kunt bepalen hoe vergaderverzoeken en antwoorden worden verwerkt. Als u meerdere gemachtigden hebt, moet u dit doen voor elk van uw gemachtigden.

7. Selecteer onder Gedelegeerden naast Uitnodigingen en antwoorden verzenden naar een van de volgende opties:

   • Alleen gedelegeerde. Vergaderverzoeken en -antwoorden worden alleen naar uw gedelegeerden verzonden.

   • Een kopie delegeren en mij sturen Vergaderverzoeken en antwoorden worden naar u en uw gemachtigden verzonden. Alleen uw gemachtigden zien de optie om een vergaderverzoek te accepteren of af te wijzen, en de melding die naar u wordt verzonden, wordt weergegeven als een normaal e-mailbericht. U kunt nog steeds reageren op de vergadering door het agenda-item te openen en te reageren.

   • Zowel mijn gedelegeerde als ik. Vergaderverzoeken en -antwoorden worden naar u en uw gedelegeerden verzonden. Uzelf en de gedelegeerden kunnen de uitnodiging voor de vergadering beantwoorden.

8. Als u besluit uw agenda niet met iemand te delen, selecteert u onder Gemachtigden Verwijderen voor de persoon die u niet meer als gemachtigde wilt fungeren. 

Het delen van een agenda stoppen

Ga als volgt te werk als u wilt stoppen met het delen van uw agenda met iemand en de machtiging wilt verwijderen: 

1. Selecteer Agenda in de nieuwe Outlook in het navigatiedeelvenster.

2. Selecteer agenda delen op het tabblad Start.

   De primaire agenda wordt standaard Agenda genoemd. Als u andere agenda's hebt gemaakt, kunt u in plaats hiervan een van deze agenda's selecteren. U kunt machtigingen voor delen niet verwijderen uit agenda's die eigendom zijn van andere personen.

3. Selecteer Verwijderen naast de persoon met wie u uw agenda niet meer wilt delen.

   De persoon wordt nu verwijderd uit de lijst met personen die toegang hebben tot uw agenda. Als de persoon zich binnen uw organisatie bevindt, wordt uw agenda verwijderd uit de lijst met agenda's. Als de persoon zich buiten uw organisatie bevindt, wordt de kopie van uw agenda niet verwijderd, maar wordt deze niet meer gesynchroniseerd met uw agenda of ontvangt deze geen updates meer.

Bewerkingsmachtigingen toewijzen

1. Selecteer agenda in Outlook.com in het navigatiedeelvenster.

2. Selecteer agenda delen op het tabblad Start.

3. Op de pagina delen en machtigingentypt u de naam of het e-mailadres van de persoon waarmee u uw agenda wilt delen. Hoewel u uw agenda met meerdere personen kunt delen, kunt u slechts één persoon tegelijk toevoegen.

4. Nadat u de persoon met wie u uw agenda wilt delen hebt toegevoegd, selecteert u de vervolgkeuzelijst naast de naam en kiest u het toegangsniveau dat u wilt hebben.

5. Selecteer Kan bewerken om deze persoon toestemming te geven om wijzigingen aan te brengen in uw agenda.  Selecteer vervolgens Delen. De persoon met wie u deelt, ontvangt een e-mailuitnodiging om agenda te accepteren en weer te geven.