Spor produktbeholdning

Begrepsmessige bilder

Det er svært viktig å holde oversikt over bedriftens beholdning, enten det er lager å selge til kunder eller viktige eiendeler for bedriften. Hvis du bruker Excel, blir denne oppgaven enklere. Du kan bruke en gratis nedlastbar mal eller bygge ut din egen, slik at du sparer tid og holder oversikt over beholdningen.

Hva lærer jeg?

Slik finner du en lagermal
Slik konfigurerer du grunnleggende kolonneoverskrifter
Vanlige Excel-funksjoner som kan brukes til å hjelpe deg med sporing av beholdning

Hva trenger jeg?

Excel (nett eller skrivebord)
10 minutter

Før du begynner å opprette din egen beholdning i Excel, er det lurt å sjekke ut noen av de eksisterende malene du kan laste ned og bruke. Disse malene kan endres til å fungere slik du trenger.

Åpne Excel, eller hvis Excel allerede er åpent, velger du Fil > Ny.
Skriv inn «beholdning» eller noe lignende i søkeboksen.
Bla gjennom resultatene. Hvis du klikker på ett av alternativene, ser du et større skjermbilde og en beskrivelse av malen.
Når du har funnet den du liker, velger du Opprett.
Malen åpnes i Excel. Begynn å bruke den som den er, eller oppdater malen for det du trenger.

Leter du etter andre maler? Gå til create.microsoft.com og finn massevis av forskjellige maler for Microsoft 365-apper.

Kanskje den viktigste delen av en lagerliste for å hjelpe deg med å spore alt, er å velge de riktige kolonneoverskriftene. Det er umulig å vite hva dine spesifikke forretningsbehov er, men det finnes noen vanlige kolonneoverskrifter som vi anbefaler å bruke. Her er en liste med noen beskrivelser av hver:

Kolonneoverskrifter for eksempellagerliste i Excel

Lager-ID – bruk denne til å opprette en unik ID for elementene.
Elementnavn – navnet på elementene. Lager-ID-er bidrar til å skille mellom lignende elementer eller erstatningselementer når et element avvikles, og en ny versjon erstatter det.
Elementkategori – kategori for elementet, for eksempel «Tilbehør».
Antall på lager – antall som for øyeblikket er på lager for den bestemte varen.
Kostnad per element – dette kan brukes som forretningskostnad per element, eller det kan være gjeldende pris for en vare. Du vil kanskje legge til en ekstra kolonne for å spore begge hvis det er nødvendig.
Total lagerverdi - antall på lager multiplisert med kostnaden per vare. Det er nyttig å bruke en enkel multiplikasjonsformel slik at Excel automatisk beregner dette etter hvert som antallet endres eller kostnaden per element endres.
Endre rekkefølgen på grensen – bruk denne til å angi en grense for når du skal endre rekkefølgen på en vare før den blir utsolgt.
Siste omorganiseringsdato – hold rede på når siste gang du bestilte en vare for å fylle på lager. Det kan være nyttig å vite, spesielt hvis du ofte endrer rekkefølgen på bestemte elementer, noe som kan føre til at du øker omorganiseringsgrensen.
Utgått – det kan være nyttig å spore når du ikke lenger har en vare i beholdningen.
Notater – legg til eventuell ekstra informasjon du vil holde oversikt over, eller noen bør vite, for eksempel om det er utfordrende å omorganisere bestemte varer fra leverandører.

Excel er et kraftig verktøy som kan forvandle arbeidet ditt og spare tid og penger. Men det kan også være overveldende å finne ut alle funksjonene du kanskje vil bruke. Her er noen forslag som kan være nyttige med koblinger til artikler som forklarer hvordan du bruker funksjonen:

Opprett en rullegardinliste i kategorikolonnen for å begrense alternativene noen kan velge. Dette begrenser potensielle feil eller skrivefeil.
Bruk Excel som kalkulator , slik at ting som lagerverdi og mer beregnes automatisk.
Frys ruter for å låse rader og kolonner , slik at det blir enklere å se kolonneoverskriftene selv når du ruller langt nedover i lagerlisten.
Bruk betinget formatering til å utheve informasjon, for eksempel når du må endre rekkefølgen på et element, fordi det er under omorganiseringsgrensen.
Filtrer data i lagerlisten for å hjelpe deg med å fokusere på bestemte kategorier eller elementer.