Pārskats: vietņu pārvaldība, atļauja un koplietošana vietņu īpašniekiem

Apakšvietnes izveide

Iespējams, vēlēsities, lai grupas dalībnieki var izveidot grupas vietnes apakšvietnes izmantošanai konkrētos projektos.

Iespēja pēkšņi izveidot jaunas apakšvietnes var būt lielisks ieguvums grupai, taču vietnes izveide bez ierobežojumiem var būt pieejama. Ja apakšvietnes brīvi dzīvās, var rasties problēmas. Piemērs.

• Lietotājiem ir grūti atrast pareizo apakšvietni vai pārliecināties, vai tā ir.

• Informāciju var dublēt vairākās apakšvietnēs, izmantojot dārgu krātuves vietu, un tās uzturēšanai ir nepieciešami dubulti pūliņi.

• Nov atjaunināta informācija var atrasties apakšvietnēs, potenciāli gadu laikā, parādot meklēšanas rezultātos. Var būt grūti noteikt, kura informācijas versija ir pareiza.

• Atļauju pārvaldība apakšvietņu daudzveidīgai atrašanās vietai var kļūt par galveno mājas darbu, un lietotāji var nejauši iet uz augšu ar piekļuvi informācijai, kas viņiem patiešām nav nepieciešama.

• Kad darbinieki aiziet no grupas, viņu veidotās apakšvietnes var būt pamestas, mulsinot un mulsinot atlikušo vietnes lietotāju meklēšanas rezultātus.

Varat ietaupīt laiku un enerģiju, ja iestatāt dažas politikas vietņu izveidei, kas attiecas uz šādām jomām:

• Kas drīkst izveidot apakšvietnes?

• Vai jaunas apakšvietnes ir jāapstiprina iepriekš? Ja jā, kādi ir apstiprināšanas kritēriji un kas piešķir apstiprinājumu?

• Vai jaunajās apakšvietnēs ir jāizmanto veidlapas un dizaini?

• Cik daudz informācijas var glabāt vietnē? T.i., cik daudz servera diska vietas var aizņemt?

• Kādi ir vietnes navigācijas stratēģijas noteikumi?

• Cik ilgi informācija jāglabā apakšvietnēs, pirms tā tiek izdzēsta vai arhivēta?

Papildinformāciju skatiet rakstā Vietnes vai apakšvietnes izveide.

Atļauju pārvaldība

Jūsu organizācijas būtiski svarīgas informācijas integritāte, konfidencialitāte un konfidencialitāte atrodas uz to, cik droši esat veido savu vietni, īpaši attiecībā uz to, kam izvēlaties piešķirt piekļuvi jūsu vietnei.

Piekļuves piešķiršana un ierobežošana jūsu vietnei tiek dēvēta par atļauju pārvaldību, un tā ir viena no svarīgākajām vietnes īpašnieka pienākumiem.

Lūk, daži padomi, kas jāpatur prātā, izstrādājot atļauju stratēģiju.

• Ievērojiet tiesību pēc principa "mazāko privilēģiju": piešķiriet lietotājiem viszemākos atļauju līmeņus, kas viņiem ir nepieciešami piešķirto uzdevumu veikšanai.

• Piešķiriet lietotājiem piekļuvi, pievienojot tos standarta, noklusējuma grupām (piemēram, Dalībnieki, Apmeklētāji un Īpašnieki). Padariet lielāko daļu dalībnieku vai dalībnieku grupu dalībniekus un ierobežojiet īpašnieku grupā dalībnieku skaitu.

• Izmantojiet atļauju pārmantošanu, lai izveidotu tīru, viegli vizualizētu hierarhiju. Tas ir, nepieļaujiet atļauju piešķiršanu personām, tā vietā strādājiet ar grupām. Ja iespējams, apakšvietnes vienkārši pārmanto atļaujas no grupas vietnes, nevis jums ir unikālas atļaujas.

• Organizēt saturu, lai izmantotu atļauju pārmantošanu: apsveriet iespēju segmentēt saturu pēc drošības līmeņa — izveidojiet vietni vai bibliotēku īpaši sensitīviem dokumentiem, nevis izkaisiet tos lielākā bibliotēkā un aizsargā unikālas atļaujas.

Informāciju par atļauju iestatīšanu skatiet rakstā Informācija par SharePoint atļauju līmeņiem vai Saraksta , bibliotēkas vai atsevišķa vienuma atļauju rediģēšana.

Informācijas arhitektūra

Vietnes informācijas arhitektūra ir kā grāmatas satura rādītājs. Tas nosaka, kā informācija šajā vietnē (tās tīmekļa lapās, dokumentos, sarakstos un datos) tiek organizēta un prezentēta vietnes lietotājiem. Informācijas arhitektūra bieži tiek ierakstīta kā vietņu satura hierarhijas saraksts, meklēšanas atslēgvārdi, datu tipi un citi jēdzieni.

Lai izveidotu informācijas arhitektūru, ir jāanalizē vietnē prezentamā informācija. Tālāk ir sniegtas atbildes uz dažiem jautājumiem, ko varat izmantot, lai izveidotu informācijas arhitektūru.

• Kāda veida saturs būs vietnē? Kā tas tiks pārvērsts par apakšvietnēm, sarakstiem, bibliotēkām u.c.?

• Kā vietnē tiks sniegta informācija?

• Kā vietnes lietotāji naviģēs šajā vietnē?

• Kā informācija tiks adresēta konkrētām auditorijām?

• Kā meklēšana tiks konfigurēta un optimizēta?

Informācijas arhitektūra var ietvert informācijas klasifikāciju.

Ja informācijai, ko darāt, ir ļoti liela uzņēmuma vērtība, ir nepieciešama īpaša drošība vai to sedz normatīvās atbilstības noteikumi, varat izveidot klasifikācijas shēmu, lai noteiktu noteiktu satura veidus, kas jāpārvalda uzmanīgi.

Kad esat organizējis informāciju konkrētos sarakstos un bibliotēkās, varat izmantot pārvaldības līdzekļus, lai pārvaldītu satura pārvaldību. Piemērs.

Failu padšanas pieprasšana

Ja faila paņemiet no tā, pārliecinieties, ka tikai viena persona var rediģēt failu līdz brīdim, kad tas ir atdots. Ja tiek prasīts paņemt dokumentus, izmaiņas nevar veikt vairāki lietotāji vienlaikus, un tas var radīt rediģēšanas konfliktus un radīt pārpratumus. Paņemiet līdzi var arī atgādināt grupas dalībniekiem pievienot komentāru, kad viņi paņemiet failu, lai būtu vieglāk izsekot izmaiņām katrā versijā. Papildinformāciju skatiet rakstā Bibliotēkas iestatīšana, lai pieprasītu failu pašanu.

Versiju izsekošana

Ja vēlaties paturēt failu iepriekšējās versijas, bibliotēkas var palīdzēt sekot failiem, tos glabāt un atjaunot. Varat izvēlēties sekot visām versijām vienādi. Vai arī varat izvēlēties norādīt dažas versijas kā galvenās, piemēram, pievienot manuāli jaunu nodaļu, bet dažas versijas kā papildversijas, piemēram, pareizrakstības kļūdas labošanu. Lai pārvaldītu krātuves vietu, varat izvēlēties, cik versijas jāglabā. Papildinformāciju par versijām skatiet rakstā Kā versiju izveide darbojas sarakstā vai bibliotēkā?.

Vietnes dzīves cikls un pensijas

Vietnes, piemēram, dokumentu darba vietnes un diskusiju vietnes, parasti uzkaras pēc tam, kad tās vairs nav noderīgas, tāpēc tiek izmantota vērtīgā krātuve un ir noderīgi meklēšanas rezultāti. Ieteicams iestatīt vietņu un to satura pārskatīšanas grafiku (vismaz reizi gadā), lai redzētu, vai to ir vērts paturēt.

Ir labi paturēt prātā arī to, ka jūsu organizācijas lielākas pārvaldības modelis var būt arī novecojušu vietņu uzraugā. Piemēram, administrators var automātiski izdzēst vietnes, kas ir neskartas 90 dienas. Kā vietnes īpašnieks saņemsit e-pasta brīdinājumu, ka tas notiks. Papildinformāciju par dzīves cikla un aiziešanas politikām skatiet rakstā Vietņu slēgšanas politikas.