Gadu gaitā organizācijas kopīgi strādā ar adresātu grupām, lai sazinātos un sadarbotos ar personu grupām gan uzņēmumā, gan ārpus tā. Taču tagad Microsoft 365 grupas programmā Outlook piedāvā jaudīgāku risinājumu sadarbībai.
Padoms.: Ja meklējat informāciju par to, kā izmantot Outlook kontaktpersonu grupas, lai nosūtītu e-pasta ziņojumu personu sarakstam, piemēram, draugu grupai, skatiet rakstu Kontaktpersonu grupas vai adresātu saraksta izveide programmā Outlook darbam ar datoru.
Kas ir Microsoft 365 grupas?
Iestatot grupuMicrosoft 365 programmā Outlook, varat izvēlēties personu kopu, ar kuru vēlaties sadarboties, un ērti iestatīt resursu kolekciju, lai koplietotu saturu šīm personām. Jums nav jāuztraucas par to, kā manuāli piešķirt atļaujas visiem šiem resursiem, jo dalībnieku pievienošana grupai automātiski piešķir viņiem atļaujas, kas nepieciešamas jūsu grupai piedāvātajos rīkos.
Šie papildu resursi ietver:
-
Koplietojama iesūtne — kur notiek sarunas, kas parasti ir jūsu adresātu sarakstos. Šajā koplietojamajā iesūtnē var pilnībā meklēt, tāpēc tiek izveidots dzīvo grupas ziņojumu arhīvs. Grupas jaunpienācēji var meklēt vēsturē vai ritināt to atpakaļ, lai ātri iegūtu informāciju par grupas iepriekš publicētajiem jaunumiem. Skatiet rakstu : Grupas saruna programmā Outlook.
Padoms.: Ja jūsu lietotāji joprojām vēlas redzēt grupas ziņojumus savā personiskajā iesūtnē, kā tas bija adresātu sarakstā, viņiem ir tikai jāabonē grupa, Outlook lentē noklikšķinot uz pogas Dalība.
-
Koplietojamo failu bibliotēka — jūsu grupai ir SharePoint failu bibliotēka, kurā lietotāji var glabāt, koplietot dokumentus, darbgrāmatas, prezentācijas, attēlus vai cita veida failus, ar kuriem strādāt. Skatiet rakstu Grupas failu koplietošana.
-
Koplietojams kalendārs — jūsu grupa iegūst koplietojamu kalendāru, lai publicētu ar grupu saistītus notikumus. Katrs dalībnieks, kurš ir abonējis grupu, tiek automātiski uzaicināts uz kalendārā publicētiem notikumiem, lai šie notikumi varētu parādīties arī savā personiskajā kalendārā, ja vēlas. Skatiet rakstu Sapulces plānošana grupas kalendārā programmā Outlook.
-
Koplietojama OneNote piezīmju grāmatiņa — grupai automātiski ir koplietojama OneNote piezīmju grāmatiņa, kur grupas dalībnieki var apkopot informāciju un sadarboties, lai strādātu ar to. Daudzas grupas izmanto piezīmju grāmatiņu, lai izveidotu dzīvo vikivietni ar bieži uzdotiem jautājumiem un citiem resursiem.
-
Viesu piekļuve — jūs iepriekš varētu pievienot ārējas kontaktpersonas adresātu grupām, taču viss, ko šīs kontaktpersonas saņēma, bija e-pasts. Izmantojot grupas, varat piedāvāt viesiem piekļuvi e-pasta sarunām, failiem un pat koplietojamai OneNote piezīmju grāmatiņai. Skatiet rakstu: Viesu piekļuve programmā Microsoft 365 grupas.
-
Saturs ir atklājams — grupas programmā Outlook pēc noklusējuma ir publiskas, un tas nozīmē, ka citām personām jūsu organizācijā tās ir viegli atklāt grupā un pievienoties tiem vai pārskatīt tajā pievienotos. Ja grupas saturs ir sensitīvāki, varat pārslēgt grupu uz privātu, paslēpj saturu no citiem dalībniekiem un pieprasa grupas īpašniekam apstiprināt visus pievienošanās pieprasījumus.
-
Pašapkalpošanās izveide — lietotāju pieprasījumi veidot grupas nav jākārina. Lietotāji pēc nepieciešamības var izveidot savas grupas. Ja vēlaties kontrolēt, kuri lietotāji jūsu organizācijā var veidot grupas, skatiet rakstu Grupu izveidoto Microsoft 365 grupas.
Tie ir tikai daži līdzekļi, kas padara grupas par jaudīgāku risinājumu nekā adresātu grupas.
Jūsu grupu administrēšana
Microsoft 365 piedāvā vairākus noderīgus rīkus un iespējas, lai vieglāk pārvaldītu un administrētu savas grupas. Lai iegūtu papildinformāciju par katru no šīm priekšrocībām, noklikšķiniet uz tālāk minētajiem virsrakstiem.
Direktorija paturēšanu kontroli, ir visu administratoru raizes. Šeit ir daži rīki, kas Microsoft 365, lai atvieglotu:
-
Nosaukumdošanas politikas — nosaukumdošanas politikas sniedz iespēju definēt pieņemamus grupu nosaukumus. Tas neļauj lietotājiem grupām piešķirt vulgāri vai aizliegtus nosaukumus. Varat arī grupu nosaukumiem ieviest uzņēmuma standarta prefiksus vai sufiksus.
Dinamiskais dalība — dinamiskā dalība sniedz iespēju iestatīt dalību grupā pēc kārtulas, kas pievieno (vai noņem) grupas dalībniekus, pamatojoties uz metadatiem (piemēram, nodaļu vai lomu) jūsu active directory. Papildinformāciju par to, kā izveidot dinamisko dalību, skatiet rakstā Atribūtu izmantošana, lai izveidotu papildu kārtulas.
-
Slēpts dalība — ja jums ir iemesls, lai dalība grupā būtu konfidenciāla, piemēram, ja dalībnieki ir skolēni, varat paslēpt dalību no citām pusēm.
-
Izveides atļaujas — iespējams, daži lietotāji jūsu organizācijā nevēlaties veidot jaunas grupas. Ir vairāki paņēmieni, kā pārvaldīt izveides atļaujas jūsu direktorijā. Skatiet rakstu Microsoft 365 grupu izveides pārvaldība.
-
Auditēšanas žurnāli — varat būt lielāka uzticēšanās, ļaujot lietotājiem izveidot grupas un pārvaldīt dalību grupā, jo Microsoft 365 grupu audita žurnāli ļauj izsekot, kurš ir izveidojis vai izdzēsis konkrētu grupu vai veicis izmaiņas dalībai grupā. Skatiet rakstu : Meklēšana audita žurnālā Microsoft 365 drošības & atbilstības centrā.
Piegādes pārvaldība nodrošina dažas metodes, kā rīkoties ar to, kā ziņojumi jāsūta vai jāsaņem grupai. Turklāt ir pieejami rīki, kas ļauj pārraudzīt šo ziņojumu plūsmu.
-
Nosūtīt kā vai nosūtīt kāda vārdā — šie iestatījumi ļauj norādītajiem lietotājiem nosūtīt e-pasta ziņojumus grupas vārdā vai grupas vārdā.
-
Sūtītāja ierobežojumi. Šie iestatījumi ļauj noteikt, kam ir atļauja sūtīt ziņojumus grupai. Grupu var konfigurēt, lai atļautu e-pasta ziņojumus no citām pusēm, bet, iespējams, vēlēsities to ierobežot tikai konkrētām ārēju pušu grupām.
-
Ārējo lietotāju atbalsts — uzaicinot viesus uz savu grupu, varat izvēlēties, lai viņi tiek iekļauti grupas e-pasta sarunās. Skatiet rakstu: Viesu piekļuve programmā Microsoft 365 grupas.
-
Transporta kārtulas — transporta kārtulas darbojas grupām tāpat kā exchange serverī. Kārtulas var meklēt ziņojumus, kas atbilst noteiktiem nosacījumiem, un pēc tam veikt darbības ar šiem ziņojumiem.
-
Pasta padomi — pasta padomi ir informatīvi ziņojumi, kas tiek rādīti lietotājiem ziņojuma sastādīšanas laikā. Tās var palīdzēt samazināt ziņojumu sūtīšanas iespējas, brīdina lietotāju, ja viņa ziņojums, visticamāk, tiks nosūtīts citām pusēm vai pārsniegs ziņojumu kvotas.
-
Vairākas starpniekserveru adreses — grupai var būt aizstājvārdi gluži kā lietotāja pastkastei. Papildu starpniekserveru adreses var būt viegli izmantot, lai akceptētu ziņojumus, kas nosūtīti šiem citiem aizstājvārdiem, vai lai atvieglotu to grupu sasniegt, kam ir garš vai grūti salasāms nosaukums. Skatiet: Vairāku domēnu atbalsts Microsoft 365 grupām — Administrēšana palīdzība
-
Maksimālais sūtīšanas/saņemšanas lielums — šīs kvotas var palīdzēt samazināt problēmas ar saņemo (vai nosūtāmo) ļoti lielu ziņojumu grupu, lai labāk pārvaldītu krātuves un joslas platuma prasības.
Microsoft 365 arī piedāvā dažus rīkus, lai pārvaldītu to, kāda veida saturu tiek koplietots jūsu grupā.
-
Lietošanas vadlīnijas — varēsit definēt Microsoft 365 grupu lietošanas vadlīnijas, lai izglītotu lietotājus par labāko praksi, kas palīdz uzturēt grupu efektivitāti un izglītošanu iekšējās satura politikās.
-
Datu klasifikācija — varēsit izveidot pielāgojamu Microsoft 365 grupu datu klasifikācijas sistēmu, kas ļauj atdalīt grupas pēc politikas veida (piemēram, "neapstipens", "korporatāls konfidenciāls" vai "ļoti slepens"). Šādā veidā jūsu grupas var parādīt cita satura politikas jūsu organizācijā. Paplašināmā politika ļauj jūsu organizācijai konfigurēt galapunktu, kas tiek izsaukts ikreiz, kad tiek izveidota vai mainīta grupa, un pēc tam varat ieviest savas politikas grupu izveidei vai izmaiņām.
Izmaiņu pārvaldība
Lietotāji dažkārt nesader ar izmaiņām, tāpēc ir svarīgi sazināties ar jūsu adresātu sarakstu esošajiem dalībniekiem, lai informētu viņu par gaidāmo. Lūk, daļa informācijas, kas jāiekļauj šajā ziņojumā, kā arī dažas atbildes, kas varētu būt noderīgas:
Kas ir grupas programmā Outlook?
Microsoft 365 grupas programmā Outlook ir viens sadarbības risinājums grupām/grupām, kas vēlas vietu, kur kopīgot diskusijas, failus, kalendārus un piezīmes vienotā veidā, kas ir viegli atrodams. Iespējams, labākais līdzeklis ir tas, ka grupas iesūtne uztur diskusiju vēsturi, atvieglojot meklēšanu iepriekšējās diskusijās.
Kāpēc tika veiktas šīs izmaiņas?
personas bieži pieprasījāt iespēju meklēt ziņojumus, kas publicēti mūsu adresātu sarakstā, lai atrastu informāciju, kas ir apspriesta iepriekš. Jauninot adresātu sarakstu uz grupu, lietotājiem nav jālūdz un uz tiem jāatbild atkal un atkal.
Jaunajā grupā tiks iekļauts arī mūsu grupas notikumu kalendārs, koplietojamo failu bibliotēka un OneNote piezīmju grāmatiņa, kurā varam sadarboties un apkopot informāciju turpmākai informācijai.
Vai man ir jāveic visas darbības, lai pievienotos šai grupai, ja esmu adresātu saraksta dalībnieks?
Nē, ja jau esat adresātu saraksta dalībnieks, jūs automātiski būsit jaunās grupas dalībnieks.
Kā piekļūt jaunajai grupai programmā Outlook? Kā ar Outlook tīmeklī?
Lai piekļūtu jaunajai grupai programmā Outlook, dodieties uz kategoriju Grupas navigācijas rūts apakšā pa kreisi. Ja izmantojat šo grupu, tā bieži tiek piespraušana izlasei, noklikšķinot uz tās ar peles labo pogu un izvēloties Rādīt kā izlasi.
Turklāt bezmaksas mobilie klienti ir pieejami Microsoft 365 grupām visās mobilajās platformās (iOS, Android u.c.), lai jūs varētu viegli piekļūt grupai, kad esat ceļā.
Joprojām nevaru izmantot tikai e-pastu
Jā, protams. Tas pats e-pasta aizstājvārds, ko izmantojāt adresātu sarakstā, joprojām darbosies tieši attiecībā uz grupu programmā Outlook.
Vairāk papildinformācijas
Atcerieties, ka atcerieties pateikt, kad šīs izmaiņas rodas un kurām personām, ar kurām viņiem jāsazinās, ir radušies citi jautājumi.
Adresātu sarakstu migrēšana
Vai esat gatavs savu adresātu sarakstu jaunināt uz grupu? Skatiet rakstu Adresātu sarakstu migrēšana uz Microsoft 365 grupām Administrēšana palīdzība.
Kurus adresātu sarakstus nevar jaunināt uz Microsoft 365 grupām?
Varat jaunināt tikai mākoņa pārvaldītos, vienkāršus, neligzdotos adresātu sarakstus uz Microsoft 365 grupām. Skatiet rakstu Nevar jaunināt adresātu sarakstus uz Microsoft 365 grupām — Exchange | Microsoft learn
Kas tālāk?
Pēc adresātu grupas jaunināšanas uzMicrosoft 365 grupu ir daži sekojuma uzdevumi, kurus vēlēsities veikt, lai nodrošinātu vienmērīgu noritēs.
-
Sekošana saviem lietotājiem — sazinieties ar viņiem uzreiz pēc jaunināšanas pabeigšanas un pēc tam mēģiniet vēlreiz dažas dienas vēlāk. Tiek rādīts, ka klausāties un atbildes uz jautājumiem, kas, iespējams, uzdoti, būs ļoti ceļā, lai šīs izmaiņas padarītu tās laimīgas un patīkamas.
-
Iesaistīšanās atskaišu pārraudzība — Microsoft 365 Administrēšana portālā ir dažas labas atskaites, kas var parādīt, cik daudz lietotāju izmanto grupu, cik bieži un kādus līdzekļus viņi izmanto. Šīs atskaites var palīdzēt izstrādāt sekojuma un lietotāju apmācību, kā arī iezīmēt, kur jūsu lietotāji iegūst visvērtīgāko jaunās grupas vērtību. Skatiet rakstu: Atskaites par darbībām Microsoft 365 administrēšanas centrs.
-
Kopīgojiet savu pieredzi — informējiet citas jūsu uzņēmuma grupas par to, ka esat jauninājis savu adresātu grupu un kādas darbības veicāt, lai tā būtu sekmīga. Šī informācija var palīdzēt citām grupām sekot jūsu piemēram un veikt savu sekmīgu jaunināšanu.
Skatiet arī
Vai jums ir jautājumi Microsoft 365 grupām?
Apmeklējiet Microsoft 365 grupas tehnoloģiju kopienu.
Mēs uzklausām
Šis raksts pēdējoreiz tika atjaunināts 2020. gada 16. oktobrī jūsu atsauksmju rezultātā. Ja jums tika norādīts noderīga informācija un jo īpaši, ja tā nebija noderīga, lūdzu, noklikšķiniet uz tālāk pieejamajām atsauksmju vadīklām un sniedziet mums konstruktīvus komentārus, lai mēs varētu turpināt uzlabot šo informāciju. Paldies!
