„Microsoft 365“ grupės programoje "Outlook" yra efektyvus bendravimo ir bendradarbiavimo su žmonėmis įmonėje ir už jos ribų sprendimas. Sukurkite grupę, kad galėtumėte bendrinti aplanką Gauta, kalendorius, "OneDrive", "SharePoint" svetainę, "OneNote" bloknotą ir kt. Taip pat galite pakviesti svečių ne iš jūsų įmonės, kad jie galėtų bendradarbiauti naudodami tuos pačius išteklius.
Kai sukuriate „Microsoft 365“ grupė, "Outlook" automatiškai sukuria bendrinamą „Outlook“ aplanką Gauta, bendrinamą kalendorių ir dokumentų biblioteką, skirtą bendradarbiauti dirbant su failais. Taip pat galite kurti "Microsoft" komandą ir integruoti užduotis su Planner programoje "Teams". Jums nereikia nerimauti, kad rankiniu būdu priskirsite teises visiems šiems ištekliams, nes įtraukus narius į grupę jiems automatiškai suteikiamos teisės, kurių jiems reikia jūsų grupės teikiamiems įrankiams.
„Microsoft 365“ grupės nariams suteikti:
-
Bendrinamas aplankas Gauta – kur vyksta pokalbiai, kuriuos paprastai turite siuntimo sąrašuose. Šiame bendrinamame aplanke Gauta galima ieškoti, kad būtų galima sukurti atgyjančią grupės laiškų archyvą. Grupės naujokai gali ieškoti retrospektyvos arba slinkti atgal, kad greitai pereitų prie to, kas buvo paskelbta anksčiau grupėje. Žr.: El. laiško siuntimas grupei programoje "Outlook".
-
Bendrinamų failų biblioteka – jūsų grupė turi "SharePoint" failų biblioteką, kurioje vartotojai gali saugoti, bendrinti ir bendradarbiauti dirbdami su dokumentais, darbaknygėmis, pateiktimis, vaizdais ar bet kokiu kitu failu, su kuriuo jie turi dirbti. Žr.: Failų bendrinimas su grupe programoje "Outlook".
-
Bendrinamas kalendorius – jūsų grupė gauna bendrinamą kalendorių, kad galėtų skelbti su grupe susijusius įvykius. Kiekvienas narys, kuris užsiprenumeravo grupę, automatiškai pakviečiamas į įvykius, paskelbtus kalendoriuje, kad tie įvykiai taip pat galėtų būti rodomi jų asmeniniuose kalendoriuose, jei nori. Žr.: Grupės kalendoriaus naudojimas programoje "Outlook" įvykiams planuoti ir redaguoti.
-
Bendrinamas "OneNote" bloknotas – grupėje automatiškai yra bendrinamas "OneNote" bloknotas, kuriame grupės nariai gali rinkti ir bendradarbiauti kurdami informaciją. Daugelis grupių naudoja bloknotą, kad sukurtų "wiki" su dažnai užduodamais klausimais ir kitais ištekliais.
-
Svečio prieiga – anksčiau galite įtraukti išorinių kontaktų į platinimo grupes, bet jie visi buvo gauti el. paštu. Naudodami grupes galite svečiams pasiūlyti prieigą prie el. pašto pokalbių, failų ir net bendrinamo "OneNote" bloknoto. Žr.: Grupės naudojimas "Outlook" kaip svečiui.
-
Turinys aptinkamas – pagal numatytuosius nustatymus Grupės programoje "Outlook" yra vieši, o tai reiškia, kad kiti žmonės jūsų organizacijoje gali lengvai rasti ir prisijungti prie medžiagos grupėje arba prie jos peržiūrėti. Jei grupės turinys yra slaptesnis, galite perjungti grupę į privačią, o tai paslepia ne narių turinį ir reikalauja, kad grupės savininkas patvirtintų visas prisijungimo užklausas.
-
Savitarnos kūrimas – IT nereikia atsiminti vartotojų užklausų grupėms kurti. Prireikus vartotojai gali kurti savo grupes. Jei norite kontroliuoti, kurie organizacijos vartotojai gali kurti grupes, žr.: Valdykite, kas gali kurti „Microsoft 365“ grupės.
Grupių administravimas
„Microsoft 365“ siūlo daug naudingų įrankių ir galimybių, kad būtų lengviau valdyti ir administruoti grupes.
Patarimas: Žymelių „Microsoft 365“ grupės – įprastos užduotys, skirtos lengvai pasiekti administratoriaus informaciją apie grupės kūrimą, perdavimą, el. pašto valdymą, pašto srautą, atkūrimą ir naudingus scenarijus.
Katalogo valdymas yra kiekvieno administratoriaus rūpestis. Štai keletas įrankių, „Microsoft 365“ siūlo, kad būtų lengviau:
-
Vardų suteikimo strategijos – vardų suteikimo strategijos leidžia nustatyti, kas yra ir kas nėra priimtini grupių pavadinimai. Tai neleidžia vartotojams suteikti profane arba draudžiamų pavadinimų grupėms. Be to, galite įgalinti įmonės standartinius priešdėlius arba priesagą grupės pavadinimuose.
Dinaminė narystė – dinaminė narystė leidžia nustatyti narystę grupėje pagal taisyklę, kuri įtraukia (arba pašalina) grupės narius pagal jūsų "Active Directory" metaduomenis (pvz., skyrių ar vaidmenį). Daugiau informacijos apie dinaminės narystės kūrimą žr. Atributų naudojimas išplėstinėms taisyklėms kurti .
-
Paslėpta narystė – jei norite, kad narystė grupėje būtų konfidenciali, pvz., jei nariai yra studentai, galite paslėpti narystę išorinėse šalyse.
-
Kūrimo teisės – jūsų organizacijoje gali būti žmonių, kurie nenori kurti naujų grupių. Yra keli būdai, kaip valdyti katalogo kūrimo teises. Žr . "Microsoft 365" grupės kūrimo valdymas.
-
Audito žurnalai – galite pasitikėti, kad jūsų vartotojai galėtų kurti grupes ir valdyti grupės narystę, nes „Microsoft 365“ Grupės audito žurnalus galite sekti, kas sukūrė ar panaikino konkrečią grupę, arba keisti narystę grupėje. Žr .: Ieškokite audito žurnalo "Microsoft 365" saugos & atitikties centre.
Pristatymo valdymas pateikia keletą būdų, kaip tvarkyti, kaip grupės turėtų siųsti arba gauti laiškus. Be to, yra įrankių, skirtų stebėti šių pranešimų srautą. Daugiau informacijos žr. „Microsoft 365“ grupės – įprastos užduotys.
-
Siųsti kaip arba Siųsti vardu – šie parametrai leidžia konkretiems vartotojams siųsti el. laiškus taip, lyg jie būtų gauti iš grupės arba būtų jos vardu.
-
Siuntėjo apribojimai : šie parametrai leidžia kontroliuoti, kam leidžiama siųsti laiškus grupei. Grupę galima sukonfigūruoti taip, kad būtų leidžiama siųsti el. laiškus iš išorinių šalių, tačiau galite norėti ją apriboti tik iki konkrečių už jos ribų esančių šalių.
-
Išorinių vartotojų palaikymas – pakviesdami svečius į savo grupę, galite pasirinkti, kad jie būtų įtraukti į grupės el. pašto pokalbius. Norėdami sužinoti, kaip įtraukti svečių, žr. Svečių įtraukimas į Grupės programoje "Outlook".
-
Transportavimo taisyklės – transportavimo taisyklės veikia grupėse taip pat, kaip "Exchange" serveryje. Taisyklės gali ieškoti el. laiškų, atitinkančių tam tikras sąlygas, ir tada gali imtis veiksmų su tais pranešimais.
-
El. pašto įspėjimai – el. pašto įspėjimai yra vartotojams rodomi informaciniai pranešimai, kai jie kuria laišką. Jie gali padėti sumažinti NND, įspėdami vartotoją, jei jo pranešimas gali patekti į šalis iš išorės arba viršyti pranešimų kvotas.
-
Keli tarpinio serverio adresai – grupė gali turėti pseudonimų taip pat, kaip vartotojo pašto dėžutėje. Papildomi tarpinio serverio adresai gali būti naudingi priimant laiškus, siunčiamus šiems kitiems pseudonimams, arba kad būtų lengviau pasiekti grupę, kurios pavadinimas ilgas arba sunkiai rašomas. Daugiau informacijos žr. Domeno, naudojamo kuriant "Microsoft 365" grupes, pasirinkimas
-
Maksimalus siuntimo/gavimo dydis – šios kvotos gali padėti sumažinti problemas, susijusias su grupės gaunamais (arba siunčiamais) labai dideliais pranešimais, kad būtų galima geriau valdyti saugojimo ir pralaidumo reikalavimus.
„Microsoft 365“ taip pat suteikia kelis įrankius, skirtus valdyti turinį, kuris bendrinamas jūsų grupėje. Daugiau informacijos žr. „Microsoft 365“ grupės – įprastos užduotys.
-
Naudojimo gairės – galėsite apibrėžti „Microsoft 365“ Grupės naudojimo gaires – šviesti vartotojus apie geriausias praktikas, padedančias užtikrinti grupių veiksmingumą ir šviesti apie vidinę turinio strategiją.
-
Duomenų klasifikacija – galėsite sukurti tinkinamą duomenų klasifikavimo sistemą, skirtą „Microsoft 365“ Grupės, kuri leidžia atskirti grupes pagal strategijos tipą (pvz., "nesuklasifikuota", "įmonės konfidencialu" arba "svarbiausia paslaptis"). Tokiu būdu jūsų grupės gali demonstruoti kito jūsų organizacijos turinio strategijas. Išplėstinė strategija leidžia jūsų organizacijai konfigūruoti galinį punktą, kuris iškviečiamas kiekvieną kartą, kai sukuriama ar keičiama grupė, ir tada galite įdiegti savo strategijas grupėms kurti arba keisti.
Visos „Microsoft 365“ prenumeratos, kuriose yra Exchange Online ir "SharePoint Online", palaikys grupes. Tai apima verslo Essentials ir "Business Premium" planus bei "Enterprise E1", E3 ir E5 planus.
Jei turite tik "Exchange" planą, vis tiek galite gauti "Outlook" grupių bendrinamo aplanko Gauta ir bendrinamo kalendoriaus funkcijas, tačiau negausite dokumentų bibliotekos, Planner ar kitų galimybių.
Vartotojai kartais nepatogiai keičiasi, todėl svarbu bendrauti su esamais siuntimo sąrašų nariais, kad jie žinotų, ko tikėtis. Čia pateikiama tam tikra informacija, kurią turėtumėte įtraukti į šį pranešimą, kartu su kai kuriais atsakymais, kurie gali būti naudingi:
Kas yra Grupės programoje "Outlook"?
„Microsoft 365“ grupės programoje "Outlook" yra vienas bendradarbiavimo sprendimas komandoms / grupėms, norintiems bendrinti diskusijas, failus, kalendorius ir pastabas vieningu būdu, kurį lengva rasti. Tikriausiai viena iš geriausių funkcijų yra ta, kad grupės aplanke Gauta saugoma diskusijų retrospektyva, todėl paprasta ieškoti ankstesnėse diskusijose.
Daugiau informacijos žr. "Outlook" Grupės naudojimas.
Kodėl atliekame šiuos pakeitimus?
žmonės dažnai prašė galimybės ieškoti laiškų, paskelbtų mūsų siuntimo sąraše, kad rastumėte informaciją, kuri buvo aptarta anksčiau. Platinimo sąrašo atnaujinimas į grupę reiškia, kad žmonėms nereikia klausti ar atsakyti į tuos pačius klausimus.
Be to, naujoji grupė apims mūsų grupės įvykių kalendorių, bendrinamų failų biblioteką ir "OneNote" bloknotą, kuriame galime bendradarbiauti ir rinkti informaciją, kad ateityje ją galėtume peržiūrėti.
Ar norint prisijungti prie šios grupės reikia ką nors daryti, jei jau buvau siuntimo sąrašo narys?
Ne, jei jau buvote siuntimo sąrašo narys, automatiškai būsite naujos grupės narys.
Kaip pasiekti naująją grupę programoje "Outlook"? O kaip dėl internetinės "Outlook"?
Norėdami pasiekti naują grupę programoje "Outlook", tiesiog eikite į Grupės kategoriją naršymo srities apačioje kairėje. Jei dažnai naudojate šią grupę, apsvarstykite galimybę prisegti ją kaip parankinę dešiniuoju pelės mygtuku ją spustelėjus ir pasirinkus Rodyti kaip parankinį.
Be to, yra nemokamų mobiliųjų klientų, skirtų „Microsoft 365“ Grupės prieinama kiekvienoje mobiliojo ryšio platformoje ("iOS", "Android" ir kt.), kad galėtumėte lengvai pasiekti grupę keliaudami.
Ar vis tiek negaliu tik el. paštu?
Taip, žinoma. Tas pats el. pašto pseudonimas, kurį naudojote siuntimo sąraše, vis tiek veiks ir grupei programoje "Outlook".
Taip pat...
Nepamirškite pasakyti jiems, kada įvyksta šis pakeitimas, ir su kuo jie turėtų susisiekti, jei kiltų daugiau klausimų.
"Microsoft" neteikia įrankio bendrai naudojamai pašto dėžutei konvertuoti į "Microsoft 365" grupę arba atvirkščiai. Tačiau galite atnaujinti siuntimo sąrašus į "Microsoft 365" grupes. Tai puikus būdas pateikti organizacijos siuntimo sąrašams visas "Microsoft 365" grupių funkcijas ir funkcijas. Daugiau informacijos žr. „Microsoft 365“ grupės – įprastos užduotys.
Kurių siuntimo sąrašų negalima atnaujinti į "Microsoft 365" grupes?
Į "Microsoft 365" grupes galite atnaujinti tik debesies valdomus, paprastus, ne įdėtus siuntimo sąrašus. Žr. Negalima atnaujinti siuntimo sąrašų į "Microsoft 365" grupes.
Atnaujinus platinimo grupės versiją į„Microsoft 365“ grupę, galima atlikti kelias tolesnes užduotis, kad ji vyktų sklandžiai.
-
Tolesni veiksmai su vartotojais – prisijunkite prie jų iš karto, kai bus baigtas versijos naujinimas, tada dar kartą po kelių dienų. Rodant, kad klausotės ir atsakote į bet kokius klausimus, kuriuos jie gali turėti, nueisite ilgą kelią link, kad jie būtų patenkinti ir patogūs poky čiai.
-
Įsitraukimo ataskaitų stebėjimas – „Microsoft 365“ Administratorius portale yra gerų ataskaitų, kurios gali parodyti, kiek vartotojų naudoja grupę, kaip dažnai ir kokias funkcijas naudoja. Šios ataskaitos gali padėti kurti tolesnius veiksmus ir vartotojų mokymus, taip pat paryškinti, kur vartotojai gauna didžiausią naudą iš naujos grupės. Žr.: Veiklos ataskaitos „Microsoft 365“ administravimo centras.
-
Bendrinkite savo patirtį – praneškite kitoms jūsų įmonės komandoms, kad atnaujinote platinimo grupės versiją ir kokius veiksmus atlikote, kad ji būtų sėkminga! Šios informacijos bendrinimas gali padėti toms kitoms komandoms sekti jūsų pavyzdžiu ir sėkmingai atnaujinti savo versiją.
Turite klausimų apie „Microsoft 365“ grupės? Apsilankykite „Microsoft 365“ grupės technologijų bendruomenėje.
Patarimas: Pagal numatytuosius parametrus visi vartotojai gali kurti "Microsoft 365" grupes. Sužinokite daugiau dalyje Valdyti, kas gali kurti „Microsoft 365“ grupės.
Galite kurti „Microsoft 365“ grupės naudodami įvairius įrankius, įskaitant " „Outlook“ ", "internetinė „Outlook“", "Outlook Mobile", "SharePoint", Planner", "Teams" ir kt. Nuo kokio įrankio norite pradėti priklauso nuo to, su kokio tipo grupe dirbate. Pavyzdžiui, "Microsoft" paprastai pradedame nuo „Outlook“, kai kuriame grupę pagal el. paštą ir kalendorių. Jei grupė skirta visai įmonei, mes linkę pradėti nuo Viva Engage. Norėdami bendradarbiauti pokalbiais, savo grupę pradėsime nuo "Microsoft Teams".
Jūsų organizacijai nepriklausantys žmonės negali matyti ar pasiekti nei viešųjų, nei privačių grupių, nebent tie žmonės buvo pakviesti kaip svečiai. Daugiau informacijos žr. Svečių įtraukimas į Grupės programoje "Outlook".
Savininkų, narių ir svečių valdymas
Grupės savininkai yra grupės moderatoriai. Jie gali įtraukti arba pašalinti narius ir turėti unikalias teises, pvz., galimybę panaikinti pokalbius iš bendrinamo aplanko Gauta arba pakeisti skirtingus grupės parametrus. Grupės savininkai gali pervardyti grupę, atnaujinti aprašą arba paveikslėlį ir kt. Jei esate susipažinę su "SharePoint" vaidmenimis, grupės savininkas yra svetainių rinkinio administratorius.
Patarimas: Jei galite, geriausia turėti bent du grupės savininkus. Tokiu būdu, jei vienas savininkas nepasiekiamas, kitas gali keisti grupę.
Grupės nariai yra paprasti vartotojai jūsų organizacijoje, kurie naudoja grupę bendradarbiauti. Jie gali pasiekti viską grupėje, bet negali keisti grupės parametrų. "SharePoint" pasaulyje jie yra svetainės nariai. Informacijos apie grupės narių įtraukimą arba šalinimą žr. Grupės narių įtraukimas, redagavimas ir šalinimas programoje "Outlook".
Svečiai yra lyg grupės nariai, tačiau jie nepriklauso jūsų organizacijai. Pagal numatytuosius parametrus jūsų vartotojai gali pakviesti svečių prisijungti prie jūsų grupės, o jūs galite valdyti šį parametrą. Daugiau informacijos žr. Svečių įtraukimas į Grupės programoje "Outlook".
"Microsoft Teams" naudojimas išliekančioms pokalbiais pagrįstoms darbo sritims
Puikus būdas palaikyti ryšį su grupe – "Microsoft Teams". "Microsoft Teams" yra vidinė jūsų komandos darbo sritis – nuolatinė pokalbiais pagrįsta darbo sritis, kurioje galite neformaliai realiuoju laiku kalbėtis labai reikšmingiausiomis temomis arba konkrečiais grupės pogrupiais. Nors "Teams" integravimas nėra automatiškai, galite lengvai sukurti "Teams" grupę pagal savo "Microsoft 365" grupę.
Kai grupės paskirtis nebegalioja, galite ją panaikinti, kad atlaisvintumėte sistemos išteklių ir pašalintumėte grupę iš sąrašo ar rodymo. Daugiau informacijos žr. Grupės redagavimas arba naikinimas programoje "Outlook". Jei nenorite prisiminti panaikinti pasenusių grupių, administratorius gali nustatyti galiojimo laiko strategijas, dėl kurių praėjus nurodytam laikotarpiui senos grupės nustos galioti ir bus automatiškai pašalintos. Taip pat žr.: "Microsoft 365" grupės galiojimo strategija.
Yra trys pagrindiniai parengimo„Microsoft 365“ grupės modeliai: atvirasis, VADOVAUJANTIS IT arba valdomas. Kiekvienas turi savo pranašumų.
|
Modelis |
Privalumai |
|---|---|
|
Atidaryti (numatytoji reikšmė) |
Prireikus vartotojai gali kurti savo grupes nelaukdami IT arba netrikdydami jų |
|
VADOVAUJAMA IT |
Vartotojai prašo IT grupės. IT gali padėti pasirinkti geriausias bendradarbiavimo priemones pagal jų poreikius |
|
Kontroliuojama |
Grupės kūrimas apribotas konkretiems žmonėms, komandoms ar paslaugoms (žr.: Galinčių kurti „Microsoft 365“ grupės valdymas) |
Jei norite kontroliuoti, kaip pavadinami jūsų „Microsoft 365“ grupės, galite naudoti vardų suteikimo strategiją , kad grupių pavadinimai laikytųsi tam tikrų standartų, įskaitant priešdėlius ar plėtinius, taip pat blokuojančius abejotinas pavadinimus. Daugiau informacijos žr. „Microsoft 365“ grupės pavadinimų strategiją.
Kiekviena grupė turi bent vieną savininką , kuris gali įtraukti arba pašalinti narius ir atlikti tam tikrą pagrindinį grupės ir jos turinio kuravimą. Jei dėl kokios nors priežasties grupės savininkas (arba savininkai) išeina iš organizacijos, administratorius grupei gali priskirti naują savininką . Žr. Naujo savininko priskyrimas vienišoms grupėms.
Be to, jei turite Exchange Online administratoriaus teises, galite administruoti grupes „Microsoft 365“ Administratorius centre (žr. Grupės narystės valdymas „Microsoft 365“ administravimo centras) arba "PowerShell" (žr. Valdyti grupės narystę „Microsoft 365“ administravimo centras"„Microsoft 365“ grupės su "PowerShell".
Gali būti, kad norėsite panaikinti grupę iš nuomotojo. Informacijos, kaip panaikinti grupę, žr.: Grupės naikinimas programoje "Outlook". Jei grupė netyčia panaikinama, administratoriai gali atkurti grupę iki 30 dienų. Žr.: Panaikintos "Microsoft 365" grupės atkūrimas.
Jei norite labiau automatizuotu būdu valdyti savo „Microsoft 365“ grupės palaikymo trukmę, galite naudoti galiojimo laiko strategijas , kad nustos galioti grupės po konkretaus laiko intervalo. Grupės savininkai gaus el. laišką 30, 15 ir 1 dieną prieš grupės galiojimo pabaigą, kad jie galėtų lengvai atnaujinti grupę, jei ji vis dar reikalinga. Žr.: "Microsoft 365" grupės galiojimo strategija.
-
Leidimas nariams siųsti kaip "Microsoft 365" grupės vardu arba jos vardu
-
Svetainės pavadinimo, aprašo, logotipo ir svetainės informacijos parametrų keitimas
"Microsoft 365" grupės apribojimai
Grupės apribojimus rasite administratorių „Microsoft 365“ grupės apžvalga.
Jei planuojate naudoti funkciją "Grupės atgalinis įrašymas" iš "Azure Active Directory Connect" įrankio, didžiausias ilgis yra 448 simboliai, susiję su atributu Aprašas.
Daugiau informacijos apie "SharePoint Online" saugyklą žr. "SharePoint Online" apribojimai.
Valdyti „Microsoft 365“ grupės yra efektyviau, kai turite veiksmų informacijos apie Grupės naudojimą. " „Microsoft 365“ Administratorius centre yra ataskaitų teikimo įrankis, kuris gali leisti matyti informaciją, pvz., saugyklos naudojimą, aktyvių Grupės skaičių ir net vartotojų Grupės naudojimą. Daugiau informacijos žr.: "Microsoft 365" ataskaitos administravimo centre .
„Microsoft 365“ grupės suteikia daug įrankių atitikčiai, informacijos apsaugai ir el. duomenų aptikimui.
