Failų bendrinimas su grupe programoje "Outlook"

„Microsoft 365“ grupė lengva bendrinti failus įtraukiant skirtą biblioteką, kuri yra pagrindinė vieta visiems grupės failams saugoti.

Kai kuriate failą arba aplanką grupės bibliotekoje, visi grupės nariai galės jį pasiekti. Įtraukus naujų narių į grupę, įskaitant svečius (išorinius vartotojus), jie taip pat galės pasiekti failus. Pagal numatytuosius nustatymus grupės nariai gali peržiūrėti / redaguoti failus, o visi kiti organizacijos asmenys gali juos peržiūrėti.

Naujausius failus galima pasiekti grupės rodinio dalyje Failai

Naudojant grupes programoje "Outlook", lengva bendradarbiauti ir bendrinti dokumentus bei kitus failus su grupės nariais.

Rodinyje Naujausi rodomi visi jūsų grupės dokumentai – naujausių failų rodinys suteikia prieigą prie visų failų, bendrinamų su grupe, įskaitant failus, bendrinamus kaip el. pašto priedai, grupės "SharePoint" dokumentų bibliotekoje saugomus failus ir failus, bendrintus iš "OneDrive" ar kitų "SharePoint" dokumentų bibliotekų.  
Greitai redaguokite naujinimus vienu metu ir bendraukite su jais – redaguokite dokumentą ir atsakykite el. paštu greta "Outlook". Nebūtina perjungti kontekstų, kad būtų galima atnaujinti dokumentą ir bendrauti apie pakeitimus su kolegomis.
Greitai pasiekite su failu susijusį el. laišką – pasiekite failą, kuris buvo bendrinamas su jumis el. paštu, o ne slinkite per grupės aplanką Gauta.

Pastaba: Šios funkcijos pasiekiamos tik asmenims, naudojantiems darbo arba mokymo įstaigos paskyrą su reikalavimus atitinkančia „Microsoft 365“ prenumerata.

Nauja „Outlook“Klasikinė „Outlook“Žiniatinklis

Failų bendrinimas grupėje naudojantnauja „Outlook“

Atidarykite nauja „Outlook“.
Yra du būdai, kaip rasti grupes:
1. Lango kairėje esančioje programų juostoje pasirinkite Grupės .
2. Pašto dėžutės aplankų sąraše pasirinkite Eiti į Grupės
Kairiosios srities dalyje Grupės pasirinkite grupę, kurioje norite bendrinti failus.

Bendrinamo failo pridėjimas prie el. laiško

Atidarykite klasikinę "Outlook". Yra du būdai, kaip rasti savo grupę.
1. Naršymo juostoje pasirinkite Daugiau programų > Grupės. (Norėdami prisegti, dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite Grupės ir pasirinkite Prisegti.)
  
  Grupės Home" vienu metu galite matyti visas savo grupes.
2. Pašto dėžutės aplankų sąrašo dalyje Grupės pasirinkite savo grupę.
Iš savo grupės pradėkite pokalbį.
Pasirinkite Pridėti failą.
Pasirinkite failo šaltinį. Galimos parinktys Naujausi failai, Žiniatinklio vietos ir Šis kompiuteris. Žiniatinklio vietos apima "One Drive", "SharePoint" svetaines, grupės failus ir kitus šaltinius.
- Jei pasirinksite žiniatinklio vietą, pasirinkite Pridėti kaip kopiją arba Bendrinti kaip "OneDrive" saitą. Pridėjus kaip kopiją kiekvienam gavėjui suteikiama atskira failo kopija peržiūrai. "OneDrive" saito bendrinimas leidžia grupės nariams matyti naujausius pakeitimus ir redagavimą vienu metu realiuoju laiku
- Jei pasirenkate failą iš kompiuterio, jis pridedamas kaip kopija.

Prieiga prie failų

Norėdami pasiekti savo failus internetinė „Outlook“ kliente, grupių antraštėje spustelėkite Failai.

Šiame rodinyje matysite du skyrius: Naujausi ir Dokumentai. Sekcijoje Naujausi rodomi 5 naujausi failai, bendrinami grupėje. Šie failai apima abu failus, kurie buvo bendrinami kaip priedai pranešimuose, paskelbmuose bendrinamame aplanke Gauta, ir failus, bendrintus grupei iš "OneDrive" arba "SharePoint". Failai rūšiuojami chronologine tvarka pagal tai, kada jie paskutinį kartą bendrinami el. paštu, paskutinį kartą modifikuoti arba nusiųsti į biblioteką. Skyriuje Dokumentai rodomi visi failai ir aplankai, kurie yra grupės "Sharepoint" svetainėje, panašioje aplankų failų struktūroje.

Failų nusiuntimas arba kūrimas

Norėdami nusiųsti naują failą į biblioteką, virš grupės antraštės esančioje įrankių juostoje spustelėkite mygtuką Nusiųsti . Norėdami sukurti naują failą arba aplanką, grupės antraštėje naudokite mygtuką Naujas ir pasirinkite iš išplečiamojo sąrašo.

Failų naikinimas arba pervardijimas

Galite lengvai panaikinti arba pervardyti failą rodinyje Dokumentai. Sąraše Dokumentai pasirinkite norimą naikinti arba pervardyti failą ir įrankių juostoje virš grupės antraštės pasirinkite Naikinti arba Pervardyti . Jei failas buvo rodinyje Naujausi failai prieš panaikinant, tada naujausi failai bus atnaujinti po panaikinimo, kad atspindėtų pakeitimą.

Rodomos failo naikinimo ir pervardijimo parinktys

Failų bendrinimas

Lengva bendrinti failus iš internetinė „Outlook“ failo rodinio. Jei norite siųsti vieną iš failų iš naujausių failų kaip el. laiško priedą, tiesiog spustelėkite, kad atidarytumėte failą, ir juostelėje galite pasirinkti bendrinti el. paštu.

Jei norite bendrinti vieną iš failų sekcijoje Dokumentai, tiesiog pasirinkite failą ir spustelėkite Bendrinti įrankių juostą virš bendrinamos grupės antraštės. Bus rodomas pažįstamas bendrinimo dialogo langas ir galėsite pasirinkti žmones, su kuriais norite jį bendrinti.

Darbas su el. pašto priedais

Naujos failų funkcijos yra efektyvus būdas dirbti su failais, pridėtais prie el. laiško. Kai el. laiškas siunčiamas į grupės bendrinamą aplanką Gauta, kuriame yra Word, "Excel" arba "PowerPoint" priedas, kurį norite redaguoti ir siųsti pradiniam autoriui:

Eikite į Failai, atidarykite failą ir juostelėje pasirinkite Redaguoti ir atsakyti .Failas bus saugomas grupės "SharePoint" dokumentų bibliotekoje ir atidarytas atitinkamos "Office" programos internetine versija.
Atsakymo el. laišką galima siųsti pradiniam siuntėjui su saitu į saugomą failo kopiją.
Baigę redaguoti, įtraukite komentarų į el. laišką ir spustelėkite Siųsti.

Perėjimas į "SharePoint" dokumentų biblioteką

Failų rodinys leidžia peržiūrėti visus failus, kurie yra "Sharepoint" svetainėje, bet jei norite eiti į "Sharepoint" svetainę, galite pereiti prie grupės kortelės arba iš grupės antraštės. Pasirinkite ... iš Grupės antraštės ir pasirinkite Svetainė. Svetainėje pasirinkite Dokumentai , kad pereitumėte į dokumentų biblioteką.

Taip pat žr.

Bendrinamo failo pridėjimas prie el. laiško

Iš savo grupės pradėkite pokalbį.
Pokalbių srities apačioje pasirinkite .
Pasirinkite failo šaltinį. Galimos parinktys: "OneDrive", grupės failai, kompiuteris ir kiti šaltiniai.
- Jei pasirinksite "OneDrive", pasirinkite Pridėti kaip kopiją arba Bendrinti kaip "OneDrive" saitą. Pridėjus kaip kopiją kiekvienam gavėjui suteikiama atskira failo kopija peržiūrai. "OneDrive" saito bendrinimas leidžia grupės nariams matyti naujausius pakeitimus ir redagavimą vienu metu realiuoju laiku
- Jei grupę pasirinksite kaip šaltinį, pasirinkite failą, kurį norite pridėti.
- Jei kaip šaltinį pasirinksite Kompiuteris, pasirinkite Pridėti kaip kopiją arba Nusiųsti į grupės failus. Nusiuntus į grupės failus grupės nariai gali matyti naujausius pakeitimus ir redaguoti vienu metu realiuoju laiku. Pridėjus kaip kopiją kiekvienam gavėjui suteikiama atskira failo kopija peržiūrai.
- Jei pasirinksite kitą šaltinį, prisijunkite prie to šaltinio ir vykdykite nurodymus.

Prieiga prie failų

Norėdami pasiekti savo failus internetinė „Outlook“ kliente, grupių antraštėje spustelėkite Failai.

Spustelėkite Failai savo Office 365 grupėje, kad pamatytumėte jūsų grupėje saugomų failų ir aplankų sąrašą

Šiame rodinyje matysite failus, kurie buvo nusiųsti į grupės dokumentų biblioteką, matysite failus, kurie buvo bendrinami kaip priedai pranešimuose, paskelbmuose bendrinamame aplanke Gauta, ir failus, bendrintus grupei iš "OneDrive" arba "SharePoint". Failai rūšiuojami chronologine tvarka pagal tai, kada jie paskutinį kartą bendrinami el. paštu, paskutinį kartą modifikuoti arba nusiųsti į biblioteką. Negalite keisti šio rikiavimo, bet jei norite matyti failus kita chronologine tvarka, eikite į "SharePoint" dokumentų biblioteką spustelėdami Naršyti biblioteką viršutiniame dešiniajame kampe.

Pastaba: . URL, . MSG ir . ASPX failai nebus rodomi grupės dokumentų bibliotekos rodinyje. Norėdami peržiūrėti šiuos failus, eikite į "SharePoint" dokumentų bibliotekos rodinį spustelėdami Naršyti biblioteką viršutiniame dešiniajame kampe.

Norėdami nusiųsti naują failą į biblioteką, tiesiog spustelėkite saitą Nusiųsti įrankių juostoje virš failų sąrašo. Jei norite ieškoti failų bibliotekoje, tiesiog įveskite raktažodžius ieškos lauke, esančiame viršutiniame kairiajame lango kampe, ir paspauskite "Enter".

Naudokite ieškos lauką, esantį viršutiniame kairiajame lango kampe, kad ieškotumėte failų pagal raktažodžius

Failų naikinimas arba pervardijimas

Norėdami panaikinti arba pervardyti failą, pirmiausia eikite į "SharePoint" dokumentų biblioteką viršutiniame dešiniajame kampe spustelėdami Naršyti biblioteką . Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite failą, kurį norite panaikinti arba pervardyti, ir pasirinkite Naikinti arba Pervardyti .

Darbas su el. pašto priedais

Naujos failų funkcijos apima galingą naują darbo su failais, pridėtais prie el. laiškų, būdą. Kai el. laiškas siunčiamas į grupės bendrinamą aplanką Gauta, kuriame yra Word, "Excel" arba "PowerPoint" priedas, kurį norite redaguoti ir siųsti atgal pradiniam autoriui, eikite į sekciją Failai, dukart spustelėkite, kad atidarytumėte failą, ir juostelėje pasirinkite Redaguoti ir atsakyti. Failas bus saugomas grupės "SharePoint" dokumentų bibliotekoje ir atidarytas atitinkamos "Office" programos internetinėje versijoje. Atsakymo el. laiškas taip pat bus išsiųstas pradiniam siuntėjui su saitu į saugomą failo kopiją. Baigę redaguoti, įtraukite komentarų į el. laišką ir spustelėkite Siųsti.

Ekrano kopija su el. pašto priedais

Perėjimas į "SharePoint" biblioteką

Be patobulinimų, kuriuos aptarėme anksčiau, taip pat palengvinome tiesioginę rodymą į "SharePoint" dokumentų biblioteką. Kai būsite grupės dalyje Failai , viršutiniame dešiniajame ekrano viršuje matysite Naršyti biblioteką . Spustelėkite jį ir jūsų "SharePoint" dokumentų biblioteka bus atidaryta naršyklėje.

Grupės failų bendrinimas su svečiais

Grupės failus su svečiais galite bendrinti pridėdami bet kurį failą, saugomą jūsų grupės bibliotekoje. Informacijos žr. Svečio prieiga programoje "„Microsoft 365“ grupės".

Jei bendrindami grupės failus su svečiais matote pranešimą, informuojantį, kad svečių priedai blokuojami, jūsų svečias negalės atidaryti bendrinamų failų, kol jūsų nuomotojo administratorius įgalins svečių failų bendrinimą.

Failų skelbimas grupės bibliotekoje

Kai paskelbsite failą grupės dokumentų bibliotekoje, jis bus pasiekiamas visiems grupės nariams. Tiesiog nuvilkite jį iš kompiuterio į grupės biblioteką. Daugiau informacijos žr. Failų nusiuntimas į biblioteką .

Jei failas, kurį norite bendrinti, jau yra jūsų dokumentų bibliotekoje, galite palikti jį ten, kur yra, ir pakviesti grupę į jį.