Daugelį metų organizacijos naudoja platinimo grupes bendrau naudodamosi ir bendradarbiaudamos su žmonių grupėmis įmonėje ir už jos ribų. Tačiau dabar „Microsoft 365“ Grupės programoje "Outlook" siūlo efektyvesnį bendradarbiavimo sprendimą.
Patarimas: Jei ieškote informacijos, kaip naudoti „Outlook“ kontaktų grupes el. laiškams siųsti sąraše nurodytiems žmonėms (pvz., grupei draugų), žr. Kontaktų grupės arba siuntimo sąrašo kūrimas „Outlook“, skirtoje kompiuteriui.
Kas yra „Microsoft 365“ grupės?
Kai programoje "Outlook" nustatote„Microsoft 365“ grupę, galite pasirinkti žmonių, su kuriais norite bendradarbiauti, rinkinį ir lengvai nustatyti išteklių rinkinį tiems žmonėms, su kuriais norite bendrinti. Nereikia rūpintis, kaip rankiniu būdu priskirti teises pasiekti visus šiuos išteklius, nes įtraukus narių į grupę jiems automatiškai suteikiamos reikiamos teisės naudoti grupės teikiamus įrankius.
Šie papildomi ištekliai apima:
-
Bendrinamas aplankas Gauta – kur vyksta pokalbiai, kuriuos paprastai turite siuntimo sąrašuose. Šiame bendrinamame aplanke Gauta galima ieškoti, kad būtų galima sukurti atgyjančią grupės laiškų archyvą. Grupės naujokai gali ieškoti retrospektyvos arba slinkti atgal, kad greitai pereitų prie to, kas buvo paskelbta anksčiau grupėje. Žr.: Grupės pokalbis programoje "Outlook".
Patarimas: Jei jūsų vartotojai vis dar nori, kad grupės laiškai būtų rodomi jų asmeniniame aplanke Gauta, kaip tai darė su siuntimo sąrašu, jiems tereikia prenumeruoti grupę programoje "Outlook" spustelėjus juostelės mygtuką Narystė .
-
Bendrinamų failų biblioteka – jūsų grupė turi "SharePoint" failų biblioteką, kurioje vartotojai gali saugoti, bendrinti ir bendradarbiauti dirbdami su dokumentais, darbaknygėmis, pateiktimis, vaizdais ar bet kokiu kitu failu, su kuriuo jie turi dirbti. Žr.: Grupės failų bendrinimas.
-
Bendrinamas kalendorius – jūsų grupė gauna bendrinamą kalendorių, kad galėtų skelbti su grupe susijusius įvykius. Kiekvienas narys, kuris užsiprenumeravo grupę, automatiškai pakviečiamas į įvykius, paskelbtus kalendoriuje, kad tie įvykiai taip pat galėtų būti rodomi jų asmeniniuose kalendoriuose, jei nori. Žr .: Susitikimo planavimas grupės kalendoriuje programoje "Outlook".
-
Bendrinamas "OneNote" bloknotas – grupėje automatiškai yra bendrinamas "OneNote" bloknotas, kuriame grupės nariai gali rinkti ir bendradarbiauti kurdami informaciją. Daugelis grupių naudoja bloknotą, kad sukurtų "wiki" su dažnai užduodamais klausimais ir kitais ištekliais.
-
Svečio prieiga – anksčiau galite įtraukti išorinių kontaktų į platinimo grupes, bet jie visi buvo gauti el. paštu. Naudodami grupes galite svečiams pasiūlyti prieigą prie el. pašto pokalbių, failų ir net bendrinamo "OneNote" bloknoto. Žr.: Svečio prieiga naudojant ""Microsoft 365" grupės".
-
Turinys aptinkamas – pagal numatytuosius nustatymus "Outlook" grupės yra viešosios, o tai reiškia, kad kitiems organizacijos žmonėms lengva rasti ir prisijungti prie grupės medžiagos arba prie jos peržiūrėti. Jei grupės turinys yra slaptesnis, galite perjungti grupę į privačią, o tai paslepia ne narių turinį ir reikalauja, kad grupės savininkas patvirtintų visas prisijungimo užklausas.
-
Savitarnos kūrimas – IT nereikia atsiminti vartotojų užklausų grupėms kurti. Prireikus vartotojai gali kurti savo grupes. Jei norite kontroliuoti, kurie organizacijos vartotojai gali kurti grupes, žr.: Valdykite, kas gali kurti "Microsoft 365" grupės.
Tai tik keletas funkcijų, dėl kurių grupės yra efektyvesnis sprendimas nei platinimo grupės.
Grupių administravimas
„Microsoft 365“ siūlo daug naudingų įrankių ir galimybių, kad būtų lengviau valdyti ir administruoti grupes. Norėdami gauti daugiau informacijos apie kiekvieną iš šių pranašumų, spustelėkite toliau pateiktas antraštes.
Katalogo valdymas yra kiekvieno administratoriaus rūpestis. Štai keletas įrankių, „Microsoft 365“ siūlo, kad būtų lengviau:
-
Vardų suteikimo strategijos – vardų suteikimo strategijos leidžia nustatyti, kas yra ir kas nėra priimtini grupių pavadinimai. Tai neleidžia vartotojams suteikti profane arba draudžiamų pavadinimų grupėms. Be to, galite įgalinti įmonės standartinius priešdėlius arba priesagą grupės pavadinimuose.
Dinaminė narystė – dinaminė narystė leidžia nustatyti narystę grupėje pagal taisyklę, kuri įtraukia (arba pašalina) grupės narius pagal jūsų "Active Directory" metaduomenis (pvz., skyrių ar vaidmenį). Daugiau informacijos apie dinaminės narystės kūrimą žr. Atributų naudojimas išplėstinėms taisyklėms kurti .
-
Paslėpta narystė – jei norite, kad narystė grupėje būtų konfidenciali, pvz., jei nariai yra studentai, galite paslėpti narystę išorinėse šalyse.
-
Kūrimo teisės – jūsų organizacijoje gali būti žmonių, kurie nenori kurti naujų grupių. Yra keli būdai, kaip valdyti katalogo kūrimo teises. Žr . "Microsoft 365" grupės kūrimo valdymas.
-
Audito žurnalai – galite būti labiau pasitikintys, kad jūsų vartotojai galėtų kurti grupes ir valdyti grupės narystę, nes „Microsoft 365“ grupių audito žurnalai leidžia sekti, kas sukūrė ar panaikino konkrečią grupę arba pakeitė narystę grupėje. Žr .: Ieškokite audito žurnalo "Microsoft 365" saugos & atitikties centre.
Pristatymo valdymas pateikia keletą būdų, kaip tvarkyti, kaip grupės turėtų siųsti arba gauti laiškus. Be to, yra įrankių, skirtų stebėti šių pranešimų srautą.
-
Siųsti kaip arba Siųsti vardu – šie parametrai leidžia konkretiems vartotojams siųsti el. laiškus taip, lyg jie būtų gauti iš grupės arba būtų jos vardu.
-
Siuntėjo apribojimai : šie parametrai leidžia kontroliuoti, kam leidžiama siųsti laiškus grupei. Grupę galima sukonfigūruoti taip, kad būtų leidžiama siųsti el. laiškus iš išorinių šalių, tačiau galite norėti ją apriboti tik iki konkrečių už jos ribų esančių šalių.
-
Išorinių vartotojų palaikymas – pakviesdami svečius į savo grupę, galite pasirinkti, kad jie būtų įtraukti į grupės el. pašto pokalbius. Žr.: Svečio prieiga naudojant ""Microsoft 365" grupės".
-
Transportavimo taisyklės – transportavimo taisyklės veikia grupėse taip pat, kaip "Exchange" serveryje. Taisyklės gali ieškoti el. laiškų, atitinkančių tam tikras sąlygas, ir tada gali imtis veiksmų su tais pranešimais.
-
El. pašto įspėjimai – el. pašto įspėjimai yra vartotojams rodomi informaciniai pranešimai, kai jie kuria laišką. Jie gali padėti sumažinti NND, įspėdami vartotoją, jei jo pranešimas gali patekti į šalis iš išorės arba viršyti pranešimų kvotas.
-
Keli tarpinio serverio adresai – grupė gali turėti pseudonimų taip pat, kaip vartotojo pašto dėžutėje. Papildomi tarpinio serverio adresai gali būti naudingi priimant laiškus, siunčiamus šiems kitiems pseudonimams, arba kad būtų lengviau pasiekti grupę, kurios pavadinimas ilgas arba sunkiai rašomas. Žr.: "Microsoft 365" grupių kelių domenų palaikymas – Administratorius žinynas
-
Maksimalus siuntimo/gavimo dydis – šios kvotos gali padėti sumažinti problemas, susijusias su grupės gaunamais (arba siunčiamais) labai dideliais pranešimais, kad būtų galima geriau valdyti saugojimo ir pralaidumo reikalavimus.
„Microsoft 365“ taip pat suteikia kelis įrankius, skirtus valdyti turinį, kuris bendrinamas jūsų grupėje.
-
Naudojimo gairės – galėsite apibrėžti „Microsoft 365“ grupių naudojimo gaires– šviesti vartotojus apie geriausias praktikas, padedančias užtikrinti grupių veiksmingumą ir šviesti apie vidinę turinio strategiją.
-
Duomenų klasifikacija – galėsite sukurti tinkinamą duomenų klasifikavimo sistemą, skirtą „Microsoft 365“ grupėms, kuri leidžia atskirti grupes pagal strategijos tipą (pvz., "nesuklasifikuota", "konfidenciali įmonės informacija" arba "svarbiausia paslaptis"). Tokiu būdu jūsų grupės gali demonstruoti kito jūsų organizacijos turinio strategijas. Išplėstinė strategija leidžia jūsų organizacijai konfigūruoti galinį punktą, kuris iškviečiamas kiekvieną kartą, kai sukuriama ar keičiama grupė, ir tada galite įdiegti savo strategijas grupėms kurti arba keisti.
Keitimo valdymas
Vartotojai kartais nepatogiai keičiasi, todėl svarbu bendrauti su esamais siuntimo sąrašų nariais, kad jie žinotų, ko tikėtis. Čia pateikiama tam tikra informacija, kurią turėtumėte įtraukti į šį pranešimą, kartu su kai kuriais atsakymais, kurie gali būti naudingi:
Kas yra "Outlook" grupės?
„Microsoft 365“ grupės programoje "Outlook" yra vienas bendradarbiavimo sprendimas komandoms / grupėms, norintiems bendrinti diskusijas, failus, kalendorius ir pastabas vieningu būdu, kurį lengva rasti. Tikriausiai viena iš geriausių funkcijų yra ta, kad grupės aplanke Gauta saugoma diskusijų retrospektyva, todėl paprasta ieškoti ankstesnėse diskusijose.
Kodėl mes padarėme šiuos pakeitimus?
žmonės dažnai prašė galimybės ieškoti laiškų, paskelbtų mūsų siuntimo sąraše, kad rastumėte informaciją, kuri buvo aptarta anksčiau. Platinimo sąrašo atnaujinimas į grupę reiškia, kad žmonėms nereikia klausti ar atsakyti į tuos pačius klausimus.
Be to, naujoji grupė apims mūsų grupės įvykių kalendorių, bendrinamų failų biblioteką ir "OneNote" bloknotą, kuriame galime bendradarbiauti ir rinkti informaciją, kad ateityje ją galėtume peržiūrėti.
Ar norint prisijungti prie šios grupės reikia ką nors daryti, jei jau buvau siuntimo sąrašo narys?
Ne, jei jau buvote siuntimo sąrašo narys, automatiškai būsite naujos grupės narys.
Kaip pasiekti naująją grupę programoje "Outlook"? O kaip dėl internetinės "Outlook"?
Norėdami pasiekti naująją grupę programoje "Outlook", tiesiog eikite į kategoriją Grupės naršymo srities apačioje kairėje. Jei dažnai naudojate šią grupę, apsvarstykite galimybę prisegti ją kaip parankinę dešiniuoju pelės mygtuku ją spustelėjus ir pasirinkus Rodyti kaip parankinį.
Be to, kiekvienoje mobiliojo ryšio platformoje ("iOS", "Android" ir kt.) yra nemokamų mobiliųjų klientų, skirtų „Microsoft 365“ grupės, kad galėtumėte lengvai pasiekti grupę keliaudami.
Negaliu tiesiog išsiųsti el. paštu
Taip, žinoma. Tas pats el. pašto pseudonimas, kurį naudojote siuntimo sąraše, vis tiek veiks ir grupei programoje "Outlook".
Be to...
Nepamirškite pasakyti jiems, kada įvyksta šis pakeitimas, ir su kuo jie turėtų susisiekti, jei kiltų daugiau klausimų.
Siuntimo sąrašų perkėlimas
Pasirengę atnaujinti siuntimo sąrašo versiją į grupę? Žr. Siuntimo sąrašų perkėlimas į "Microsoft 365" grupes – Administratorius žinynas.
Kurių siuntimo sąrašų negalima atnaujinti į "Microsoft 365" grupes?
Į "Microsoft 365" grupes galite atnaujinti tik debesies valdomus, paprastus, ne įdėtus siuntimo sąrašus. Žr. Nepavyksta atnaujinti siuntimo sąrašų į "Microsoft 365" grupes – "Exchange" | Microsoft Learn
Kas toliau?
Atnaujinus platinimo grupės versiją į„Microsoft 365“ grupę, galima atlikti kelias tolesnes užduotis, kad ji vyktų sklandžiai.
-
Tolesni veiksmai su vartotojais – prisijunkite prie jų iš karto, kai bus baigtas versijos naujinimas, tada dar kartą po kelių dienų. Rodant, kad klausotės ir atsakote į bet kokius klausimus, kuriuos jie gali turėti, nueisite ilgą kelią link, kad jie būtų patenkinti ir patogūs poky čiai.
-
Įsitraukimo ataskaitų stebėjimas – „Microsoft 365“ Administratorius portale yra gerų ataskaitų, kurios gali parodyti, kiek vartotojų naudoja grupę, kaip dažnai ir kokias funkcijas naudoja. Šios ataskaitos gali padėti kurti tolesnius veiksmus ir vartotojų mokymus, taip pat paryškinti, kur vartotojai gauna didžiausią naudą iš naujos grupės. Žr.: Veiklos ataskaitos "Microsoft 365" administravimo centras.
-
Bendrinkite savo patirtį – praneškite kitoms jūsų įmonės komandoms, kad atnaujinote platinimo grupės versiją ir kokius veiksmus atlikote, kad ji būtų sėkminga! Šios informacijos bendrinimas gali padėti toms kitoms komandoms sekti jūsų pavyzdžiu ir sėkmingai atnaujinti savo versiją.
Taip pat žr.
Turite klausimų apie „Microsoft 365“ grupes?
Apsilankykite "Microsoft 365" grupės technologijų bendruomenėje.
Mes pasiruošę išklausyti
Šis straipsnis buvo paskutinį kartą atnaujintas 2020 m. spalio 16 d., atsižvelgiant į jūsų atsiliepimus. Jei pastebėjote, kad buvo naudinga informacija, o ypač, jei ne, spustelėkite toliau pateiktus atsiliepimų valdiklius ir palikite mums konstruktyvių komentarų, kad galėtume ją patobulinti. Ačiū!
