プロジェクト管理の目標: 人を追加してタスクに割り当てる

開始前のプロジェクト管理のヒント . . .

プロジェクト管理を初めて使用する場合 プロジェクト管理を初めて使用する場合は、タスクを追加するだけでなく、タスクを追加する必要があるだけでなく、ユーザーの休日や休暇の時間を考慮する方法、電話番号、メール アドレス、給与情報などの個人情報を入力する方法と場所について理解できます。

その場合のヒントを以下に示します。

• タスクに割り当てることができるリソースの種類について説明します    プロジェクト タスクに関して必要な情報を収集したら、必要なリソースの種類を特定します。

  • リソースのPeople    これらは、通常、タスクに取り組んでいると考えるリソースです。 プロジェクト マネージャーは、資材や設備ではなく、これらの作業リソースを呼び出す場合があります。

  • エンタープライズ リソース    これらのリソースは、organization間で管理および共有される作業リソースです。 エンタープライズ リソースは、Project Professionalで使用されます。

  • マテリアル リソース    これらのリソースには、タスクの作業を完了するために使用されるコンピューターまたは機械が含まれます。

  • 汎用リソース    これらのリソースは、大工や開発者などの特定の個人ではなく、タスクのスタッフ要件を指定します。

• リソースの数が期間を変更する方法を検討する 1 つのタスクに複数のリソースを配置すると、タスクの期間が短くなることが予想されます。 ただし、多くの場合、タスクに人を追加すると逆効果となります。 コストやコミュニケーションが増え、効率が落ちます。 たとえば、有料橋の設計では、プロジェクトでの建築家の数を倍にすると、おそらく進行が速くなることはありません。 Project では、タスクへの追加後にタスクの期間がどうなるかを管理できます。

• ユーザーの機能がタスクの期間にどのように影響するかを検討する ユーザーのエクスペリエンスは、タスクの期間に直接影響を与える可能性があります。 5 年間の経験がある人は、2 年間の経験がある人よりも短い時間でタスクを完了することが期待できます。

経験豊富なプロジェクト マネージャーの場合 リソースを他の部門で使う、ベンダーと契約する、数百人の作業を管理する、役員向けのレポートを作成するなど、これまでに考えもしなかったような複雑なことが数多く発生します。 ご安心ください。 Microsoft Project には、必要な専門的ツールが用意されています。

専門知識を増やすためのヒントを以下に示します。

• 期間の見積もりを確認して絞り込む    現在のプロジェクトと同様のプロジェクトに関して収集した情報を使用して、期間の見積もりを絞り込みます。 リソース要件 (最終的にはプロジェクト コスト) の見積もりの精度は、タスク期間の見積もりの精度によって大きく異なります。

• リソースの進行状況を追跡する    プロジェクトのユーザーが定期的なタスクの状態の更新を送信していることを確認します。 Microsoft Project のビューとレポートは、すべてのユーザーが何を行っているのかを把握するのに役立ちます。

• リソースの割り当て超過の問題を特定する    プロジェクトは、ユーザーが同時に作業しているタスクが多すぎる時期を特定するのに役立ちます。

• 基準計画に目を配る    基準計画からプロジェクトのスナップショットが得られるため、現在の進捗状況と最初に計画した進捗状況を比較します。

• 平準化によって作業を分散する    Project では、ある時点で人に割り当てられているタスクが多すぎる場合、より現実的な作業負荷になるように割り当てを調整できます。 リソース割り当ての平準化は、負荷を分散するための 1 つの方法です。

• プロジェクト データをさらに分析するために Excel にエクスポートする Project 情報をさらに分析する必要がある場合、Excel が役立ちます。 たとえば、タスク情報やリソース情報を Excel にエクスポートして詳しい達成額レポートを作成してから、スパークラインを使ってその情報を表示して、完了済みの作業に対するコストの使用状況を確認できます。
  
  
  
  従業員に新しいスキルを身に付けさせる    大規模な組織は、新しいスキルを習得させるためや、さまざまな環境での作業に備えて、従業員のトレーニングに時間とお金を投資しています。 現在の従業員をトレーニングすることは、新しい従業員を雇うよりも業績を向上させるためのコスト効果の高い方法です。