Access と SharePoint の両方を組み合わせて拡張しますか? これを行うには、データをインポート、リンク、またはそれらの間で移動できます。 インポートすると、 Access データベースに SharePoint リストのコピーが作成されます。 リンクは別のプログラムのデータに接続されるため、SharePoint と Accessの両方で最新のデータを表示および編集できます。 移動すると、SharePoint サイト上にリストが作成され、データベース内のテーブルにリンクされたままになり、それらのリレーションシップが維持されます。
警告: Access データベース ファイルは OneDrive または SharePoint ドキュメント ライブラリに保存できますが、これらの場所から Access データベースを開かないようにすることをお勧めします。 ファイルは編集用にローカルにダウンロードされ、変更を SharePoint に保存すると再びアップロードされる場合があります。 複数のユーザーが SharePoint から Access データベースを開くと、データベースの複数のコピーが作成され、予期しない動作が発生する可能性があります。 この推奨事項は、単一データベース、分割データベース、.accdb、.accdc、.accde、および .accdr ファイル形式を含むすべての種類の Access ファイルに適用されます。 Access のデプロイの詳細については、「Access アプリケーションのデプロイ」を参照してください。
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Microsoft SharePoint のリストをインポートする
データをインポートすると、Access によってテーブルが作成され、ソース リスト (またはビュー) の列と項目がそのテーブルのフィールドとレコードとしてコピーされます。 インポートの操作中、コピーするリストを指定したり、選択したリストごとに、リスト全体をインポートするか、特定のビューのみインポートするかを指定したりできます。 インポート操作の最後に、インポート操作の詳細を定義として保存することを選択できます。 インポート定義を保存しておくと、同じインポート操作を繰り返す場合に、ウィザードの手順を毎回最初から実行する必要がなくなります。
次は、SharePoint リストを Access データベースにインポートする場合の一般的な理由です。
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SharePoint サイト上でデータが不要になったため、連絡先リストなどのデータを Access データベースに完全に移動する場合。 リストを Access にインポートし、SharePoint サイトからリストを削除できます。
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職場で Access を使用しているが、ときどき補足データについて SharePoint リストを参照しなければならず、それをデータベースに結合したい場合。
リストをインポートする前に、次の手順どおりに行います。
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コピー対象のリストが置かれている SharePoint サイトを探し、そのアドレスを控えておきます。
有効なサイト アドレスは、http:// または https:// で始まり、以下、サーバーの名前、そのサーバー上で開設されているサイトへのパス、と続きます。
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データベースにコピーするリストを特定し、リスト全体または特定のビューのみが必要なのかを決定します。 1 回のインポート操作で複数のリストをインポートすることができますが、各リストからインポートできるのは、1 つのビューのみです。 必要に応じて、興味のある列や項目だけが含まれているビューを作成します。
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インポート元のリストまたはビューの中の列を確認します。
次の表では、異なる要素をインポートする際に注意すべきいくつかの考慮事項について説明します。
要素
考慮事項
段組み
Access がテーブルでサポートするのは 256 フィールドのみなので、最初の 256 列のみがインポートされます。 この問題を回避するには、SharePoint でリストのビューを作成し、必要な列のみを追加して、列の合計数が 256 を超えないようにします。 次に、 ImportSharePointList マクロ アクションを使用して、目的のビュー ID を指定します。
フォルダー
SharePoint リストの各フォルダーは、Access テーブルのレコードになります。 フォルダー内の項目もまたレコード (フォルダーに対応するレコードの直下のレコード) として表示されます。
ルックアップ列
ソース列が別のリストの値を検索する場合、Access はフィールド自体の一部として表示値をインポートします。 Access では、検索されたテーブルはインポートされません。 別のテーブルへの参照を再作成する場合は、「SharePoint リストへのリンク」と「SharePoint へのデータの移動」を参照してください。
計算列
集計列の結果は、計算結果のデータ型に依存するデータ型のフィールドにコピーされます。 計算式はコピーされません。
添付ファイル
リストの添付ファイル列は「添付ファイル」という名前のフィールドにコピーされます。
複数値の列
選択肢型またはルックアップ型の列には複数の値が格納されます。 複数の値をサポートする列をインポートする場合、Access によって複数の値をサポートする列が作成されます。
リッチ テキスト形式
リッチ テキストの書式設定を含む列は、長整数型 (Long Text) フィールドとして Access にインポートされます。 長いテキスト フィールドの Text Format プロパティは リッチ テキストに設定され、書式設定は保持されます。
リレーションシップ
Access では、インポート操作の最後に関連するテーブル間のリレーションシップが自動的に生成されることはありません。 [リレーションシップ] タブのオプションを使用して、新規テーブルと既存テーブル間でリレーションシップを手動で作成する必要があります。 [リレーションシップ] タブを表示するには、[データベース ツール] タブの [リレーションシップ] グループで [リレーションシップ] をクリックします。
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リストをインポートするデータベースを指定します。
データベースにデータを追加するのに必要な権限があることを確認します。 既存データベースにデータを格納したくない場合は、空白のデータベースを作成してください。
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データベース内のテーブルを調べます。
インポート操作では、SharePoint リスト名と同じ名前のテーブルが作成されます。 その名前が既に使用されている場合、Access によって新しいテーブル名に "1" が追加されて Contacts1 のようになり、Contacts1 も使用されている場合は、Access によって Contacts2 が作成されます。
一覧をインポートする
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インポートしたデータを格納する Access データベースを開きます。 既存のデータベースにデータを格納しない場合は、空のデータベースを作成します。
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テキスト インポート ウィザードやテキスト リンク ウィザードの場所は、Access のバージョンによって若干異なります。 Access のバージョンに対応した手順を選択してください。
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Microsoft 365、 Access 2021、Access 2019 を使用している場合は、[ 外部データ ] タブの [ & リンクのインポート ] グループで、[ 新しいデータ ソース ] > [ オンライン サービスから ] > SharePoint リストをクリックします。
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Access 2016を使用している場合は、[ 外部データ ] タブの [ & リンクのインポート ] グループで、[ その他 ] ボタンをクリックしてオプションの一覧をドロップダウンし、[ SharePoint リスト] をクリックします。
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[外部データの取り込み - SharePoint サイト] ダイアログ ボックスが開きます。
![[外部データの取り込み - SharePoint サイト] ダイアログボックスで SharePoint サイトにインポートするかリンクすることを選択します。](https://support.content.office.net/ja-jp/media/0e5c0834-a0ac-4714-b279-2675a6502b84.png)
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ウィザードの指示に従い、リンク対象サイトのアドレスを指定します。
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[現在のデータベースの新しいテーブルにソース データをインポートする] オプションを選択し、[次へ] をクリックします。
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ウィザードに表示された一覧の中から、インポートするリストを選択します。
メモ SharePoint ライブラリにリンクすることはできますが、ドキュメントを追加できるのは SharePoint のみです。
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[インポートする項目] 列で、選択した各リストのビューを選択します。
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[別のリストに保存されている値を参照するフィールドの ID ではなく、表示値をインポートする] チェック ボックスは、選択したリストのルックアップ列にインポートするデータを指定します。 次のいずれかの操作を行います。
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表示値をフィールド自体の一部としてインポートするには、このチェック ボックスをオンにします。 この場合、このフィールドは他のテーブルの値を参照しません。
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インポート先フィールドが他のテーブルの値を検索するようにするには、チェック ボックスをオフにします。 そうすると、表示値行の ID がインポート先フィールドにコピーされます。 ID は、Access でルックアップ フィールドを定義する際に使用します。
ID をインポートする場合は、ルックアップ列に値を提供しているリストをインポートする必要があります (ただし、インポート先のデータベースにルックアップ テーブルとして使用できるテーブルが既に存在する場合を除きます)。
インポート操作では、対応するフィールドに ID が配置されますが、そのフィールドがルックアップ フィールドのように機能するのに必要なプロパティがすべて設定されるわけではありません。 このようなフィールドのルックアップ プロパティを設定する方法の詳細については、「ルックアップ フィールドの 作成または削除」を参照してください。
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[OK] をクリックします。
Access は、リストをインポートし、ウィザードの最後のページにエクスポートの状況を表示します。 後ほどインポート操作を繰り返し実行する場合は、詳細をインポート定義として保存できます。 Access では、インポート操作の際にデータベース内のテーブルが上書きされたり、リストまたはビューの内容が既存テーブルに追加されたりすることはありません。
インポートに関して知っておく必要があること
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インポート定義を後で利用できるように保存する方法の詳細については、「インポートやエクスポートの操作の詳細を定義として保存する」の記事を参照してください。
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保存済みのインポート定義を実行する方法の詳細については、「保存済みのインポート操作またはエクスポート操作を実行する」の記事を参照してください。
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スケジュールを設定して任意の時刻で実行する方法の詳細については、「インポート操作やエクスポート操作のスケジュールを設定する」を参照してください。
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定義名の変更、定義の削除、定義のソース ファイル名の更新を行う方法の詳細については、「データ操作を管理する」の記事を参照してください。
SharePoint リストにリンクする
SharePoint リストにリンクすると、 Access は、ソース リストの構造と内容を反映する新しいテーブル (リンク テーブルと呼ばれることがよくあります) を作成します。 インポートの場合とは異なり、リンクはリストの特定のビューではなく、リストにのみリンクを作成します。
リンクには、インポートにはない次の 2 つの特徴があります。
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データの追加や更新 SharePoint サイトを閲覧するか、Access 内のデータシート ビューまたはフォーム ビューで操作してデータに変更を加えることができます。 1 つの場所で行った変更は、もう一方にも反映されます。 ただし、列の削除や変更など、構造に変更を加える場合は、SharePoint サイトでリストを開く必要があります。 Access での作業中には、リンク テーブルのフィールドを追加、削除、修正することはできません。
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ルックアップ テーブル SharePoint リストにリンクする場合、Access では、すべてのルックアップ リストについてリンク テーブルが自動的に作成されます (ただし、それらのルックアップ リストが既にデータベースにリンクされている場合は除きます)。 ルックアップ リストのうち、他のリストを参照する列が含まれているものについてもリンク対象となり、各リンク テーブルのルックアップ リストに対応するリンク テーブルがデータベースに作成されます。 Access では、リンク テーブル間のリレーションシップも作成されます。
SharePoint リストにリンクする場合の一般的シナリオ
通常、Access データベースから SharePoint リストにリンクするのは、以下のような場合です。
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部署またはワークグループでは、豊富なレポートとクエリに Access を使用し、チームのコラボレーションとコミュニケーションに SharePoint を使用します。 個々のチームは、リストを作成してさまざまな対象 (連絡先や問題点など) を追跡しますが、このリストのデータは、集計およびレコード作成のためにデータベースに保存する必要があります。 SharePoint サイトとデータベースの両方のユーザーがデータの追加や更新を行い、常に最新のデータで作業できるので、リンクの設定は適切な選択です。
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ユーザーは、最近 SharePoint の使用を開始したばかりの Access ユーザーです。 いくつかのデータベースをチームの SharePoint サイトに移行すると、移行したデータベース内のほとんどのテーブルがリンク テーブルになります。 今後は、ローカル テーブルを作成するのではなく、SharePoint リストを作成し、データベースからこれらのリストにリンクします。
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リストは引き続き SharePoint サイトで管理し、Access では最新データを処理して、クエリを実行したり、レポートを作成したりしようと考えている場合。
SharePoint リストへのリンク設定を準備する
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リンク対象のリストが置かれている SharePoint サイトを探し、そのアドレスを控えておきます。
有効なサイト アドレスは、http:// または https:// で始まり、以下、サーバーの名前、そのサーバー上で開設されているサイトへのパス、と続きます。
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リンクを設定するリストを確認します。 1 つのリンク操作で複数のリストにリンクできますが、アンケート、ディスカッション、またはリストの特定のビューにはリンクできません。
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リンク元のリスト内の列を調べます。 次の表では、異なる要素をリンクする際に注意すべきいくつかの考慮事項について説明します。
要素
考慮事項
段組み
テーブル内の 256 個のフィールドのみがサポートされているため、最初の 256 列のみがリンクされます。 この問題を回避するには、SharePoint でリストのビューを作成し、必要な列のみを追加して、列の合計数が 256 を超えないようにします。 次に 、ImportSharePointList マクロ アクションを使用して、目的のビュー ID を指定するリンク テーブルを作成します。
フォルダー
SharePoint リストの各フォルダーは、Access テーブルのレコードとして表示されます。 フォルダー内の項目もまたレコード (フォルダーに対応するレコードの直下のレコード) として表示されます。
ルックアップ列
元の列が他のリストの値を参照し、関連リストがデータベース内にまだ存在していない場合は、その関連リストのリンク テーブルが Access によって自動的に作成されます。
メモ Access では、SharePoint ユーザー情報リストに対応する UserInfo テーブルも作成されます。 SharePoint では、この一覧を使用して、メール、画像、ユーザー名などのユーザー アカウント情報を、CreatedBy、ModifiedBy、Person または Group などの SharePoint 列で検索します。 この SharePoint ユーザー情報リストは、サイト管理者にのみ表示されます。
計算列
列の計算結果は対応するフィールドに表示されますが、Access ではその計算式を表示することも編集することもできません。
添付ファイル
リストの添付ファイル列は「添付ファイル」という名前のフィールドとして表示されます。
読み取り専用列
SharePoint リストの読み取り専用列は、Access でも読み取り専用として扱われます。 また、Access では列の追加、削除、修正を行えない可能性があります。
複数値の列
選択肢型またはルックアップ型の列には複数の値が格納されます。 リンク操作では、このような列に対応して、複数の値をサポートするフィールドが作成されます。 元の列がルックアップ型の場合、複数値のルックアップ列がリンク テーブルに作成されます。
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リスト テーブルを作成するデータベースを指定します。 データベースにデータを追加するのに必要な権限があることを確認します。 既存データベースにデータを格納したくない場合は、新しい空白のデータベースを作成してください。
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データベース内のテーブルを調べます。 SharePoint リストにリンクすると、ソース リストと同じ名前のテーブルが作成されます。 その名前が既に使用されている場合、 Access は新しいテーブル名 (Contacts1 など) に "1" を追加します。 (連絡先 1 も既に使用されている場合は、 Access によって連絡先 2 が作成されます)。) 関連リストにも同じルールが適用されます。
データにリンクする
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リンク先のデータベースを開きます。
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テキスト インポート ウィザードやテキスト リンク ウィザードの場所は、Access のバージョンによって若干異なります。 Access のバージョンに対応した手順を選択してください。
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Microsoft 365、 Access 2021、Access 2019 を使用している場合は、[ 外部データ ] タブの [ & リンクのインポート ] グループで、[ 新しいデータ ソース ] > [ オンライン サービスから ] > SharePoint リストをクリックします。
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Access 2016を使用している場合は、[ 外部データ ] タブの [ & リンクのインポート ] グループで、[ その他 ] ボタンをクリックしてオプションの一覧をドロップダウンし、[ SharePoint リスト] をクリックします。
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[外部データの取り込み - SharePoint サイト] ダイアログ ボックスが開きます。
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ウィザードの指示に従い、リンク対象サイトのアドレスを指定します。
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[リンク テーブルを作成してソース データにリンクする] を選択し、[次へ] をクリックします。
リンク可能なリストがウィザードに表示されます。
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リンクするリストを選択し、[OK] をクリックします。
注: 一部のリストが既にカレント データベースにリンクされている場合は、そのリストに対応するチェック ボックスがオンになります。 リンクを削除する場合は、削除するリンクのチェック ボックスをオフにします。
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この操作で選択したリストと個々の関連リストの両方に対して、Access によってリンク テーブルの作成が試行されます。 また、Access によってウィザードで選択したリストに対応するリンク テーブルの更新が試行されます。 Access では、テーブル間のリレーションシップも作成されます。 インポート操作の場合とは異なり、リンク操作では、ルックアップ フィールドと関連テーブルの間のルックアップ プロパティ設定が維持されます。 ルックアップ フィールドのプロパティをテーブル デザイン ビューで手動設定する必要はありません。
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新しいリンク テーブルをデータシート ビューで確認します。 すべてのフィールドとレコードが正しく表示されていることを確認します。
Access では、元の列に対応する各フィールドに適したデータ型が選択されます。 重要なこととして、リンク テーブルまたは元のリストを開くたびに、その中に最新のデータが表示されることに注意してください。 ただし、リストに加えられた構造の変更は、リンク テーブルに自動的に反映されません。 最新のリスト構造を適用して、リンク テーブルを更新するには、ナビゲーション ウィンドウでテーブルを右クリックして、[その他のオプション] をポイントし、[リストの更新] をクリックします。
注: Access リンク操作の一部としてデータベース内のテーブルを上書きすることはありません。 また、SharePoint リストの内容を既存テーブルに追加することはできません。
SharePoint にデータを移動する
データを SharePoint に移動することは、バックエンド データベースを効果的に作成する方法ですが、この場合、データは SharePoint リストに含まれます。 フロントエンドは引き続き Access データベースであり、分割データベースと同様の方法でデプロイできます。 可能であれば、 SharePoint へのテーブルのエクスポート ウィザード は、 連絡先 リストなど、SharePoint サイト上のリスト テンプレートに基づくリストにデータを移動します。 テーブルをリスト テンプレートと一致できない場合、テーブルは SharePoint サイトのカスタム リストになります。 データベースのサイズ、オブジェクトの数、およびシステムのパフォーマンスによっては、操作に時間がかかることがあります。 処理中に考えが変わった場合は、[停止] をクリックしてキャンセルできます。
ウィザードでは、コンピューターにデータベースのバックアップ コピーが作成されます。 Access では、テーブルからリストへのリンクが作成されるので、Access で操作しているときに SharePoint サイト上のデータを簡単に見つけることができます。 問題が発生した場合は、 SharePoint へのテーブルのエクスポート ウィザード によって問題が報告され、トラブルシューティングに役立つログ テーブルとして Access データベースに保存されます。
ヒント: リストを自己完結型の場所に保持するには、別の SharePoint サイトを作成することを検討してください。
SharePoint へのテーブルのエクスポート ウィザードを使用する
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[データベース ツール] タブの [データの移動] グループで [SharePoint] をクリックします。 このオプションは、データベースが .accdb ファイル形式で保存されている場合にのみ使用できます。
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SharePoint サイトの場所の指定など、 SharePoint へのテーブルのエクスポート ウィザードの手順に従います。
処理を中止するには、[キャンセル] をクリックします。
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ウィザードの最後のページで、[詳細の表示] チェック ボックスをオンにすると、この移行の詳細が表示されます。
このウィザード ページは、どのテーブルがリストにリンクされたかについて説明し、データベースのバックアップ場所や URL に関する情報が表示されます。 さらに、移行の問題が発生した場合は警告が表示され、問題の詳細を確認できるログ テーブルの場所も表示されます。
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ウィザードでの作業が完了したら、[完了] をクリックします。
ウィザードに警告が表示された場合、ログ テーブルを確認し、データが正常に移行されるように必要なアクションを実行します。 たとえば、特定のフィールドが移動されていない場合や、SharePoint リストと互換性のある別のデータ型に変換されている場合などがあります。
注: Access では、SharePoint ユーザー情報リストに対応する UserInfo テーブルも作成されます。 SharePoint では、この一覧を使用して、メール、画像、ユーザー名などのユーザー アカウント情報を、CreatedBy、ModifiedBy、Person または Group などの SharePoint 列で検索します。 この SharePoint ユーザー情報リストは、サイト管理者にのみ表示されます。
発生する可能性がある制限事項
SharePoint へのテーブルのエクスポート ウィザードが完了すると、Access でデータに問題が発生した場合にメッセージが表示されます。 Access では、SharePoint サイトへの移動に関する問題という名前のログ テーブルが作成され、データベースにテーブルが追加されます。 SharePoint サイトへの移動に関する問題テーブルは、データベースに格納されますが、SharePoint サイト上のリストとしては公開されません。
次の表に、データの移行方法の制限事項を示します。通常、Access と SharePoint が同じ機能を共有していない場合や、場合によってはデータ型を共有しない場合です。 たとえば、Access テーブルで 参照整合性がサポートされている場合、SharePoint サイトの一覧で適用されます。 次の表の情報は、データを移行するかどうかを決定するのに役立つ場合があります。また、「 SharePoint サイトへの移動 の問題」テーブルで報告された問題を確認する場合に役立つ場合があります。
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データまたは問題の種類 |
問題 |
結果 |
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OLE オブジェクト データ型 |
SharePoint サイトでは、COM オブジェクトのデータ型はサポートされません。 |
フィールドは移動されません。 |
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バイナリ データ型 |
SharePoint サイトでは、バイナリ データ型はサポートされません。 |
フィールドは移動されません。 |
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日付 |
SharePoint サイトでは、1900 年より前の日付をサポートしていません。 |
1900 年より前の日付のデータは移動されません。 |
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テキスト型フィールドの改行文字 |
SharePoint サイト、1 行テキスト フィールドの改行文字はサポートされません。 |
フィールドは、複数行テキスト フィールドまたはメモ型フィールドに変換されます。 |
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10 進数データ型 |
SharePoint サイトでは、10 進数データ型はサポートされません。 |
数値型フィールドまたは倍精度整数型フィールドが、代わりに使用されます。 |
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レプリケーション ID データ型 |
SharePoint サイトでは、レプリケーション ID データ型はサポートされません。 |
データの種類によって代わりに、1 行テキスト データ型が使用されます。 |
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SharePoint リストでサポートされていない既定値 |
SharePoint サイトでは、文字列または数値、標準の日付などの静的な既定値を使用できます。 Access からの動的な既定値は移行されません。 |
特定の既定値のプロパティは移動されません。 |
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固有のインデックス フィールド |
SharePoint サイトでは、リスト内の ID 列で、1 つの固有のインデックス フィールドを使用します。 |
その他の固有のインデックス フィールドまたはフィールドのセットは移動されません。 |
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自動的に列挙されるフィールド (ID フィールド以外) |
SharePoint サイトでは、リスト内の ID 列に使用するフィールド自動番号付けのみをサポートします。 |
自動番号付けは、ID 列以外の列には適用されません。 |
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参照を作成できないリレーションシップ |
主キーが、ID 列に関連付けられていない、整数でないなどのいくつかのリレーションシップは、SharePoint サイトではサポートされていません。 |
リレーションシップは移動しません。 |
Access と SharePoint の間でデータをリンクする利点
リンクされた SharePoint リストが作成されると、ユーザーは SharePoint サイトまたは Access のリンク テーブルでリストを操作できます。 Access でテーブルまたはフォームを使用するか、SharePoint サイト上のリストを編集することによって、データを入力することができます。 次のガイドラインとヒントは、Access と SharePoint の間のリンクリストを活用し、これら 2 つの組み合わせを活用するのに役立ちます。
案件管理 Access には、SharePoint サイトの Issue Tracking リストと直接対話する問題追跡テンプレートがあります。 スキーマは同じであり、Access ソリューションは、フォームやクエリなどのフロントエンドとして、SharePoint サイトのデータに対して使用できます。
ごみ箱からデータを取得する SharePoint サイトのごみ箱を使用すると、削除されたレコードを簡単に表示したり、誤って削除された情報を回復したりできます。
クイック起動 SharePoint サイトでリストを表示するには、サイド リンク バーで [ すべてのサイト コンテンツの表示 ] をクリックします。 Web ブラウザーでページの更新が必要な場合もあります。 SharePoint サイトのサイド リンク バーにリストを表示するには、SharePoint サイトのリスト設定を変更します。 詳細については、「 SharePoint サイトのナビゲーションをカスタマイズする」を参照してください。
変更履歴を追跡する Access では、[長いテキスト] フィールドの [追加] プロパティを [はい] に設定して、そのフィールドに対する変更履歴が Access に保持されるようにすることができます。 SharePoint でも同様に、列のバージョン履歴を表示できます。 たとえば、以前のバージョンの列を回復したり、変更が発生したタイミングを追跡したりできます。 バージョン履歴が有効になっている SharePoint リストにリンクすると、Append プロパティが [はい ] に設定された長いテキスト フィールドが作成されます。 [追加] プロパティが [はい] に設定されている [長いテキスト] フィールドを持つ Access テーブルを移動すると、バージョン履歴を含む SharePoint リストが作成されます。
要約すると、Access は SharePoint で行われた履歴の変更を表示でき、SharePoint は Access で行われた履歴の変更を表示できます。 詳細については、「 長いテキストフィールドを作成または削除 する」および 「リストまたはライブラリ内のアイテムまたはファイルのバージョン履歴を表示する」を参照してください。
オフライン作業 Access を使用して、SharePoint リストにリンクされているデータをオフラインで操作できます。 これは、SharePoint が使用できないときに作業を続行する必要がある場合に役立ちます。 SharePoint が使用可能になると、変更を同期し、競合を簡単に解決できます。 詳細については、「 SharePoint リストにリンクされているテーブルをオフラインで操作する」を参照してください。
アラートをサブスクライブする リスト アイテムに変更が加えられたタイミングを把握できるように、アラートをサブスクライブできます。 電子メールまたはテキスト メッセージ (SMS) からアラートを受信できます。 詳細については、「 SharePoint でファイルまたはフォルダーが変更されたときに通知を受け取るアラートを作成する」を参照してください。
SharePoint リストのアクセス許可を管理する リンクリストに対する SharePoint のアクセス許可を確認して、機密データやプライベート データへのアクセス権を誤って付与しないようにすることをお勧めします。 SharePoint では、さまざまなレベルのアクセス許可を割り当てることができ、特定のユーザーへのアクセスを選択的に許可または拒否できます。 データベース内のいくつかの機密アイテムのみにアクセスを制限する必要がある場合は、SharePoint サイト上の特定のリスト アイテムに対するアクセス許可を設定することもできます。 詳細については、「 SharePoint リストまたはライブラリのアクセス許可をカスタマイズする」を参照してください。
一括編集 状態フィールドに追いつく、コメントの多くを追加する、データを最新の状態にするなど、リスト データに多くの変更を加える必要がある場合があります。 これは一括編集と呼ばれ、通常は Access を使用してこれらの変更を行う方が効率的です。
レポートの配布 Access を使用してリンク リスト データからレポートを作成する場合は、SharePoint ライブラリにエクスポートすることで、これらのレポートを PDF ファイルとして広く配布できます。 このライブラリはレポート センターとして効果的に機能します。PDF ファイルは Adobe Acrobat リーダーで開き、読み取り、ページング、検索が簡単です。 データがいつキャプチャされたかをユーザーが理解できるように、レポートにタイムスタンプを設定することをお勧めします。
SharePoint を使用して Access テーブルを作成する SharePoint リストに基づいて Access テーブルを作成できます。 これは、連絡先、タスク、問題、イベントの一覧と同様の目的とフィールドを持つテーブルを簡単に作成する便利な方法です。 Access では、対応する UserInfo テーブルも作成されます。 詳細については、「テーブルの 作成とフィールドの追加」の「SharePoint サイトを使用してテーブルを作成する」セクションを参照してください。
Microsoft Power Platform Access のリンクされた SharePoint リストを使用して Microsoft Power Platform の機能をタップして、多くのデバイスに情報を表示するには、いくつかの方法があります。
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要求の承認や通知のプッシュなど、SharePoint Online で Microsoft Power Automate を設定します。 詳細については、「 SharePoint Online でリストまたはライブラリのフローを作成する」を参照してください。
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Microsoft PowerApps を使用してリスト フォームをカスタマイズし、基幹業務ポータルやビジネス インテリジェンス ダッシュボードなどのビジネス アプリを構築します。 詳細については、「 SharePoint Online でリストの PowerApp を作成する」を参照してください。
モバイル アプリ モバイル デバイスを使用して、SharePoint リストにリンクされた Access データを操作できます。 リスト アイテムを表示したり、軽い編集を行うことができます。 詳細については、「 Android 用 SharePoint モバイル アプリ 」と「 iOS 用 SharePoint モバイル アプリ」を参照してください。
