かなり前から組織は、会社の内外のユーザー グループと通信および共同作業を行うために配布グループを使用してきました。 ただし、Outlook の Microsoft 365 グループは、コラボレーションのためのより強力なソリューションを提供します。
ヒント: Outlook の連絡先グループを使用して、友人のグループなどの知り合いの一覧に電子メールを送信する方法については、Outlook for PC で連絡先グループまたは配布リストを作成するを参照してください。
Microsoft 365 グループとは
Outlook でMicrosoft 365 グループを設定する場合は、共同作業するユーザーのセットを選択し、それらのユーザーが共有するリソースのコレクションを簡単に設定できます。 グループにメンバーを追加すると、グループに提供されているツールに必要な権限が自動的に付与されるため、これらすべてのリソースに手動で権限を割り当てることについて心配する必要はありません。
追加のリソースには次のようなものがあります。
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共有の受信トレイ - これまで配布リストに保持してきた会話がここに保持されます。 この共有の受信トレイは完全に検索することができ、グループ メッセージのライブ アーカイブを作成できます。 グループに新規に参加したユーザーは、履歴を検索したり、たどったりすることで、グループ内で以前に投稿された内容をすばやく把握することができます。 詳細については、「Outlook でグループの会話をする」を参照してください。
ヒント: グループのメッセージが引き続き個人用の受信トレイに表示されるようにしたいユーザーは、配布リストの場合と同様に、Outlook のリボンにある [メンバーシップ] ボタンをクリックしてグループに加入するだけで、それが行えます。
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共有ファイル ライブラリ - グループには SharePoint ファイル ライブラリがあり、ユーザーはドキュメント、ブック、プレゼンテーション、画像、または作業に必要なその他の種類のファイルを保存、共有、共同作業できます。 「 グループ ファイルを共有する」を参照してください。
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共有予定表 - グループは、グループに関連するイベントを投稿する共有予定表を取得します。 グループにサブスクライブした各メンバーは、予定表に投稿されたイベントに自動的に招待されるため、必要に応じてそれらのイベントを個人用の予定表にも表示できます。 「 Outlook でグループ予定表で会議をスケジュールする」を参照してください。
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Shared OneNote ノートブック - グループには、グループ メンバーが情報を収集して共同作業できる共有 OneNote ノートブックが自動的に用意されています。 多くのグループは、ノートブックを使用して、よく寄せられる質問やその他のリソースを含む生きた Wiki を作成します。
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ゲスト アクセス - 以前は、配布グループに外部の連絡先を追加することができましたが、対象は電子メールだけでした。 グループでは、メールの会話やファイル、さらには共有の OneNote ノートブックへのゲスト アクセスを用意することができます。 「Microsoft 365 グループのゲスト アクセス」を参照してください。
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コンテンツは検出可能です - Outlook のグループは既定でパブリックであるため、organizationの他のユーザーがグループ内の資料を簡単に検出して参加またはレビューできます。 グループのコンテンツの機密性が高い場合は、グループをプライベートに切り替えることができます。これにより、メンバー以外のコンテンツは非表示になり、グループ所有者は参加要求を承認する必要があります。
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セルフ サービスの作成 - IT 部門は、グループ作成のためのユーザーからの要求に煩わされることはありません。 ユーザーは必要に応じて独自のグループを作成できます。 グループを作成できるorganization内のユーザーを制御する場合は、「Microsoft 365 グループを作成できるユーザーを管理する」を参照してください。
上記は、配布グループよりも強力なソリューションを構成する機能のほんの一部にすぎません。
グループの管理
Microsoft 365 には、グループをより簡単に管理および管理するための便利なツールと機能が多数用意されています。 それぞれの利点については、次の見出しをクリックしてください。
ディレクトリを管理することは、すべての管理者の懸念事項です。 簡単にするために提供 Microsoft 365 ツールの一部を次に示します。
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命名ポリシー - 命名ポリシーを使用すると、グループの名前として受け入れられるもの、受け入れられないものを定義できます。 これによりユーザーは不適切または禁止された名前をグループに付けることができなくなります。 さらに、会社の標準的なプレフィックスまたはサフィックスをグループ名に適用することができます。
動的メンバーシップ - 動的メンバーシップを使用すると、ルールによってグループ メンバーシップを設定できます。これにより、アクティブ ディレクトリ内のメタデータ (部署やロールなど) に基づいてグループ メンバーを追加 (または削除) できます。 動的メンバーシップ の作成の詳細については、「属性を使用して高度なルール を作成する」を参照してください。
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メンバーシップ非表示 - グループのメンバーシップを秘密にしたい理由がある場合 (たとえば、メンバーが学生である)、外部の関係者に対してメンバーシップを非表示にすることができます。
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作成権限 - 新しいグループの作成を許可したくないユーザーが組織内に存在する場合があります。 ディレクトリ内で作成権限を管理するための方法がいくつかあります。 「Microsoft 365 グループの作成を管理する」を参照してください。
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監査ログ - グループ監査ログを使用すると、特定のグループを作成または削除したユーザーを追跡したり、グループのメンバーシップを変更したりしたユーザー Microsoft 365 を追跡できるため、ユーザーがグループを作成したり、グループ メンバーシップを管理したりできるようになります。 「Microsoft 365 Security & コンプライアンス センター」で監査ログを検索します。
配信管理では、グループ別にメッセージを送信または受信する方法を操作する手段が提供されています。 それらのメッセージの流れを監視するツールもあります。
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送信形式または代理送信 - これらの設定では、指定したユーザーが、グループからの送信であるかのように (つまり、グループの代理として) メールを送信することができます。
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送信者制限 - これらの設定では、グループへのメッセージの送信を許可するユーザーを管理することができます。 外部関係者からのメールを許可するようにグループを構成できますが、許可の対象を特定の外部関係者のみに限定したい場合があります。
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外部ユーザーのサポート - ゲストをグループに招待することにより、グループ内で行われるメールの会話にゲストを参加させることができます。 「Microsoft 365 グループのゲスト アクセス」を参照してください。
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トランスポート ルール - トランスポート ルールは、Exchange サーバーの場合と同様に、グループに対して機能します。 ルールは、特定の条件に一致するメッセージを探し、該当するメッセージに対処することができます。
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メールヒント - メール ヒントは、ユーザーがメッセージを作成するときにユーザーに表示される有益なメッセージです。 作成中のメッセージが外部の関係者に届いたり、メッセージのクォータを超えたりする可能性がある場合にユーザーに警告を表示して、NDR の削減を支援します。
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複数のプロキシ アドレス - グループは、ユーザー メールボックスの場合と同様に、エイリアスを持つことができます。 追加のプロキシ アドレスは、その他のエイリアスに送信されたメッセージを受け入れる場合、または長い名前またはスペリングが難しい名前を持つグループに容易に到達する場合に便利です。 「Microsoft 365 グループのマルチドメイン サポート - 管理 ヘルプ」 を参照してください。
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送受信の最大サイズ - これらのクォータでは、記憶域と帯域幅の要件を適切に管理するために、グループがとても大きなメッセージを受信 (または送信) する場合の問題を軽減することができます。
Microsoft 365 には、グループ内で共有されるコンテンツの種類を管理するためのツールも用意されています。
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使用ガイドライン - Microsoft 365 グループの使用ガイドラインを定義して、グループを効果的に保ち、内部コンテンツ ポリシーに関する教育に役立つベスト プラクティスについてユーザーを教育することができます。
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データ分類 - ポリシーの種類 ("未分類"、"企業機密"、"トップ シークレット" など) によるグループの分離を可能にする、 Microsoft 365 グループのカスタマイズ可能なデータ分類システムを作成できます。 このようにして、グループは、organization内の他のコンテンツのポリシーを表示できます。 拡張可能ポリシーを使用すると、organizationは、グループが作成または変更されるたびに呼び出されるエンドポイントを構成でき、グループの作成または変更に独自のポリシーを実装できます。
変更の管理
ユーザーは変更に対して困惑する場合があるので、配布リストに登録されている既存のメンバーと通信して、想定される内容を知らせることが重要です。 ここでは、このメッセージに含めるべきいくつかの情報と共に、役に立つと考えられる回答を示します。
Outlook のグループとは?
Outlook のMicrosoft 365 グループは、ディスカッション、ファイル、予定表、メモを簡単に見つけることができる統合された方法で共有する場所を必要とする、チーム/グループ向けの単一のコラボレーション ソリューションです。 最良の機能を 1 つ挙げるとすれば、グループの受信トレイにディスカッションの履歴が保持され、それにより以前のディスカッションを容易に検索することができる点です。
この変更を行う理由は何ですか?
これまで、議論した情報を検索するために配布リストに投稿されたメッセージを検索する機能を求める声がたびたびユーザーからありました。 配布リストをグループにアップグレードすることにより、ユーザーは、繰り返し何度も同じ質問をしたり同じ質問に答えたりしなくてもよくなります。
また、新しいグループにはグループ イベントの予定表、共有のファイル ライブラリ、OneNote ノートブック (共同作業や今後参考となる情報の収集が可能) も含まれています。
既に配布リストのメンバーになっている場合、グループに参加する上で何か必要なことはありますか?
いいえ。既に配布リストのメンバーである場合、自動的に新しいグループのメンバーになります。
Outlook で新しいグループにアクセス操作方法? Outlook on the Web はどうですか?
Outlook で新しいグループにアクセスするには、左側のナビゲーション ウィンドウの下部にある [グループ] カテゴリに移動します。 このグループを使用する場合は、多くの場合、それを右クリックして [お気に入りとして表示] を選択して、お 気に入りとしてピン留めすることを検討してください。
さらに、すべてのモバイル プラットフォーム (iOS、Android など) で利用できる Microsoft 365 グループ用の無料のモバイル クライアントがあるため、外出先でグループに簡単にアクセスできます。
メールが引き続き同じように使用できませんか?
もちろん使用できます。 配布リストに使用したのと同じメール エイリアスは、Outlook のグループでも問題なく機能します。
その他
この変更が発生することや追加の質問がある場合の問い合わせ先をユーザーに忘れずに伝えてください。
配布リストの移行
配布リストをグループにアップグレードする準備はできましたか? 「配布リストを Microsoft 365 グループに移行する - 管理ヘルプ」を参照してください。
Microsoft 365 グループにアップグレードできない配布リストはどれですか?
Microsoft 365 グループにアップグレードできるのは、クラウド管理の単純な、入れ子になっていない配布リストのみです。 「配布リストを Microsoft 365 グループにアップグレードできない 」を参照してください - Exchange |Microsoft Learn
次の作業
配布グループをMicrosoft 365 グループにアップグレードしたら、スムーズに作業を進めるために必要なフォローアップ タスクがいくつかあります。
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ユーザーのフォロー アップ アップグレードが完了したらすぐにユーザーに確認を取り、数日後にもう一度確認します。 ユーザーが抱える疑問に耳を傾け、それに対応する姿勢を示すことは、ユーザーに変更に満足してもらい、安心して使用してもらうために、とても重要なことです。
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エンゲージメント レポートの監視 - Microsoft 365 管理 ポータルには、グループを使用しているユーザーの数、頻度、使用している機能を示す優れたレポートがいくつか用意されています。 これらのレポートは、フォロー アップおよびユーザー トレーニングを計画するのに役立つほか、ユーザーが新しいグループのどこに最大限の価値を見出しているかを明らかにするのに有効です。 「Microsoft 365 管理センターのアクティビティ レポート」を参照してください。
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エクスペリエンスの共有 - 配布グループをアップグレードしたこと、アップグレードを成功に導いた手順を社内の他のチームに知らせます。 情報を共有すれば、他のチームも成功例に従って独自のアップグレードを適切に実行することができます。
関連項目
Microsoft 365 グループについてご質問をお持ちですか?
Microsoft 365 グループ技術コミュニティにアクセスしてください。
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この記事は、フィードバックの結果 、2020 年 10 月 16 日に最後に更新されました。 役に立つ情報に導かれた場合、特に表示されていない場合は、以下のフィードバック コントロールをクリックして、引き続き改善できるように建設的なコメントをお寄せください。 よろしくお願いします。
