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この記事は、現場担当者に適用されます。

Excel ブックを使用して、スケジュールをシフトに取り込むことができます。 Excel から Shifts にスケジュールをインポートすると、特に大規模なチームを管理する場合に、チームをより迅速に設定するのに役立ちます。  

この記事の内容

概要

シフトにスケジュールをインポートする

インポート エラーの表示と修正

Excel サンプル ブック

概要

Excel のインポートでは、次の操作を実行できます。それ以外の場合は、Shifts で手動で実行します。

  • チームの各メンバーにシフトと休暇を割り当てます。

  • 開いているシフトを追加します。 

  • グループ別にシフトを整理します。

  • グループにチーム メンバーを追加します。 

  • その日のメモを追加します。

スケジュールを手動で入力する場合は、「 シフトでスケジュールを入力する」を参照してください。

注: 

  • Excel インポートを使用すると、シフト、休暇、開いているシフトなどのスケジュール情報を追加できます。 Shifts に既に存在するスケジュール情報を編集または削除することは、Excel のインポートでは実行できません。

  • Shifts 設定で開いているシフトを無効にした場合、または Shifts にグループを追加する権限がない場合は、Excel のインポートを通じて、開いているシフトを追加したり、グループ別にシフトを整理したりすることはできません。

  • 現在の日付より 2 年以上前のスケジュールをインポートすることはできません。

まず、Excel ブックにスケジュール情報を入力し、ブックを Shifts にインポートします。 Shifts には、スケジュール情報の入力に使用できる Excel サンプル ブックが含まれています。

サンプル ブックに基づいて新しいファイルを作成することも、スケジュール情報を直接追加することもできます。 サンプル ブックを使用する場合は、ファイルをアップロードする前にサンプル データを削除してください。    

重要:  デバイスに設定されている言語Excel の数値形式が同じリージョンに設定されていることを確認します。 これにより、Teams の日付形式が Excel で入力した形式と一致します。 Teams には、デバイスの言語、日付、時刻の設定と同じ日付と時刻の形式が反映されます。たとえば、デバイスと Excel が英語 (米国) に設定されている場合、2024 年 6 月 3 日の Excel 日付形式は、Teams で 2024 年 3 月 3 日を正確に表します。 デバイスが英語 (英国) に設定されていて、Excel が英語 (米国) に設定されている場合、Excel の日付形式は Teams で 2024 年 6 月 6 日と解釈されます。 

シフトにスケジュールをインポートする

  1. Shifts Web またはデスクトップで、右上隅にある [ その他のオプション ]Teams のその他のオプション アイコンに移動し、[ スケジュールのインポート] を選択します。

  2. [ ファイルのアップロード] を選択します。 必要に応じて、[ サンプルのダウンロード] リンクを選択して、サンプルの Excel ブックを取得します。

  3. スケジュール情報を追加する方法の詳細については、サンプル ブックの手順を参照するか、この記事の 「Excel サンプル ブック」セクションを参照してください。 

  4. Excel でスケジュールを入力します。

  5. スケジュール情報を追加したら、Shifts にインポートする準備が整います。 [ ファイルのアップロード] を選択し、Excel ブックを保存した場所に移動し、[ 開く] を選択します。

  6. ファイルをアップロードしたら、[インポート履歴] テーブルでアップロードの状態と詳細をチェックできます。 [状態] 列には、次のいずれかの状態 が表示されます。

    • [インポート済み] は、スケジュールが正常にインポートされたことを示し、Shifts カレンダーに表示されるようになりました。

    • エラー は、スケジュールにエラーがあり、インポートされなかったか、部分的にインポートされたことを示します。 スケジュールが部分的にインポートされた場合は、[状態] 列に [レポートのダウンロード] リンクが表示されます。 

    重要: この表は、過去 30 日間のチームからの過去 10 件のアップロードの状態を示しています。 自分やチームの他の現場担当者からのアップロードを確認できます。 チームの複数の現場マネージャーがスケジュールを Shifts にインポートしている場合は、アップロードの状態をテーブルから削除する前にチェックしてください。

注: 

  • 1 つの Excel ファイルでは、最大 30,000 のスケジュール エンティティ、各エンティティの 10,000 (シフト、オープン シフト、および休暇) がサポートされます。 さらに項目をインポートする必要がある場合は、別のファイルを作成します。

  • 24 時間を超える休暇をスケジュールできます。 ただし、24 時間を超えるシフトとオープン シフトはサポートされていません。

インポート エラーの表示と修正

  1. [状態] 列の [レポートのダウンロード] を選択して、Excel エラー ファイルをダウンロードします。 既定では、ファイルはコンピューター上の [ダウンロード] フォルダーに保存され、次の名前が付けられます:ImportScheduleErrors_<チーム ID>.xls。

  2. ファイルを開き、[ エラー ] ワークシートに移動します。 各行には、エラーの場所と修正する必要がある内容が表示されます。 エラー シートのエラー メッセージ

  3. ShiftsOpen shifts、または Time off ワークシートに移動し、エラーを修正します。 エラーの場所は赤で強調表示されています。 Shifts シートの赤のエラー この例では、シフトが 24 時間を超えています。 エラーを修正するには、シフトの開始日または終了日を変更します。

  4. エラーの修正が完了したら、ファイルを保存し、もう一度 Shifts にインポートします。

Excel サンプル ブック

サンプル ブックを使用すると、Excel でスケジュールを設定するのに役立ちます。 サンプル ブックには、次のワークシートが含まれています。

  • 手順: スケジュール情報を入力する方法に関するガイダンス。

  • ShiftsTime OffOpen Shifts: シフト、休暇、およびオープン シフトを追加します。

  • 日のメモ: 特定の日に対応するノートを入力する場合。 

  • メンバー: シフトを割り当てることができるチームのユーザーの読み取り専用リスト。 

それ以外の場合は、 ShiftsTime OffOpen ShiftsDay Notes ワークシートで説明されている構造を使用して、独自の Excel ブックを作成します。

重要: 

  • ワークシート内の列の順序を削除または変更することはできません。 そうしないと、ファイルをインポートするときにエラーが発生します。

  • 必要な列は各ワークシートで 太字 としてマークされ、空にすることはできません。

ワークシートをシフトする

Shifts ワークシートでは、各シフトが 12 列の行として表示されます。 列とその使用方法の詳細を次に示します。 

プロパティ

タイプ

説明

入力

A

メンバー

省略可能

シフトに割り当てられたチーム メンバーの名前。

チーム メンバーの名前を入力します。

Martin Fitzgerald

B

作業Email

必須

Emailチーム メンバーのアドレス。

チーム メンバーのメール アドレスを入力します。

mfitzgerald@contoso.com

C

グループ

必須

チーム メンバーが属するスケジュール グループ。

テキスト、数字、特殊文字を入力します。新しいグループまたは既存のグループを追加できます。

革製品

D

Shift の開始日

必須

シフトが開始される日付。

形式: mm/dd/yyyy dd/mm/yyyy

2024 年 8 月 13 日 13/08/2024

E

Shift 開始時刻

必須

シフトが開始される時刻。

形式: 12h 24 時間

午前 8:30 午前 8:30 8:30

F

Shift 終了日

必須

シフトが終了する日付。

形式: mm/dd/yyyy dd/mm/yyyy

2024 年 8 月 13 日 13/08/2024

G

Shift 終了時刻

必須

シフトが終了する時刻。

形式: 12h 24 時間

午後 3:45 午後 3:45 15:45

H

テーマの色

省略可能

シフトを分類する色。

次のいずれかのオプションを入力します。 1. 白 2. 青 3. 緑 4. 紫 5. ピンク 6. 黄色 7. 灰色 8. 青 9. DarkGreen 10. DarkPurple 11. DarkPink 12. DarkYellow

2. 青

I

カスタム ラベル

省略可能

ラベルを付けてシフトをカスタマイズします。

テキスト、数字、特殊文字を入力します。 最大 23 文字。

小さな革製品

J

未払いの中断

省略可能

シフトの中断時間 (分単位)。

シフトの継続時間より短い数値 (分単位) を入力します。

45

K

メモ

省略可能

この特定のシフトに関するチーム メンバーに関するメモ。

テキスト、数字、特殊文字を入力します。 最大 500 文字。

新しいシステムを使用して、店舗への商品の配送を要求します。

L

世界中の

必須

情報がインポートされるとすぐにシフトをチームと共有するオプション。

[ 共有] または [ 共有ではない] を選択します共有しない場合は、Shifts の [チームと共有] オプションを使用して、インポート後にシフト を共有 できます。

共有されていない

休暇ワークシート

[ タイム オフ] ワークシートでは、各休暇項目が 11 列の行として表示されます。 列とその使用方法の詳細を次に示します。  

プロパティ

タイプ

説明

入力

A

メンバー

省略可能

休暇があるチーム メンバーの名前。

チーム メンバーの名前を入力します。

Martin Fitzgerald

B

作業Email

必須

Emailチーム メンバーのアドレス。

チーム メンバーのメール アドレスを入力します。

mfitzgerald@contoso.com

C

開始日

必須

休暇が開始される日付。

形式: mm/dd/yyyy dd/mm/yyyy

2024 年 8 月 13 日 13/08/2024

D

開始時刻

必須

休暇が開始される時刻。

形式: 12h 24 時間

午前 12:00 午前 12:00 00:00

E

終了日

必須

休暇が終了する日付。

形式: mm/dd/yyyy dd/mm/yyyy

2024 年 8 月 20 日 20/08/2024

F

終了時刻

必須

オフ時間が終了する時刻。

形式: 12h 24 時間

午前 12:00 午前 12:00 00:00

G

休暇の理由

必須

休暇を正当化する理由。

チームの Shifts 設定で使用できる休暇の理由の一覧から、休暇の理由を入力します。 

休暇

H

メモ

省略可能

チーム メンバーの休暇に関するメモ。

テキスト、数字、特殊文字を入力します。 最大 500 文字。

休日をお楽しみください。 

I

テーマの色

省略可能

休暇を分類する色。

次のいずれかのオプションを入力します。 1. 白 2. 青 3. 緑 4. 紫 5. ピンク 6. 黄色 7. 灰色 8. 青 9. DarkGreen 10. DarkPurple 11. DarkPink 12. DarkYellow

7. 灰色

J

世界中の

必須

情報がインポートされるとすぐにチーム メンバーと休暇を共有するオプション。

[ 共有] または [ 共有ではない] を選択します共有しない場合は、Shifts の [チームと共有] オプションを使用して、インポート後にシフト を共有 できます。

世界中の

Shifts ワークシートを開く

[ Shifts を開く ] ワークシートでは、開いている各シフトが 11 列の行として表示されます。 列とその使用方法の詳細を次に示します。  

プロパティ

タイプ

説明

入力

A

グループ

必須

オープン シフトを要求できるスケジュール グループ。

テキスト、数字、特殊文字を入力します。新しいグループまたは既存のグループを追加できます。

革製品

B

開始日

必須

開いているシフトが開始される日付。

形式: mm/dd/yyyy dd/mm/yyyy

2024 年 8 月 13 日 13/08/2024

C

開始時刻

必須

オープン シフトが開始される時刻。

形式: 12h 24 時間

午前 8:30 午前 8:30 8:30

D

終了日

必須

オープン シフトが終了する日付。

形式: mm/dd/yyyy dd/mm/yyyy

2024 年 8 月 13 日 13/08/2024

E

終了時刻

必須

オープン シフトが終了する時刻。

形式: 12h 24 時間

午後 3:45 午後 3:45 15:45

G

スロットを開く

必須

グループ メンバーが要求できるオープン シフトの数。

1 から 255 までの数を入力します。 

2

H

テーマの色

省略可能

開いているシフトを分類する色。

次のいずれかのオプションを入力します。 1. 白 2. 青 3. 緑 4. 紫 5. ピンク 6. 黄色 7. 灰色 8. 青 9. DarkGreen 10. DarkPurple 11. DarkPink 12. DarkYellow

6. 黄色

I

カスタム ラベル

省略可能

ラベルを付けて、開いているシフトをカスタマイズします。

テキスト、数字、特殊文字を入力します。 最大 23 文字。

小さな革製品

J

未払いの中断

省略可能

シフトの中断時間 (分単位)。

シフトの継続時間より短い数値 (分単位) を入力します。

45

K

メモ

省略可能

この特定のオープン シフトに関するチーム メンバー向けのメモ。

テキスト、数字、特殊文字を入力します。 最大 500 文字。

新しいシステムを使用して、店舗への商品の配送を要求します。

L

世界中の

必須

情報がインポートされるとすぐにシフトをチーム メンバーと共有するオプション。

[ 共有] または [ 共有ではない] を選択します共有しない場合は、Shifts の [チームと共有] オプションを使用して、インポート後にシフト を共有 できます。

共有されていない

日ノート ワークシート

毎日、メモを追加できます。 

プロパティ

タイプ

説明

入力

A

日付

必須

スケジュールにメモを表示する日付。

形式: mm/dd/yyyy dd/mm/yyyy

2024 年 8 月 13 日 13/08/2024

B

必須

チームへのメッセージ。

テキスト、数字、特殊文字を入力します。 最大 500 文字。

オンサイト トレーニング

Shifts では、日付の下のスケジュールの上部近くにノートが表示されます。

シフト スケジュール内の日のメモの場所

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