演習
Access では、スプレッドシートからデータをコピーすることで、合理化された編集、強力なクエリ、便利なレポート機能Excel活用できます。 既存のテーブルまたは新しい空白のテーブルにデータを挿入します。
データをコピーする前に、適切にコピーできるように、データに一貫性があり、きちんと構成されているかをご確認ください。
データをクリーンアップする
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列内のデータはすべて同じ型で、同じ形式である必要があります。 たとえば、すべての電話番号に市外局番が含まれ、国番号が含まれていないこと、すべての住所に都道府県が含まれ、国名が含まれていないこと、すべての値段に .00 と表示されていても銭の単位が含まれていることを確認します。
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小見出し、サマリーまたはコメント、列、空白行はすべて削除します。
注: 必要に応じて、後で Access のクエリを使用して、グループや合計のレポートを作成し、ここで削除したものを追加します。
既存の Access テーブルにデータを貼り付けする場合は、スプレッドシートの列数が Access テーブルと同じ順序で同じ数に設定されている必要があります。 (一方、このデータを含む新しい Access テーブルを作成する場合は、列に名前を付け、並び替えてください。
ヒント: 1 つの列にある情報をそれぞれ分けて一覧表示するのは、データベースを扱う際のよい演習になります。 たとえば、姓と名を異なる列に分けて表示したり、市町村名、都道府県、郵便番号を異なる列に分けて表示したりします。
Excel データを新しいテーブルに追加する
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テーブルに追加する Excel のデータを選び、コピーします。
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Access で [ホーム]、[貼り付け] の順に選択します。
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データの最初の行に列見出しが含まれているかを示すには、[はい] または [いいえ] を選択します。
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お好みで、テーブル名とフィールド名を変更します。
Excel のデータを既存のテーブルに追加する
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テーブルに追加する Excel のデータを選び、コピーします。
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Access で、データを貼り付けるテーブルを開きます。
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テーブルの末尾にある空欄の行を選びます。
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[ホーム]、[貼り付け]、[追加貼り付け] の順に選択します。
Excel のデータを Access データベースにコピーしても、Excel の元のデータは変更されません。