Organizzare la posta in arrivo in Outlook per Windows

Organizzare la posta in arrivo è fondamentale per mantenerti produttivo. Per passare da Gmail a Outlook, Ecco alcune differenze tra terminologia e funzionalità tra le due app:

• Outlook usa le cartelle, mentre Gmail usa le etichette per organizzare i messaggi.

• Outlook usa le regole per ordinare i messaggi di posta elettronica in cartelle e categorie Man mano che vengono recapitati. Gmail usa filtri. Outlook include anche filtri, ma in Outlook è possibile ordinare la posta in arrivo o una cartella.

• Contrassegnare un messaggio di posta elettronica in Outlook è molto simile a un messaggio di posta elettronica in Gmail.

Usare le cartelle per organizzare la posta elettronica

1. Selezionare un messaggio.

2. Selezionare Sposta.

3. Scegliere una cartella.

   In alternativa, trascinare e rilasciare un messaggio di posta elettronica in una cartella.

Creare regole per ordinare automaticamente la posta elettronica

Le regole possono essere complicate o semplici come si preferisce. Ecco come inviare rapidamente tutti i messaggi da un singolo mittente a una cartella specifica:

1. Fare clic con il pulsante destro del mouse su un messaggio.

2. Selezionare regole.

3. Scegliere Always move messages from [nome del mittente].

4. Scegliere una cartella o selezionare nuovo per crearne uno nuovo.

5. Scegliere OK.

   Nota: Per rendere più complessa la regola, fare clic con il pulsante destro del mouse su un messaggio e scegliere regole > Crea regola. Leggere gestire i messaggi di posta elettronica usando le regole per altre informazioni.

Contrassegnare la posta elettronica per il completamento

1. Selezionare un messaggio di posta elettronica.

2. Selezionare follow-up.

3. Selezionare un'opzione.

   In alternativa, passare il puntatore del mouse sul messaggio e selezionare il contrassegno.

Per visualizzare tutti i messaggi contrassegnati:

• Selezionare Filtra la posta elettronica > contrassegnata.

Archiviare la posta elettronica

Usare l' Archivio quando si vuole conservare una posta in arrivo pulita, ma non si vuole eliminare determinati messaggi di posta elettronica. A differenza dei messaggi eliminati, è possibile cercare i messaggi archiviati.

1. Selezionare uno o più messaggi.

2. Selezionare Archivio.