Grup Microsoft 365 di Outlook menawarkan solusi canggih untuk komunikasi dan kolaborasi dengan orang-orang baik di dalam maupun di luar perusahaan. Buat grup untuk berbagi kotak masuk, kalender, OneDrive, situs SharePoint, buku catatan OneNote, dan lainnya. Anda juga bisa mengundang tamu dari luar perusahaan Anda sehingga mereka bisa berkolaborasi menggunakan sumber daya yang sama.
Saat Anda membuat Grup Microsoft 365, Outlook secara otomatis membuat kotak masuk Outlook bersama, kalender bersama, dan pustaka dokumen untuk berkolaborasi pada file. Anda juga dapat Membuat Microsoft Team dan mengintegrasikan tugas dengan Planner di Teams. Anda tidak perlu khawatir tentang menetapkan izin secara manual ke semua sumber daya tersebut karena menambahkan anggota ke grup secara otomatis memberi mereka izin yang mereka perlukan ke alat yang disediakan grup Anda.
Grup Microsoft 365 memberi anggota:
-
Kotak masuk bersama - Tempat percakapan yang Anda miliki secara tradisional dalam daftar distribusi Anda berlangsung. Kotak masuk bersama ini sepenuhnya dapat dicari sehingga membuat arsip hidup pesan grup. Pendatang baru dalam grup dapat mencari atau menggulir kembali menelusuri riwayat untuk mempercepat dengan cepat tentang apa yang telah diposting dalam grup sebelumnya. Lihat: Mengirim email ke Grup di Outlook.
-
Pustaka file bersama - Grup Anda memiliki pustaka file SharePoint tempat pengguna Anda bisa menyimpan, berbagi, dan berkolaborasi pada dokumen, buku kerja, presentasi, gambar, atau jenis file lain yang perlu mereka kerjakan. Lihat: Berbagi file dengan Grup di Outlook.
-
Kalender bersama - Grup Anda mendapatkan kalender bersama untuk memposting acara yang terkait dengan grup. Setiap anggota yang telah berlangganan ke grup secara otomatis diundang ke acara yang diposting ke kalender sehingga acara tersebut juga bisa muncul di kalender pribadi mereka jika mereka mau. Lihat: Menggunakan kalender Grup di Outlook untuk menjadwalkan dan mengedit acara.
-
Buku catatan OneNote bersama - Grup secara otomatis memiliki buku catatan bersama OneNote di mana anggota grup bisa mengumpulkan dan berkolaborasi pada informasi. Banyak grup menggunakan buku catatan untuk membuat wiki hidup dengan tanya jawab umum dan sumber daya lainnya.
-
Akses tamu - Anda bisa menambahkan kontak eksternal ke grup distribusi sebelumnya, tapi yang mereka dapatkan hanyalah email. Dengan grup, Anda dapat menawarkan akses ke percakapan email, file, dan bahkan buku catatan OneNote bersama kepada tamu. Lihat: Menggunakan Grup di Outlook sebagai tamu.
-
Konten dapat ditemukan - Grup di Outlook bersifat publik secara default yang berarti bahwa mereka mudah bagi orang lain di organisasi Anda untuk menemukan dan bergabung atau meninjau materi dalam grup. Jika konten grup lebih sensitif, Anda bisa mengalihkan grup ke privat, yang menyembunyikan konten dari non-anggota dan mengharuskan pemilik grup untuk menyetujui permintaan apa pun untuk bergabung.
-
Pembuatan layanan mandiri - TI tidak perlu dibatasi oleh permintaan dari pengguna untuk membuat grup. Pengguna dapat membuat grup mereka sendiri sesuai kebutuhan. Jika Anda ingin mengontrol pengguna mana di organisasi Anda yang bisa membuat grup, lihat: Mengelola siapa yang bisa membuat Grup Microsoft 365.
Administrasi grup Anda
Microsoft 365 menawarkan sejumlah alat dan kapabilitas yang berguna untuk mengelola dan mengelola grup Anda dengan lebih mudah.
Tips: Bookmark Grup Microsoft 365 - tugas umum untuk akses mudah ke info administrator tentang pembuatan grup, delegasi, manajemen email, aliran email, pemulihan, dan skrip yang berguna.
Menjaga direktori Anda tetap terkendali menjadi perhatian setiap administrator. Berikut adalah beberapa alat yang Microsoft 365 tawarkan untuk membantu memudahkan:
-
Kebijakan penamaan - Kebijakan penamaan memungkinkan Anda menentukan apa itu, dan bukan, nama yang dapat diterima untuk grup Anda. Hal tersebut mencegah pengguna memberikan nama yang tidak lazim atau dilarang ke grup. Selain itu, Anda dapat memberlakukan prefiks atau akhiran standar perusahaan ke nama grup.
Keanggotaan dinamis - Keanggotaan dinamis memungkinkan Anda mengatur keanggotaan grup menurut aturan, yang menambahkan (atau menghapus) anggota grup berdasarkan metadata (seperti departemen atau peran) di direktori aktif Anda. Lihat Menggunakan atribut untuk membuat aturan tingkat lanjut untuk informasi selengkapnya tentang membuat keanggotaan dinamis.
-
Keanggotaan tersembunyi - Jika Anda memiliki alasan untuk ingin keanggotaan grup Anda bersifat rahasia, misalnya jika anggotanya adalah siswa, Anda bisa menyembunyikan keanggotaan dari pihak luar.
-
Izin pembuatan - Mungkin ada beberapa orang di organisasi Anda yang tidak ingin Anda dapat membuat grup baru. Ada beberapa teknik untuk mengelola izin pembuatan di direktori Anda. Lihat Mengelola Pembuatan Grup Microsoft 365.
-
Log audit - Anda bisa lebih percaya diri yang memungkinkan pengguna Anda untuk membuat grup dan mengelola keanggotaan grup karena Microsoft 365 Grup log audit memungkinkan Anda melacak siapa yang membuat atau menghapus grup tertentu atau membuat perubahan pada keanggotaan grup. Lihat: Mencari log audit di Pusat Kepatuhan & Keamanan Microsoft 365.
Manajemen pengiriman memberi Anda beberapa metode untuk menangani cara pesan dikirim atau diterima oleh grup. Selain itu, ada alat untuk memantau alur pesan tersebut. Lihat Grup Microsoft 365 - tugas umum untuk informasi selengkapnya.
-
Kirim sebagai atau Kirim atas Nama - Pengaturan ini memungkinkan pengguna tertentu untuk mengirim email seolah-olah mereka berasal, atau atas nama, grup.
-
Pembatasan pengirim - Pengaturan ini memungkinkan Anda mengontrol siapa yang diizinkan untuk mengirim pesan ke grup. Grup dapat dikonfigurasi untuk memperbolehkan email dari pihak luar, tetapi Anda mungkin ingin membatasinya hanya kepada pihak luar tertentu.
-
Dukungan pengguna eksternal - Dengan mengundang tamu ke grup, Anda dapat memilih untuk menyertakan mereka dalam percakapan email dalam grup. Lihat Menambahkan tamu ke Grup di Outlook untuk mempelajari cara menambahkan tamu.
-
Aturan transportasi - Aturan transportasi berfungsi untuk grup seperti halnya untuk server Exchange Anda. Aturan bisa mencari pesan yang memenuhi kondisi tertentu lalu bisa mengambil tindakan pada pesan tersebut.
-
TipsSurat - TipsSurat adalah pesan informatif yang ditampilkan kepada pengguna saat mereka menulis pesan. Mereka dapat membantu mengurangi NDR dengan memperingatkan pengguna jika pesan mereka cenderung masuk ke pihak luar, atau melebihi kuota pesan.
-
Beberapa alamat proksi - Grup bisa memiliki alias sama seperti kotak surat pengguna. Alamat proksi tambahan bisa berguna untuk menerima pesan yang dikirim ke alias lain atau untuk memudahkan menjangkau grup yang memiliki nama ejaan yang panjang atau sulit. Untuk informasi selengkapnya, lihat Memilih domain yang akan digunakan saat membuat grup Microsoft 365
-
Ukuran Maksimal Kirim/Terima - Kuota ini dapat membantu mengurangi masalah dengan penerima grup (atau mengirim) pesan yang sangat besar untuk mengelola persyaratan penyimpanan dan bandwidth dengan lebih baik.
Microsoft 365 juga memberi Anda beberapa alat untuk mengelola jenis konten yang dibagikan dalam grup Anda. Lihat Grup Microsoft 365 - tugas umum untuk informasi selengkapnya.
-
Panduan penggunaan - Anda akan bisa menentukan panduan penggunaan untuk Microsoft 365 Grup—untuk mendidik pengguna Anda tentang praktik terbaik yang membantu menjaga grup mereka tetap efektif dan mendidik mereka tentang kebijakan konten internal.
-
Klasifikasi data - Anda akan dapat membuat sistem klasifikasi data yang dapat dikustomisasi untuk Microsoft 365 Grup yang memungkinkan pemisahan grup menurut tipe kebijakan (misalnya, "tidak diklasifikasikan," "rahasia perusahaan" atau "rahasia teratas"). Dengan cara ini, grup Anda bisa menunjukkan kebijakan konten lain di organisasi Anda. Kebijakan ekstensif memungkinkan organisasi Anda untuk mengonfigurasi titik akhir yang disebut setiap kali grup dibuat atau diubah—lalu Anda bisa menerapkan kebijakan Anda sendiri untuk pembuatan atau perubahan grup.
Langganan Microsoft 365apa pun yang memiliki Exchange Online dan SharePoint Online akan mendukung grup. Termasuk paket Business Essentials dan Business Premium, dan paket Enterprise E1, E3, dan E5.
Jika anda memiliki paket Exchange saja, Anda masih bisa mendapatkan kotak masuk bersama dan fitur grup Kalender bersama di Outlook tapi Anda tidak akan mendapatkan pustaka dokumen, Planner atau kapabilitas lainnya.
Pengguna terkadang tidak nyaman dengan perubahan sehingga penting untuk berkomunikasi dengan anggota daftar distribusi Anda yang sudah ada untuk memberi tahu mereka apa yang diharapkan. Berikut adalah beberapa informasi yang harus Anda sertakan dalam pesan ini, bersama dengan beberapa jawaban yang mungkin berguna bagi Anda:
Apa itu Grup di Outlook?
Microsoft 365 grup di Outlook adalah solusi kolaborasi tunggal untuk tim/grup yang menginginkan tempat untuk berbagi diskusi, file, kalender, dan catatan dengan cara terpadu yang mudah ditemukan. Mungkin fitur terbaik tunggal adalah Kotak Masuk untuk grup mempertahankan riwayat diskusi, memudahkan untuk mencari diskusi sebelumnya.
Temukan informasi selengkapnya di Pengalaman Grup di Outlook.
Mengapa kita membuat perubahan ini?
Orang telah sering meminta kemampuan untuk mencari pesan yang diposting ke daftar distribusi kami untuk menemukan informasi yang telah dibahas di masa lalu. Memutakhirkan daftar distribusi ke grup berarti orang-orang tidak perlu menanyakan atau menjawab pertanyaan yang sama berulang kali.
Grup baru juga akan menyertakan kalender untuk acara grup kami, pustaka file bersama, dan Buku Catatan OneNote tempat kami dapat berkolaborasi dan mengumpulkan informasi untuk referensi mendatang.
Apakah saya perlu melakukan apa pun untuk bergabung dalam grup ini jika saya sudah menjadi anggota daftar distribusi?
Tidak, jika Anda sudah menjadi anggota daftar distribusi, Anda akan secara otomatis menjadi anggota grup baru.
Bagaimana cara mengakses grup baru di Outlook? Bagaimana dengan Outlook di Web?
Untuk mengakses grup baru di Outlook, cukup masuk ke kategori Grup menuju bagian bawah panel navigasi di sebelah kiri. Jika Anda sering menggunakan grup ini mempertimbangkan untuk menyematkannya sebagai favorit dengan mengklik kanan grup dan memilih Perlihatkan sebagai favorit.
Selain itu ada klien seluler gratis untuk Microsoft 365 Grup tersedia di setiap platform seluler (iOS, Android, dll.) sehingga Anda dapat dengan mudah mengakses grup di mana saja.
Bisakah saya masih hanya mengirim email?
Ya tentu saja. Alias email yang sama dengan yang Anda gunakan untuk daftar distribusi akan tetap berfungsi dengan baik untuk grup di Outlook.
Juga...
Ingatlah untuk memberi tahu mereka kapan perubahan ini terjadi dan siapa yang harus mereka hubungi jika mereka memiliki pertanyaan lebih lanjut.
Microsoft tidak menyediakan alat untuk mengonversi kotak surat bersama ke grup Microsoft 365, atau sebaliknya. Namun, Anda dapat memutakhirkan daftar distribusi ke grup Microsoft 365. Ini adalah cara yang hebat untuk memberikan daftar distribusi organisasi Anda semua fitur dan fungsionalitas grup Microsoft 365. Lihat Grup Microsoft 365 - tugas umumuntuk informasi selengkapnya.
Daftar distribusi mana yang tidak dapat dimutakhirkan ke grup Microsoft 365?
Anda hanya dapat memutakhirkan daftar distribusi yang dikelola cloud, sederhana, dan tidak bertumpuk ke grup Microsoft 365. Lihat Tidak dapat memutakhirkan daftar distribusi ke grup Microsoft 365.
Setelah memutakhirkan grup distribusi ke grupMicrosoft 365 ada beberapa tugas tindak lanjut yang mungkin ingin Anda lakukan untuk memastikannya berjalan lancar.
-
Tindak lanjuti dengan pengguna Anda - Periksa dengan mereka segera setelah pemutakhiran selesai, lalu lagi beberapa hari kemudian. Menunjukkan bahwa Anda mendengarkan dan merespons pertanyaan apa pun yang mungkin mereka miliki akan berjalan jauh untuk membuatnya bahagia dan nyaman dengan perubahan tersebut.
-
Pantau laporan keterlibatan - Portal Microsoft 365 Admin memiliki beberapa laporan bagus yang dapat menunjukkan jumlah pengguna yang menggunakan grup, seberapa sering dan fitur apa yang mereka gunakan. Laporan tersebut bisa membantu Anda mendesain tindak lanjut dan pelatihan pengguna Serta menyoroti di mana pengguna Anda mendapatkan nilai paling banyak dari grup baru. Lihat: Laporan Aktivitas di pusat admin Microsoft 365.
-
Bagikan pengalaman Anda - Beri tahu tim lain di perusahaan Anda bahwa Anda telah memutakhirkan grup distribusi dan langkah-langkah apa yang Anda lakukan untuk membuatnya berhasil! Berbagi informasi tersebut bisa membantu tim lain mengikuti contoh Anda dan memiliki peningkatan sendiri yang berhasil.
Memiliki pertanyaan tentang Grup Microsoft 365? Kunjungi Komunitas Teknologi Grup Microsoft 365.
Tips: Secara default, semua pengguna dapat membuat grup Microsoft 365. Pelajari selengkapnya di Mengelola siapa yang dapat membuat Grup Microsoft 365.
Anda dapat membuat Grup Microsoft 365 dari berbagai alat termasuk Outlook, Outlook di web, Outlook Mobile, SharePoint, Planner, Teams, dan banyak lagi. Alat mana yang Anda pilih untuk memulai tergantung pada jenis grup yang anda kerjakan. Misalnya, di Microsoft, kami cenderung memulai dari Outlook ketika membuat Grup yang ditata di sekitar email dan kalender. Jika Grup untuk komunikasi berskala perusahaan, kami cenderung memulai dengan Viva Engage. Untuk kolaborasi berbasis obrolan, kami akan memulai Grup dari Microsoft Teams.
Grup publik maupun grup privat tidak dapat dilihat atau diakses oleh orang-orang di luar organisasi Anda kecuali orang-orang tersebut diundang secara khusus sebagai tamu. Lihat Menambahkan tamu ke Grup di Outlook untuk informasi selengkapnya.
Mengelola pemilik, anggota, dan tamu
Pemilik grup adalah moderator grup. Mereka bisa menambahkan atau menghapus anggota dan memiliki izin unik seperti kemampuan untuk menghapus percakapan dari kotak masuk bersama atau mengubah pengaturan berbeda tentang grup. Pemilik grup bisa mengganti nama grup, memperbarui deskripsi atau gambar, dan lainnya. Jika Anda terbiasa dengan peran SharePoint, pemilik grup adalah admin kumpulan situs.
Tips: Praktik terbaik adalah memiliki setidaknya dua pemilik untuk Grup, jika Anda bisa. Dengan demikian, jika satu pemilik tidak tersedia, pemilik lain dapat membuat perubahan pada Grup.
Anggota grup adalah pengguna reguler di organisasi Anda yang menggunakan grup untuk berkolaborasi. Mereka bisa mengakses semuanya dalam grup tapi tidak bisa mengubah pengaturan grup. Di dunia SharePoint, mereka adalah anggota situs. Untuk informasi tentang menambahkan atau menghapus anggota grup, lihat Menambahkan, mengedit, dan menghapus anggota Grup di Outlook.
Tamu seperti anggota grup, tetapi mereka berada di luar organisasi Anda. Secara default, pengguna Anda dapat mengundang tamu untuk bergabung dalam grup, dan Anda dapat mengontrol pengaturan tersebut. Untuk informasi selengkapnya, lihat Menambahkan tamu ke Grup di Outlook.
Menggunakan Microsoft Teams untuk ruang kerja berbasis obrolan tetap
Cara terbaik untuk tetap terhubung dengan grup Anda adalah Microsoft Teams. Microsoft Teams adalah pengulangan dalam untuk tim Anda – ruang kerja berbasis obrolan yang persisten di mana Anda dapat melakukan percakapan informal, real-time, sekeliling topik yang sangat fokus atau subkelompok tertentu dalam grup. Meskipun integrasi Teams tidak datang secara otomatis, Anda dapat dengan mudah membuat grup Teams berdasarkan Grup Microsoft 365 Anda.
Setelah Grup keluar dari tujuan yang dimaksudkan, Anda bisa menghapusnya untuk mengosongkan sumber daya sistem dan menghapus grup agar tidak tercantum atau ditampilkan. Lihat Mengedit atau menghapus Grup di Outlook untuk informasi selengkapnya. Jika Anda tidak ingin mengingat untuk menghapus grup yang kedaluwarsa, administrator Anda bisa mengatur kebijakan kedaluwarsa yang akan menyebabkan grup lama kedaluwarsa dan dihapus secara otomatis setelah periode waktu tertentu. Lihat juga: Kebijakan Kedaluwarsa Grup Microsoft 365.
Ada tiga model utama penyediaanGrup Microsoft 365: Buka, dipimpin TI, atau Terkontrol. Masing-masing memiliki kelebihan masing-masing.
|
Model |
Keuntungan |
|---|---|
|
Buka (default) |
Pengguna dapat membuat grup mereka sendiri sesuai kebutuhan tanpa perlu menunggu, atau mengganggu TI |
|
Dipimpin TI |
Pengguna meminta grup dari TI. TI dapat memandu mereka dalam memilih alat kolaborasi terbaik untuk kebutuhan mereka |
|
Dikendalikan |
Pembuatan grup dibatasi untuk orang, tim, atau layanan tertentu (Lihat: Mengontrol siapa yang dapat membuat Grup Microsoft 365) |
Jika ingin mengontrol nama Grup Microsoft 365 , Anda dapat menggunakan kebijakan penamaan untuk memaksa nama Grup mematuhi standar tertentu, termasuk prefiks atau akhiran, serta memblokir nama yang tidak menyenangkan. Lihat Kebijakan Penamaan Grup Microsoft 365 untuk informasi selengkapnya.
Setiap grup memiliki setidaknya satu pemilik yang bisa menambahkan atau menghapus anggota dan melakukan beberapa kurasi dasar grup dan kontennya. Jika pemilik (atau pemilik) grup meninggalkan organisasi karena alasan apa pun, administrator dapat menetapkan pemilik baru ke grup. Lihat Menetapkan pemilik baru ke grup yatim piatu.
Selain itu, jika Anda memiliki izin Administrator Exchange Online Anda bisa mengelola grup Anda dari Pusat Microsoft 365 Admin (Lihat Mengelola keanggotaan Grup di pusat admin Microsoft 365) atau dari PowerShell (Lihat Mengelola Grup Microsoft 365 dengan PowerShell.
Mungkin ada saatnya Anda ingin menghapus grup dari penyewa Anda. Untuk informasi tentang cara menghapus grup, lihat: Menghapus grup di Outlook. Jika grup dihapus secara tidak sengaja, admin dapat memulihkan grup tersebut hingga 30 hari. Lihat: Memulihkan Grup Microsoft 365 yang dihapus.
Jika Anda lebih memilih cara yang lebih otomatis untuk mengelola siklus hidup Grup Microsoft 365Anda , Anda bisa menggunakan kebijakan kedaluwarsa untuk kedaluwarsa grup pada interval waktu tertentu. Pemilik grup akan mendapatkan email 30, 15, dan 1 hari sebelum kedaluwarsa grup yang memungkinkan mereka memperpanjang grup dengan mudah jika masih diperlukan. Lihat: Kebijakan Kedaluwarsa Grup Microsoft 365.
-
Izinkan anggota untuk mengirim sebagai atau mengirim atas nama Grup Microsoft 365
-
Mengubah judul, deskripsi, logo, dan pengaturan informasi situs situs
Batasan Grup Microsoft 365
Temukan Batas grup di Gambaran umum Grup Microsoft 365 untuk administrator.
Jika Anda berencana untuk menggunakan fitur "Group Writeback" dari alat Azure Active Directory Connect, panjang maksimumnya adalah 448 karakter yang terkait dengan atribut "Deskripsi".
Untuk informasi selengkapnya tentang penyimpanan SharePoint Online, lihat Batasan SharePoint Online.
Mengelola Grup Microsoft 365 Anda lebih efektif ketika Anda memiliki informasi yang dapat ditindak lanjuti tentang penggunaan Grup. Pusat Microsoft 365 Admin memiliki alat pelaporan yang memungkinkan Anda melihat informasi seperti penggunaan penyimpanan, berapa banyak Grup aktif yang Anda miliki, dan bahkan bagaimana pengguna Anda menggunakan Grup. Lihat: Laporan Microsoft 365 di pusat admin untuk informasi selengkapnya.
Grup Microsoft 365 memberi Anda sejumlah alat untuk kepatuhan, perlindungan informasi, dan eDiscovery.
